Handleiding upc artbox

Transcriptie

1 Handleiding upc artbox

2 Doel artbox Artbox is een hulpmiddel voor het beheren van origineel artwork. Dit kunnen teksten, opgemaakte documenten, video, audio, banners, etc. zijn. Hoe werkt het Het begint met het aanmaken van een document (een item). Dit is de omschrijving en de kenmerken van het document. Elk document is uniek. Een document is bijvoorbeeld een folder of ander item. Maak alleen een nieuw document indien het item nog niet in artbox staat. Als het document al bestaat en niet wezenlijk verandert is (bijv. zelfde folder maar nieuwe versie) wijzig dan het bestaande document en upload eventueel een nieuwe versie. De opbouw van artbox en definities Een document Een document is een record in de artbox database. Het is dus niet het fysieke document van bijvoorbeeld een folder. Dit noemen we het bestand. Een document (record) bevat o.a.: Naam van het document Hoofd- en subcategorie Naam eigenaar Omschrijving Campagne Id Drukwerkcode

3 Omschrijving Specificaties Naam maker (bureau) Kosten inkoop Waar geproduceerd Een eventueel digitaal bestand (artwork) wordt gekoppeld aan het document. Het bestand Dit is het originele artwork. Dit kunnen allerlei bestandstypen zijn: Word, tekst, video, geluid, pdf, zip, plaatje, etc. Alle soorten bestanden kunnen worden geupload en gekoppeld aan het document. Als het om print uitingen gaat is het de bedoeling dat originele opmaakbestanden worden geupload (bijvoorbeeld het Indesign document met de bijbehorende bestanden (links en lettertypen)). Zo kan UPC zelf of een ander aanpassingen (laten) maken op het oorspronkelijke artwork. Het bestand wordt gekoppeld aan een document. Aan een document kan maar één bestand worden gekoppeld. Daarom moet bij een gecombineerd bestand zoals bij print (Indesign + beelden + fonts) alles in één zip-bestand worden samengepakt. Vraag altijd aan het bureau om een pdf van het uiteindelijke artwork in de zip te plaatsen. Zo kan UPC controleren of het om het juiste artwork gaat. Wanneer een bureau wordt uitgenodigd om artwork te uploaden staat in de mail een beschrijving van hoe en wat men moet uploaden. Belangrijk! Ga bij een productie nooit uit van de meegeleverde pdf. laat altijd van het artwork een nieuwe pdf maken en controleer die. Het archief Wanneer er een tweede (nieuw) bestand wordt geupload gaat het bestaande bestand automatisch naar het archief. Samen met de omschrijving, specificaties en prijs. Het archief kan worden bekeken en oude (historische) bestanden kunnen worden gedownload door de eigenaar. De eigenaar Wanneer een document wordt aangemaakt is de gebruiker die het document aanmaakt automatisch de eigenaar. Alleen de eigenaar kan een document goedkeuren of het archief bekijken. Status van het document Na elke nieuwe upload is de status automatisch nog niet goedkeurd. Dit wordt bovenin het record aangegeven. Voor het nieuwe bestand staat een oranje bolletje. Zolang de eigenaar het bestand niet heeft goedgekeurd is het bestand (artwork) door anderen gebruikers niet te downloaden en is het voor andere gebruikers niet mogelijk om het bestand (artwork) te laten downloaden door een leverancier. Figuur status van een document.

4 Een nieuw document aanmaken Maak alleen een nieuw document aan als deze nog niet bestaat. Vul bij een nieuw document zoveel mogelijk gegevens in. Vergeet niet aan te geven tot welke hoofdcategorie en subcategorie het document hoort. Upload daarna zelf een bestand of nodig een bureau uit om een bestand te uploaden. Het bestand wordt automatisch gekoppeld aan het juiste document. Als eigenaar moet je het document na de upload controleren en goedkeuren. Na de goekeuring is het artwork-bestand te downloaden door andere gebruikers. Een bestand uploaden bij een document Ga naar het document waaraan het te uploaden bestand moet worden gekoppeld. Bestaat deze nog niet maak deze dan eerst aan. Zelf een bestand uploaden Uploaden kan je zelf doen als het bestand op je eigen pc of het netwerk staat. Als er een plaatje of pdf in het bestand zit kun je na de upload aangeven van welk bestand een preview gemaakt moet worden. De preview is puur ter indicatie. Omdat de meeste artbox gebruikers geen opmaakprogramma s op hun op pc/mac hebben kun je toch zien wat er in het bestand zit. Bij hele grote bestanden (>40MB) kan het wel even duren voordat de upload gereed is. Let op! Wanneer het document al bestaat en je wilt zelf een nieuw bestand uploaden dan kom je eerst in de detailpagina waar je alles kunt wijzigen. Dit ter controle. Het kan zijn dat de nieuwe versie andere specificaties heeft. Vink

5 onderin het hokje Ja, ik wil een bestand uploaden aan en klik op Document opslaan. Een bureau uitnodigen Door op de link: Verstuur uitnodiging voor upload aan derden te klikken maak je een nieuw bericht aan in je e- mailapplicatie. Hierin staat een link voor het bureau (maker artwork) en een korte beschrijving van hoe het bestand geupload dient te worden. Vul zelf het adres in van het bureau. Je kun in het bericht een tekst toevoegen om te verduidelijken om welk artwork het gaat. Als het bureau een bestand heeft geupload ontvang je als eigenaar een van artbox met de melding dat er een nieuw bestand is ge-upload. Als eigenaar ga je naar het betreffende document om het nieuwe upload (artwork-bestand) goed te keuren. Na de goedkeuring is het bestand te downloaden voor andere gebruikers. Een bestand downloaden Zelf een bestand downloaden Door op de regel met de groene stip te klikken download je het bestand. Let op! Als je op de regel met de rode stip klikt open je het archief record. Boven in het scherm verschijnt de tekst Archief document. Een leverancier uitnodigen om een bestand te downloaden Wanneer je een bureau, drukker of anderen (niet artbox gebruikers) wilt uitnodigen om een bestand te downloaden kun je dat doen via de link: Verstuur uitnodiging voor download aan derden

6 Er wordt een nieuw bericht aangemaakt met daarin een link. Vul zelf het adres van de ontvanger in en eventueel aanvullende instructies. Via de link kan de leverancier het bestand downloaden. De link vervalt na 7 kalenderdagen. Leveranciers kunnen alleen het bedoelde bestand downloaden en zien ook geen andere gegevens of bestanden. Zoeken in artbox Het meest eenvoudige doe je dit via het zoek veld. Er wordt gezocht in naam, omschrijving en/of bureau. Een nieuwe gebruiker aanmaken Zogenaamde super users kunnen nieuwe gebruikers aanmaken in artbox. Vragen en opmerkingen Onderin staat een link Fout gevonden?. Hiermee kunnen fouten in artbox worden gemeld of opmerkingen worden verstuurd. Deze zogenaamde bugs zullen zo snel mogelijk worden opgepakt en verholpen.

7 zoeken nieuw document maken kenmerken van document preview upload nieuw bestand uitnodiging download versturen actuele/laatste bestand archief fout melden nieuwe gebruiker toevoegen