HOOFDDESKUNDIGE (ZWEMBADBEHEERDER)

Transcriptie

1 HOOFDDESKUNDIGE (ZWEMBADBEHEERDER) 1. Organisatiegegevens FUNCTIEBENAMING: hoofddeskundige FUNCTIENIVEAU: B4-B5 FUNCTIEFAMILIE: Leidinggevenden hoger kader (LG 1) CLUSTER EN DIENST: cultuur en vrije tijd - sport - Sinbad 2. Plaats in de organisatie De beheerder rapporteert rechtstreeks aan de hoofdverantwoordelijke sport. Hij geeft leiding aan een team van medewerkers en coördineert de werking van de zwembadinstelling. 3. Doel van de functie Organiseren, coördineren en sturen van een integraal beheer van de instelling. Opvolgen van de activiteiten, verlenen van adviezen, verstrekken van alle nodige informatie en deelnemen aan overleg, ten einde bij te dragen tot een efficiënte werking van de instelling en tot een correcte afhandeling van de dossiers die tot de dienst behoren. Ontwikkelen en ondersteunen van initiatieven ter verwezenlijking van het strategisch beleid. 4. Resultaatsgebieden I. Dagelijkse planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren. - een planning opmaken in functie van de noden binnen de dienst, rekening houdend met de openingsuren, de Vlaremreglementering, het schoonmaakprogramma en de geplande activiteiten - de opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers - overleggen met medewerkers aangaande planning en timing - toezien op de registratie van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, - eenvormige procedures of richtlijnen opmaken - in overleg met technische diensten inplannen van technische en bouwkundige werken. II. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers om hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - zorgen voor de opvang en het inwerken van nieuwe medewerkers - functionerings-, evaluatie- en planningsgesprekken voeren - regelmatig teamoverleg houden - medewerkers begeleiden en coachen - taken toewijzen rekening houdend met de competenties en de ontwikkelingsnoden van de medewerker 1

2 - openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden. III. Superviseren van werkzaamheden De werkzaamheden binnen het (project)team van nabij opvolgen en er zo voor zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. - de kwaliteit van de dienstverlening controleren - de correcte toepassing van reglementen, procedures en normen bewaken - regelmatig de prestaties van het team controleren en zo nodig bijsturen - klachten onderzoeken en fouten rechtzetten - voorstellen doen voor verbetering - de correcte toepassing van de huisstijl bewaken. IV. Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen zodat de werkzaamheden op een kwaliteitsvolle manier uitgevoerd kunnen worden. - een budget opmaken - over de gebruikte materiële en financiële middelen waken om verspillingen te voorkomen - voorstellen indienen voor de aankoop van materiaal - bestekken en prijsaanvragen opmaken, offertes onderzoeken en evalueren - leveringen opvolgen - voorstellen doen voor wijzigingen aan de personeelsformatie. V. Beleidsontwikkeling Vanuit de behoefteanalyse, de eigen expertise en de beleidskaders van hogere overheden mee vorm geven aan de ontwikkeling en de uitvoering van het beleid binnen een extern gericht domein om het bestuur te ondersteunen bij het nemen van beslissingen. - deelnemen aan beleidsvoorbereidend overleg - meewerken aan de ontwikkeling van een visie op de interne organisatie en het beheer - beleidsondersteunend en -voorbereidend onderzoek doen - de adviezen van interne en externe deskundigen of belangengroepen analyseren - instaan voor de jaarplannen en werkingsverslagen van de dienst. VI. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein om vooral de externe klant (burgers, bedrijven, verenigingen, ) op de best mogelijke manier te ondersteunen. - voor een klantvriendelijke dienstverlening zorgen, met aandacht voor bijzondere doelgroepen - een actieplan opstellen en werkmethodes definiëren - een open en actieve communicatie hanteren ten aanzien van klanten. VII. Implementeren Ontwikkelen en organiseren van processen en activiteiten, voorbereiden van dossiers zodat er tijdig plannen beschikbaar zijn, gericht op de realisatie van de beleidsdoelstellingen. - de werkmethoden definiëren - ontwerpen, plannen, programma s en draaiboeken opstellen en de nodige middelen begroten. 2

3 VIII. Kwaliteitsbewaking Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van het archief- en documentbeheer binnen de organisatie teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - instrumenten ontwikkelen om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen - de tevredenheid bij de interne en externe klanten nagaan - voor de beschrijving van processen zorgen en voor de optimalisatie ervan - de eigen processen afstemmen op andere processen binnen het stadsbestuur - klachten en meldingen neutraal, correct en tijdig behandelen. IX. Adviseren en ondersteunen Vanuit een extern gericht beleidsdomein zowel op vraag van als proactief (interne) klanten informeren en adviseren teneinde hen in staat te stellen een globale visie te ontwikkelen op een probleemstelling. - actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - andere diensten en sectoren adviseren over beheersaspecten en de regelgeving - de transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens organiseren zodat ze bruikbaar zijn voor anderen - voor een goede communicatie zorgen - voorstellen doen voor de verbetering van de werking. X. Kassabeheer Is verantwoordelijk voor het beheren van een kassa en voor het innen van gelden. - correct toepassen van de tarieven - correct en tijdig opmaken van facturen - correcte gegevens bijhouden met betrekking tot de kasontvangsten - controleren van kasontvangsten en van kassamedewerkers - tijdig nakijken en behandelen van ingediende facturen. XI. Diversen De aanstellende overheid kan andere taken opleggen afhankelijk van de vereisten van de diensten om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. De medewerker draagt zo bij tot de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen. Hij of zij levert op deze manier een bijdrage aan een optimale dienstverlening aan interne en externe klanten en aan een vlotte en efficiënte werking van de dienst. 5. Vaktechnische vaardigheden - Goed zicht hebben op de werking van de gemeente en bijhorende wetgeving (gemeentedecreet, administratief recht, ) - Grondige kennis hebben van het vakgebied (Vlarem, activiteiten overdekte zwembaden, zwemeducatie, zwemsport, opleidingen voor personen werkzaam in een zwembad, ) - Voldoende kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook. 3

4 6. Competentieprofiel I. Kerncompetenties Betrouwbaar zijn (niveau 3) Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden, rekening houdend met de regels en het beleid van de stad Sint-Niklaas. Heeft een duidelijke visie op normen en waarden, voert ze in en past ze toe. 1. Heeft een duidelijke visie op normen en waarden. 2. Maakt gepast uitzonderingen naargelang de situatie en kan die verantwoorden. 3. Neemt verantwoordelijkheid op voor de gevolgen van de eigen beslissingen. 4. Weerstaat aan druk en ongepaste beïnvloeding van derden. Initiatief nemen (niveau 3) Uit eigen beweging zaken aanpakken en voorstellen formuleren. Anticipeert op gebeurtenissen of problemen en onderneemt hiervoor tijdig actie. 1. Doet voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. 2. Introduceert fundamentele verbeteringen in werkaanpak en procedures. 3. Onderneemt acties waarvoor geen precedent beschikbaar is en die een langetermijneffect op de organisatie kunnen hebben. 4. Anticipeert op toekomstige vragen, gebeurtenissen en evoluties door vandaag reeds actie te nemen. Klantvriendelijk zijn (niveau 3) Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne klanten (collega s, andere diensten binnen de organisatie, ) en externe klanten (burgers, leveranciers, vertegenwoordigers, ) en inspelen op hun gevoeligheden, behoeften en wensen. Anticipeert op de wensen en noden van klanten. 1. Evalueert op regelmatige basis de samenwerking om feedback te krijgen over de dienstverlening, om nieuwe mogelijkheden en kansen te bespreken, 2. Onderzoekt de dienstverlening en stelt verbeteringen voor. 3. Bouwt aan een werkrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect. Betrokkenheid tonen (niveau 2) Toont zich verbonden met de stad Sint-Niklaas: met de eigen job, met de organisatie en met het beleid. Toont betrokkenheid ten aanzien van de hele organisatie en werkt actief mee om de doelstellingen van het stadsbestuur te 1. Aanvaardt moeilijke opdrachten en laat zich niet ontmoedigen bij de uitvoering ervan. 2. Neemt actief deel aan taken en projecten die niet tot zijn/haar direct takenpakket behoren. 3. Denkt opbouwend mee in aangelegenheden die ruimer gaan dan de eigen opdracht. 4. Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de stad Sint-Niklaas. 5. Neemt bij acties en beslissingen de voor- en nadelen voor de stad Sint-Niklaas in overweging. 6. Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen. 7. Benut kansen die de belangen van de organisatie dienen. 8. Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimer beleidskader (doelen, waarden, cultuur). 4

5 II. Functiefamiliecompetenties Organisatiebewust zijn (niveau 2) Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie. Houdt rekening met de impact van het eigen handelen op de andere afdelingen binnen de organisatie. 1. Legt samenwerkingsverbanden met andere afdelingen. 2. Betrekt andere afdelingen binnen de organisatie in het overleg en de besluitvorming. 3. Houdt rekening met de belangen van andere afdelingen binnen de organisatie. 4. Houdt rekening met de invloeden en gevolgen van de eigen acties en beslissingen op andere onderdelen van de organisatie. Resultaatgericht handelen (niveau 3) Gericht zijn op het concretiseren van doelen en het realiseren van resultaten conform het tijdspad en de afspraken. Introduceert specifieke veranderingen in processen om de resultaten en de performantie te verbeteren. 1. Introduceert systemen om resultaten te meten ten aanzien van de doelstellingen. 2. Heeft aandacht voor kritische succesfactoren. 3. Beoordeelt bestaande processen op hun doeltreffendheid om de gestelde doelen te 4. Elimineert systemen, methodes en procedures indien ze geen toegevoegde waarde meer bieden aan de organisatie of de klanten. Coachen en ontwikkelen (niveau 3) Medewerkers begeleiden tot optimale prestaties, groei in hun functie en de verruiming van hun loopbaankansen. Voorziet hoe anderen zich ontwikkelen en anticipeert hierop. 1. Heeft oog voor de potentiële capaciteiten van de andere. 2. Stimuleert anderen hun competenties in te zetten en te vergroten. 3. Voorziet in de nodige persoonlijke ondersteuning bij het leerproces. 4. Zorgt voor aangepaste en nuttige opdrachten, formele opleiding of andere ervaringen. 5. Biedt de medewerker de mogelijkheid zich te ontwikkelen door taken en verantwoordelijkheden te delegeren die in beperkte mate hun grenzen verleggen. Richting geven (niveau 3) Medewerkers aansturen zodanig dat zij hun doelstellingen kunnen Bouwt een performant team om de lange termijn doelen te 1. Communiceert en verduidelijkt het beleid ten aanzien van de medewerkers. 2. Geeft aan verschillende medewerkers en in verschillende situaties op een aangepaste manier leiding. 3. Brengt een visie over die enthousiasme en betrokkenheid doet ontstaan. 4. Stimuleert open communicatie en overleg tussen de medewerkers. 5. Ontwikkelt een team met complementaire competenties en talenten. 5