Beleidsplanning en opvolging G2020

Transcriptie

1 Beleidsplanning en opvolging G2020

2 Kader opleiding Streefdoel van nieuwe BBC-wetgeving = meer resultaatsgericht werken een aantal wettelijke en organisatorische maatregelen Koppeling van strategie, financiën en personeel Strategische samenwerking met Stad Gent Nieuwe tools die al deze wijzigingen mogelijk maken 2

3 BBC Proces Strategie Strategie Financieel Financieel evenwicht evenwicht? Beleidsdoelstellingen Beleidsdoelstellingen Verantwoordelijken Input Input (Middelen) (Middelen) Activiteiten Activiteiten (Actieplannen) (Actieplannen) Output Output (Resultaat) (Resultaat) Effecten Effecten Algemene Algemene financiering financiering Financiële Financiële vertaling vertaling Omgeving Omgeving 3 3

4 Inhoud van deze opleiding De diensten binnen de strategie De vernieuwing van de stuurkaart Voormiddag Beleidsplanning Namiddag Beleidsopvolging Vorming 4

5 Beleidsplanning 1.Doelstellingen bepalen 2014 (voorbereiding SWOT + oefening MT) 2.Definiëren activiteiten + acties + resultaten 3.Bepalen projecten en projectplanning 4.Financiële planning/budgettering 5. Personeelsplanning 5

6 Concreet 2 opleidingen G2020 Januari Activiteiten bepalen Acties bepalen personeelsverdeling Indicatoren en mijlpalen op activiteit (kennismaking) Mei Activiteiten aftoetsen aan strategie Personeelplanning software Projectwerking 6

7 Vraag 1 Wat houdt een activiteit in? Hoe verhoudt die zich tot de stuurkaarten? 7

8 Vraag 1 Activiteit = kerntaak Reguliere werking Overeenkomsten/verschillen Overeenkomsten stuurkaart vandaag Beleidsplanning Acties + status Nog steeds activiteiten van een dienst Indicatoren en Gantt chart Verschillen stuurkaarten vandaag Geen eigen doelstellingen meer Enkel nog significante acties Activiteit = kerntaak van een dienst Nieuwe functionaliteiten indicatoren en mijlpalen 8

9 Voorbeelden Selecties organiseren Loopbaanbegeleiding Archief beheren Vrijetijdsactiviteiten organiseren voor senioren Onthaal cliënten sociale dienst Psychosociale en administratieve begeleiding van cliënten 9

10 Vraag 2 Waar staat de activiteit in de strategische doelstellingencascade? 10

11 Vraag 2: Strategische cascade 11

12 Een voorbeeld 12

13 Let op! 1 activiteit kan in principe maar aan 1 doelstelling gekoppeld worden Personeel opsplitsen is maar beperkt haalbaar (max. in 2) Budgetten koppelen (vanaf 2014) Doelstelling Personeel Activiteit/ project Dienst Budget 13

14 Richtlijnen activiteiten Max4 inhoudelijke per dienst (beperk dit zoveel mogelijk, omwille van administratie); Enkel de eigen kerntaken, niet die van andere diensten. (Geen herhalingen) + 1 generieke activiteit per dienst; = budgetteerbaar als boekbaar; Idealiter minimaal 1 VTE per activiteit Cluster van onderliggende taken; De kost van het onderhoud moet kleiner zijn dan de opbrengst; Je kan er indicatoren aan toewijzen; Een bedrijfseenheid. 14

15 Nieuwe activiteiten 1. Kerntaken bepalen zie richtlijnen 2. Activiteit interne werking maken zie richtlijnen 3. Linken aan de strategische oefening 4. Personeel toewijzen (0,4VTE of 0,5VTE / 0,8VTE of 1VTE) zie richtlijnen 5. Richtlijnen activiteit aftoetsen 6. Bepalen + toewijzen van de acties zie richtlijnen 15

16 Wat is een actie Acties zijn: tijdelijk (1X iets doen) nastreven van een resultaat (eventueel in substappen) toe te wijzen aan een activiteit (on)rechtstreeks gekoppeld aan de doelstellingen moeten inhoudelijk voldoende sterk zijn Geen eigen beheersacties voor de dienst Wel informatie die je meegeeft aan uw bestuur en in het jaarverslag opneemt Zijn van meerwaarde voor uw bestuur en kunnen opgenomen worden in het jaarverslag 16

17 Wat zijn projecten Dienst- of departementsoverschrijdend Organisatiematuriteit managementteam volgt op Investerings- of inhoudelijk project Gekaderd met een projectfiche (goedgekeurd door bevoegd orgaan) Duidelijke planning projectmatige aanpak Voldoende budget + inzetbaarheid personeel -eventueel personeelskosten (minimaal personeelskosten) Belang van zichtbaarheid 17

18 Invoeren in de software G2020 software Strategische planning Beleidsopvolging (indicatoren en mijlpalen) Personeelsplanning Organisatiestructuur BBC-domeinen Projectplanning Verbeteractieplannen om de reguliere werking te versterken Subsidiebeheer 18

19 Scope opleiding Een eerste kennismaking aanmaken indicatoren in eigen domein en met software Ter voorbereiding van: Strategische indicatoren en mijlpalen (2013) Managementindicatoren en op beleidsvelden o.a. voor benchmarking (gefaseerd) 19

20 Beleidsopvolging 1. Indicatoren 2. Status acties en projecten 3. Financiële status 4.Verbeteractieplannen (interne controle, ) 20

21 Vragen 1.Wat is een indicator? 2.Wat is de meerwaarde van een indicator? 21

22 Indicator Een indicator meet of we de gewenste resultaten behalen en signaleert wanneer we goed of minder goed bezig zijn voor het behalen van ons doel. Meerwaarde: Stuurt gedragvan de medewerkers Vermindert de onzekerheid in een beslissingsproces Heeft economische (maatschappelijke) waardevoor derden (of voor je eigen organisatie) 22

23 Voorbeelden Het aantal wanbetalers in hulpverlening bij OCMW t.o.v. totaal aantal wanbetalers Totaal aantal positieve woonbegeleidingen t.o.v. het totaal aantal bemiddelingen Evolutie van de wachtlijst van de eigen wzc 23

24 Wat zou de doelstelling kunnen zijn van deze indicatoren? Het aantal gebruikers die een maaltijd genieten in de ldc per maand Evolutie van de bezetting van kamers in een wzc Evolutie van de overuren binnen de verschillende wzc 24

25 Hoe begin je aan een indicator? Belang (van de activiteit)? Deelresultaten (van de activiteit)? Te ondernemen stappen? Hoe waarnemen? Meetbaar? Neveneffecten? 25

26 Evaluatie van indicator Meerwaarde voor de doelstelling? Meet wat zegt te meten? Fouten? Beschikbaarheid gegevens? Opbrengst is groter dan de kost? 26

27 Een oefening Test met de eigen activiteiten Evalueren van de eigen indicatoren? Nieuwe indicator? Streven naar 1 indicator per activiteit 27

28 Soorten indicatoren Operationele indicator Vertrouwelijk Beleidsindicator rechtstreeks gekoppeld aan de doelstellingen Wettelijke rapportering Managementinformatie Indicatoren voor goed management van de organisatie Kunnen aan de doelstellingen gekoppeld zijn 28

29 Voorbeelden soorten indicator Aantal dagen dat er onderbezetting is van de kamers in een wzc managementindicator/economische meerwaarde Doorlooptijd van een leefloonaanvraag operationele indicator % van de geactiveerden die in het kader van activering begeleid zijn - beleidsindicator 29

30 Invoeren in de software Mogelijk aan alle strategische niveau s Eigenschappen toewijzen aan indicatoren 30

31 Status acties en mijlpalen Vandaag Acties in de stuurkaarten Gantt chart Morgen Acties koppelen aan activiteiten Mijlpalenplan 31

32 Mogelijkheden mijlpalen Koppelen aan alle strategische niveau s Projecten en acties! Planning t.o.v. realisatie Status visualiseren met kleur Globale status project Evaluatie 32

33 Invoeren in de software Statussen van de acties invoeren Is gerealiseerd (kan 1 mijlpaal zijn) De Gantt charts moeten nog steeds gemaakt worden 33

34 Rapporten Pas eind januari een basisrapport We komen langs op het diensthoofdenoverleg Op lange termijn ook grafische rapporten Indicatoren Mijlpalen bestaat al 34

35 Verwachtingen voor de nieuwe stuurkaarten Stuurkaart komt uit G2020 Gantt chart moet iedereen nog maken Bi-cijfers worden ook nog afzonderlijk aangeleverd 35

36 Maart/April Maart/April Vormingen Algemene planning Budgethouders Inleiding financiële meerjarenplanning en financiële concepten Inleiding financiële meerjarenplanning en financiële concepten 1/2 e dag Mei Deel 2 beleidsplanning + verdere kennismaking G dag Oktober/ november november December December SAP-intro (softwarepakket) 1/2 e dag Hoe vertalen we de strategische doelstellingen naar personeel - 1dag SRM winkelwagentje (nieuw softwarepakket aankoop) 2u Raadplegen doelstellingen in webapplicatie - 30min 36