Hoe formuleer ik meetbare doelstellingen en indicatoren?

Transcriptie

1 Hoe formuleer ik meetbare doelstellingen en indicatoren? H. Moerenhout dienst Integrale KwaliteitsZorg provinciebestuur Oost-Vlaanderen in opdracht van OBAC 1

2 Theoretisch kader Agenda BBC besluit Decreet planlastvermindering Doelstellingen in de praktijk Beleidsdoelstellingen Actieplannen Indicatoren Acties 2

3 (Kader)wetgeving: Wetgeving Gemeente, OCMW en provinciedecreet Besluit van de Vlaamse Regering van (BVR-BBC) Ministerieel Besluit van (MB-BBC) Wetgeving nog niet stabiel! Invloed van internationale regels! Startdatum BBC: 1 januari

4 Basisprincipe 4

5 Beleidscyclus De beleidscyclus is een continu en systematisch proces waarbij: strategische keuzes worden gemaakt over de toekomst opstellen van beleidsdoelstellingen en actieplannen (beleidsplanning) werkwijze en middelen vastgelegd om deze toekomst te realiseren uitvoeren van de doelstellingen door middel van acties (beleidsuitvoering) PLANNEN Beleids planning DOEN Beleids uitvoering wordt vastgelegd hoe de realisatie wordt gemeten opvolgen in welke mate de doelstellingen al dan niet gerealiseerd zijn (beleidsevaluatie) door middel van indicatoren Beleids Bijsturing Beleids Evaluatie wordt vastgelegd hoe er bijgestuurd moet worden acties formuleren om bij te sturen (beleidsbijsturing) AANPASSEN CONTROLEREN 5

6 Beleids- en Beheerscyclus PLAN DOEN Beleidsplanning MJP Budget Beleids Planning Beleids uitvoering Beleidsuitvoering en monitoring Boekhouding Budgethouderschap AANPASSEN Beleids Bijsturing Beleids Evaluatie CONTROLE Beleidsbijsturing Aanpassing MJP Budgetwijziging Beleidsevaluatie Jaarrekening Organisatiebeheersing en audit 6

7 Basisprincipe vertaald 7

8 Concept BBC Strategie Financieel evenwicht? Beleidsdoelstellingen Verantwoordelijken Input (Middelen) Activiteiten (Actieplannen) Output (Resultaat) Effecten Algemene financiering 11 en 31/01/2013 Financiële vertaling Omgeving 8

9 Beleids- en beheerscyclus invullen Hoog planningsniveau Strategische planning Strategische nota Meerjarenplan Operationele planning Beleidsnota Bij budget 2014 Act. 1 Act. 2 Act. 3 Act. 4 Act. 5 Missie Visie Beleidsdoelstellingen Operationele Actieplannen doelstellingen Indicatoren Acties Beleidsdoelstellingen zijn de uitdrukking van de belangrijkste beleidsaccenten op lange termijn Act. N. Actieplannen maken concreet op welke wijze en voor welke doelgroepen op kortere termijn het bestuur een wezenlijke bijdrage wenst te realiseren Acties specificeren hoe de uitvoering zal gebeuren en de indicatoren meten de resultaten Laag planningsniveau 9

10 PERMANENTE MONITORING EN RAPPORTERING Beleidsrapporten Meerjarenplan Budget Financiële cyclus Financiële nota Financiële nota Beleidscyclus Strategische nota Beleidsnota Meerjaarlijks Jaarlijks Bestuursbalans 10

11 Planlastvermindering Doelstelling Planlasten op de besturen verminderen door: de sectorale plannen te verwerken in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten te halen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies 11

12 Vlaamse Beleidsprioriteiten en deelrapportagecodes 1. Sociale cohesie LIBVBP01 2. Taalbeleid LIBVBP02 3. Toegankelijkheid gemeentelijke diensten en voorzieningen LIBVBP03 4. Toegankelijkheid niet-gemeentelijke organisaties & voorzieningen LIBVBP04 5. Beleidsparticipatie doelgroep LIBVBP05 12

13 Proces voor toekenning De Vlaamse regering maakt de Vlaamse beleidsprioriteiten kenbaar aan de besturen evenals de hoogte van het subsidiebedrag De besturen maken hun strategische meerjarenplanning op en nemen daarin *beleidsdoelstellingen en actieplannen op om mee te werken aan de realisatie van de Vlaamse beleidsprioriteiten De besturen bezorgen ABB de digitale *rapportering van hun meerjarenplan * dmv deelrapportagecodes 13

14 Proces voor toekenning De Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde *informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de geplande beleidsdoelstellingen en actieplannen De SA berichten uiterlijk op 30 april de besturen over de aanvaarding van hun subsidie-aanvraag Dit proces kan om de 3 jaar hernomen worden * dmv deelrapportagecodes 14

15 Evaluatie toegekende subsidie De besturen maken hun jaarrekening op Uiterlijk op 31 juli bezorgen de besturen ABB de digitale rapportering van hun jaarrekening Vlaamse sectorale administraties (SA) halen de benodigde *informatie uit de datawarehouse van ABB De SA evalueren de gerealiseerde beleidsdoelstellingen en actieplannen * dmv deelrapportagecodes 15

16 VLAAMSE OVERHEID GEMEENTE Datawarehouse Registratiesysteem (Boekhouding) Deelrapportagecodes MJP Budget Jaarrekening MARAP Datawarehouse Deelrapportagecodes Sectoraal plan 1 Sectoraal plan 2 Uitvoering SP 1 Uitvoering SP 2 Gemeente X OCMW Y Gemeente X OCMW Y 16

17 Principe van verwijzingen en deelrapportagecodes 17

18 Functionele indeling Belang van de indeling in beleidsvelden Is verplicht in financiële rapporten omwille van de rapportageverplichting van de Vlaamse overheid aan de EU Bepaalt de indeling van de beleidsrapporten Gevolg voor beheer van subsidies: Aanvraag: onderdeel van strategische planning Opvolging ontvangsten en uitgaven Rapportage 18

19 Functionele indeling Beleidsdomeinen Beleidsvelden Beleidsitems Beleidsveld: een verzameling van producten, activiteiten en middelen die zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar en samenhangend geheel vormen gestandaardiseerd, vastgelegd in het ministerieel besluit 19

20 Functionele indeling en Integratie Beleidsvelden Integratie 0902 Integratie van personen met vreemde afkomst 0622 Woonwagenterreinen!! Deze kunnen elk maar in één beleidsdomein opgenomen worden!! 20

21 Functionele indeling Beleidsdomeinen Beleidsvelden Beleidsitems Beleidsdomein: een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen vrij te bepalen door het bestuur beleidsdomeinen bepalen de functionele indeling in de beleidsrapporten onder meer belangrijk voor de toekenning van autorisatie (kredieten) 21

22 Functionele indeling Beleidsdomeinen Beleidsvelden Beleidsitems Beleidsitem: een onderverdeling van een beleidsveld vrij te bepalen door het bestuur 22

23 Functionele indeling Beleidsdomeinen Relaties: Beleidsvelden Beleidsitems N beleidsvelden => 1 beleidsdomein N beleidsitems => 1 beleidsveld 23

24 Praktijk 24

25 Planmatig beleid en strategisch management Van input- naar outputsturing: Niet: hoeveel middelen gaan we gebruiken om? Maar: 1. Welke resultaten of effecten (output) willen we behalen? 2. Welke middelen (input) kunnen we daarvoor inzetten? 25

26 Planmatig beleid en strategisch management Planmatig (of outputgestuurd) beleid gebeurt door een strategische planning waar men stuurt op hoofdlijnen Een goede strategische planning bestaat uit SMART geformuleerde doelstellingen en actieplannen 26

27 Planmatig beleid en strategisch management Doelstellingen WAT Prioritaire beleidsdoelstellingen sturing op hoofdlijnen (WELK effect?) externe communicatie en zichtbaarheid beperking in aantal is een noodzaak Beleidsdoelstellingen Actieplannen Acties WAT/HOE HOE 27

28 Planmatig beleid en strategisch management De bestuursactiviteiten worden dus weergegeven in: Prioritaire beleidsdoelstellingen Overige beleidsdoelstellingen Overig beleid Niet in doelstellingen opgenomen verrichtingen 28

29 Planmatig beleid en strategisch management Prioritaire beleidsdoelstellingen Beleidsbepaling is het recht van de raad Selectie PBDS door de raad Expliciete rapportering in de beleidsrapporten 29

30 Planmatig beleid en strategisch management Overig beleid Geen expliciete rapportering in de beleidsrapporten Enkel de financiële weerslag Overzicht van alle beleidsdoelstellingen moet beschikbaar zijn voor raadsleden, personeel, burgers, 30

31 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: (1) Een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of effect meetbaar gemaakt 31

32 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: (2) Een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven 32

33 Planmatig beleid en strategisch management Beleidsdoelstelling bestaat uit: (3) De raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking geeft 33

34 Planmatig beleid en strategisch management In de planningsfase Per beleidsdoelstelling: 3 vragen Wat willen we bereiken? Vooropgesteld resultaat ( of effect) Wat gaan we daarvoor doen? Actieplannen (incl. realisatietermijn) Wat zijn de financiële gevolgen? Realistische raming van de uitgaven en ontvangsten per jaar 34

35 Doelstellingen-niveaus 35

36 Doelstellingen in de beleidsdocumenten 36

37 Voorbeeld beleidsdoelstellingen tot op actieniveau met deelrapportage-systematiek link beleidsvelden met beleidsdoelstellingen_integratie.xlsx 37

38 Hoe formuleer ik meetbare doelstellingen en indicatoren? 38

39 Definitie Beleidsdoelstellingen Beleids- of strategische doelstellingen verduidelijken wat het bestuur cruciaal vindt om op (middel)lange termijn te realiseren zowel in haar relatie tot de externe, maatschappelijke omgeving als tot interne factoren; Beleidsdoelstellingen zijn een uitdrukking van de belangrijkste beleidsaccenten voor een planperiode van de volledige legislatuur. Ze vinden hun grondslag in het beleidsprogramma en worden onderbouwd door een SWOT-analyse. Beleidsdoelstellingen worden algemeen geformuleerd in functie van de rapporterings- en sturingsbehoeften van het bestuur Kenmerken: Leggen de klemtoon op de bestaansredenen en prioriteiten van het bestuur: Welke opdracht hebben we te vervullen? Wat zijn onze prioriteiten? Welke impact of effect wenst het bestuur te hebben op de omgeving? De prioritaire beleidsdoelstellingen zijn in hoofdzaak een instrument voor het prioritiseren van beleid en zijn bijgevolg beperkt in aantal Zijn een essentiële component voor het sturen, opvolgen en bijsturen van het bestuur Op basis van de missie/visie, omgevingsanalyse, interne analyse of analoog 39

40 SMART Bdoel-bouwer Specifiek: duidelijkheid, wat gaat men aanpakken? (Meetbaar: op weg naar het doel heeft men navigatie nodig) Actief: hoe aanpakken met de focus op maximaal effect Realistisch: hou de uitdaging onder controle (en gebruik indicatoren) (Tijd: voor meer duidelijkheid) Onderwerp actief werkwoord geeft de richting aan (voor xy % of met qr eenheden) door acties met middelen (M&M) voor doelgroep(en) (te starten op start met evaluatie iedere frequentie meting en tegen einddatum) 40

41 SMART formuleren BDen Specifiek Concreet, volledig, nauwkeurig aangegeven richting Doelgroep bepalen In lijn met de visie, missie, SWOT-analyse van het bestuur Meetbaar Beleidsdoelstellingen zijn onrechtstreeks meetbaar via de realisatie van actieplannen of met een effectindicator In de beleidsdoelstelling wordt een richting aangegeven (vb. verminderen, verbeteren, in stand houden,..) Aanvaard Beleidsdoelstellingen moeten goedgekeurd zijn op zowel ambtelijk als politiek niveau De beleidsdoelstellingen worden bij voorkeur gedragen binnen alle geledingen Realistisch Een beleidsdoelstelling is tegelijk voldoende uitdagend als realistisch Er is een evenwicht tussen de uitdaging en de capaciteit waarbij de risico s verbonden aan een doelstelling beheersbaar zijn Het bestuur moet effectief impact hebben en bevoegd zijn voor het vooropgestelde doel Tijdsgebonden Beleidsdoelstellingen richten zich naar een volledige legislatuur In de regel vanaf het begin van de legislatuur en tot het einde van de legislatuur tenzij uitdrukkelijk anders vermeld 41

42 Valkuilen en tips bij BDen Valkuilen Vage BDen zijn moeilijk te vertalen Impact (bevoegdheid) bestuur niet duidelijk Overlapping beoogde effecten Tegenstrijdige BDen Gevolgen BDen op andere diensten niet gekend Geen administratieve consensus Geen politiek draagvlak Verwarring met APl en acties Te veel Bden Tips Maak de BDen zo duidelijk mogelijk, dit is beter voor de APl Organiseer structureel overleg voor de doelstellingen met raakvlakken met andere entiteiten Organiseer intern structureel overleg over inhoud en impact Organiseer overleg met het politiek niveau Probeer het aantal BDen te beperken: stel prioriteiten Voorzie voldoende opleiding en informatie: communiceer Voorzie een vormelijke kwaliteitscontrole 42

43 Actieplannen Definitie Een actieplan maakt concreet op welke wijze en voor welke doelgroep(en) het bestuur op korte termijn een wezenlijke bijdrage wil leveren in de realisatie van een beleidsdoelstelling Kenmerken De resultaten van het actieplan moet bijdragen tot het effect die de gekoppelde beleidsdoelstelling nastreeft Het actieplan drukt uit op welke manier (middelen, doelgroep, doelgebied, termijn) gewerkt wordt naar het effect van de BD toe: het antwoord op de WAT vraag De link met de beleidsdoelstelling moet duidelijk en aanwijsbaar zijn Korte tot middellange termijn Iedere actieplan moet meetbaar zijn waardoor rapportering mogelijk wordt Een actieplan wordt SMART-geformuleerd 43

44 SMART Actieplan-bouwer Specifiek: duidelijkheid, wat gaat men aanpakken? Meetbaar: op weg naar het doel heeft men navigatie nodig Actie: hoe aanpakken met de focus op maximaal effect Realistisch: hou de uitdaging onder controle en gebruik indicatoren Tijd: voor meer duidelijkheid in functie van de indicatoren Onderwerp actief werkwoord voor xy % of met qr eenheden door acties met middelen (M&M) voor doelgroep(en) te starten op startdatum met evaluatie iedere frequentie meting en tegen einddatum 44

45 SMART formuleren Actieplan Specifiek Concreet, volledig, nauwkeurig geformuleerd doel De doelgroep en het resultaat of de prestaties zijn ondubbelzinnig Actieplannen zijn gekoppeld en geformuleerd in lijn met 1 bepaalde beleidsdoelstelling Meetbaar Aanvaard In de actieplannen wordt een expliciet meetbaar resultaat aangegeven Er is bij voorkeur een valide en betrouwbaar meetinstrument beschikbaar waardoor actieplannen kunnen opgevolgd en geëvalueerd worden tegenover een vooropgestelde streefwaarde Actieplannen worden gedragen zowel op politiek als ambtelijk niveau Om een krachtig sturingsinstrument te zijn, moeten actieplannen gedragen worden binnen de organisatie Realistisch Een actieplan is tegelijk voldoende uitdagend als realistisch. Er is een evenwicht tussen de uitdaging en de capaciteit waarbij de risico s verbonden aan de activiteiten beheersbaar zijn Het bestuur heeft voldoende impact op het beoogde resultaat en is er bevoegd voor Tijdsgebonden De realisatie van een actieplan is gericht op korte termijn, met name het budgetjaar Het actieplan is afgebakend in de tijd 45

46 Valkuilen en tips bij APlen Valkuilen Moeilijk meetbaar: geen info beschikbaar Onduidelijk door vakjargon Geen koppeling met BD Teveel actieplannen; lijkt meer op een jaarplanning Gevolgen actieplannen op interne organisatie niet gekend Geen administratieve consensus Geen politiek draagvlak Verwarring met acties Tips Maak het actieplan SMART Formuleer de kritische succesfactor om het effect van de BD te bereiken Beperk de actieplannen in aantal en kies voor haalbare scenario s Organiseer intern structureel overleg over inhoud en impact Organiseer overleg met het politiek niveau Voorzie voldoende opleiding en informatie: communiceer Voorzie een vormelijke kwaliteitscontrole 46

47 Verschillen beleidsdoelstellingen en actieplannen Beleidsdoelstellingen Actieplannen Gericht op lange termijn: legislatuur Rechtstreeks meetbaar via effectindicator of onrechtstreeks via de realisatie van actieplannen; Gericht op een organisatieonderdeel of beleidsdomein Beleidsdoelstellingen worden opgesteld voor de duur van de legislatuur Beleidsdoelstellingen streven effecten na WELK effect na te streven? Gericht op korte termijn: budgetjaar Meetbaar d.m.v. indicatoren tov streefwaarden van de specifieke resultaten; Concreet gericht op de beleidsdoelstelling Actieplannen worden gepland voor elk jaar maar zijn jaarlijks aanpasbaar Actieplannen drukken na te streven resultaten/ prestaties uit WAT uit te voeren? HOE zijn eerder acties 47

48 Indicatoren Indicatoren = gegevens die informatie verschaffen over een bepaald aspect en/of onderdeel van de beleids(uit)voering in een organisatie Indicatoren = elementen voor het systematisch verzamelen van gegevens in functie van sturing op output het besluitvormingsproces 48

49 Indicatoren bepalen Indicatoren kunnen handelen over verschillende aspecten van het organisatieproces achter het beleidsinstrument (de actie) 49

50 Indicatoren bepalen Indicatoren kunnen ook geformuleerd worden op andere niveaus dan procesniveau 50

51 Indicatoren bepalen 51

52 Voeren van sensibilis atiebeleid Milieubarometer opgemaakt Werkingskost/opbrengst containerpark milieuklachten Deelname aan milieuraad Fractie restafval

53 Indicatoren Definitie Een indicator is een grootheid (variabele) die kwantitatieve en meetbare informatie uitdrukt m.b.t. het behalen van doelstellingen Een indicator geeft objectieve en consistente informatie De streefwaarde (norm) is het gewenste resultaat dat men nastreeft. De indicator is een uitdrukking van de feitelijke situatie, het werkelijk bereikte resultaat tov de streefwaarde Kenmerken Meerdere types zijn mogelijk, zoals input-, activiteit/proces-, output- of effectindicator De link met de doelstelling of het actieplan moet duidelijk en aanwijsbaar zijn Belangrijke elementen zijn betrouwbaarheid, validiteit en causaliteit Indicatoren worden SMART-geformuleerd Zijn een middel, geen doel op zich: te gebruiken om te sturen 53

54 SMART formuleren van indicatoren Specifiek Indicatoren zijn concreet, volledig, nauwkeurig geformuleerd Indicatoren zijn gekoppeld aan 1 bepaald actieplan/acties Meetbaar Aanvaard De indicator wordt gemeten aan de hand van een nauwkeurige formule, beslissingsschema De gegevens zijn beschikbaar of kunnen beschikbaar gesteld worden tegen een redelijke inspanning Indicatoren worden gedragen zowel op politiek als ambtelijk niveau Indicatoren dienen om bij te sturen en niet om te evalueren Realistisch De streefwaarden zijn tegelijk voldoende uitdagend als realistisch. Er is een evenwicht tussen de uitdaging en de capaciteit waarbij de risico s verbonden aan het actieplan beheersbaar zijn. Tijdsgebonden De indicatoren worden gemeten op korte termijn, met name het budgetjaar met indien mogelijk een opsplitsing per kwartaal 54

55 Acties Definitie: Een actie is een vertaling van de wijze waarop het actieplan concreet wordt uitgevoerd WAT moet er precies gebeuren HOE de vooropgestelde resultaten/prestaties realiseren? Is een handeling een activiteit Wordt uitgevoerd op een bepaald moment (project) of met een bepaalde frequentie (proces) Kenmerken: Altijd gekoppeld aan een actieplan SMART-geformuleerd 55

56 Conclusie BD 0 BD 1 Strategische planning Sturen op lange termijn Ind Ind AP 0.1. AP 1.1. AP 1.2. Ind Ind Ind Operationele planning Actie Actie Actie Actie Actie Actie Ind Ind Ind 56

57 Samengevat Beleidsdoelstelling Actieplan Indicator S per beleidsdomein of organisatiebreed per beleidsdoelstelling per actieplan, eventueel ook voor beleidsdoelstellingen M algemeen geformuleerd: minimum van toepassing op het volledige beleidsdomein concreet geformuleerd: slechts van toepassing op 1 onderwerp/dienst geformuleerd a.d.h.v. een nauwkeurige definitie en formule geformuleerd in effecten geformuleerd in resultaten concrete, kwantificeerbare gegevens; feiten en cijfers A R T de BD geeft een duidelijke richting aan gekoppeld aan de beleidsverklaring en zowel politiek goedgekeurd als administratief aanvaard haalbaar geformuleerd, binnen het bevoegdheidsdomein van het bestuur de BD is geformuleerd op lange termijn (+- zes jaar) het actieplan geeft een duidelijke prestatie aan gekoppeld aan de beleidsdoelstelling en zowel politiek goedgekeurd als administratief aanvaard haalbaar geformuleerd, binnen het bevoegdheidsdomein van het bestuur en de kantlijnen van de beleidsdoelstelling het actieplan is geformuleerd voor de korte/middellange termijn de indicator geeft aan in welke mate de doelstelling gerealiseerd wordt gekoppeld aan het actieplan en /of de beleidsdoelstelling en aanvaard binnen de uitvoerende organisatie haalbaar geformuleerd, binnen het bevoegdheidsdomein van het bestuur en een reële weergave van het resultaat de indicator is geformuleerd op de kortste termijn 57

58 Vragen 58