EEN NIEUW LOKAAL BESTUUR GEMEENTE en OCMW SINT-AMANDS. Klantendag Schaubroeck 26 november 2015 Leen Lejon gemeentesecretaris

Transcriptie

1 EEN NIEUW LOKAAL BESTUUR GEMEENTE en OCMW SINT-AMANDS Klantendag Schaubroeck 26 november 2015 Leen Lejon gemeentesecretaris

2 Sint-Amands Aantal inwoners: Oppervlakte: ha 3 deelgemeentes Landelijk karakter

3 Gemeente en OCMW Sint-Amands Gemeenteraad: 19 leden College: burgemeester en 5 schepenen OCMW-raad: 9 leden Vast Bureau: voorzitter en 2 raadsleden Bijzonder Comité voor de sociale dienst: voorzitter en 2 raadsleden Totaal aantal personeelsleden: +/- 150 personen (+/- 115 VTE)

4 Gemeente en OCMW Sint-Amands Locaties: Gemeentehuis Sporthal Bibliotheek Gemeentemagazijn (dienst werken en mobiliteit en uitvoeringsdiensten) OCMW, WZC, assistentiewoningen, bejaardenwoningen op 1 site

5 Sinds 2009/2010 reeds een doorgedreven samenwerking op verschillende niveaus Beleid Managementteam Administratie (ondersteunende diensten) Uitvoeringsdiensten

6 Samenwerking op beleidsniveau OCMW-voorzitter toegevoegd aan CBS OCMW-voorzitter ook schepen voor welzijn Bij de uitvoering van deze taken voorzien in ondersteuning door administratief personeel OCMW Gezamenlijk beleidsplan Nieuwe beleidsdomeinen op elkaar afgestemd

7 Samenwerking op beleidsniveau Eén missie /visie Gemeente en OCMW willen kwaliteitsvolle, professionele en innovatieve organisaties zijn, open en toegankelijk voor iedereen, met respect voor ieder individu en zijn omgeving.

8 Samenwerking op niveau managementteam en beleidcel Voorheen managementteam Gemeente (MAT) OCMW-secretaris toegevoegd Voorheen managementteam OCMW (MT) gemeentesecretaris toegevoegd Voorheen regelmatig gezamenlijke managementteams in kader van Intern controlesysteem BBC invoering 2013 Rechtspositieregeling Inspiratienota Het laatste jaar één M-team gemeente en OCMW en één Beleidscel gemeente en OCMW

9 Samenwerking op niveau M-team Samenstelling Gemeentesecretaris, OCMW-secretaris, financieel beheerder, burgemeester, OCMW-voorzitter Doel Het M-team behandelt onderwerpen op het vlak van operationeel management (= de directe, dagelijkse aansturing van het uitvoeren van de werkzaamheden).

10 Samenwerking op niveau beleidscel Samenstelling M-team + clusterverantwoordelijken van gemeente en OCMW (ICT en communicatie, leven, welzijn, ouderenzorg, vrije tijd, grondgebiedzaken) Doel De beleidscel behandelt onderwerpen op het vlak van strategisch management (= het bestuderen hoe organisaties hun lange termijndoelen effectief en efficiënt kunnen realiseren, oftewel hoe ze hun strategie kunnen bepalen en implementeren).

11 Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie Personeelsdienst Samenwerking gestart bij opmaak RPR en AR Functiebeschrijvingen en competentieprofielen Uitwerking van een evaluatiesysteem Gezamenlijke personeelsdag / nieuwjaarsfeest Sinds juli 2015 één personeelsdienst voor gemeente en OCMW in het gemeentehuis

12 Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie Financiële dienst Gedeelde financieel beheerder Beleids- en beheerscyclus (instap 2013) Vanaf januari 2016 één financiële dienst voor gemeente en OCMW in het gemeentehuis

13 Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie Dienst communicatie Gemeentelijke dienst, waarvan ook het OCMW gebruik maakt Gezamenlijk nieuwe huisstijl ontwikkeld OCMW geen afzonderlijke website, maar geïntegreerd in de website van de gemeente Gezamenlijk informatieblad (SAm!), infogids Gezamenlijk personeelsblad (Sambtenaar) Redactieraden bestaande uit zowel gemeente- als OCMW-personeelsleden

14 Van een doorgedreven samenwerking naar een integratie ICT-dienst Gedeelde deskundigen ICT Gezamenlijke mailserver Dezelfde softwareleverancier Hardware, software, telefonie gezamenlijk aankoopbeleid Eén netwerk voor gemeente/ocmw (draadloze verbindingen tussen de verschillende sites / locaties) Vanaf januari 2016 één dienst ICT en communicatie in het gemeentehuis

15 INTEGRATIE gemeente en OCMW Principiële keuzes: 1. Gemeentehuis als administratief centrum van het nieuwe lokale bestuur ook één gezamenlijk secretariaat 2. Sociaal huis (sociale dienst, thuiszorgdiensten, ) 3. Toekomstig functioneel organogram 4. Oprichting EVA (extern verzelfstandigd agentschap) voor het WZC en AW 15

16 Gemeenteraad College van Burgemeester en Schepenen secretaris Bijzonder Comité Sociale Dienst EVA financieel beheerder directeur HRM-sociaal beleid WZC / GAW stafmedewerker cluster VRIJE TIJD cluster GRONDGEBIED- ZAKEN cluster LEVEN en WELZIJN Leven Welzijn sport cultuur / toerisme / feestelijkheden bibliotheek samenleving leefomgeving werken en mobiliteit burgerlijke stand / bevolking sociale zorg ICT en communicatie Personeel en Organisatie / HRM Financiële Dienst / Patrimonium 16

17 INTEGRATIE gemeente en OCMW OPPORTUNITEITEN: 1. Bij pensionering of uitdiensttreding personeelslid bekijken of in kader van de integratie het personeelslid in die functie dient vervangen te worden 2. Bij pensionering of uitdiensttreding binnen het OCMW indien mogelijk de functie niet meer opnemen binnen de formatie van het OCMW dan wel reeds opnemen in de personeelsformatie van de gemeente zoals vb. stafmedewerker, ICT-deskundige, administratief medewerker onthaal en secretariaat 3. Gebruik maken van één digitale omgeving voor gemeente en OCMW samen (één platform voor digitale postregistratie, contacten, facturatie, vergaderen, notuleren, ) 17

18 ÉÉN DIGITALE OMGEVING VOORDELEN: 1. Verschillende vergaderorganen in één omgeving (enotulen): GR, OCMW-raad, college, vast bureau, bijzonder comité, M-team, beleidscel, beslissingen secretaris, clustervergaderingen, 2. Agendapunten / beslissingen kunnen doorstromen van OCMW naar gemeente en omgekeerd en naar de verschillende vergaderorganen 3. Personeelsleden van gemeente werken ook voor het OCMW en omgekeerd. Zij moeten niet werken in twee verschillende omgevingen en de gebruikers dienen niet dubbel aangemaakt te worden. 4. Efficiënter werken voor de gezamenlijke ondersteunende diensten zoals personeelsdienst, financiële dienst, ICT en communicatie en ook het algemeen secretariaat van gemeente en OCMW 18

19 ÉÉN DIGITALE OMGEVING VOORDELEN: 5. Alle diensten van gemeente en OCMW zijn diensten van het nieuwe lokale bestuur, sommige briefwisseling van gemeente moet gedeeld worden met diensten van het OCMW en omgekeerd (epost) 6. Digitaal vergaderen (enotulen) mogelijk ook voor de overkoepelende vergaderorganen waarvan de leden zowel uit gemeente- als OCMW-personeel bestaan zoals het M- team, de beleidscel, de clusters, de redactieraden, 7. Enorme meerwaarde voor informatiedoorstroming en uitwisseling van gegevens 8. Aanzienlijk minder print- en papierverbruik 19

20 VOORWAARDEN om te kunnen slagen Overtuiging van de meerwaarde zowel bij beleid als bij het personeel Openstaan voor vernieuwing en verandering Respect voor en aanvaarden van verschillende organisatieculturen en erkennen van weerstand Duidelijk informeren en motiveren van het personeel Duidelijke afspraken maken Vertrouwen tussen beide partijen op verschillende niveaus

21 BOODSCHAP Geen opslorping maar een samenvoeging van gemeente en OCMW in een nieuw lokaal bestuur Samenwerken in één digitale omgeving Wacht niet tot morgen maar start reeds met een pragmatische aanpak! = 3

22 EEN NIEUW LOKAAL BESTUUR GEMEENTE en OCMW SINT-AMANDS 22