FUNCTIEBESCHRIJVING 1

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING 1 Functie Hoofddoel van de functie Diensthoofd personeel A1a-A3a U bent verantwoordelijk voor en efficiënte organisatie en werking van de personeelsdienst. U geeft leiding aan team van medewerkers. U zorgt ervoor dat deze medewerkers een efficiënte en klantgerichte dienstverlening aanbieden aan de externe en interne klanten. U bent eindverantwoordelijk voor een correcte, efficiënte en up-to-date personeels- en loonadministratie. Vanuit uw expertise inzake personeelsmaterie informeert en adviseert u. U ondersteunt en adviseert de gemeentesecretaris en het managementteam op vlak van personeelsbeleid. Plaats in het organogram De gemeente Sint-Katelijne-Waver is onderverdeeld in drie afdelingen. Elke afdeling bestaat uit diverse diensten. Twee afdelingen staan onder leiding van een afdelingshoofd. De afdeling interne zaken wordt deels geleid door de gemeentesecretaris en deels door de financieel beheerder. U rapporteert aan de gemeentesecretaris. U geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers van de personeelsdienst. In het kader van de integratie van de gemeente en het OCMW wordt op dit moment aan de organisatiestructuur gesleuteld. Voor de dienst personeel betekent dit dat er vanaf 1 juli 2017 één gezamenlijke personeelsdienst is voor de gemeente en het OCMW samen. U werkt dienst- en afdelingsoverschrijdend samen met de andere afdelingshoofden, alsook met de leidinggevenden en medewerkers van andere diensten en afdelingen. Functie-inhoud Kernopdrachten: U bent verantwoordelijk voor de dagelijkse planning en organisatie van de personeelsdienst: - u waakt over een kwaliteitsvolle dienstverlening in uw dienst; - u maakt een planning op in functie van de prioriteiten; - u verdeelt de opdrachten evenwichtig tussen de medewerkers; - u overlegt met de medewerkers aangaande planning en timing; Functiebeschrijving afdelingshoofd grondgebiedszaken DPB 28/04/2017 Gemeentebestuur Lemanstraat Sint-Katelijne-Waver t

2 - u bent verantwoordelijk voor de registratie van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven; - u maakt eenvormige procedures of richtlijnen op; - u rapporteert over vooruitgang en resultaten van de dienst en signaleert knelpunten; - u zorgt voor back-up en de continuïteit van de dienstverlening; - u maakt college- en gemeenteraadsbeslissingen op die betrekking hebben op uw voordrachten; - u benadert behoeften, tekorten en problemen van uw dienst/afdeling proactief en stelt mogelijke oplossingen voor. U geeft leiding aan de medewerkers van de personeelsdienst, coacht en motiveert hen volgens het personeelsbeleid van de gemeente en OCMW Sint-Katelijne-Waver: - u zorgt voor de inwerking van nieuwe medewerkers; - u voert plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken; - u houdt regelmatig teamoverleg; - u begeleidt en coacht medewerkers; - u bepaalt vormings- en opleidingsbehoeften; - u wijst taken toe rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker; - u staat op voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelt bij conflicten tussen de medewerkers; - u bent verantwoordelijk voor het naleven van de veiligheidsregels. U geeft adviezen over materies die tot uw bevoegdheid behoren. U doet dit op structurele en op ad hoc-basis. Dit houdt onder meer in dat u: - op inhoudelijk vlak adviseert zowel vanuit een korte- als langetermijnperspectief aan de politieke beleidsorganen, het Functiebeschrijving diensthoofd personeel Pagina 2 van 6

3 managementteam, de gemeente- en OCMW-secretaris, de afdelingshoofden, diensthoofden en collega s; - uw medewerkers bijstaat indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van dossiers; - ervoor zorgt dat u de evoluties binnen uw expertisegebied volgt (technisch, reglementair, inhoudelijk). U zorgt ervoor dat de eventuele veranderingen in werkwijzen, procedures, reglementeringen, beleidsbeslissingen en in praktische implicaties voor u dienst worden omgezet en communiceert hierover; - uw expertise ten dienste stelt van en verder ontwikkelt bij wie er behoefte, nut en belang aan heeft, zodat de goede werking van u dienst gegarandeerd blijft en dit ook in het geval van veranderde situaties en behoeften. U onderhoudt contacten met diverse diensten en organisaties met het oog op het uitbouwen van deze expertise en van een netwerk. U staat in voor het beheer van de middelen zodat ze op een kwaliteitsvolle manier uitgevoerd kunnen worden: - u bent budgethouder voor de u toegewezen budgetten; - u bereidt de budgetvoorstellen voor het budget en budgetwijzigingen voor; - u waakt over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen; - u maakt bestelaanvragen, voert marktonderzoek voor de opmaak van bestekken, onderzoekt en evalueert offertes; - u volgt leveringen op; - u hebt oog voor mogelijke ontvangsten en volgt deze nauwkeurig op; - u geeft advies voor wijzingen aan de personeelsformatie. U onderhoudt contacten met diverse diensten en (externe) organisaties met het oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk. U neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. Functiebeschrijving diensthoofd personeel Pagina 3 van 6

4 U staat in voor de interne en externe communicatie betreffende de personeelsdienst: - u verstrekt informatie aan personeelsleden, zowel proactief als reactief, alsook aan externen; - u stelt teksten op conform de huisstijl van de gemeente en OCMW Sint-Katelijne-Waver; - u verspreidt relevante informatie via de verschillende kanalen (website, gemeentelijk informatieblad, flyers, affiches, e.d.); - u zorgt ervoor dat de informatie betreffende de personeelsdienst op de website van gemeente en OCMW en op het intranet actueel wordt gehouden. U verricht het nodige studiewerk met betrekking tot uw werkveld. Dit houdt onder meer in dat u: - zich verdiept in het werkveld en zich een beeld vormt van de huidige situatie en de verschillende actoren; - zich de uitgetekende beleidslijnen eigen maakt; - vakliteratuur, regelgeving en wetgeving met betrekking tot uw vakgebied opvolgt; - ontwikkelingen binnen uw vakgebied vertaalt in praktische implicaties voor het beleid en uw werk; - nieuwe trends, visies, methodieken, regelgeving en wetgeving signaleert. U zorgt voor een correcte, efficiënte en up-to-date personeelsadministratie: - u bent verantwoordelijk voor het beheer van de personeelsdossiers; - u bent verantwoordelijk voor het tijdsregistratiesysteem. U bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en opvolging van de personeelsformatie: Functiebeschrijving diensthoofd personeel Pagina 4 van 6

5 - u staat in voor het opstellen en wijzigen van de functiebeschrijvingen. U bent verantwoordelijk voor de voorbereiding, wijzigingen en toepassing van de rechtspositieregeling. U bent verantwoordelijk voor een correcte loonadministratie: - u bent verantwoordelijk voor een correcte en tijdige uitbetaling van de lonen, wedden en vergoedingen. U zorgt voor een correcte en efficiënte opvolging van de HRM-cyclus: - u verzorgt de werving en selectie van nieuwe personeelsleden, alsook de interne bevorderingen en personeelsmobiliteit; - u bent vormingsverantwoordelijke; - u bent verantwoordelijk voor de opvolging van de evaluatiecyclus; - u coördineert de functionele loopbaan van de personeelsleden. U coördineert de werkzaamheden die nodig zijn in kader van het Welzijn op het werk. Dit houdt o.m. in: - organisatie van de medische controles; - opvolging van de aanbevelingen in het kader van preventie en bescherming; - de organisatie van preventieve acties. U ondersteunt en adviseert de gemeentesecretaris als hoofd van het personeel: - u adviseert de gemeentesecretaris omtrent de noden, behoeften, ontwikkelingen, problemen, e.d. op vlak van personeelsbeleid; - u zorgt voor de voorbereiding en afwerking van de beslissingen in het kader van het dagelijks personeelsbeheer. U ondersteunt en adviseert het managementteam op vlak van personeelsbeleid. Functiebeschrijving diensthoofd personeel Pagina 5 van 6

6 U ondersteunt de diensthoofden in de hen toevertrouwde personeelsadministratie. U bent secretaris van de vergaderingen met de representatieve vakorganisaties. Competentieprofiel Organisatiecompetenties Klantgericht handelen Zich flexibel opstellen Organisatiebetrokkenheid tonen Functiegerelateerde competenties Team leiden Organiseren Beslissen Functiespecifieke competenties Technische vaardigheden beheersen Probleemoplossend denken Weddenschaal A1a A3a Deze functiebeschrijving en profielbeschrijving zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente. Functiebeschrijving diensthoofd personeel Pagina 6 van 6