Functie- en competentieprofiel

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel 1. Identificatiegegevens Functiefamilie: Administratief personeel Functietitel: Administratief medewerker Afdeling: Algemene zaken Dienst: Burgerzaken 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van: Diensthoofd burgerzaken Geeft leiding aan: / 3. Doel van de functie De administratief medewerker registreert de aanwezigheid en bepaalde activiteiten van de inwoners van de gemeente met als doel een correcte toepassing van de wetgeving op de bevolkingsregisters en registers burgerlijke stand. 4. Resultaatsgebieden Generieke resultaatgebieden Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en effectieve werking van de dienst - Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering - Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier - Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling - Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten - Bewaking van de voortgang van dossiers - Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk) - Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers

2 Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de dienst optimaal ondersteund wordt - Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing, ) en mondelinge communicatie (telefonie) - Reserveren van zalen, zorgen voor catering - Bestellen van materiaal - Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen, - Werken met de meest courante softwarepakketten Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening - Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier - Geven van inlichtingen - Doorverwijzen van de klant indien nodig - Uitleg geven omtrent de procedure - Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures - Afleveren van de vereiste documenten - Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening - Constructief deelnemen aan het werkoverleg - Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement, - Formuleren van suggesties of verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben

3 Specifieke resultaatgebieden Uitvoeren van administratieve taken volgens de geldende voorschriften met het oog op het op punt houden van het bevolkings- en het vreemdelingenregister. - Opstellen en administratieve verwerking van aanvragen van identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten en strafregister; - Administratief werk in verband met inschrijvingen vreemdelingen en bijhouden vreemdelingenregister; - Administratief werk in verband met verplichte inentingen tegen poliomyelitis; - Administratief werk in verband met het bijhouden van het strafregister; - Administratieve verwerking bevolkingsboekhouding: aankomsten vertrekken, afleveren van de gevraagde identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten, strafregister; - woonstveranderingen, - Opstellen getuigschriften (woonst, nationaliteit, samenstelling gezin ) - Loketfunctie behandelen telefonische oproepen behandelen brieven en mailing, opzoekingen archief; - Opmaken van lijsten voor evenementendienst, seniorendienst, jeugddienst, OCMW. Het vastleggen van allerhande rechtsfeiten en rechtshandelingen door de beambte burgerlijke stand betreffende de staat van de personen zodat de officiële rechtsgrond van de burger kan vastgesteld worden. Dit omvat onder meer volgende taken: - Opmaken akten overlijdens, toelatingen vervoer en crematie, wilsbeschikkingen, euthanasie, orgaandonatie; - Opmaken akten geboorten, adoptie, erkenningen, nationaliteit, huwelijken en echtscheidingen; - Afleveren uittreksels uit de registers burgerlijke stand. Bijdragen tot het geven van informatie ten einde op een integere, correcte en objectieve wijze het respect van de burger te verzekeren. Dit omvat onder meer volgende taken: - Aanbieden van een correcte oplossing voor een probleem of het doorverwijzen indien nodig; - Waken over discretie bij vertrouwelijke dossiers; - Zich luisterbereid, klantvriendelijk en met de nodige zin voor verantwoordelijkheid opstellen

4 Opvolgen van de wetgeving met betrekking tot de vreemdelingenwetgeving, Burgerlijke Stand en het Rijksregister van natuurlijke personen om persoonlijke dossiers correct te kunnen beheren - Omzendbrieven lezen en opvolgen; - Documenten aanpassen en downloaden van de websites; - Contact onderhouden met betrokken diensten (Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, Dienst Vreemdelingenzaken en het parket van de procureur des Konings). 5. Competenties Inlevingsvermogen Leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega s, ) in Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n) Stelt zich dienstverlenend op voor interne en externe klanten Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid Speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Streeft naar klanttevredenheid Loyaal zijn Voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin Gaat ervoor om deze taken uit te voeren Gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie Vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten Toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Kwaliteitsvol werken Komt gemaakte afspraken na Stelt hoge eisen aan kwaliteit Evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen Stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is Voorkomt dat er fouten worden gemaakt Samenwerken Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na

5 Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Helpt anderen Stelt het gezamenlijk belang voor het eigenbelang Stelt zich positief en dynamisch op Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Zelfstandig werken Kan met de nodige instructies aan de slag Is stipt in het nakomen van afspraken Kan werken zonder externe controle Stuurt bij indien er fouten optreden Werkt taken volledig en tijdig af Flexibiliteit Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen Schriftelijk en mondeling communiceren Schrijft foutloos, helder en beknopt Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw Hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk Communiceert mondeling op een duidelijke, rustige en zekere manier Gebruikt een communicatiestijl die aangepast is aan de situatie(zakelijk, informatief, ) en de doelgroep Sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties Nauwgezetheid Komt gemaakte afspraken na Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig Houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking

6 Vaktechnische competenties Vakkennis Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Computerkennis MS Windows/Office(Word, Excel, Internet Explorer, Outlook, ) Wetgeving Gemeentedecreet: specifiek voor de functie burgerlijke stand bevolkingsboekhouding rijbewijzen vreemdelingenzaken - kieszaken Kennisniveau Grondig Goed Basis x x x