OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJKE WELZIJN

Transcriptie

1 PROVINCIE ANTWERPEN GEMEENTE BRECHT OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJKE WELZIJN VERSLAG RAAD : 16/02/2016 Aanwezig : A. Van Dyck, voorzitter. L. Bennenbroek, C. Dierckx, J. Dignef, M. Van Dyck, F. Vangilbergen, K. Van Looy, R. Van Hoeck, F. Van Riet, R. Verbeeck, raadsleden. A. Marnef, secretaris. Verontschuldigd: N. Schoonbaert DAGORDE Openbare zitting 01 Goedkeuring van het verslag van de openbare vergadering van Kennisname inkomende briefwisseling 03 Kennisname van de verslagen van het vast bureau dd en Aanduiding gemachtigde dubbele handtekening bij girale rekeningen 05 Beheersovereenkomst OCMW-gemeente financieel beheerder 06 Wijziging rechtspositieregeling OCMW - evaluatie decretale graden Openbare zitting 01 Goedkeuring van het verslag van de openbare vergadering van Het verslag van de openbare vergadering van wordt met eenparigheid van stemmen goedgekeurd. 02 Kennisname inkomende briefwisseling De briefwisseling wordt geacteerd tot en met nr Kennisname van de verslagen van het vast bureau dd en De raad neemt kennis van de verslagen van het vast bureau d.d en Aanduiding gemachtigde dubbele handtekening bij girale rekeningen Juridisch kader OCMW-decreet d.d. 19 december 2008, art. 51, art. 93, art. 165 Historiek Iedere betaling middels overschrijving binnen het OCMW kan pas worden uitgevoerd als ze voorzien is van 2 elektronische handtekeningen: één van de secretaris en één

2 van de ontvanger. Gelet op de continuïteit van de organisatie is het noodzakelijk om voor deze taken een gemachtigde plaatsvervanger aan te duiden. Motivatie Tijdens de OCMW-raad d.d werd volgende rangorde goedgekeurd voor de functie van waarnemend secretaris bij afwezigheid of verhindering van de OCMWsecretaris: 1. Liselotte Hofmans 2. Frank Willeme Naar analogie met bovenstaande beslissing wordt voorgesteld om naast Liselotte Hofmans (OCMW-raad d.d ), ook Frank Willeme aan te duiden als gemachtigde voor het plaatsen van zijn handtekening voor de uitvoering van girale betalingen bij afwezigheid of verhindering van de OCMW-secretaris. Het overzicht van de gemachtigden voor tweede handtekening binnen OCMW Brecht is bijgevolg als volgt: - Voor de secretaris: L. Hofmans (stafmedewerker) en F. Willeme (directeur WZC) - als gemachtigd plaatsvervanger voor de secretaris - Voor de financieel beheerder: I. De Bruyn (boekhoudkundig deskundige) en Chris Bevers (administratief medewerker financiële dienst) (goedgekeurd OCMW-raad d.d ) - als gemachtigd plaatsvervanger voor de financieel beheerder. Beslissing: met eenparigheid van stemmen Art. 1 De leden van de OCMW-raad gaan akkoord met de aanduiding van F. Willeme als bijkomende gemachtigd plaatsvervanger voor de secretaris voor het plaatsen van zijn handtekening voor de uitvoering van girale betalingen bij afwezigheid of verhindering van de OCMW-secretaris. 05 Beheersovereenkomst OCMW-gemeente financieel beheerder Juridisch kader Het decreet van betreffende de organisatie van de openbare centra van maatschappelijk welzijn, inzonderheid de artikelen 75 en 271 Het gemeentedecreet van en latere wijzigingen, inzonderheid de artikelen 76 en 271 Historiek Het college van burgemeester en schepenen heeft op datum van 28 december 2015 besloten dat het ambt van financieel beheerder bij het gemeentebestuur niet vacant wordt verklaard, maar zal ingevuld worden door de financieel beheerder van het ocmw. De gemeente en OCMW moeten hiervoor een beheersovereenkomst afsluiten over de samenwerking inzake het gelijktijdig uitoefenen van de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en OCMW -financieel beheerder. Advies Op 24 december 2015 gaf de financieel beheerder van het OCMW, de heer Wilfried Symens, akkoord om eveneens het ambt van gemeentelijk financieel beheerder op te nemen. Tijdens het onderhandelingscomité met de vakbonden d.d werd een gunstig advies verleend over de beheersovereenkomst. De beheersovereenkomst zal geagendeerd worden op de gemeenteraad Motivatie

3 Het is de bevoegdheid van de OCMW-raad om te beslissen over de goedkeuring van de beheersovereenkomst. Beslissing: met eenparigheid van stemmen Art.1 Gemeente en OCMW van Brecht komen overeen dat het gemeentebestuur vanaf 1 september 2016 en voor onbepaalde duur beroep doet op de financieel beheerder van het OCMW voor de invulling van het ambt van gemeentelijk financieel beheerder. Deze overeenkomst heeft tot doel de samenwerking op dit vlak te regelen tussen de gemeente en het OCMW. Art.2 Deze overeenkomst treedt in werking op 1 september 2016 en wordt aangegaan voor onbepaalde duur. Partijen hebben het recht om de overeenkomst te beëindigen via aangetekend schrijven en met inachtneming van een opzegtermijn van 6 maanden. De termijn vangt aan op de eerste van de maand volgend op de maand waarin het aangetekend schrijven werd ontvangen. Het aangetekend schrijven wordt geacht te zijn ontvangen de derde werkdag na de datum van verzending. Art.3 De financieel beheerder garandeert voldoende aanwezigheid in beide besturen zodat hij in staat is zich in te leven in de cultuur en de structuren ervan en voldoende bereikbaar is als aanspreekpunt voor het personeel en de burger. De financieel beheerder gaat pragmatisch met de tijdsverdeling om, naargelang de behoefte van respectieve besturen. De financieel beheerder houdt bij de invulling van zijn taak rekening met de belangen van beide besturen. Art.4 Het OCMW blijft de juridische werkgever van de financieel beheerder en oefent het werkgeversgezag over hem uit, rekening houdend met eventuele opmerkingen van de gemeente. De rechtspositieregeling van het OCMW blijft van toepassing op de financieel beheerder. Art.5 Het loon van de financieel beheerder wordt uitbetaald voor het OCMW met inbegrip van het salarissupplement van 30% van de totale loonkost. Art.6 Behoudend andersluidende overeenkomst tussen gemeente en OCMW, verbindt de gemeente zich ertoe de nodige werkingsmiddelen ter beschikking te stellen van de financieel beheerder. Uitzondering hierop zijn de softwarepakketten die worden aangewend ten behoeve van de diensten, die eigen zijn aan het OCMW of gemeente. Hiervan wordt de kost door de gemeente of het OCMW zelf gedragen. Art.7 Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan dhr. Wilfried Symens, de gemeente en de personeelsdienst. 06 Wijziging rechtspositieregeling OCMW - evaluatie decretale graden Juridisch kader Het Besluit van de Vlaamse Regering van tot wijziging van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling van het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en bijhorend verslag (art ). Het decreet van (BS ) tot wijziging van het OCMWdecreet, in bijzonder de wijziging van artikel 114 m.b.t. de evaluatie van de

4 decretale graden. Motivatie In de gemeenteraad van 11 juni 2015 werd Annemie Marnef aangesteld als statutair gemeentesecretaris bij het gemeentebestuur met bijkomende opdracht bij het OCMW met een proefperiode van één jaar en dit met indiensttreding vanaf 16 november Het voornoemde Besluit Vlaamse Regering en de rechtspositieregeling van het OCMW-bestuur voorziet in een evaluatie tijdens de proeftijd en de loopbaan. Ingevolge een wijziging van art. 114 van het OCMW-decreet worden de decretale graden geëvalueerd door een evaluatiecomité en niet langer door een gemeenteraadscommissie. De rechtspositieregeling moet derhalve worden aangepast en de OCMW-raad bepaalt hierbij de wijze waarop de externe deskundigen in het personeelsbeleid betrokken worden en de manier waarop de evaluatiecriteria worden vastgelegd. Advies De wijzigingen rechtspositieregeling werden voorgelegd aan het onderhandelingscomité van vakbonden op De wijzigingen rechtspositieregeling worden voorgelegd aan de gemeenteraad op Beslissing: met eenparigheid van stemmen Art. 1 De rechtspositieregeling van het OCMW-personeel van Brecht wordt aangepast op de volgende wijze: Afdeling IX. Specifieke bepalingen voor de evaluatie van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder van de gemeente Onderafdeling I. De evaluatie tijdens de proeftijd Art. 77. De secretaris en de financieel beheerder op proef worden geëvalueerd door een evaluatiecomité dat bestaat uit het college van burgemeester en schepenen en voorzitter van de gemeenteraad. In geval de secretaris of financieel beheerder de bijkomende opdracht hebben van het OCMW wordt hierbij ook de voorzitter van het OCMW betrokken. Bij staking van stemmen in het comité is het evaluatieresultaat gunstig. De evaluatiecriteria worden vastgesteld voor: 1 de secretaris: na overleg van de functiehouder met de externe deskundige in personeelsbeleid en het evaluatiecomité; 2 de financieel beheerder van de gemeente: na overleg van de functiehouder met de secretaris en het evaluatiecomité. Als basis voor dit gesprek worden de functiebeschrijving van de functiehouder en het competentiewoordenboek van de gemeente gehanteerd. De evaluatiecriteria worden toegevoegd als bijlage aan de rechtspositieregeling. Art. 78. Zowel de tussentijdse evaluatie als de eindevaluatie zijn gebaseerd op een voorbereidend rapport, opgesteld door de externe deskundige in het personeelsbeleid. Het extern rapport wordt opgemaakt op basis van: - Een evaluatiegesprek tussen de externe deskundige en de betrokken titularis; - Een onderzoek over het functioneren van de titularis, met betrokkenheid van de leden van het managementteam, de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad. In geval de secretaris of financieel beheerder de bijkomende opdracht hebben van het OCMW worden ook

5 de leden van dit managementteam betrokken samen met de OCMWvoorzitter. Art. 79. De secretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds terugkoppeling over hun manier van functioneren. Tijdens de eerste helft van de proeftijd wordt een functioneringsgesprek gehouden tussen het personeelslid en de externe deskundige dat gebaseerd is op een voorafgaandelijke bevraging van het evaluatiecomité en de gemeentesecretaris of financieel beheerder. Art. 80. Als de proeftijd van de secretaris en van de financieel beheerder voor de helft verstreken is, wordt een tussentijds evaluatiegesprek gevoerd: 1 tussen de secretaris, de externe deskundige in het personeelsbeleid en het evaluatiecomité; 2 tussen de financieel beheerder van de gemeente, de externe deskundige, het evaluatiecomité en de secretaris; In het tussentijdse evaluatiegesprek wordt een stand van zaken opgemaakt over de mate waarin de inwerking van de functiehouder in zijn/haar functie vordert en hij/zij voldoet aan de functievereisten. Zo nodig worden bijsturingen afgesproken. Het tussentijdse evaluatiegesprek heeft de waarde van een formeel communicatiemoment en komt niet in de plaats van de eindevaluatie van de proeftijd. Art. 81. De evaluatie dient afgerond te zijn vóór het einde van de proeftijd. Dit gesprek vindt plaats tussen de externe deskundige in het personeelsbeleid, de secretaris en het evaluatiecomité. Voorafgaand aan de eindevaluatie maakt de externe deskundige in het personeelsbeleid het evaluatierapport over de proeftijd op zoals vermeld in artikel 77. Art. 82. Het resultaat van de eindevaluatie van de proeftijd is gunstig of ongunstig. De secretaris en de financieel beheerder op proef die na het verstrijken van de proeftijd op grond van het ongunstige eindresultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband wordt door de gemeenteraad ontslagen wegens beroepsongeschiktheid. De betrokkene dient vooraf gehoord te worden door de aanstellende overheid. Het ontslag is alleen mogelijk als uit een tussentijdse evaluatie na een periode van ten minste een half jaar die volgt op de kennisgeving van het ongunstige evaluatieresultaat aan de functiehouder, manifest blijkt dat hij/zij nog steeds niet voldoet. Art. 83. Na afloop van de proeftijd behouden de secretaris en de financieel beheerder op proef hun hoedanigheid van op proef aangesteld personeelslid, tot de gemeenteraad beslist over de vaste aanstelling in statutair verband of het ontslag. De gemeenteraad neemt haar beslissing tot ontslag uiterlijk binnen twee maanden na de eindevaluatie van het evaluatiecomité. Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 157. Onderafdeling II. De evaluatie tijdens de loopbaan Art. 84. De secretaris en de financieel beheerder op proef worden geëvalueerd door een evaluatiecomité dat bestaat uit het college van burgemeester en schepenen en voorzitter van de gemeenteraad. Bij staking van stemmen in het comité is het evaluatieresultaat gunstig.

6 De evaluatie is gebaseerd op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundige in het personeelsbeleid. Het extern rapport wordt opgemaakt op basis van: - Een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de betrokken titularis; - Een onderzoek over het functioneren van de titularis, met betrokkenheid van de leden van het managementteam, de burgemeester en de voorzitter van de gemeenteraad. In geval de secretaris of financieel beheerder een bijkomende opdracht hebben van het OCMW worden ook de leden van dit managementteam betrokken samen met de OCMWvoorzitter. Art. 85. De secretaris en de financieel beheerder worden geëvalueerd. tweejaarlijks Artikel 62, derde en vierde lid, over de minimale prestatietermijn is van toepassing op de secretaris en de financieel beheerder. De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige evaluatieperiode. Art. 86. De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria die ingevolge de bepalingen in artikel 77 werden toegevoegd als bijlage aan de rechtspositieregeling. Art. 87. De onafhankelijkheid waarmee de financieel beheerder de taken vermeld in artikel 94, 162,165, en 166,GD uitvoert, mag niet het voorwerp zijn van evaluatie. De mate waarin hij zich inzet voor de uitvoering van die taken is wel een aandachtspunt in de evaluatie. Art De secretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds feedback over hun manier van functioneren. De feedback neemt de vorm aan van functioneringsgesprekken tussen de externe deskundige in het personeelsbeleid en de betrokken functiehouder tijdens de lopende evaluatieperiode dat gebaseerd is op een voorafgaandelijke bevraging van het evaluatiecomité en de secretaris of financieel beheerder. Als daar aanleiding toe is, worden concrete afspraken gemaakt ter verbetering van het functioneren van de functiehouder. Die afspraken krijgen een schriftelijke neerslag en worden door beide partijen ondertekend. Het functioneringsgesprek vindt plaats op vraag van de functiehouder of van het evaluatiecomité, met dien verstande dat er een functioneringsgesprek wordt gevoerd als de evaluatieperiode voor de helft is verstreken. 2. Concrete feiten en gedragingen die een uitgesproken negatieve weerslag kunnen hebben op de evaluatie van een personeelslid geven aanleiding tot een nota die aan betrokkene ter ondertekening wordt voorgelegd en die toegevoegd wordt aan zijn evaluatiedossier. Onderafdeling III. De evaluatieresultaten en de gevolgen van de evaluatie Art. 89. Aan gunstige zijde is het evaluatieresultaat ofwel: 1 voldoende; 2 goed 3 uitstekend ;

7 Aan ongunstige zijde is het evaluatieresultaat ofwel: 1 onvoldoende; 2 geheel onvoldoende Art De secretaris en de financieel beheerder van wie uit de evaluatie blijkt dat hij uitstekend heeft gepresteerd en de concrete doelstellingen die hem bij de aanvang van de evaluatieperiode werden opgelegd, heeft gerealiseerd, krijgt versnelling van de functionele loopbaan. Zijn schaalanciënniteit wordt daarbij verhoogd met één jaar. 2. De secretaris en de financieel beheerder met een evaluatieresultaat dat éénmaal onvoldoende is, ondergaat een blokkering van de eerstvolgende periodieke salarisverhoging met één jaar. 3. De secretaris en de financieel beheerder met een evaluatieresultaat dat éénmaal geheel onvoldoende is wordt ontslagen. De secretaris en financieel beheerder met twee opeenvolgende keren een periodieke evaluatie met een evaluatieresultaat dat onvoldoende is, wordt ontslagen wegens beroepsongeschiktheid. Het ontslag is alleen mogelijk als uit een tussentijdse evaluatie na een periode van een half jaar die volgt op de kennisgeving van het onvoldoende / geheel onvoldoende evaluatieresultaat aan de functiehouder, manifest blijkt dat hij nog steeds niet voldoet. De gemeenteraad beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid. Zij hoort de betrokkene vooraf. Het ontslag van de vast aangestelde statutaire functiehouder verloopt volgens de regels, vermeld in artikel 158. Onderafdeling IV. Het beroep tegen de evaluatieresultaten Art. 91. De secretaris of financieel beheerder die bij gebrek aan een interne beroepsinstantie het evaluatieresultaat willen aanvechten moeten ofwel klacht indienen bij de provinciegouverneur op grond van artikel 255 en volgende van het OCMW-decreet. Daarnaast kunnen zij tegen de beslissing een beroep aantekenen bij de Raad van State en dit binnen een periode van 60 dagen na kennisgeving. Artikel 2: Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gemeente en de personeelsdienst. De secretaris De voorzitter A.. MARNEF A. VAN DYCK