Functie- en competentieprofiel Administratief Medewerker

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel Administratief Medewerker 1. Identificatiegegevens Functietitel Dienst Afdeling Niveau Graad Administratief Medewerker Administratie C C1-C3 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van Diensthoofd Geeft leiding aan 3. Doel van de functie Administratief ondersteunen, behandelen en afhandelen van dossiers met betrekking tot de algemene werking van het OCMW en de dienstverlening aan de interne en externe cliënt. 4. Kernresultaatsgebieden 1. Instaan voor het beheren en zelfstandig afhandelen van administratieve takenpakketten of welbepaalde dossiers in het kader van de administratieve ondersteuning van de werking van de betrokken dienst. o Uitvoeren van een aantal boekhoudkundige taken o Registreren, verwerken en coördineren van allerlei administratie, facturatie en verwerking van gegevens. o Verzorgen van de briefwisseling en andere interne of externe communicatie o Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier o Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling o Controleren van afgewerkte dossiers o Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten o Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen o Klasseren van afgehandelde dossiers o Instaan voor het archiefbeheer

2 2. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening o Constructief deelnemen aan het werkoverleg o Meewerken aan projecten of processen die verschillende zorgdomeinen of diensten doorkruisen o Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van de taken, o Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening o Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben o Bekendmaken van en informeren over andere OCMW diensten 3. Meewerken aan de voorbereiding, de organisatie en de opvolging van interne vergaderingen en de vergaderingen van de bestuursorganen (Raad, ( VB, BCSD, BCWT, BOC) o Opmaken verslagen intern overleg o Agenda bijhouden o Verzorgen uitnodigingen o Opstellen notulen 4. Verwerken van inkomende en uitgaande briefwisseling teneinde deze snel op de juiste bestemming te krijgen. o Behandelen van de binnenkomende briefwisseling o Voorbereiden post o Frankeren o Aangetekende zendingen o Post gaan o Transport signat en verwerking 5. Uitvoeren van logistieke taken ter ondersteuning van een aangename en efficiënte werking o Voorbereiden vergaderingen o Koffie maken, voorraad keuken o Beheer reservatie lokalen o Kopies nemen o Economaat intern beheren o Klasseren en beheer archief 6. Informeren, doorverwijzen, helpen of begeleiden van de klant met het oog op een respectvolle en correcte dienstverlening o Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier o Geven van inlichtingen o Geven van een gemotiveerde uitleg, bvb. ook wanneer op een bepaalde vraag niet kan ingegaan worden o Doorverwijzen van de klant indien nodig o Uitleg geven omtrent de procedure o Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures o Afleveren van de vereiste documenten o Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt

3 7. Na bespreking met interne en externe betrokkenen en rekening houdend met de wet op de overheidsopdrachten uitvoeren van administratieve taken teneinde tot goede gunningbeslissingen te komen. o Verzamelen en verifiëren en verwerken van de nodige gegeven en adviezen o Offertes aanvragen o Bijdragen tot het opstellen van goed onderbouwde nota s en besluitvorming o Opvolgen van de offertes en zorgen voor briefwisseling ter zake 8. Na bespreking met interne en externe betrokkenen en rekening houdend met het vormingsreglement, uitvoeren van administratieve taken teneinde een efficiënte en correcte vorming uit bouwen binnen het OCMW o Verzamelen adviezen en noden inzake vorming via de nodige kanalen o Goedgekeurde vormingsaanvragen behandelen o Periodiek budgetten overlopen met financiële dienst o Vormingsplan opstellen en verslag periodiek voorleggen o Vormingsbehoefte in kaart brengen o Praktische uitvoering en opvolging van goedgekeurde vormingsaanvragen (reservaties ed.) o Vormingsverlof regelen o Nauwkeurig individueel overzicht bewaren van gevolgde en nog te volgen vormingen 9. Instaan voor ter beschikking stellen/verhuur woongelegenheden aan OCMW-cliënten (noodwoonst) en bejaarden (flats De Populier) en mede verantwoordelijk voor het goed beëindigen van de bewoning. (Ook m.b.t. verhuur garages en voogdijwoonst aan private personen) Dit omvat ondermeer volgende taken: o Verantwoordelijk voor opmaak huurcontract, huurvaststelling en -aanpassing en mogelijk huuropzegging, voldoen van verplichtingen inzake stellen huurwaarborg en registratie contracten o Verantwoordelijk voor opmaak van verklaring/huurcontract, plaatsbeschrijving en dit ter plaatse doornemen met cliënt o Administratie m.b.t. nutsvoorzieningen o Opmaak maandelijkse vorderingen o Opmaak van eventuele vordering bij vaststelling schade en/of tekorten bij einde bewoning o Mee waken over netheid van de woongelegenheden inclusief tuin, trapzaal, kelder) vooral bij begin/einde van bewoning o Voorraadbeheer en ter beschikking stellen van (meubels), huisraad en linnen, gordijnen, naamplaatjes, 10. Tijdens de ganse huurperiode optreden als een goed huisvader t.a.v. de verhuurder/huurder Dit omvat ondermeer volgende taken: o Verantwoordelijk voor onderhoud en herstellingen ten laste van de huurder (i.s.m. technische dienst) o Signaleren van schade, ten laste van de verhuurder (voor eigendommen van het OCMW) aan technische dienst o Ontvangst meldingen en klachten van verhuurder/eigenaar, bewoner, buren, huurder o Deze doorgeven aan collega s. technische of sociale dienst o Deze opvolgen en resultaat terugkoppelen naar melder

4 11. Meewerken aan de ontwikkeling en implementatie van de integrale kwaliteitszorg o Meewerken aan in het kaart brengen en optimaliseren van procedures o Toepassen van het kwaliteitshandboek o Aanbrengen van verbeterinitiatieven 12. Polyvalent meewerken aan diverse opdrachten binnen de eigen dienst (bvb. andere afdeling) of binnen andere diensten. o Indien nodig inspringen en taken van collega s overnemen zodat de diensten op een kwaliteitsvolle manier blijven doorlopen. 13. Voor een beperkte tijd administratieve ondersteuning bieden aan een van de diensten van het OCMW teneinde een continuïteit in de dienstverlening te kunnen garanderen. o Inspringen en taken van collega s op administratieve diensten van het OCMW overnemen bij afwezigheid zodat de diensten op een kwaliteitsvolle manier blijven doorlopen. o Aanleren van verscheidene administratieve taken binnen de OCMW werking o Ondersteuning verlenen aan het onthaal sociale dienst tijdens langdurige afwezigheid van één van de vaste baliemedewerkers o Back-up zijn deze voor alle administratieve diensten binnen het OCMW op basis van het continuïteitsplan. 5. Gedragscompetenties Integriteit werkt op een eerlijke en correcte manier kent en respecteert de algemeen aanvaardbare sociale en ethische waarden signaleert en/of bespreekt gedrag dat niet integer is houdt rekening met het beroepsgeheim streeft naar objectiviteit en een gelijke behandeling Loyaal inzetten voelt zich verbonden met het OCMW en de eigen rol of opdracht hierin gaat ervoor om de taken uit te voeren neemt verantwoordelijkheid op vertegenwoordigt het OCMW op een passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid werkt samen aan een positieve beeldvorming van het OCMW Respectvol samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen, zowel met interne als externe partners, diensten en zorgvoorzieningen leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid

5 Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van (interne) klanten in past de dienstverlening aan de individuele noden van de klant aan speelt in op wensen van klanten in lijn met de regels of afspraken handelt in het belang van de klant neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Mondeling communiceren formuleert helder en duidelijk hanteert een verstaanbare taal luistert actief, stelt de juiste vragen geeft correcte informatie of verwijst door naar de juiste persoon of dienst Schriftelijk communiceren schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw past taalgebruik aan de doelgroep aan hanteert een correct taalgebruik schrijft helder, beknopt en foutloos Nauwgezetheid komt gemaakte afspraken na controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig gaat secuur en minutieus te werk Flexibiliteit stuurt manier van werken of opdracht bij om het resultaat sneller en/of beter te kunnen bereiken speelt in op onverwachte of dringende zaken en gaat snel tot actie over kan overweg met diverse opdrachten en plotse veranderingen herkent weerstand en gaat hier gepast mee om is bereid om nieuwe zaken te leren en mee te groeien met veranderingen Zelfstandig werken kan met de nodige instructies aan de slag is stipt in het nakomen van afspraken kan werken zonder controle van anderen stuurt bij indien er fouten optreden werkt taken volledig en tijdig af Resultaatgericht werken werkt taken af binnen de verwachte tijd weet resultaten te behalen met de aanwezige middelen zoekt naar de meest optimale manieren en middelen om snel en vlot te kunnen werken grijpt in wanneer resultaten niet voldoen zet door bij tegenslag of problemen