PostNL Checkout Fulfilment Handleiding Parcelware

Transcriptie

1 PostNL Checkout Fulfilment Handleiding Parcelware PostNL Checkout Fulfilment Handleiding - Parcelware Datum Versie 8 januari 2013 v2.0

2 Inhoudsopgave 1 PostNL Checkout en MijnPakket.nl 2 2 Fulfilment voor Checkout orders 2 3 Stappenplan 3 4 Voorbereiding Uitgestelde levering Bezorging bij een Postkantoor (optioneel) Order bevestiging per Verzend bevestiging per 5 5 Fulfilment Aanleveren op de juiste dag Verzendetiket aanmaken Orders importeren Verzendbevestiging per (optioneel) 8 6 MijnPakket.nl De order in MijnPakket.nl Order verzonden, barcode toegevoegd Order overhandigd aan uw klant 11 PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 1

3 1 PostNL Checkout en MijnPakket.nl PostNL heeft 2 nieuwe diensten gelanceerd gericht op de ontvangende consument. MijnPakket.nl MijnPakket.nl is een persoonlijke omgeving voor consumenten voor het volgen en ontvangen van pakketjes. Zo kan de consument hier opzoeken hoe laat een zending bezorgd zal worden (bijv. morgen tussen 10:00 12:00 uur), kan een alternatieve bezorgdatum of afleverlocatie gekozen worden wanneer de consument bij de 1 e bezorgpoging niet thuis was en kunnen retourzendingen worden aangemaakt. Naast de website is er ook de MijnPakket app voor iphone en Android. PostNL Checkout Met de aflevervoorkeuren van je MijnPakket account, is het ook mogelijk om online bestellingen te doen. Consumenten kunnen bij webwinkels met PostNL Checkout hun adresgegevens en aflevervoorkeuren uit hun MijnPakket account gebruiken om tijdens de online bestelling de gewenste bezorgdag en tijd te kiezen. Bovendien kunnen consumenten bij hun bestelling kiezen voor aflevering bij één van de ruim PostNL Postkantoren. N.B: PostNL Checkout is alleen beschikbaar in het Nederlands, voor mensen met een MijnPakket account. 2 Fulfilment voor Checkout orders In deze handleiding vindt u de uitleg en instructies voor het fulfilment van bestellingen die via PostNL Checkout zijn gedaan. Voor deze bestellingen kan een uitgestelde leverdatum gelden, of dat de consument ervoor gekozen heeft de order zelf op te halen op een van de ruim postkantoren. Bovendien wordt de barcode tijdens het fulfilment proces gekoppeld aan de order zodat uw klant de order en pakket informatie als 1 geheel ziet op MijnPakket.nl. U heeft nog geen zakelijk pakketten contract? Geeft niet! U hoeft geen grote webshop te zijn om PostNL Checkout aan te bieden aan uw klanten. Voorwaarde is wel dat u uw orders verzendt via PostNL, en middels de Online Verzendservice van een verzendetiket voorziet. In deze handleiding vindt u de instructies voor het aanmaken, importeren en printen van verzendetiketten. Heeft u een zakelijk contract? Heeft u een zakelijk contract en gebruikt u Parcelware voor het printen van uw verzendetiketten, dan vindt u de instructies voor het aanmaken, importeren en printen van verzendetiketten via Parcelware op onder documentatie. PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 2

4 3 Stappenplan Een uitgebreide omschrijving van de beschreven stappen vindt u in de hierop volgende hoofdstukken. Implementatie Checklist VOORBEREIDING Toelichting Gereed Is de aanleverdatum van uw orders opgenomen in uw order database? Is voor orders die naar een Postkantoor gaan alle benodigde informatie beschikbaar? Verstuurt u een order bevestiging per ? Uw webteam zal bij de implementatie in uw webwinkel zorgen dat de Checkout orders worden opgeslagen in uw (reguliere) order database. Controleer dat bij de orders ook de gekozen bezorgdatum vermeld wordt, ivm de keuze voor een uitgestelde bezorgdatum. Controleer dat bij de orders de adres informatie van het postkantoor is vastgelegd, en de productcode voor het verzendproduct PakjeGemak. Deze informatie is nodig voor het aanmaken van verzendetiketten voor zendingen naar een Postkantoor. Controleer dat in de de juiste bezorgdatum wordt vermeld. Dus niet standaard de volgende dag, omdat via Checkout gekozen kan worden voor uitgestelde levering FULFILMENT Toelichting Gereed Print u het verzendetiket en levert u de zending op de juiste dag aan bij PostNL? Vermeld u het ordernummer en het adres van uw klant bij het aanmaken van uw verzendetiket via Vestuurt u een verzendbevestiging per ? Op de dag vóór bezorging levert u de zending aan bij PostNL. Doet u dit eerder, dan zal de zending te vroeg bij uw klant bezorgd worden. Zorg dus dat u op de juiste datum aanlevert aan PostNL! Op basis van deze informatie kan de zending worden gekoppeld aan de order. Dit doet MijnPakket voor u op de achtergrond, zodat 1 totaal beeld ontstaat van de order en de zending. Neem in de verzendbevestiging een link op naar MijnPakket.nl, zodat uw klant direct de order & zending informatie te zien krijgt. Een prettige ervaring en het voorkomt vragen over de levering. MIJNPAKKET.NL (controle) Toelichting Gereed Ziet u de order direct na bestelling in MijnPakket? Ziet u de barcode bij de order verschijnen nadat het verzendetiket is geprint? Direct na bestelling vindt u de order in MijnPakket, met alle order gegevens. Op dat moment is de barcode nog niet bekend. Nadat het verzendetiket is geprint, wordt de zending gekoppeld aan de order en wordt de barcode zichtbaar bij de order informatie in MijnPakket. PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 3

5 4 Voorbereiding Uw webteam zal bij de implementatie in uw webwinkel zorgen dat de Checkout orders worden opgeslagen in uw (reguliere) order database. Instructies hiervoor vindt u in de Handleiding Webshop Front-end Implementatie, beschikbaar op Met een 4-tal controles weet u of alle informatie voor handen is en correct is verwerkt. 4.1 Uitgestelde levering Om te weten op welke datum u de zending moet aanleveren bij PostNL, moet u kunnen vaststellen welke bezorgdatum uw klanten gekozen hebben. Controleer of u deze gegevens voor de orders beschikbaar zijn. Ordernummer Geplaatst Bezorgdatum Uitgestelde bezorgdatum Uitgestelde bezorgdatum Uitgestelde bezorgdatum Voorbeeld van de gegevens voor uitgestelde levering in de order database 4.2 Bezorging bij een Postkantoor (optioneel) Uw klant kan ervoor kiezen om de order zelf op te halen bij een Postkantoor in de buurt. De gegevens van het postkantoor worden vanuit uw webwinkel front-end in uw order database opgeslagen. Deze informatie heeft u nodig als u het verzendlabel aanmaakt. Order-id Voor Achter Tussenv. Postcode Huisnr Servicepunt Postcode Huisnr Verzendproduct Jan Man de 3840AA 12 Primera 3844HR Postkantoor Jan Man de 3840AA 12 Primera 3844HR Postkantoor Jan Man de 3840AA 12 Primera 3844HR Postkantoor Jan Man de 3840AA Huisadres Jan Man de 3840AA Huisadres Jan Man de 3840AA Huisadres Jan Man de 3840AA Huisadres Voorbeeld van de gegevens voor bezorging naar een Postkantoor in de order database PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 4

6 4.3 Order bevestiging per Meestal bevat de Order bevestiging die per door webshops wordt uitgezonden, geen informatie over de verzending. In dat geval hoeft u daar ook niets aan te veranderen. Bevat uw order bevestiging informatie over levertijd of de bezorgdatum, dan verdient het aanbeveling deze aan te passen zodat deze ook de door de consument gekozen bezorgdatum toont. 4.4 Verzend bevestiging per Veel webshops sturen naast een order bevestiging ook een als bevestiging van verzending, waarin zij de 3S-barcode van de zending opnemen, met een link naar de gegevens van de zending MijnPakket. Consumenten kunnen de zending zo zelf volgen. Dat geeft uw klant rust & vertrouwen. Bevat uw verzend bevestiging informatie over levertijd of de bezorgdatum, dan verdient het aanbeveling deze aan te passen zodat deze ook de door de consument gekozen bezorgdatum toont. Veel webshops nemen hierin een link op naar de zending in MijnPakket. Dat geeft uw klant rust & vertrouwen en voorkomt vragen over de levering! De link naar de verzenddetails ziet er als volgt uit: PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 5

7 5 Fulfilment Uw klant heeft tijdens het bestelproces met PostNL Checkout gekozen voor een afleverlocatie en een aflevermoment. Om deze belofte na te kunnen komen aan de klant, is het cruciaal dat de order correct verwerkt wordt en de zending op de juiste dag wordt aangeboden aan PostNL. 5.1 Aanleveren op de juiste dag Op de dag vóór bezorging levert u de zending aan bij PostNL. Doet u dit eerder, dan zal de zending te vroeg bij uw klant bezorgd worden. PostNL houdt het niet voor u vast(!) 5.2 Verzendetiket aanmaken Via Parcelware maakt u online, op de dag van aanlevering, een verzendetiket aan. Bij het aanmaken van het verzendetiket gelden 3 aandachtspunten: 1. Houdt rekening met de door de consument gekozen bezorgdatum 2. Vermeld als referentienummer van de zending het ordernummer van de Checkout order 3. Vermeld bij het adres van de consument Op basis van deze informatie kan de zending worden gekoppeld aan de order. Dit doet MijnPakket voor u op de achtergrond, zodat 1 totaal beeld ontstaat van de order en de zending. 5.3 Orders importeren U kunt uw orders ook importeren in Parcelware. Bij het importeren worden de velden uit het export bestand gekoppeld aan de velden in Parcelware. Voor meer informatie over het mappen van deze velden, zie voor de handleiding voor het importeren van zendingen. Specifiek voor PostNL Checkout is het van belang om bij het importeren van de orders te zorgen voor een correcte mapping van de volgende velden: 1. In het referentienummer moet het ordernummer worden opgenomen 2. Het veld moet gevuld worden met het adres van de consument N.B: In het export bestand is ook de informatie opgenomen voor zendingen die op een Postkantoor bezorgd moeten worden. Dit wordt bij het importeren door Parcelware automatisch herkend. PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 6

8 PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 7

9 5.4 Verzendbevestiging per (optioneel) Nadat u het verzendetiket heeft aangemaakt via Parcelware, kunt u uw klant hiervan op de hoogte brengen door een verzendbevestiging te sturen per . Veel webshops nemen hierin een link op naar de gegevens van de zending. Dat geeft uw klant rust & vertrouwen. Bevat uw verzend bevestiging informatie over levertijd of de bezorgdatum, dan verdient het aanbeveling deze aan te passen zodat deze ook de door de consument gekozen bezorgdatum toont. Veel webshops nemen hierin een link op naar de zending in MijnPakket. Dat geeft uw klant rust & vertrouwen en voorkomt vragen over de levering! De link naar de verzenddetails ziet er als volgt uit: PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 8

10 6 MijnPakket.nl Direct na de bestelling is de aankoop zichtbaar in het zendingen overzicht van uw klant, op MijnPakket.nl. Zodra de status wijzigt, zal dit zichtbaar zijn. Zo kan de klant eenvoudig zijn zending volgen. 6.1 De order in MijnPakket.nl Direct na gebruik van PostNL Checkout wordt de order bijgeschreven in het zendingen overzicht van de klant. U hoeft hiervoor niets te doen, dit gebeurt automatisch. De status van de order is op dat moment: Order is geplaatst. Zending wordt voorbereid. Let op: de bezorgdatum zal op dat moment overeenkomen met het gekozen tijdvak dat de klant heeft gekozen met PostNL Checkout, tijdens de bestelling. Uw webshop Besteldatum: 20 nov 2012 Jan Janssen Dorpstraat AA Amsterdam (Thuis) Voorbeeld van een aankoop via PostNL Checkout, direct na bestelling in MijnPakket.nl PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 9

11 6.2 Order verzonden, barcode toegevoegd Zodra de order is verzonden, verandert ook de status van de order. Let wel, daarvoor moet u wel zorgen dat de order informatie wordt aangevuld met de 3S-barcode die bij de zending hoort. Heeft u bij het aanmaken van het verzendetiket het ordernummer en adres van de consument vermeld, dan gebeurt dit automatisch (zie voor instructies H5). Uw webshop Besteldatum: 20 nov 2012 Jan Janssen Dorpstraat AA Amsterdam (Thuis) Voorbeeld van een aankoop via PostNL Checkout, nadat de zending is aangemeld bij PostNL. Ziet uw klant de order en de zending als 2 aparte items in MijnPakket.nl, dan is de 3S-barcode van de zending niet gekoppeld aan de order (zie voor instructies H5). PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 10

12 6.3 Order overhandigd aan uw klant Is de order uitgereikt aan uw klant, dan ziet deze er in MijnPakket als volgt uit: Uw webshop Besteldatum: 20 nov 2012 Jan Janssen Dorpstraat AA Amsterdam (Thuis) Voorbeeld van een aankoop via PostNL Checkout, nadat de zending is aangemeld bij PostNL. PostNL Checkout Fulfillment Handleiding - Parcelware Pagina 11