Datakwaliteit - Procesbeschrijving in de doe-het-zelfsector

Transcriptie

1 Datakwaliteit - Procesbeschrijving in de doe-het-zelfsector Release 3.0.0, Ratified, 1 September 2015

2 Document Summary Document Item Document Name Current Value Datakwaliteit - Procesbeschrijving in de doe-het-zelfsector Document Date 1 September 2015 Document Version 3.0 Document Issue 0 Document Status Ratified Document Description Contributors Name Stef Spaan Dienke Hesselink Organization GS1 Nederland GS1 Nederland Log of Changes Release Date of Change Changed By Summary of Change Dienke Hesselink - Eerste versie Stef Spaan - Hoofdstuk 8 toegevoegd - Onderwerpen uit paragraaf 7.2 verplaatst naar hoofdstuk 8. - Onderwerpen toegevoegd in hoofdstuk Stef Spaan - GS1 Data Source vervangen door GS1 Data Source. - Aangepaste werkwijze verwerken en doorgevoerd in teksten (paragraaf 2.4, hoofdstuk 3, paragraaf 3.1, hoofdstuk 4, hoofdstuk 5. - Par. 2.1: toegevoegd punt 2.1 onder Logische controles. - Par. 2.3 en 2.4 toegevoegd. - Methodiek steekproef bestaande leveranciers aangepast (Par. 2.2 en 3.3). - Hoofdstuk 3: tekst toegevoegd bij 2 e streepje onder Score < 100%. - Par. 3.1: voorbeeld rapport vernieuwd. - Par. 3.3: verwijzing naar hoofdstuk 6 verwijderd. - Hoofdstuk 5.1: Stap 3 verwijderd. - Paragraaf 5.2 toegevoegd. - Hoofdstuk 6 verwijderd. - Hoofdstuk 8 verwijderd. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 2 of 17

3 Release Date of Change Changed By Summary of Change Stef Spaan - Paragraaf toegevoegd. - Paragraaf 2.2: alinea over bestaande leverancier verwijderd. - Paragraaf 2.3: afspraak timmerhout gewijzigd. - Paragraaf 2.3: afspraak Golfverpakking verwijderd. - Paragraaf 2.5: tekst in par. Fysieke controles gewijzigd. - Paragraaf 2.8, punt 3: laatste zin (De toleranties..) verwijderd. - Hoofdstuk 3: par. Resultaten logische controles (scores) verwijderd. - Hoofdstuk 3: teksten bij Score = 100% en Score 100% gewijzigd. - Hoofdstuk. 3: par. Resultaten fysieke controles (scores) verwijderd. - Hoofdstuk. 3: par. Score kleiner dan of gelijk aan 94% verwijderd. - Hoofdstuk. 3: par. Score groter dan 94% en kleiner dan 100% verwijderd. - Paragraaf 3.2 en 3.3 verwijderd. - Hoofdstuk 4: Tekstdelen beginnende met Maandagmiddag.. bij Webinars en Inloopsessies verwijderd. - Hoofdstuk 4: paragraaf Training datakwaliteit verwijderd. - Hoofdstuk 4: par. Online training.. aangepast. - Paragraaf 5.1: inleidende tekst aangepast. - Paragraaf 5.1: tekst Stap 1 en 2 aangepast. - Paragraaf 5.2: Tekst stap 1 aangepast. Disclaimer GS1, under its IP Policy, seeks to avoid uncertainty regarding intellectual property claims by requiring the participants in the Work Group that developed this Datakwaliteit - Procesbeschrijving in de doe-het-zelfsector to agree to grant to GS1 members a royalty-free license or a RAND license to Necessary Claims, as that term is defined in the GS1 IP Policy. Furthermore, attention is drawn to the possibility that an implementation of one or more features of this Specification may be the subject of a patent or other intellectual property right that does not involve a Necessary Claim. Any such patent or other intellectual property right is not subject to the licensing obligations of GS1. Moreover, the agreement to grant licenses provided under the GS1 IP Policy does not include IP rights and any claims of third parties who were not participants in the Work Group. Accordingly, GS1 recommends that any organization developing an implementation designed to be in conformance with this Specification should determine whether there are any patents that may encompass a specific implementation that the organization is developing in compliance with the Specification and whether a license under a patent or other intellectual property right is needed. Such a determination of a need for licensing should be made in view of the details of the specific system designed by the organization in consultation with their own patent counsel. THIS DOCUMENT IS PROVIDED AS IS WITH NO WARRANTIES WHATSOEVER, INCLUDING ANY WARRANTY OF MERCHANTABILITY, NONINFRINGMENT, FITNESS FOR PARTICULAR PURPOSE, OR ANY WARRANTY OTHER WISE ARISING OUT OF THIS SPECIFICATION. GS1 disclaims all liability for any damages arising from use or misuse of this Standard, whether special, indirect, consequential, or compensatory damages, and including liability for infringement of any intellectual property rights, relating to use of information in or reliance upon this document. GS1 retains the right to make changes to this document at any time, without notice. GS1 makes no warranty for the use of this document and assumes no responsibility for any errors which may appear in the document, nor does it make a commitment to update the information contained herein. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 3 of 17

4 Inhoudsopgave Inleiding... 5 GS1 België & Luxemburg Datakwaliteit Wat is datakwaliteit? Data leverancier en data ontvanger Verantwoordelijkheid data leveranciers Verantwoordelijkheid data afnemer(s) Verantwoordelijkheid GS1 Nederland Het meten van datakwaliteit Welke controles worden uitgevoerd? Logische controles Fysieke controles Steekproeven Wanneer vinden de controles plaats? Afspraken specifieke productsoorten Afspraken over producten op pallets in de winkel Welke kosten vallen binnen GS1 DAS?... 9 Logische controles... 9 Fysieke controles Instructies fysieke controles Administratieve procedure Uitgangspunten meetregels door XXtract De resultaten, en nu? Score Score = 100% Een score < 100% Het rapport Het verbetertraject Stappenplan datakwaliteit Nieuwe leverancier in GS1 DAS datapool Bestaande leverancier in GS1 DAS datapool Tips Meetregels Specifieke producten Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 4 of 17

5 Inleiding Het juiste artikel op het juiste moment op de juiste plaats. GS1 Nederland heeft een oplossing voor een eenduidige uitwisseling van artikelgegevens in de sector doe-het-zelf ( datasynchronisatie ) in de vorm van GS1 Data Source (GS1 DAS). Met GS1 DAS wisselt u met afnemers artikelgegevens uit via één centrale, internationale artikeldatabase, ook wel datapool genoemd. Wanneer afnemers en leveranciers beiden over kwalitatief goede artikelgegevens beschikken kunnen ketenbrede kostenbesparingen worden gerealiseerd. Ervaringen met de pilot datasynchronisatie doe-het-zelf en onderzoek binnen de levensmiddelen- en drogisterijsector hebben tot het inzicht geleid dat een goede kwaliteit van artikeldata (datakwaliteit) niet vanzelfsprekend is. Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat standaard bewaking van datakwaliteit binnen de sector doe-het-zelf grotendeels ontbreekt. Om die redenen heeft de sector besloten dat, voordat uitwisseling van artikelgegevens tussen afnemers en leveranciers plaatsvindt, de kwaliteit van deze gegevens via controles geborgd moet worden. In samenwerking met de sector heeft GS1 Nederland een datakwaliteitprogramma ontwikkeld. Dit programma bestaat uit een combinatie van logische (automatische) en fysieke (handmatige) controles van uw ingevoerde artikelgegevens. Uitgangspunt is dat datakwaliteit een vast onderdeel is van datasynchronisatie in de sector doe-het-zelf. Het startpunt voor datakwaliteit binnen uw eigen organisatie is het moment dat u gegevens intern in uw eigen systemen invoert. Het sectorbrede datakwaliteitprogramma start op het moment dat u klaar bent om de gegevens aan afnemer(s) te publiceren in GS1 DAS. Het proces en de werkafspraken van dit datakwaliteitprogramma zijn in dit document verwerkt tot een bruikbare handleiding. GS1 België & Luxemburg Belgische leveranciers met een hoofdkantoor in België of Luxemburg kunnen zich richten tot GS1 België & Luxemburg. Deze leveranciers zullen voor de sector doe-het-zelf gebruik maken van richtlijnen vertaald naar hun dienstverlening. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 5 of 17

6 1 Datakwaliteit In dit hoofdstuk wordt beschreven wat datakwaliteit is. Daarnaast wordt er verteld er gezamenlijk verbetering in datakwaliteit kan worden bereikt. 1.1 Wat is datakwaliteit? Met kwaliteit van artikelgegevens bedoelen we in dit verband dat de artikelgegevens: - Compleet zijn: alle attributen zijn elektronisch geregistreerd. - Gestandaardiseerd zijn: volgens industriestandaarden en regels ingevoerd (zie ook het document Aan de slag met Datasynchronisatie. - Consistent zijn: waarden komen overeen in systemen. - Nauwkeurig zijn: gegevens zijn correct op het juiste moment. - Tijdgebonden zijn: gegevens hebben een duidelijke geldigheidstermijn. Het proces van datakwaliteit is een gezamenlijk proces van ketenpartijen en GS1 Nederland, zodat datakwaliteit als een gedeelde verantwoordelijkheid kan worden beschouwd. 1.2 Data leverancier en data ontvanger - De data leverancier is de bron van de productdata en daarmee het startpunt voor de benodigde verbeteringen in de processen voor het samenstellen van kwalitatief goede data. - De data ontvanger heeft de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van accurate data binnen zijn systemen en de integriteit in zijn processen. 1.3 Verantwoordelijkheid data leveranciers Het GS1 datakwaliteitprogramma wordt ingezet om de kwaliteit van uw artikelgegevens gericht te verbeteren. U bent en blijft eigenaar van de artikelgegevens en dus verantwoordelijk voor de kwaliteit hiervan. Dit houdt met name in dat u ervoor dient te zorgen dat de kwaliteit van de artikelgegevens wordt geborgd door: - Organiseren van datakwaliteit binnen uw organisatie (aanpassen en/of aanscherpen van de processen en procedures). - Inrichten en/of aanpassen van relevante informatiesystemen. - Borgen van datakwaliteit in uw organisatie: iedere betrokken medewerker is bekend met datakwaliteit en de procedures hieromtrent. 1.4 Verantwoordelijkheid data afnemer(s) De afnemer is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de artikelgegevens en zorgt ervoor dat de data accuraat wordt verwerkt in zijn informatiesystemen en integraal wordt toegepast bij de ondersteuning van bedrijfsprocessen. De afnemer verplicht zich de productdata uitsluitend voor eigen doeleinden te gebruiken. De afnemer zorgt er ook voor dat mogelijke later geconstateerde fouten worden teruggekoppeld aan de leveranciers zodat deze de fouten kan herstellen. 1.5 Verantwoordelijkheid GS1 Nederland GS1 Nederland is verantwoordelijk voor het faciliteren van de sector bij de implementatie van het datakwaliteitprogramma. Dit betekent monitoring en sturing op voortgang in logische, fysieke controles en het herstellen van fouten in GS1 DAS. Daarnaast betekent dit het aanbieden van ondersteunende diensten om deelnemers in staat te stellen de datakwaliteit binnen geformuleerde kwaliteitsnormen te kunnen realiseren. Sturingsmiddelen die GS1 Nederland aanbiedt zijn de in hoofdstuk 4 benoemde onderdelen van het verbetertraject. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 6 of 17

7 2 Het meten van datakwaliteit De sector doe-het-zelf heeft afspraken gemaakt over de kwaliteit van de verschillende velden en de wijze waarop deze wordt gecontroleerd. Om voldoende datakwaliteit te borgen is vastgesteld dat de controles op specifiek vastgestelde velden voor 100% akkoord dienen te zijn, voordat uitwisseling met afnemer(s) tot stand kan komen. Dit betekent dat de gemeten en ingevoerde waarden binnen de toegestane toleranties vallen. Voor meer informatie over de toegestane toleranties binnen de sector doe-het-zelf zie het document Verkorte Meetregels. 2.1 Welke controles worden uitgevoerd? De kwaliteit van uitwisseling van artikelgegevens via GS1 DAS tussen u en afnemer(s) gebeurt door middel van logische en fysieke controles. Logische controles zijn automatische, softwarematige controles op artikelgegevens in GS1 DAS. Bij fysieke controles worden controles (steekproefsgewijs) handmatig in gang gezet door het fysieke product te controleren met de gegevens in GS1 DAS Logische controles De volgende logische controles worden uitgevoerd: 1. Controle tijdens aanleveren van gegevens aan GS1 DAS. GS1 DAS voert automatisch een aantal logische controles uit bij het opvoeren van gegevens. Bijvoorbeeld: Klopt het controlegetal van een ingevoerde GS1-artikelcode?. Als de aangeleverde artikelgegevens niet aan deze zogeheten validaties voldoen wordt het artikel niet door de datapool geaccepteerd. 2. Controle na aanleveren van gegevens aan GS1 DAS: 2.1 GS1 Nederland voert controle uit op de juiste invulling van de velden en met name de omschrijvingsvelden zoals beschreven in het document Omschrijvingsvelden. 2.2 De GS1 Nederland datakwaliteitchecker doe-het-zelf wordt door GS1 Nederland als hulpmiddel ingezet voor een aantal aanvullende logische controles op ingevoerde gegevens. Deze zijn specifiek voor de sector doe-het-zelf bepaald. Logische controles worden uitgevoerd op Code belastingsoort, Indicatie consumenteneenheid en Producttype Fysieke controles De fysieke controles worden uitgevoerd nadat de artikelgegevens zijn aangeleverd via GS1 DAS. Hierbij wordt gecontroleerd of de gegevens in GS1 DAS overeen stemmen met de werkelijke producten. Deze fysieke controles worden uitgevoerd volgens de steekproefmethode (zie paragraaf 2.1.3) door een derde partij (XXtract) in opdracht van GS1 Nederland. De fysieke controles vinden plaats over de volgende gegevens in de GS1 DAS: - GTIN. - Netto inhoud & eenheid. - Diepte & eenheid (conform internationale meetregels). - Hoogte & eenheid (conform internationale meetregels). - Breedte & eenheid (conform internationale meetregels). - Brutogewicht & eenheid. - Indicatie Tenminste Houdbaar Tot. Indien de afmetingen op het product zijn vermeld dan worden deze afmetingen door XXtract overgenomen op het meetrapport en niet meer nagemeten. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 7 of 17

8 2.1.3 Steekproeven De steekproef voor de fysieke controles is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: - 10% van het actieve assortiment. - Minimum van 2 en een maximum van 25 artikelen. - Uitsluitend unieke verpakkingen. - At random geselecteerd door GS1 Nederland. - Geen atypische producten (geen seizoensartikelen). Iedere steekproef wordt uitgevoerd op een ander deel van het assortiment waarbij rekening wordt gehouden met de hiervoor genoemde criteria. 2.2 Wanneer vinden de controles plaats? De logische controles (zie paragraaf 2.1.1) en de fysieke controles (zie paragraaf 2.1.2) zijn specifieke controles die door de sector zijn bepaald in het datakwaliteitprogramma doe-het-zelf. Deze controles worden uitgevoerd op de artikelgegevens die aanwezig zijn in de datapool. Daarbij maken we onderscheid of u een voor de datapool nieuwe of bestaande leverancier bent. Wanneer u een, voor de datapool nieuwe, leverancier bent (u geeft voor het eerst gegevens vrij in de datapool) worden de logische en de fysieke controles uitgevoerd. Er wordt te allen tijde voorafgaand aan de controles door GS1 Nederland contact met u opgenomen. 2.3 Afspraken specifieke productsoorten Productsoort Timmerhout en paneelvormige producten Bad- toilet, bidetmatten en karpetten Tabel 2.1: afspraken specifieke productsoorten Afspraak Hoogte, breedt, diepte: cm = goedkeuring - >4 en 6 cm = goedkeuring, maar signaal naar leverancier > 6 cm = afkeuring Hoogte, breedt, diepte: cm = goedkeuring - >4 en 6 cm = goedkeuring, maar signaal naar leverancier > 6 cm = afkeuring 2.4 Afspraken over producten op pallets in de winkel Producten die op pallets in de winkel worden gepresenteerd zijn vanwege hun volume, gewicht en/of omvang voor het schapbeheer proces niet relevant. Het betreft de producten wand- en vloertegels, zand, grind, potgrond en haardhout. De volgende afspraken zijn gemaakt: - Bij afmetingen worden de standaard maten van de consumenteneenheid op de pallet aangehouden en in de datapool geplaatst. - Bij gewichten wordt het maximum gewicht van de consumenteneenheid ingevuld. - Deze producten worden niet meegenomen bij de controles van het datakwaliteitprogramma. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 8 of 17

9 2.5 Welke kosten vallen binnen GS1 DAS? Logische controles De kosten die gepaard gaan met de logische controles vallen altijd binnen het GS1 DAS abonnement. Fysieke controles De kosten van de 1 e (en eventuele 2e) fysieke steekproef en het verbetertraject (zie hoofdstuk 4) vallen altijd binnen het abonnement GS1 DAS. De kosten voor de (eventuele) 3 e leverancier (zie hoofdstuk 3). en volgende steekproef of steekproeven zijn voor rekening van de 2.6 Instructies fysieke controles Voor het uitvoeren van de fysieke controles werkt GS1 Nederland samen met een derde partij: XXtract. Nadat het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland de artikelen voor de steekproef heeft vastgesteld en met u afgestemd, geeft GS1 Nederland de GS1 artikelcodes van de artikelen door aan XXtract. XXtract verzoekt u via de artikelen aan hen op te sturen. Bij vragen over het toepassen van de GS1 standaarden, kunt u terecht bij GS1 Nederland. Let op dat u de juiste geselecteerde producten opstuurt, zodat de gemeten waarden geldig zijn. 2.7 Administratieve procedure Voor het opsturen van de geselecteerde artikelen gebruikt u de volgende (adres)gegevens: XXtract B.V. Steurstraat NZ ALMERE Telefoon info@xxtract.com Internet De producten worden door XXtract besteld tegen nultarief (geen facturen). Er wordt namelijk een dienst afgenomen (nameten en vastleggen van bepaalde stamgegevens door XXtract), waarvoor de producten tijdelijk worden gebruikt en niet worden aangekocht. Dit voorkomt onnodige administratieve problemen. U kunt ervoor kiezen de producten terug te laten sturen of door XXtract af te laten voeren. De meeste leveranciers kiezen ervoor om de producten af te laten voeren. De overwegingen hiervoor zijn: - Het hergebruik van artikelen en de kosten voor het retour nemen wegen niet op tegen de kostprijs. - De producten worden onverpakt gefotografeerd voor de webshop van de leverancier of de retailer. Het kan zijn dat de producten dan opnieuw verpakt moeten worden door de leverancier, wat meer kost dan het afschrijven van het product. Wanneer u ervoor kiest om de producten toch terug te laten sturen, zijn de eventuele kosten voor uw rekening. TIP: Het meest kostenefficiënt is het leveren en retour halen van artikelen op routes van bouwmarkten die worden beleverd. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 9 of 17

10 2.8 Uitgangspunten meetregels door XXtract 1. Het meten van verpakte en onverpakte artikelen: Uitgangspunt van de internationale meetregels is dat de staat waarin het artikel als consumenteneenheid de leverancier verlaat, moet worden gemeten en NIET de manier van presenteren op het schap van een specifieke retailer. De reden is dat het om een standaard sectoroplossing gaat en retailers verschillende manieren van presentatie kunnen hanteren. 2. XXtract meet verpakte artikelen met een barcode (GTIN) op de verpakking als verpakt. Als artikelen zijn verpakt en de verpakking bevat geen GTIN wordt ervan uit gegaan dat het hier om transportbescherming gaat en wordt er onverpakt gemeten. 3. Het meten van samengestelde artikelen: Bij samengestelde artikelen worden de gegevens van het hoofdartikel gemeten en ingevoerd conform de meetregels consumenteneenheden (meer informatie vindt u in het document Verkorte meetregels ). De leverancier moet aangeven wat het hoofdartikel is (door bijvoorbeeld nummering met 1.). Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 10 of 17

11 3 De resultaten, en nu? Van de resultaten van de controles ontvangt u een Excel rapportage van GS1 Nederland. Deze rapportage geeft u inzicht in de resultaten (scores) van de logische controles, die via de GS1 Nederland datakwaliteitchecker doe-het-zelf zijn gedaan. Daarnaast vindt u de scores van de fysieke controles die XXtract heeft uitgevoerd. Afhankelijk van deze resultaten onderneemt u wel of geen actie. 3.1 Score Score = 100% Indien het resultaat 100% is op zowel fysieke en logische controles en u voor de eerste keer artikelgegevens heeft toegevoegd, dan kunt u de gegevens publiceren aan de beoogde afnemer(s) Een score < 100% - GS1 Nederland overlegt en analyseert samen met u het type fout. GS1 Nederland stemt een mogelijk verbetertraject met u af (zie hoofdstuk 4). - Als u nog vragen heeft of als er onduidelijkheden zijn na de 1e rapportage kunt u contact opnemen met het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland op telefoonnummer: en via dhz@gs1.nl. - U voert de noodzakelijke aanpassingen in de datapool uit naar aanleiding van de afwijkingen van het rapport. De aanpassingen voert u niet alleen door in de artikelen uit de steekproef maar op de gegevens van alle artikelen uit het assortiment die betrekking hebben op de gerapporteerde afwijkingen. - Vervolgens wordt door GS1 Nederland een 2e controle uitgevoerd. - Gezien het beperkte aantal controles dat uitgevoerd wordt, wordt verwacht dat de score na de 2e controle 100% is. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 11 of 17

12 3.2 Het rapport Nadat de GS1 Nederland datakwaliteitchecker doe-het-zelf een aantal logische controles heeft uitgevoerd en de resultaten van de fysieke controles aan GS1 Nederland zijn gerapporteerd, worden de resultaten van beide controles via een rapport in pdf aan u gepresenteerd. Een voorbeeld van een rapport is hieronder weergegeven. Figuur 3.1: voorbeeld van rapport Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 12 of 17

13 4 Het verbetertraject Om ervoor te zorgen dat het behalen van 100% datakwaliteit realistisch is, heeft GS1 Nederland in samenwerking met de sector doe-het-zelf een verbetertraject ontwikkeld. Hieronder worden de verschillende onderdelen toegelicht: Webinars Telefonisch vragenuurtje: bij voldoende deelnemers. Inloopsessies Fysiek vragenuurtje: bij voldoende deelnemers. Projectmanagement op afstand Voor inhoudelijke telefonische ondersteuning door de projectmanagers doe-hetzelf van GS1 Nederland. Bij een slechte score bestaat de mogelijkheid dat u actief wordt benaderd en stap voor stap wordt begeleid. Customer support Voor operationele vragen kunt u 5 dagen per week, tussen 8.30 en uur terecht op tel: Online documentatie Uitgebreide online documentatie en naslagmateriaal vindt u op de website van GS1 Nederland. Centraal aanspreekpunt datakwaliteit Tijdens het datakwaliteitprogramma doe-het-zelf biedt GS1 Nederland per leverancier één centraal aanspreekpunt die de rapportages, terugkoppeling en verbetertrajecten coördineert en de leverancier begeleidt bij het uitvoeren. Bij vragen stuurt u een naar dhz@gs1.nl. Online training datasynchronisatie en datakwaliteit In de online training GS1 DAS doe-het-zelf wordt u geïnformeerd over datasynchronisatie, het datakwaliteitprogramma en het toepassen van de internationale meetregels. Aan deze online training zijn geen kosten verbonden en u kunt de training telkens opnieuw volgen. GS1 Nederland inventariseert regelmatig bij de deelnemersorganisatie van de doe-het-zelfsector of er behoefte is aanpassing en/of uitbreiding van de dienstverlening. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 13 of 17

14 5 Stappenplan datakwaliteit In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het stappenplan van het datakwaliteitprogramma doe-het-zelf eruit ziet. 5.1 Nieuwe leverancier in GS1 DAS datapool Het datakwaliteitprogramma begint nadat u voor het eerst de artikelgegevens in de GS1 DAS datapool heeft ingevoerd. Hieronder vindt u het stappenplan dat daarbij wordt gevolgd. Stap 1 U neemt contact op met het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland ( of via dhz@gs1.nl) en u meldt dat u uw artikelen in GS1 DAS heeft ingevoerd. Deze artikelgegevens voldoen naar uw inzicht aan de kwaliteitsnormen doe-het-zelf. Stap 2 De projectmedewerker van het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland controleert en stemt vervolgens af: - Hoeveel artikelen u heeft ingevoerd (controle of ze daadwerkelijk in de datapool staan en of het compleet is). - Eventuele bijzonderheden rondom de selectie van de artikelen ten behoeve van de fysieke steekproef (speciale afspraken, specifiek of bijzonder assortiment). - De geselecteerde artikelen ten behoeve van de fysieke steekproef. - Wie binnen uw organisatie aanspreekpunt is voor datakwaliteit en naar wie de rapportage gestuurd dient te worden. - Uw adresgegevens t.b.v. XXtract (de organisatie die fysieke controles uitvoert). Na uw goedkeuring geeft de projectmedewerker van het sectorteam doe-het-zelf, de geselecteerde GS1- artikelcodes door aan XXtract. Stap 3 XXtract stuurt u een bevestiging van de geselecteerde artikelen met het verzoek deze op te sturen naar: XXtract B.V. Steurstraat NZ ALMERE Telefoon info@xxtract.com Internet Na ontvangst van uw artikelen voert XXtract de fysieke controles uit en rapporteert de resultaten aan GS1 Nederland. Stap 4 - U ontvangt van GS1 Nederland per een rapport in pdf met de resultaten van de logische en fysieke controles. - Afhankelijk van de resultaten onderzoekt u mogelijke hiaten in de interne procesgang en past u de gegevens in uw eigen systeem en in GS1 Data Source aan. Afhankelijk van de score worden in overleg met u de vervolgstappen vastgesteld. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 14 of 17

15 5.2 Bestaande leverancier in GS1 DAS datapool Zes maanden na de laatste steekproef wordt een nieuwe steekproef uitgevoerd. Hieronder vindt u het stappenplan dat daarbij wordt gevolgd. Stap 1 De projectmedewerker van het sectorteam doe-het-zelf van GS1 Nederland selecteert uit de datapool de artikelen voor de steekproef en stemt vervolgens met u af: - Eventuele bijzonderheden rondom de selectie van de artikelen ten behoeve van de fysieke steekproef (speciale afspraken, specifiek of bijzonder assortiment). - De geselecteerde artikelen ten behoeve van de fysieke steekproef. - Wie binnen uw organisatie aanspreekpunt is voor datakwaliteit en naar wie de rapportage gestuurd moet worden. - Uw adresgegevens t.b.v. XXtract (de organisatie die fysieke controles uitvoert). - Na de afstemming met u geeft de medewerker van GS1 Nederland de geselecteerde artikelnummers door aan XXtract. Stap 2 XXtract stuurt u een bevestiging van de geselecteerde artikelen met het verzoek deze op te sturen naar: XXtract B.V. Steurstraat NZ ALMERE Telefoon info@xxtract.com Internet Na ontvangst van uw artikelen voert XXtract de fysieke controles uit en rapporteert de resultaten aan GS1 Nederland. Stap 3 - U ontvangt van GS1 Nederland per een rapport in pdf met de resultaten van de logische en fysieke controles. - Afhankelijk van de resultaten onderzoekt u mogelijke hiaten in de interne procesgang en past u de gegevens in uw eigen systeem en in GS1 Data Source aan. Afhankelijk van de score worden in overleg met u de vervolgstappen vastgesteld. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 15 of 17

16 6 Tips 6.1 Meetregels Onverpakt/verpakt Uitgangspunt van de internationale meetregels is dat u de staat waarin het artikel als consumenteneenheid de leverancier verlaat meet en niet de manier van presenteren op het schap van een specifieke retailer. De reden is dat het om een standaard sectoroplossing gaat en retailers verschillende manieren van presentatie kunnen hanteren. Wanneer het gaat om (meerdere) artikelen die beschermd zijn tegen schade tijdens het transport door bijvoorbeeld bubbeltjes folie maar altijd onverpakt op het schap staan geldt dat ze onverpakt worden gemeten. Het meten van verpakte en onverpakte artikelen in het kort: - XXtract meet verpakte artikelen met een barcode (GTIN) op de verpakking als verpakt (GTIN staat dus op de verpakking). - Indien artikelen zijn verpakt en de verpakking bevat geen GTIN wordt ervan uitgegaan dat het hier om transport bescherming gaat en wordt er onverpakt gemeten. Samengestelde artikelen Met samengestelde artikelen worden in dit verband, consumenteneenheden bedoeld die door hun omvang en/of volume uit meerdere verpakkingen (componenten) bestaan, bijvoorbeeld tuinmeubelen, kasten of lampen. Alleen de artikelgegevens van de verpakking (hoofdcomponent) waarop de GS1 artikelcode (GTIN) als barcode is aangebracht en die bij de kassa wordt gescand wordt ingevoerd. Als er sprake is van meerdere barcodes kunt u het hoofdartikel nummeren zodat XXtract weet om welk artikel het gaat. Het meten gebeurt als handelseenheid op basis van hun natuurlijke ondergrond. Zie voor toleranties het hoofdstuk Toegestane meetvariaties in het document Verkorte meetregels. Oriëntatie De marketinginformatie is leidend. Onder marketinginformatie wordt verstaan: dat deel van het product waarbij het accent ligt op de informatie die de consument verleid tot kopen. Alleen een GTIN en logo onderop het artikel geldt niet als marketinginformatie. Breedte en diepte (zeep)dispenser (product met tuutje ) Wanneer het gaat om een product met een tuutje en een onduidelijke voorkant (geen marketing uiting), dan wordt de voorkant bepaald door het vaststellen van het grootste oppervlak en het tuutje van de dispenser is dan naar de zijkant gedraaid. Figuur 6.1: voorbeeld van product met tuutje Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 16 of 17

17 Netto inhoud Volgens de internationale meetregels moet bij Netto inhoud de waarde worden vermeld die op de verpakking is aangegeven. De internationale meetregels geven geen uitsluitsel welke waarde u moet vermelden wanneer er op de verpakking bijvoorbeeld 7 x 3 stuks staat. In dat geval vermeldt u het resultaat van deze vermenigvuldiging, in dit voorbeeld dus 21 stuks. 6.2 Specifieke producten Haken Indien hanghaken niet bij de productie van de consumenten eenheid worden aangebracht maar pas bij expeditie van de afnemer, gelden de volgende afspraken: 1. De consumenteneenheid wordt gemeten zonder haak. Reden hiervoor is dat additionele elementen zoals een haak, spuitbus, dop enz. die niet regelmatig in een product te vinden zijn of die alleen incidenteel toegevoegd zijn voor een specifieke afnemer niet worden opgenomen in de afmetingen. 2. Bij de verticale en horizontale hanggat afstand wordt niets ingevuld. Hanggaten worden in dit geval buiten beschouwing gelaten. 3. Leveranciers informeren de afnemer(s) separaat over deze onregelmatigheden om problemen te voorkomen (interpretatie van afnemers in verband met schapplanningen). 4. Voor deze specifieke situatie wordt geen nieuwe GTIN gebruikt. 5. Er worden geen negatieve waarden voor meeteenheden gebruikt. Release 3.0.0, Ratified, 1 September GS1 Nederland Page 17 of 17