Kwaliteitsplanning 2016

Transcriptie

1 Kwaliteitsplanning 2016 Lokale dienstencentra OCMW Brugge Ganzenstraat Brugge

2 Lokale dienstencentra Ganzenstraat BRUGGE Van toepassing op de lokale dienstencentra van het OCMW Brugge KWALITEITSPLANNING Datum van opmaak maart 2016 Project 1 Project 2 Project 3 Permanente en/of occasionele samenwerkingsverbanden Een gestandaardiseerd sjabloon ontwikkelen voor de opmaak van een samenwerkingsovereenkomst Informatiekanalen Opmaken en integreren van een Facebookpagina Vrijwilligerswerking A/ Uitvoeren van een tevredenheidsscan bij de vrijwilligers B/ Uitschrijven van de nieuwe vrijwilligersprocedure 1

3 Projectfiche 1 Permanente en/of occasionele samenwerkingsverbanden Een gestandaardiseerd sjabloon ontwikkelen voor de opmaak van een samenwerkingsovereenkomst Thema en verantwoording: Het lokaal dienstencentrum werkt, indien nodig, samen en maakt afspraken met externe relevante factoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten. Om een goede samenwerking te optimaliseren kiezen we ervoor om bestaande samenwerking te overzichtelijk samen te vatten in een gestandaardiseerd document. Hierin staan de gemaakte afspraken beschreven en zullen de aanwezige samenwerkingsverbanden gedigitaliseerd worden in een overkoepelend overzicht. Acties/projecten: Bestaande samenwerkingsovereenkomsten, intern en extern, in kaart brengen Ontwikkelen van een gestandaardiseerd document om nieuwe en potentiële samenwerkingen schriftelijk vast te leggen. Opmaken van een opvolgsysteem om op regelmatige basis de lopende samenwerkingsverbanden op te volgen, te evalueren en indien nodig bij te sturen. Doelstellingen: Creëren van een gestructureerd en actueel overzicht, overkoepelend en per dienstencentrum, waarin zowel permanente als occasionele samenwerkingsverbanden in worden opgenomen. Een transparanter en meer uniform beleid rond zowel interne als externe samenwerkingen Op een systematische manier de samenwerkingsverbanden evalueren en bijsturen. Doelgroep: Interne en externe samenwerkingsverbanden Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra Procesverantwoordelijke: verantwoordelijke kwaliteit en zorg Betrokken partijen: interne en externe samenwerkingsverbanden, centrumverantwoordelijken 2

4 Traject: Actie Betrokkenen Timing - Bestaande samenwerkingsverbanden in kaart brengen - Ontwikkelen van een gestandaardiseerd document - Opmaken van een opvolgsysteem - Verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Centrumverantwoordelijken - Verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Verantwoordelijke kwaliteit en zorg Afronding: mei Juni - september 2016 Najaar 2016 Afronding: november en december Middelen Hiervoor hoeven geen extra middelen worden vrijgemaakt. Evaluatie en opvolging project: Diensthoofd dienstencentra Verantwoordelijke kwaliteit en zorg Communicatie: Verantwoordelijke kwaliteit en zorg rapporteert aan het diensthoofd Centrumverantwoordelijken rapporteren aan de verantwoordelijke kwaliteit en zorg Diensthoofd rapporteert indien nodig aan interne en externe samenwerkingsverbanden 3

5 Projectfiche 2 Informatiekanalen Opmaken en integreren van een Facebookpagina Thema en verantwoording: Het lokaal dienstencentrum beschrijft en versterkt op een voor de gebruiker verstaanbare manier zijn aanbod en voert hierover een aangepaste communicatie met de doelgroepen en de potentiële doelgroepen en verwijzers. Naast het aanbod van 10 algemeen - informatieve activiteiten biedt het dienstencentrum op minstens 3 andere wijzen informatie aan aan de bewoners van de lokale gemeenschap. Naast de bestaande informatiekanalen zoals het tijdschrift het Balsemboomblad, affiches, brochures, website blijven we op zoek gaan naar media waarmee we een breed publiek kunnen bereiken. De digitale mogelijkheden van communicatie en bekendmaking blijven verder evolueren. Met de lokale dienstencentra willen we ook deze evolutie verder blijven opvolgen en nagaan waar wij met de programmatie aansluiting kunnen vinden op deze vormen van communicatie. Acties/projecten: Ontwikkelen van een eigen Facebookpagina, overkoepelend voor de verschillende lokale dienstencentra. Ontwikkelen van een opvolgsysteem om de permanentie te verzekeren omtrent de eindredactie van de Facebookpagina. Organiseren van interne vorming voor de centrumverantwoordelijken naar beheer module voor de eindredactie van de Facebookpagina Voorstellen en laten goedkeuren door het OCMW beleid (bijzonder Comité en secretariaat) Integreren en bekend maken van de pagina bij het grote publiek. Doelstellingen: Door het gebruik van Facebook, nieuwe en potentiële bezoekers of doelgroepen bereiken die nu nog niet vertrouwd zijn met de werking van de dienstencentra. Doelgroep: Nieuwe en potentiële gebruikers en doelgroepen Huidige bezoekers en gebruikers Het OCMW Brugge Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra Procesverantwoordelijke: werkgroep communicatie Betrokken partijen: secretariaat OCMW Brugge, dienst ICT en centrumverantwoordelijken 4

6 Traject: Actie Betrokkenen Timing - Ontwikkelen van een Facebookpagina - Ontwikkelen van een opvolgsysteem - Werkgroep communicatie - Dienst ICT Afronding: juni - Werkgroep communicatie Afronding: juni - Organiseren van interne vorming - Werkgroep communicatie Afronding: juni - Voorstelling en goedkeuring - Secretariaat OCMW Brugge - Dienst ICT - Integreren en bekendmaking - Werkgroep communicatie - Secretariaat OCMW Brugge Najaar 2016 Afronding: september Najaar 2016 Afronding: oktober Middelen De werkgroep communicatie komt samen tijden de werkuren en krijgt hiervoor max. 8 uur per maand. Voor de verdere ontwikkeling hoeven geen extra middelen worden vrijgemaakt. Evaluatie en opvolging project: Diensthoofd dienstencentra Werkgroep communicatie Secretariaat en ICT-dienst OCMW Brugge Communicatie: Werkgroep communiceert naar het diensthoofd en centrumverantwoordelijken Diensthoofd communiceert naar Secretariaat, dienst ICT en OCMW beleid OCMW Beleid en dienstencentra communiceren naar het grote publiek 5

7 Projectfiche 3 A Informatiekanalen Uitvoeren van een tevredenheidsscan bij de vrijwilligers Thema en verantwoording: Het lokaal dienstencentrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking. Het LDC streeft naar een evenwichtige inschakeling van vrijwilligers. Het LDC is er voor en door de gebruiker; vrijwilligers zijn een middel en doel op zich. Vrijwilligers zijn een verrijking, geen besparing of verarming. Vrijwilligerswerk moet een meerwaarde bieden aan beide partijen: dus zowel aan de dienst als aan de vrijwilliger zelf. Gedurende het werkjaar 2015 werden de eerste stappen gezet in het uitwerken van een nieuw vrijwilligersbeleid. Om uiteindelijk te komen tot een volledig nieuw uitgewerkt kwaliteitssysteem willen we hier een bottom-up verhaal schrijven, vertrekkend vanuit alle betrokken partijen. Acties/projecten: Opmaken van een tevredenheidsonderzoek Uitvoeren van een representatief tevredenheidsonderzoek bij de vrijwilligers van de lokale dienstencentra Verwerken van de resultaten tot een representatieve evaluatie als basis voor het uitschrijven van de vernieuwde vrijwilligersprocedure. Doelstellingen: Een duidelijk beeld krijgen omtrent de tevredenheid van de vrijwilligers binnen de werking Creëren van een voldoende groot draagvlak bij de vrijwilligers doelgroepen zodat de nieuwe procedure vrijwilligerswerking voldoende gedragen wordt. Doelgroep: Huidige vrijwilligers dienstencentra Nieuwe en potentiële vrijwilligers Medewerkers dienstencentra Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra Procesverantwoordelijke: centrumverantwoordelijke en stagiair Ter Leyen en de verantwoordelijke kwaliteit en zorg Betrokken partijen: werkgroep vrijwilligers en professionele medewerkers dienstencentra 6

8 Traject: Actie Betrokkenen Timing - Opmaken van een tevredenheidsonderzoek - Uitvoeren van een representatief tevredenheidsonderzoek - Stagiair Ter Leyen - Centrumverantw. Ter Leyen - Verantw. kwaliteit en zorg - Werkgroep vrijwilligers - Stagiair Ter Leyen - Vrijwilligers alle dienstencentra - Verwerken van de resultaten - Stagiair Ter Leyen - Verantw. kwaliteit en zorg Afronding: maart Afronding: april Afronding: mei Middelen Hiervoor hoeven geen extra middelen worden vrijgemaakt. Evaluatie en opvolging project: Centrumverantwoordelijke Ter Leyen en stagiair Verantwoordelijke kwaliteit en zorg Werkgroep vrijwilligers Diensthoofd dienstencentra Communicatie: Centrumverantwoordelijke Ter Leyen communiceert naar het diensthoofd Verantwoordelijke kwaliteit en zorg communiceert naar de werkgroep vrijwilligers Werkgroep vrijwilligers koppelt terug naar de centrumverantwoordelijken 7

9 Projectfiche 3 B Vrijwilligerswerking Uitschrijven van de nieuwe vrijwilligersprocedure Thema en verantwoording: Het lokaal dienstencentrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking. Het LDC streeft naar een evenwichtige inschakeling van vrijwilligers. Het LDC is er voor en door de gebruiker; vrijwilligers zijn een middel en doel op zich. Vrijwilligers zijn een verrijking, geen besparing of verarming. Vrijwilligerswerk moet een meerwaarde bieden aan beide partijen: dus zowel aan de dienst als aan de vrijwilliger zelf. Gedurende het werkjaar 2015 werden de eerste stappen gezet in het uitwerken van een nieuw vrijwilligersbeleid. Om uiteindelijk te komen tot een volledig nieuw uitgewerkt kwaliteitssysteem willen we hier een bottom-up verhaal schrijven, vertrekkend vanuit alle betrokken partijen. Acties/projecten: Definitief uitschrijven van de nieuwe procedure rond het werken met vrijwilligers in de dienstencentra Laten goedkeuren van deze nieuwe procedure door het Bijzonder Comité Thuiszorgdiensten en het algemeen beleid Integreren van deze nieuwe procedure in de reguliere werking van de dienstencentra Doelstellingen: Een vrijwilligersbeleid ontwikkelen ter bevordering van een verdere kwalitatieve verdieping van de werking Doelgroep: Huidige vrijwilligers dienstencentra Nieuwe en potentiële vrijwilligers Medewerkers dienstencentra Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra Procesverantwoordelijke: verantwoordelijke kwaliteit en zorg + werkgroep vrijwilligers Betrokken partijen: centrumverantwoordelijken 8

10 Traject: Actie Betrokkenen Timing - Uitschrijven van de nieuwe procedure - Verantw. kwaliteit en zorg - Werkgroep vrijwilligers - Goedkeuring nieuwe procedure - Verantw. kwaliteit en zorg Najaar 2016 Afronding: september Najaar 2016 Afronding: oktober - Integreren nieuwe procedure binnen de reguliere werking - Verantw. kwaliteit en zorg Vanaf werkjaar 2017 Middelen Hiervoor hoeven geen extra middelen worden vrijgemaakt. Evaluatie en opvolging project: Verantwoordelijke kwaliteit en zorg Werkgroep vrijwilligers Diensthoofd dienstencentra Communicatie: Werkgroep vrijwilligers communiceert naar het diensthoofd Diensthoofd communiceert naar het OCMW Beleid 9