Selectieprocedure voor de functie van: Administratief medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten

Transcriptie

1 medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten Dienst, functie en wijze van invulling Dienst: verschillende diensten Functie: administratief medewerker (m/v/x) Salarisschaal: C1 C2 C3 Wijze van invulling: contractuele aanstelling met aanleg van drie wervingsreserves met pools. Een werfreserve voor - administratief medewerker - administratief medewerker (financieel medewerker) - administratief medewerker (baliemedewerker) Specifiek voor personen met een arbeidshandicap zal gelijktijdig maar een aparte selectieprocedure lopen, met aanleg van dezelfde 3 werfreserves. Deze oproep is ook gericht op toekomstige vacatures. Als je hier ook interesse voor hebt, moet je nu al deelnemen aan de selectieprocedures! Uiterste inschrijvingsdatum voor beide selectieprocedures: 26 oktober Aanwervingsprocedure: wie? Om via aanwerving te kunnen deelnemen aan de selectieprocedure heeft u: Op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure: OFWEL 1 jaar werkervaring als administratief medewerker (vrijwilligerswerk komt niet in aanmerking) OFWEL een diploma hoger secundair onderwijs OFWEL een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling ( OFWEL een ervaringsbewijs administratief medewerker volgens Om in aanmerking te komen voor de selectieprocedure voor personen met een arbeidshandicap moet u ook aan 1 van volgende voorwaarden voldoen: Ingeschreven zijn bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap; Erkend zijn door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding als personen met een handicap; In aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of voor een integratietegemoetkoming, die verstrekt wordt aan personen met een handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende tegemoetkomingen aan personen met een handicap; 1

2 Dienst, functie en wijze van invullingaanwer vingsprocedure: wie? In het bezit zijn van een attest dat uitgereikt is door de algemene directie Personen met een Handicap van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid voor het verstrekken van sociale en fiscale voordelen; Het slachtoffer zijn van een arbeidsongeval of van een beroepsziekte en een bewijs kunnen voorleggen van een blijvende arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% uitgereikt door het Vlaams Fonds voor Arbeidsongevallen, door het Fonds voor Beroepsziekten of door de Administratieve Gezondheidsdienst of zijn rechtsopvolger in het kader van de wet van 3 juli 1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector; Uw hoogste getuigschrift of diploma behaald hebben in het buitengewoon secundair onderwijs. Op het moment van aanstelling: Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie; De burgerlijke en politieke rechten genieten; Medisch geschikt zijn voor de functie; Voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht; Voldoen aan de vereisten over de taalkennis; Geslaagd zijn voor de selectieprocedure (zie verder); De anti-discriminatie verklaring onderschrijven. U moet het bewijs leveren dat u hieraan voldoet 2

3 Kandidatuurstelling: documenten en indiendatum Als u geïnteresseerd bent, solliciteert u ten laatste op 26 oktober 2016 via uw online sollicitatiedossier. Dit kan via de website Binnen de fiche vacatures kan u deze procedure opzoeken en solliciteren. Hiervoor dient u na het doorlopen van de sollicitatiewizard te klikken op de knop sollicitatie verzenden. Pas wanneer u een ontvangstbevestiging krijgt van uw sollicitatie voor deze specifieke vacature, bent u hiervoor ingeschreven. Aanvragen die om welke reden ook na 26 oktober 2016 worden ingediend, worden niet aanvaard. U schrijft zich nu in voor de selectieprocedure van administratief medewerker of administratief medewerker voor personen met een arbeidshandicap. Het is pas op het eerste selectie-onderdeel dat u uw keuze maakt voor één of meerdere van onderstaande functies waarvoor wervingsreserves worden aangelegd: - administratief medewerker - administratief medewerker (financieel medewerker) - administratief medewerker (baliemedewerker) Voeg volgende documenten aan uw persoonlijk online dossier toe: een duidelijk curriculum vitae dat melding maakt van de exacte data van tewerkstelling en van de functie-inhoud. De ervaringsvereiste wordt beoordeeld op basis van uw CV. Zorg ervoor dat u toelichting geeft bij uw ervaring (uitgebreide beschrijving van uw takenpakket), dat u exacte data meegeeft (jaartallen alleen volstaan niet) en dat al uw relevante beroepservaring terug te vinden is in uw CV. Het moet duidelijk vast te stellen zijn dat u aan de voorwaarden voldoet. EN OF een kopie van uw diploma hoger secundair onderwijs OF het attest/certificaat van de opleiding tot administratief medewerker OF het ervaringsbewijs administratief medewerker Voeg voor de selectieprocedure voor personen met een arbeidshandicap ook 1 van de vereiste attesten toe aan uw online sollicitatiedossier. Neem ten laatste op 26 oktober 2016 contact op met Sofie Jacobs, arbeidspsycholoog OCMW Gent op het nummer of per mail sofie.jacobs@ocmw.gent, om te bekijken welke aanpassingen u nodig heeft. 3

4 Selectieprocedure, gemeten competenties en contactpunten Beide selectieprocedures bestaan uit volgende selectie-onderdelen: DEEL 1 GEMEENSCHAPPELIJK NIVEAU EN/OF VAARDIGHEIDSDEEL: ELIMINEREND Dit deel bestaat uit een set van proeven waarbij een aantal competenties in kaart worden gebracht die relevant zijn voor functies die uitgeoefend worden op niveau C. Dit deel is eliminerend en heeft een positief of negatief eindresultaat. Als u een positief eindresultaat behaalt, nodigen we u uit voor deel 2. In dit deel duidt u uw keuze aan voor één of meerdere functies waarvoor wervingsreserves worden aangelegd. Deze keuze bepaalt het verdere traject voor deel 2. DEEL 2 FUNCTIESPECIFIEK DEEL: ELIMINEREND Dit deel bestaat uit een eliminerend vaardigheidsdeel en een eliminerend mondeling deel. Beide delen zijn afgestemd op de functies waarvoor u gekozen heeft. Als u interesse heeft voor meer dan één functie, doorloopt u een uitgebreider programma. 2.1 vaardigheidsdeel: eliminerend Dit deel bestaat uit een aantal opdrachten gelinkt aan de functie-inhoud en wordt aangevuld met een niet-eliminerende persoonlijkheidstest. Het vaardigheidsdeel is eliminerend en heeft een positief of negatief eindresultaat. Als u een positief eindresultaat behaalt, nodigen we u uit voor het mondelinge deel. 2.2 mondelinge deel: eliminerend In dit deel worden de motivatie en competenties beoordeeld door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, te bevragen. Eventueel moet u een rollenspel of case voorbereiden. Dit deel staat op 100 punten. U moet 60% behalen om te slagen voor de selectieprocedure. 4

5 Selectieprocedu re, gemeten competenties en contactpunten De volgende competenties worden voor de wervingsreserve van administratief medewerker en administratief medewerker - financieel gemeten tijdens de selectieprocedure: klantgericht handelen resultaatgericht werken samenwerken rapporteren probleemoplossend werken zich flexibel opstellen schriftelijk communiceren PC-kennis hebben organiseren nauwkeurig werken De volgende competenties worden voor de wervingsreserve van administratief medewerker loket en balie gemeten tijdens de selectieprocedure: klantgericht handelen resultaatgericht werken samenwerken probleemoplossend werken zich flexibel opstellen mondeling communiceren stressbestendig werken organiseren nauwkeurig werken Hieronder vindt u de functiebeschrijving terug. Voor meer informatie over de procedures, de arbeidsvoorwaarden en de functieinhoud kan u terecht bij de Dienst Selectie Stad Gent op het nummer of op vacatures@stad.gent, en ook bij het OCMW Gent kan u de nodige informatie bekomen op het nummer of via Dienst.Selectie@ocmw.gent. 5

6 administratief medewerker (m/v/x) Doelstelling van de functie Als administratief medewerker voert u administratieve opdrachten uit. U verleent informatie aan en verwerkt vragen van burgers of interne collega s. U levert een kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen. Plaats in het organogram De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers: persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu), grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te maken). Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze pijlers. U komt terecht in één van deze diensten. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende en geeft zelf geen leiding. Functie-inhoud Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een administratief medewerker: U bent dossierbeheerder. Dit houdt onder meer in dat u de aan u toegewezen dossiers controleert, verwerkt en vervolledigt. Om uw dossiers optimaal op te volgen legt u de contacten die nodig zijn en past u de correcte procedures toe. U koppelt op regelmatige basis terug naar uw leidinggevende, interne medewerkers en/of naar derden. 6

7 U verricht administratieve opdrachten voor uw dienst of departement. Dit wil zeggen dat u één of meer van volgende opdrachten vervult: u stelt brieven, s en faxen op of werkt deze uit, rekening houdend met de huisstijl en bepaalde richtlijnen u beantwoordt telefoonoproepen en schakelt eventueel door naar de correcte persoon u behandelt de binnenkomende en uitgaande post u klasseert, archiveert of volgt brieven, documenten, verslagen, dossiers, enz. op u reserveert lokalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine evenementen (genodigden uitnodigen, zalen reserveren, het voorzien van technisch ondersteuningsmateriaal, enz.) u stelt, in opdracht van uw verantwoordelijke, dossiers administratief samen ter voorbereiding van vergaderingen u notuleert en maakt verslagen op bij de vergaderingen u raadpleegt en beheert de agenda van uw verantwoordelijke(n) (elektronisch) u maakt presentaties, affiches, flyers, (lay-out matig) op, verspreidt deze en haalt deze tijdig weg. u maakt bestanden op en houd deze actueel u verzamelt en controleert dienstgebonden gegevens u beheert de bevoorrading van bv. kantoorbenodigdheden u lost lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine, op of signaleert deze U zorgt voor een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening. Dit houdt onder meer in dat u: informatie geeft, vragen beantwoordt en mensen correct doorverwijst telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt brieven, s beantwoordt en verwerkt ontvangsten afrekent en correct registreert U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bv. folders rondbrengen, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk van de opdracht legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe organisaties 7

8 Specifieke arbeidsomstandigheden U werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement. U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in de betreffende circulaire en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken administratief medewerker (financieel medewerker) (m/v/x) Doelstelling van de functie Als financieel administratief medewerker verwerkt u financiële gegevens. U staat in voor een klantvriendelijke en efficiënte verwerking en ondersteuning van de financiële stromen van één of meerdere entiteiten van Groep Gent. Plaats in het organogram De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers: persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu), grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te maken). Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze pijlers. U komt terecht in één van deze diensten. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende en geeft zelf geen leiding. 8

9 Selectieprocedu re, gemeten competenties en contactpunten Functie-inhoud Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een financieel administratief medewerker (m/v/x): Voor deze functie kan u één of meer van volgende kernopdrachten uitvoeren: u staat in voor de correcte en tijdige verwerking, controle, correctie en opvolging van de ontvangsten. U bent verantwoordelijk voor de tijdige inning van de ontvangsten. Indien nodig maant u debiteuren aan om de verschuldigde bedragen over te maken. U volgt hierbij de richtlijnen en de procedures die vanuit het Departement Financiën geformuleerd zijn. u staat in voor een correcte en tijdige verwerking van facturen (manueel of elektronisch) en/of andere uitgavendocumenten. U staat in voor de controle en volgt bij alle handelingen de richtlijnen en de procedures die vanuit het Departement Financiën geformuleerd zijn en u signaleert eventuele problemen. u staat in voor een tijdige en correcte betaalbaarstelling U kan fungeren als dossierbeheerder voor de klanten. Daarbij staat u onder meer in voor de uitvoering van de wettelijke loonsbeslagen, de opmaak en opvolging van het derdenbestand. U krijgt dossiers toegewezen die u administratief controleert en vervolledigt. Voor een optimale opvolging legt u de nodige contacten en past u de correcte procedures toe. Nadien geeft u de dossiers door aan de desbetreffende persoon/ dienst en koppelt u eventueel terug naar derden Als financieel administratief medewerker zijn er een aantal specifieke financiële taken U staat in voor onder andere het beheer van derdengelden, effectendossiers en legaten U staat in voor het boekhoudkundig verwerken van rekeninguittreksels U staat in voor de correcte en tijdige verwerking, controle, correctie en opvolging van de ontvangsten (al dan niet cash) en uitgaven (bestelbons, facturen, ) van de dienst. Indien nodig maant u debiteuren en crediteuren aan om de verschuldigde bedragen of documenten over te maken. U volgt hierbij de richtlijnen en de procedures die vanuit de eigen dienst/het departement en/of het departement Financiën geformuleerd zijn Daarnaast controleert u de geleverde goederen/ diensten met de uitgavendocumenten 9

10 U levert een bijdrage tot het opmaken van de budgetvoorstellen en -wijzigingen. Hierbij staat u in voor het verzamelen van alle nodige informatie en geeft u deze overzichtelijk weer. Dit doet u in overleg met uw verantwoordelijke/budgethouder volgens de richtlijnen van de eigen dienst/het departement en/of de dienst Budgettering U verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst/het departement. Dit houdt onder meer in dat u brieven, s en faxen opstelt en/of uitwerkt conform de geldende huisstijl en richtlijnen. U beantwoordt telefoonoproepen en/of schakelt door naar de correcte persoon. Daarnaast voert u nog tal van andere administratieve opdrachten uit zoals postbedeling, lokalenplanning, notuleren, agendabeheer, enzovoort U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bv. folders rondbrengen, hulp bieden bij specifieke acties, ). Afhankelijk van de opdracht legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe organisaties Specifieke arbeidsomstandigheden Als financieel administratief medewerker werkt u conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement. U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in de betreffende circulaire en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken 10

11 administratief medewerker (baliemedewerker)(m/v/x) Doelstelling van de functie Als baliemedewerker bent u het aanspreekpunt voor de burger of voor interne collega s. U geeft informatie, beantwoordt vragen en doet daarnaast administratieve opdrachten die gelinkt zijn aan de dienst. U levert een kwaliteitsvolle dienstverlening en u stelt zich steeds klantgericht op. Plaats in het organogram De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers: persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu), grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te maken). Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze pijlers. U komt terecht in één van deze diensten. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende en geeft zelf geen leiding. Functie-inhoud Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een baliemedewerker: Een klantvriendelijk onthaal is voor u een prioriteit. U zorgt voor een efficiënte dienstverlening aan klanten die de dienst bezoeken. In toeristisch gebonden diensten kan u de klanten in het Nederlands, Frans, Duits of Engels verder helpen. Dit betekent dat u: informatie geeft en vragen beantwoordt van klanten die zich op de dienst aanbieden de telefoon beantwoordt en eventueel doorschakelt documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of opvolgt s en brieven beantwoordt en verwerkt ontvangsten afrekent en correct registreert 11

12 U kan als dossierbeheerder fungeren voor klanten. U krijgt dan dossiers toegewezen die u administratief controleert en vervolledigt. U legt de contacten die nodig zijn en past de correcte procedures toe. U staat in voor administratieve opdrachten voor uw dienst of departement. Dit wil zeggen dat u werkt aan één of meer van de volgende opdrachten: u stelt brieven, s en faxen op of werkt deze uit, rekening houdend met de huisstijl en bepaalde richtlijnen u deelt de binnenkomende post uit en handelt de uitgaande post af u klasseert, archiveert of volgt brieven, documenten, verslagen, dossiers, tijdschriften, enz. op u belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine evenementen (u nodigt mensen uit, reserveert zalen, voorziet technisch materiaal, enz.) u maakt bestanden of databases op en vult deze aan de bevoorrading van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden u probeert lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine, enz. op te lossen of signaleert deze U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bijvoorbeeld folders verspreiden, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk van de opdracht legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe organisaties Specifieke arbeidsomstandigheden Als baliemedewerker werkt u tijdens de openingsuren van het loket (dit gebeurt meestal volgens een beurtrol tussen medewerkers) U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Dit om tegemoet te komen aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst waar u bent tewerkgesteld U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in het vademecum en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken 12