Functiebeschrijving Financieel beheerder (wettelijke graad klasse 1)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Financieel beheerder (wettelijke graad klasse 1) In de beheersovereenkomst met het OCMW is voorzien dat de financieel beheerder van de gemeente ook de taak van financieel beheerder van het OCMW uitvoert. Deze functie wordt uitgeoefend door 1 VE voor gemeente en OCMW samen. (statutair) Nuttige ervaring wordt in aanmerking genomen conform de bepalingen in de rechtspositieregeling. De huidige gewestelijk ontvanger bedient 3 besturen: OCMW en Gemeentebestuur Ruiselede + OCMW Deerlijk. Zo werkt hij 4 dagen per week voor Ruiselede en 1 dag per week voor Deerlijk. De nieuwe financieel beheerder zal enkel Ruiselede bedienen en aldus bij gelijkblijvende omstandigheden één arbeidsdag per week overhouden. Daardoor is het logisch dat hij beschikbaar is om alle taken die met de financiële dienst te maken hebben of aanverwant op zich te nemen. Zo moet hij onder meer, bij afwezigheid van de administratief hoofdmedewerker, bereid zijn om diens opdrachten te vervullen. 1. Functienaam Financieel beheerder. 2. Relaties De financieel beheerder: -rapporteert aan de Gemeenteraad/ Raad voor Maatschappelijk Welzijn mbt de taken die hij in volle onafhankelijkheid uitvoert. -rapporteert aan de Gemeente-/OCMW-secretaris voor de taken die hij onder de functionele leiding van de gemeente-/ocmw-secretaris uitvoert. -maakt deel uit van het managementteam en geeft leiding aan de medewerkers van de financiële dienst (gemeente/ocmw). 3. Basisdoelstelling Leiden (plannen, organiseren, coördineren, opvolgen, evalueren, rapporteren en bijsturen) van de activiteiten van de financiële functie binnen de gemeente en OCMW ten einde de doelstellingen van het bestuur te vrijwaren via een effectief, efficiënt en kostenbewust beheer. 4. Verantwoordelijkheden (= kernresultaten) 4.1 Verantwoordelijkheid: financiële planning op LT (meerjarenplan), MLT (budget) en KT (thesaurieplanning, liquiditeitsplanning, ) Op basis van de prioriteiten van het College en in overleg met het MAT, opstellen van het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, de financiële nota van het budget en de budgetwijzigingen, teneinde tot een optimale bedrijfsfinanciering te komen en voor het bestuur en de administratie het kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen. - Vertalen van de strategische doelstellingen en acties uit de beleidsnota in een financiële nota, zowel voor de meerjarenplanning als voor het budget, naar diverse actoren (MAT, College, Raad, financiële commissies, personeel, ). - Voorbereiden van de financiële nota van het meerjarenplan (de financiële consequenties van de beleidsopties met o.a.: de planning van exploitatiekosten en opbrengsten, de planning van de geldstromen, de planning van de uitgaven en 1

2 ontvangsten, kosten en opbrengsten, een schema van het financieel evenwicht, de gebudgetteerde balansen, ). - Opstellen in overleg met het managementteam van het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, het voorontwerp van de financiële nota van het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen. - Opmaken van het financiële luik van het jaarlijkse budget. - Het proces van de opmaak van de financiële nota van het budget aansturen en de collega s diensthoofden ondersteunen bij de opmaak van hun financiële nota en de consolidatie. 4.2 Verantwoordelijkheid: de boekhouding en de jaarrekening. Instaan voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opmaken van de jaarrekeningen, teneinde aan het bestuur en de leiding van de administratie steeds een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven en te verzekeren dat aan alle wettelijke en decretale bepalingen is voldaan. - bewaken van het getrouw beeld van de boekhouding en de continuïteit. - zorgen voor een correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding. - controle op de periodieke afsluitingen en op de jaarrekeningen. - opmaak van de jaarrekeningen. - opmaak van het financiële luik van het jaarverslag. - zorgen voor een waarheidsgetrouw beeld van de inventaris (vorderingen, schulden, verplichtingen, bezittingen, ) en de jaarrekeningen. 4.3 Verantwoordelijkheid: fiscaal en niet-fiscaal debiteurenbeheer. In volle onafhankelijkheid coördineren, plannen, organiseren, opvolgen, evalueren en bijsturen van de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten en subsidies teneinde te verzekeren dat alle fiscale en niet-fiscale ontvangsten regelmatig, correct en tijdig geïnd worden. - als eindverantwoordelijke instaan voor het integrale debiteurenbeheer, en voor de invordering van de gemeentelijke ontvangsten, gebruik makend van alle mogelijke wettelijke en decretale middelen. - waakzaam opvolgen van moeilijke dossiers. - de secretaris adviseren in de beslissingen rond het toekennen van kasprovisie en het belasten van personeelsleden met de inning van geringe dagontvangsten. - opvolgen van nieuwe reglementen inzake fiscaliteit en retributies; het gewenste niveau van functiescheiding organiseren. 2

3 4.4 Verantwoordelijkheid: rapportering en analyse Maken van analyses van data, gegevens en informatie, en het opstellen van rapporten ten einde inzicht in de financiële processen te verwerven om ze te optimaliseren, beslissingsprocessen te ondersteunen en te voldoen aan de interne en externe rapporteringsvereisten. - het uitvoeren van de decretaal voorziene rapporteringen. - op bevattelijke wijze en in volle onafhankelijkheid aan de beleidsorganen en de secretaris rapporteren over het thesauriebeheer, de liquiditeitsprognose, beheerscontrole, debiteurenbeheer, evolutie budgetten, voorafgaandelijke wettelijkheid- en regelmatigheidcontrole. - financiële analyses en ad hoc rapportering maken ter ondersteuning van beleidsbeslissingen. 4.5 Verantwoordelijkheid: Financieel management. Binnen de grenzen uitgestippeld in het gemeentedecreet, aansturen en implementeren van het financieel management van de organisatie ten einde bij te dragen tot het optimaal gebruik van de beschikbare middelen en de wettelijkheid en regelmatigheid van alle financiële verrichtingen verzekeren. - instaan voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de voorgenomen verbintenissen van het bestuur die budgettaire en financiële impact hebben, en die volgens de gemeenteraad onderworpen zijn aan een voorafgaand visum; het gewenste niveau van functiescheiding organiseren. - opvolging van de investerings- en financieringsdossiers. - opvolging van bijzondere, complexe projecten met financiële implicaties. - verzorgen van de financiële analyse en de beleidsadvisering inzake financiën. - tijdig uitvoeren van de betaling van de girale uitgaven, na betalingsopdracht van de secretaris. - ondersteuning van het bestuur bij het definiëren van het financieel beleid; na goedkeuring door het bestuur zorgen voor een correcte implementatie ervan. - instaan voor het thesauriebeheer binnen de wettelijke verplichtingen en richtlijnen en rekening houdend met de gewenste liquiditeit, de planning van de uitgavenstromen, en optimalisatie van de belegde middelen. - opvolgen van het dagelijks financieel beheer. 3

4 4.6 Verantwoordelijkheid: interne financiële controle en beheerscontrole Opzetten en uitvoeren van systemen van interne en financiële controle en beheerscontrole ten einde de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie te waarborgen, de wettigheid en regelmatigheid van de beslissingen verzekeren, en fouten en misbruiken vermijden. - in samenspraak met de secretaris en het MAT de financiële interne controlemechanismen opzetten; het uitbouwen van een eerstelijnscontrole door de financiële dienst. - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de organisatie en de opvolging van het intern controlesysteem. - de uitvoering van het beleid evalueren en eventueel voorstellen formuleren, in het kader van de beheerscontrole en in samenspraak met het MAT. - Verlenen van het visum. - Toezien op het beheer van de gelden door de verschillende maatschappelijk werkers van het OCMW. 4.7 Verantwoordelijkheid: personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften - leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de financiële dienst volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid. - het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de directe medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal. - personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen. - signaleren van wervings- en vormingsbehoeften. - toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit. - ter ondersteuning van de secretaris een actieve inbreng bieden bij de opmaak van het organigram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel. 4.8 Verantwoordelijkheid: Externe contacten Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de entiteit vertegenwoordigen op evenementen ten einde de werking van de entiteit te faciliteren en haar belangen te verdedigen. 4

5 - contacten onderhouden met de toezichthoudende overheid voor het verlenen van informatie of het vragen van advies. - contacten onderhouden met financiële instellingen, intercommunales. - overleg met collega-ontvangers om informatie en advies te vragen/verlenen. - in het algemeen netwerken uitbouwen met actoren die kunnen betrokken zijn bij de financiële werking van de gemeente Verantwoordelijkheid: Beheer van de verzekeringsportefeuille van gemeente en OCMW. - Bijhouden en archiveren van alle verzekeringspolissen (ook personeel) - Afsluiten verzekeringen 5

6 5. Profiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Financieel management X X X HRM-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X elementair voldoende grondig Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X X Informatieverwerkend gedrag Analytisch denken X X X Conceptueel denken X X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X Leiderschap Coaching X X Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en accuraatheid X X Veranderingsbereidheid X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Organisatieverbondheid X X gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3 6