Functiebeschrijving: administratief medewerker gemengde functie (m/v)

Transcriptie

1 functie (m/v) Graad Administratief medewerker (m/v) Functietitel Administratief medewerker gemengde functie (m/v) Doelstelling van de functie Verlenen van informatie en verwerken van vragen van interne en/of externe klanten en het uitvoeren van administratieve opdrachten. Hierdoor draagt u bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen. Plaats in het organogram Het OCMW Gent is opgedeeld in 4 departementen. Elk departement bestaat uit een aantal afdelingen en/of diensten en wordt geleid door een departementshoofd. Dit departementshoofd wordt bijgestaan door een aantal directeurs en/of stafmedewerkers. U werkt binnen één van de 4 OCMW-departementen. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende. U geeft geen leiding. Kernopdrachten U vervult hiervoor één of meer van volgende kernopdrachten. u zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en verzorgt een efficiënte dienstverlening aan interne en/of externe klanten die zich op de dienst aanbieden. Dit houdt onder meer in dat u: informatie geeft, vragen beantwoordt en mensen correct doorverwijst die zich persoonlijk op de dienst aanmelden telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt naar de correcte persoon documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt brieven, s en faxen beantwoordt en verwerkt conform de geldende huisstijl en richtlijnen ontvangsten afrekent en correct registreert Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart

2 u fungeert als dossierbeheerder voor de interne/externe klant. Dit houdt onder meer in dat u: dossiers toegewezen krijgt in functie van uw domeinspecifieke kennis de dossiers administratief controleert en vervolledigt de contacten legt die nodig zijn om uw dossiers optimaal op te volgen de correcte procedures toepast de dossiers doorgeeft aan de betreffende persoon/dienst en eventueel terugkoppelt naar derden u verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst. Dit houdt onder meer in dat u één of meer van volgende opdrachten vervult: de binnenkomende post en uitgaande post behandelen conform de geldende huisstijl en richtlijnen brieven, documenten, verslagen, dossiers, tijdschriften, enz. klasseren, archiveren en/of opvolgen de bezetting van de lokalen organiseren, vergaderingen beleggen en meehelpen bij het organiseren van kleine evenementen (het uitnodigen van genodigden, het reserveren van zalen, het voorzien van technisch ondersteuningsmateriaal, enz.) in opdracht van uw verantwoordelijke, dossiers administratief samenstellen ter voorbereiding van vergaderingen notuleren bij vergaderingen en/of verslagen maken na de vergaderingen de agenda van uw verantwoordelijke(n) (elektronisch) raadplegen en/of beheren voorstellen voor de Raad, het Vast Bureau en diverse bestuursorganen administratief opmaken, verwerken en/of opvolgen presentaties, affiches, flyers enz. (lay-out matig) opmaken, verspreiden en/of tijdig weghalen bestanden opmaken, aanvullen en/of actueel houden dienstgebonden gegevens verzamelen, controleren en hiervan overzichten opmaken de voorraden van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden beheren lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine, enz. oplossen of signaleren Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart

3 Aanvullende opdrachten Afhankelijk van de dienst waar u werkt, vervult u één of meer van volgende aanvullende opdrachten. u respecteert de privacy van de bewoner, gebruiker van lokaal dienstencentrum, bezoekers, personeelsleden, klanten, cliënten, enz. U gaat hierbij vertrouwelijk om met de verkregen informatie u zorgt voor de administratieve verwerking van de ontvangsten van uw dienst en de registratie van diverse uitgavendocumenten u helpt mee bij diverse opdrachten eigen aan de dienst (bijvoorbeeld folders verspreiden, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk van de opdracht legt u hiervoor ook de nodige contacten met OCMWdiensten en/of externe organisaties u levert een bijdrage tot het opmaken van de budgetvoorstellen en budgetwijzigingen u staat in voor de controle van de geleverde goederen/diensten met de corresponderende uitgavendocumenten u staat in voor het openen en sluiten van de gebouwen u zorgt voor een klantvriendelijke onthaalruimte (openings- en sluitingsuren uithangen, informatie ter beschikking stellen, instaan voor de aankleding van de onthaalruimte, enz.) u staat mee in voor de opleiding en/of begeleiding van collega s, stagiairs en/of vrijwilligers u verricht opdrachten inzake personeelsadministratie (tijdsregistratie, verlofregeling, registratie van ziektemeldingen, aanvragen voor opleiding, enz.) u verricht opdrachten inzake het ondersteunen van informaticagebruikers (oplossen en/of melden van problemen), u neemt deel aan het overleg van de gebruikers ondersteuners, u volgt leveringen en bestellingen van informaticamateriaal op, enz. u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega s om tot een positieve werksfeer te komen. U benadert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van uw dienst/departement proactief en stelt mogelijke oplossingen voor Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart

4 dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatieuitwisseling informatie-uitwisseling u volgt vormingen en opleidingen die relevant zijn voor uw werk u bent verantwoordelijk voor het beheer van de u toevertrouwde goederen, materiaal en materieel u staat in voor het basisonderhoud van het materiaal dat u ter beschikking wordt gesteld (bijvoorbeeld kantoormateriaal, werkmateriaal, een dienstvoertuig, machines, gereedschap, enz.) U meldt defecten aan de verantwoordelijke en vraagt specifiek materiaal tijdig aan wanneer u belast wordt met de inning van geringe dagontvangsten of wanneer u aangeduid werd om het kasboek bij te houden, handelt u conform het huishoudelijk reglement m.b.t. de procedure voor inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden van het OCMW Contacten Afhankelijk van de dienst waar u werkt, onderhoudt u contacten met: Intern/extern Persoon/dienst Omschrijving intern extern rechtstreeks leidinggevende(n) collega s medewerkers diverse OCMW-diensten externe organisaties/klanten/burgers ontvangen van instructies, werkoverleg, informatieuitwisseling, rapportering informatie-uitwisseling Competentieprofiel Organisatiecompetenties klantgericht handelen efficiënt werken resultaatgericht werken Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart

5 Competentieprofiel Competenties vastgelegd voor de functie rapporteren samenwerken probleemoplossend werken nauwkeurig werken PC-kennis hebben Overige competenties De opsomming is een aanbeveling en kan bij aanvang van een evaluatieperiode of bij een selectieprocedure worden gewijzigd of aangevuld met competenties uit het competentiehandboek van het OCMW Gent. assertief handelen stressbestendig optreden zich waardig en integer gedragen organiseren regelgericht werken zich flexibel opstellen technische vaardigheden beheersen Salarisschaal C1 C2 C3 Specifieke arbeidsomstandigheden u werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement u past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld u kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in de betreffende circulaire en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken Goedgekeurd in het secretarisbesluit van 19 maart