Lokale dienstencentra Ganzenstraat BRUGGE Van toepassing op de lokale dienstencentra van het OCMW Brugge maart 2014

Transcriptie

1 Lokale dienstencentra Ganzenstraat BRUGGE Van toepassing op de lokale dienstencentra van het OCMW Brugge KWALITEITSPLANNING Datum van opmaak maart 2014 Project 1 Project 2 Project 3 Project 4 Project 5 Project 6 Project 7 Project 8 Project 9 Activiteitenwerking Opmaken van een procedure rond de organisatie en werking van werkgroepen Personeel Opmaken van een informatiemap voor (beginnende) centrumverantwoordelijken Dienstverlening Organiseren van een afhaalpunt voor maaltijden voor de dienst maaltijden aan huis Interne en externe overlegstructuren Opstellen van een vaste agenda voor gebruik wekelijks teamoverleg Opstart van een denktank met vrijwilligers Infrastructuur Starten met kwaliteitsmetingen onderhoud in de verschillende dienstencentra Klachten- en suggestiebeleid Actualiseren en optimaliseren van de huidige klachten- en suggestieprocedure Opstart van een woonzorgloket in Assebroek Opstart van een nieuwe soort dienstverlening: Een innovatief tuinproject Zorgeloos tuinieren Opmaak van een dienstenfolder in pocketformaat.

2 Projectfiche 1 Activiteitenwerking Opmaken van een procedure rond de organisatie en werking van werkgroepen Thema en verantwoording: Erkenningsnorm: Het centrum besteedt onder andere aandacht aan de fysieke, culturele, financiële, psychologische en sociale aspecten van bereikbaarheid en toegankelijkheid voor zijn gebruikers. Het centrum zet, binnen de beschikbare middelen, voldoende en deskundig personeel en medewerkers in om zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Doelstellingen: Verdeling van de verschillende overkoepelende taken over het team van de centrumverantwoordelijken om de werkdruk binnen de groep te verlichten. Door verdeling van de verantwoordelijkheden streven naar een geïntegreerde en overkoepelende werking. Uitbreiding en uitdieping van werkpunten en activiteiten. Doelgroep: Centrumverantwoordelijken Verantwoordelijkheden: Traject: Eindverantwoordelijke: diensthoofd lokale dienstencentra Centrumverantwoordelijken dienstencentra Voorjaar 2014 Verdeling van de werkgroepen + opstellen van de nieuwe procedure: door team beleidsondersteuning en diensthoofd. Vastleggen van tijdspad door diensthoofd Werking van de verschillende werkgroepen volgens de nieuwe procedure. Najaar 2014 Evaluatie van de verschillende werkgroepen Evaluatie van de nieuwe procedure + inplanning kwaliteitshandboek Evaluatie en opvolging project: Rapportage in de vergadering van de centrumverantwoordelijken.

3 Tussentijdse evaluatie door het diensthoofd. Eindevaluatie door diensthoofd en team centrumverantwoordelijken. Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Eindverantwoordelijke: diensthoofd lokale dienstencentra

4 Projectfiche 2 Personeel Opmaken van een informatiemap voor (beginnende) centrumverantwoordelijken Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Het centrum bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers. Centrumverantwoordelijken die starten in een lokaal dienstencentrum dienen voldoende op de hoogte te zijn van de inhoudelijke en praktische werking zodat zij een werking kunnen realiseren die voldoet aan de decretale bepalingen. In het verleden werden hiertoe reeds inspanningen geleverd: de opmaak van een infomap, een communicatiemap voor gastvrouwen en een kwaliteitshandboek dat voortdurend bijgeschaafd wordt. Vanuit het diensthoofd en haar ondersteunend team, vanuit de tweewekelijkse vergaderingen met de centrumverantwoordelijken en vanuit de werkgroepen worden geregeld verbeterpunten voor de werking van de dienstencentra geopperd. Soms gaat het ook om onduidelijkheden die voor verschillende centrumverantwoordelijken anders worden geïnterpreteerd. De uitgave van een uniforme en transparante handleiding die door alle centrumverantwoordelijken onderschreven wordt is daarom heel noodzakelijk. Doelstelling: Centrumverantwoordelijken een basis aan informatie bezorgen waarmee ze voldoende uitgerust zijn om aan de slag te kunnen binnen een lokaal dienstencentrum. Doelgroep: Beginnend centrumverantwoordelijken (en eventueel ook stagiairs) Verantwoordelijkheden: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Werkgroep Traject: Maart 2014 Samenstellen van de werkgroep die zal werken rond dit thema. Vastleggen tijdspad.

5 April ste samenkomst werkgroep: Antwoord zoeken op de vraag; Welke informatie heeft een beginnend centrumverantwoordelijke nodig om aan de slag te kunnen in een lokaal dienstencentrum? Eind april 2014 Begin mei Terugkoppeling naar het diensthoofd Bijsturing door de werkgroep Bepalen van de taakverdeling binnen de werkgroep Rapportage van de werkgroep in de vergadering van centrumverantwoordelijken Bijsturing door de werkgroep Inventariseren van relevante informatie door de leden van de werkgroep Eind mei Begin juni Half juni Daarna Informatie bundelen in een infomap voor centrumverantwoordelijken. Voorstellen van de infomap aan het diensthoofd Aanpassen van de infomap door de werkgroep Voorstellen van de infomap in de vergadering van centrumverantwoordelijken Aanpassen van de infomap door de werkgroep Infomap in een klasseur stoppen Voortdurend actualiseren van de infomap Evaluatie en opvolging project: Rapportage in de tweewekelijkse vergaderingen van centrumverantwoordelijken. Bijsturing door het diensthoofd. Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Centrumverantwoordelijken Werkgroep

6 Projectfiche 3 Dienstverlening Organiseren van een afhaalpunten voor maaltijden voor de dienst maaltijden aan huis in Van Volden en De Balsemboom Thema en verantwoording: Erkenningsnorm: Het centrum besteedt onder andere aandacht aan de fysieke, culturele, financiële, psychologische en sociale aspecten van bereikbaarheid en toegankelijkheid voor zijn gebruikers. Het centrum zorgt, door een geïntegreerd aanbod van zowel dienstverlening als activiteiten, dat de gebruiker er terecht kan met al zijn vragen, zorgen, talenten, interesses, behoeften en inzet. Het centrum garandeert binnen de beschikbare middelen continuïteit van het aanbod, al dan niet in samenwerking met derden. Het centrum realiseert zijn doelstellingen volgens de meest geschikte methodieken, rekening houdend met de hedendaagse ontwikkelingen. Doelstellingen: Personen die momenteel maaltijden aan huis nemen stimuleren tot een grotere zelfstandigheid door hen maaltijden te laten ophalen in het dienstencentrum? Vereenzaming bestrijden. De warme maaltijden in het dienstencentrum nog meer naambekendheid geven. Reduceren van de kostprijs voor de bedeling van maaltijden aan huis. Controle functie bij thuiswonende senioren in kader van problemen zoals het niet-ophalen van maaltijden, verwaarlozing zodat er gerichter kan worden opgevolgd. Doelgroepen: Personen die maaltijden aan huis nemen in de omgeving van Van Volden en De Balsemboom. Kansengroepen Mensen die dreigen te vereenzamen Verantwoordelijkheden: Diensthoofd lokale dienstencentra Centrumverantwoordelijken Van Volden en De Balsemboom Verantwoordelijke lokale dienstencentra bevoegd voor de dienst maaltijden Centrale Keuken Ruddersstove

7 Traject: In november 2013 werd er een akkoord gegeven vanuit het Bijzonder Comité Seniorenzorg om een proefproject te organiseren in twee dienstencentra omtrent het afhalen van maaltijden : Stap 1: bepalen welk dienstencentrum zal deelnemen aan het proefproject Stap 2: welke klanten worden hiervoor gecontacteerd? Stap 3: opmaken van een brief, mailing naar de klanten toe Stap 4: aanpassen van het keukensoftware programma Alivio Stap 5: operationele start van het proefproject vanaf medio april 2014 Evaluatie en opvolging project: Gedurende de start en opvolging van het project zal er, indien nog, constant bijgestuurd worden. Er zal vanuit de Centrale Keuken ook van nabij gevolgd worden of er al dan niet moet ingegrepen worden tijdens het proefproject. Na een aantal maanden wordt het project geëvalueerd en bijgestuurd. Op termijn wordt de actieradius van deze dienst uitgebreid naar de verschillende werkgebieden van de maaltijden aan huis. Communicatie: Verantwoordelijke lokale dienstencentra bevoegd voor de dienst maaltijden Centrale Keuken Ruddersstove

8 Projectfiche 4 a. Interne en externe overlegstructuren Opstellen van een vaste agenda voor gebruik wekelijks teamoverleg Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Het centrum bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers. Het centrum organiseert periodiek en op gestructureerde wijze intern overleg met medewerkers en gebruikers. Een uniforme en transparante organisatie van teamoverleg is belangrijk. Bepaalde thema s komen in de (overwegend) wekelijkse teamvergaderingen soms onvoldoende aan bod zoals evaluatie van voorbije activiteiten, onderhoudsschema s, problemen bij bezoekers, verbeterpunten voor het cafetariagebeuren, de activiteitenwerking en dienstverlening, Door overkoepelend een vast agendastramien voor alle lokale dienstencentra te ontwikkelen krijgt het diensthoofd een overzicht van het reilen en zeilen in de verschillende dienstencentra, kunnen pijn- en verbeterpunten opgelijst worden en kan er in het team beleidsondersteuning nagedacht over concrete actiepunten. Als medewerkers zich meer betrokken voelen bij de organisatie van een dienstencentrum zullen ze beter gaan presteren. Bovendien worden ze uitgedaagd om na te denken thema s die hun aanbelangen te verbeteren. De verslagen worden na elke teamvergadering naar de hoofdzetel van de dienstencentra verstuurd, bekeken door het diensthoofd en geklasseerd door de verantwoordelijke logistiek. Doelstellingen: Een vaste agenda uitwerken voor de organisatie van een teamoverleg. Een verslagsjabloon uitwerken. Doelgroepen: Centrumverantwoordelijken Medewerkers van het dienstencentrum: gastvrouwen, onderhoudspersoneel. Verantwoordelijkheden: Diensthoofd lokale dienstencentra Centrumverantwoordelijken

9 Traject: Maart 2014 Brainstorm diensthoofd en team beleidsondersteuning. Op basis van bestaande, vernieuwde en nieuwe procedures opmaken oplijsten van agendapunten. April 2014 Eind april 2014 Begin mei Vanaf mei Begin juni Half juni Daarna Vastleggen tijdspad. Terugkoppeling van het vergaderstramien op de vergadering van de centrumverantwoordelijken. Bijsturing door het diensthoofd en team beleidsondersteuning. Opmaak sjabloonformulier voor teamverslag Voorstelling gebruik sjabloonformulier op de vergadering van de centrumverantwoordelijken. Gebruik van sjabloonformulieren in de teams van de dienstencentra Evaluatie gebruikte formulieren door centrumverantwoordelijken en team beleidsondersteuning Infomap in een klasseur stoppen Voortdurend actualiseren van de infomap. Evaluatie en opvolging project: Brainstormen over mogelijke thema s en opmaken van een sjabloon voor teamverslagen door het team beleidsondersteuning en het diensthoofd Terugkoppeling in de vergadering van de centrumverantwoordelijken Evalueren van de gehanteerde methode om een teamvergadering te organiseren door diensthoofd en centrumverantwoordelijken Evaluatie door het team beleidsondersteuning en het diensthoofd Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Centrumverantwoordelijken Team beleidsondersteuning

10 Projectfiche 4 b. Interne en externe overlegstructuren Opstart van een denktank met vrijwilligers Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Het centrum streeft naar een eigentijds, op maatschappelijke behoeften gebaseerd aanbod vanuit een niet-discriminerende houding. Het centrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking. Het centrum garandeert inspraak van gebruikers in zijn algemene werking. Het centrum kan noden en behoeften van zijn gebruikers signaleren en formuleert zonodig suggesties voor de afstemming en bijsturing van het woonzorgbeleid. Uit de zinvolle voorbereidingen met een groep vrijwilligers, in functie van de vormingsdag voor vrijwilligers, rijpte het idee om een denktank - samengesteld dor vrijwilligers, diensthoofd en afgevaardigde centrumverantwoordelijken- op te starten. De denktank dient de bakens voor de toekomst van de dienstencentra uit te zetten en de vermaatschappelijking van de zorg voor te bereiden. De opstart van een denktank is nuttig om ideeën op te doen voor de ontwikkeling van nieuwe diensten. Binnen deze groep zou verder kunnen gezocht worden naar mogelijke methodes om de toekomst van de dienstencentra groeikansen te geven. Nieuwe initiatieven kunnen binnen deze proeftuin op hun haalbaarheid afgetoetst worden. Suggesties kunnen meegenomen worden. Bovendien kan deze denktank als permanent inspraakkanaal fungeren. Doelstellingen: Opstarten van een denktank die op regelmatige basis samenkomt en die inhoudelijke thema s behandelt en voorbereidt in samenspraak met de centrumverantwoordelijken en het diensthoofd. In kader van de toekomstgerichte visie van zorg op maat nadenken over het begrip en invulling vermaatschappelijking van de zorg. Doelgroepen: Vrijwilligers Centrumverantwoordelijken

11 Verantwoordelijkheden: Diensthoofd lokale dienstencentra Werkgroep denktank Traject: Maart 2014 April Diensthoofd bepaalt welke centrumverantwoordelijken zetelen in de werkgroep denktank. Vastleggen van tijdspad door diensthoofd. Werkgroep stelt vrijwilligersgroep, representatief voor de verschillende dienstencentra, samen. Bepalen van voorstel van agenda van 1 ste bijeenkomst. Terugkoppeling naar diensthoofd. Terugkoppeling in vergadering centrumverantwoordelijken. Bijsturing agenda. Organiseren van eerste bijeenkomst. Mei Organiseren eerste bijeenkomst denktank. Peilen naar reacties bij vrijwilligers omtrent organisatie denktank. Opmaak verslag denktank. Terugkoppeling naar diensthoofd. Terugkoppeling in vergadering centrumverantwoordelijken. Bijsturing door de werkgroep. Juni September-oktober-november Bepalen van actiepunten n.a.v. verslag 1 ste denktank en terugkoppeling naar het diensthoofd. Opmaak agenda en tijdspad volgende bijeenkomsten. Terugkoppeling naar diensthoofd. Terugkoppeling in vergadering

12 centrumverantwoordelijken. Terugkoppeling in de centrumraad. December 2014 Daarna Evalueren organisatie denktank. Bundelen conclusies en actiepunten in functie van jaarverslag en kwaliteitsplanning Voortdurend actualiseren van de infomap. Evaluatie en opvolging project: Samenstelling van de werkgroep denktank door het diensthoofd. Samenstelling van vrijwilligersgroep door werkgroep denktank. Terugkoppeling aan het diensthoofd en in de vergadering van de centrumverantwoordelijken Evaluatie door de vrijwilligers, de werkgroep, in de vergadering centrumverantwoordelijken en door het diensthoofd. Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Zetelende centrumverantwoordelijken in de werkgroep denktank.

13 Projectfiche 5 Infrastructuur Starten met kwaliteitsmetingen onderhoud in de verschillende lokale dienstencentra Thema en verantwoording: Erkenningsnorm: Het centrum zet, binnen de beschikbare middelen, voldoende en deskundig personeel en medewerkers in om zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren. Het centrum voorziet in de nodige accommodatie en hulpmiddelen, en zorgt voor een passend onderhoud ervan. De accommodatie en de hulpmiddelen zijn aangepast aan zijn gebruikers, opdrachten en medewerkers. Door OCMW-raadsbeslissingen werd in 2013 overgegaan tot het aanwerven van een verantwoordelijke logistiek met onmiddellijke indiensttreding. De verantwoordelijke logistiek maakte in 2013 een actieplan op: Vormingen. Kennismakingsrondes in de verschillende dienstencentra met observatie van werkmethodes, inventarisatie van gebruikte producten, registreren van accommodatie, Start opmaak onderhoudsschema per dienstencentrum. Opvolgen personeel en bijsturen van onderhoudsschema s. Voorbereiden van functionerings- en evaluatiegesprekken van gastvrouwen. Opstarten van maandelijks overleg met vlinders-vervangers. In 2014 start ze met kwaliteitsmetingen om na te gaan of de voorgaande ingrepen geloond hebben. Belang van kwaliteitsmetingen: De kwaliteit van dienstverlening is van groot belang voor de bezoekers. Een basisvoorwaarde voor goede dienstverlenging is onder meer een net gebouw, dit is comfortabel voor de bezoekers. Ook voor de werknemers is een verzorgde omgeving gezond om in te werken, wat de arbeidsproductiviteit verhoogt en het ziekteverzuim verlaagt. Door optimaal te sturen op een goede kwaliteit van het binnenklimaat zal dit een positieve invloed hebben op de werking. Kwaliteitsmeting in elke situatie: Bij een kwaliteitsmeting wordt de schoonmaak gecontroleerd op basis van een opgesteld schoonmaakprogramma: dagelijks onderhoud, wekelijks en maandelijkse taken (sanitair, interieur, ramen, )

14 onderhoud bar gastvrouwen (frigo, kasten, legplanken, ) onderhoud keuken, dagelijks, wekelijks en maandelijkse taken (volgens HACCP normen) Criteria A B C D E Uitstekend Zeer goed Goed Matig Onvoldoende De facilitaire processen worden bekeken volgens: afstemming met andere disciplines binnen de dienstencentra (vb activiteiten) efficiëntie en doelmatigheid (ergonomisch werken, behalen van voorgestelde schema) veilig en gezond werken (beschikken over hulpmiddelen Vileda, juiste producten) representatie en attitude (dragen van arbeidskledij, ) beleving (aandacht voor de bezoekers) Het efficiënt gebruik van de middelen binnen de dienstencentra kunnen bijdragen tot een besparing. Analyse van de beoordeling - feedback De metingen geven een duidelijk en objectief beeld van de kwaliteit. Op basis van de metingen kunnen knelpunten geanalyseerd worden. Door gerichte verbeteracties kan de kwaliteit van het binnenklimaat worden geoptimaliseerd.de kwaliteitsbeoordeling heeft uitsluitend een corrigerende functie. Het is geen doel op zich maar een middel om het niveau van het schoonmaakwerk optimaal gelijk te stellen met de gestelde verwachtingen en indien nodig, het bijsturen van procedures. Feedback wordt onmiddellijk gegeven aan de werknemer die verantwoordelijk was voor het onderhoud. Ook terugkoppeling aan de centrumverantwoordelijke en het diensthoofd. Doelstellingen: Voorzien van een verzorgde en veilige infrastructuur. Naleven van strenge wetgeving en richtlijnen omtrent onderhoud en voedselhygiëne. Controleren of er op de afgesproken tijdstippen wordt gepoetst en of dit goed gebeurt. Doelgroep: Gastvrouwen en vervangers-vlinders.

15 Verantwoordelijkheden: Verantwoordelijke logistiek Eindverantwoordelijke: diensthoofd lokale dienstencentra Centrumverantwoordelijken dienstencentra Traject kwaliteitsmetingen: April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December De Garve, Van Volden, Ter Leyen Balsemboom, Reitje, Meulewech, Levensvreugde De Dijk, de Zonnebloem, Sconevelde, Werftje De Garve, Van Volden, Ter Leyen Balsemboom, Reitje, Meulewech, Levensvreugde De Dijk, de Zonnebloem, Sconevelde, Werftje De Garve, Van Volden, Ter Leyen Balsemboom, Reitje, Meulewech, Levensvreugde De Dijk, de Zonnebloem, Sconevelde, Werftje Evaluatie en opvolging project: Terugkoppeling naar de medewerkers van de dienstencentra. Oplijsten van verbeterpunten, aanpassen van onderhoudsschema s, werkmethodes en gebruikte producten bijsturen, door verantwoordelijke logistiek. Rapportage aan het diensthoofd en het team beleidsondersteuning in de vergadering van de centrumverantwoordelijken. Eindevaluatie door diensthoofd en team centrumverantwoordelijken. Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Verantwoordelijke logistiek Eindverantwoordelijke: diensthoofd lokale dienstencentra

16 Projectfiche 6 Klachten- en suggestiebeleid: Actualiseren en optimaliseren van de huidige klachten- en suggestieprocedure. Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Het centrum bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers. Het centrum garandeert inspraak van gebruikers in zijn algemene werking. Het centrum garandeert aan de gebruikers een klachtrecht en zorgt voor een adequate en objectieve behandeling van de klachten. Het hanteert daarvoor een procedure waarin meegedeeld wordt hoe en waar klachten worden ingediend en hoe ze behandeld worden. In 2010 en 2011 is een eerste poging ondernomen om een nieuw klachten- en suggestieformulier op te maken. Deze werden verspreid over de verschillende dienstencentra met bijhorende affiche. De bestaande klachten- en suggestieprocedure werkt onvoldoende. Veel klachten worden direct opgelost zonder enige vorm van registratie. Er is geen duidelijke registratie- en opvolgingssysteem voor de behandeling van klachten. Schriftelijke klachten daarentegen worden binnen de 10 werkdagen na ontvangst schriftelijk beantwoord vanuit het bestuur. Doelstellingen: Actualiseren van de procedure voor het ontvangen en behandelen van klachten. Kwaliteitsverbetering. Voorkomen dat een klacht zich zou herhalen. Doelgroepen: Bezoekers van het dienstencentrum Verantwoordelijkheden: OCMW-secretaris Diensthoofd lokale dienstencentra Centrumverantwoordelijken

17 Traject: Maart 2014 April Diensthoofd bepaalt welke centrumverantwoordelijken zetelen in de werkgroep klachten-en suggestiebehandeling. Vastleggen van tijdspad door diensthoofd. Bepalen van agenda van 1 ste bijeenkomst: overlopen van bestaande klachten-en suggestieprocedure opgenomen in het kwaliteitshandboek: bundelen van hiaten en verbeterpunten. Werkmethode bepalen. Terugkoppeling naar diensthoofd. Terugkoppeling in vergadering centrumverantwoordelijken. Mei - medio juni Opmaken van een klachten- en suggestieprocedure conform met de klachtenprocedure binnen het OCMW-bestuur. Opmaken van gebruiksvriendelijke klachten- en suggestiemethodes. Opmaken van een follow-upsysteem. Terugkoppeling naar diensthoofd. Terugkoppeling in vergadering centrumverantwoordelijken. Bijsturing door de werkgroep. Eind juni Voorstellen van klachten-en suggestieprocedure met bijhorende registratie- en opvolgingsmethodes in de vergadering van centrumverantwoordelijken. Bijsturing door werkgroep. Voorstellen van klachten-en suggestieprocedure met bijhorende registratie- en opvolgingsmethodes in de denktankvergadering (samenkomst vrijwilligers) in aanwezigheid van het diensthoofd. Bijsturing door werkgroep.

18 Voorstellen aan de adviseur seniorenzorg. Voorstellen procedure Comité Thuiszorg. Juli - december Voorstelling in de centrumraad. Toelichting in Het Balsemboomblad. Start nieuwe klachten-en suggestieprocedure. December 2014 Evalueren klachten-en suggestieprocedure. Evaluatie en opvolging project: Samenstelling van de werkgroep denktank door het diensthoofd. Samenstelling van vrijwilligersgroep door werkgroep denktank. Terugkoppeling aan het diensthoofd en in de vergadering van de centrumverantwoordelijken Evaluatie door de vrijwilligers, de werkgroep, in de vergadering centrumverantwoordelijken en door het diensthoofd. Opnemen in het kwaliteitshandboek. Communicatie: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Zetelende centrumverantwoordelijken in de werkgroep denktank.

19 Projectfiche 7 Dienstverlening: Woonzorgloket Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Doelstellingen: Doelgroepen: Verantwoordelijkheden: Traject: Evaluatie en opvolging project: Communicatie:

20 Projectfiche 8 Dienstverlening: Opstart van een onderhoudsvriendelijk tuinproject Zorgeloos tuinieren Thema en verantwoording: Erkenningsnorm: Het centrum kan noden en behoeften van zijn gebruikers signaleren en formuleert zonodig suggesties voor de afstemming en bijsturing van het woonzorgbeleid. De tuin blijkt soms onvoldoende aangepast aan de fysieke conditie en beperkingen van bejaarde bewoners. Met het uniek zorginnovatief project Zorgeloos tuinieren wil de ergo allerlei oplossingen aanreiken voor tuinproblemen en hoopt ze bij te kunnen dragen tot het algemeen welzijn van ouderen. Het project, gedragen door een vrijwilligersequipe, beoogt een onderhoudsarme herinrichting van tuinen aangepast aan de noden van bewoners. Uitvalsbasis wordt Sint-Jozef waar, palend aan De Garve, een demotuin van 20 m² zal worden aangelegd. Senioren kunnen er een kijkje komen nemen, zelf ergonomisch tuinmateriaal uittesten en inspiratie opdoen voor hun tuin. Doelstellingen: De mogelijkheid bieden voor een nieuwe handelingssituatie die de oudere vroeger niet kon uitvoeren omwille van fysieke beperkingen. Uitbouwen van een vrijwilligerspool. Zelfstandige werking van het project waarbij de ergotherapeut aanstuurt Inrichten van een demonstratietuin op de site van De Garve. Het tuinproject in een latere fase uitbreiden naar de site van LDC Ter Leyen te Assebroek, dit in nauwe samenwerking met de serviceflats en het woonzorgcentrum. Doelgroepen: 60-plussers die over een kleine stadstuin beschikken en die moeite hebben om hun zelfstandig tuin te onderhouden. Vrijwilligers met expertise omtrent tuinaanleg. Verantwoordelijkheden: Centrumverantwoordelijke De Garve

21 Ergotherapeute Traject: Diensthoofd In 2013 werd het project Zorgeloos tuinieren voorgesteld aan het Comité Thuiszorg. Het fiat werd verkregen. In de loop van 2013 trok de ergotherapeute naar de verschillende dienstencentra om het project te promoten. Het project werd ingediend bij de Koning Boudewijnstichting maar werd niet weerhouden. De financiering gebeurt vanuit het OCMW. 01/11/2013: Recruteren van vrijwilligers 01/12/2013: Voorbereiding promotiecampagne: flyers, affiches, infonamiddagen, persartikelen, 01/01/2014: Starten promotiecampagne 01/02/2014: Huisbezoeken bij geïnteresseerden (intake, omgevingsanalyse, opmaak dossier, ) en overlopen van mogelijke tuininrichtingen, tonen van ergonomisch tuinmateriaal 15/02/2014: Rapportage naar groenexpert + uitwerken plan van aanpak 01/03/2014: Uitvoeren van plan van aanpak: samen met cliënten planten aankopen, samen planten (max. 5 dagen) 01/04/2014: Doorlopend bijsturen en evalueren van project In de loop van 2014 wordt een demotuin aangelegd op de site van De Garve. Evaluatie en opvolging project: Plaatsbezoeken door ergotherapeute. Opvolging en aansturing van vrijwilligers door ergotherapeute. Tevredenheidsmeting bij cliënten en permanente bijsturing door ergotherapeute. Ondersteuning door centrumverantwoordelijke De Garve. Rapportage aan diensthoofd. Communicatie: Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Projectverantwoordelijken: ergotherapeute, centrumverantwoordelijke De Garve

22 Projectfiche 9 Verbeteren van huidige informatiekanalen voor de verspreiding van informatie Thema en verantwoording: Erkenningsnormen: Het centrum garandeert inspraak van gebruikers in zijn algemene werking. Het centrum beschrijft en verstrekt op een voor de gebruiker verstaanbare manier zijn aanbod en voert er een aangepaste communicatie over met de gebruikers, de potentiële gebruikers en verwijzers. Vanuit de vormingsdag voor vrijwilligers (2013) kwam de vraag naar een handige informatiefolder die alle relevante informatie omtrent de soorten dienstverleningen binnen de dienstencentra bundelt. Doelstelling: Vrijwilligers correcte en geactualiseerde basisinformatie over het dienstenpakket bezorgen zodat zij deze kunnen overbrengen aan bezoekers/deelnemers. Doelgroepen: Vrijwilligers Bezoekers/gebruikers/deelnemers van de dienstencentra. Verantwoordelijkheden: Traject: Diensthoofd lokale dienstencentra Werkgroep Balsemboomblad Maart 2014 April Werkgroep Balsemboomblad bundelt alle teksten en herwerkt deze informatie tot gebalde teksten. Werkgroep Balsemboomblad lay-out deze tot een eigentijdse zakfolder. Terugkoppeling in de redactieraad. De werkgroep stuurt bij. Prijsofferte wordt opgevraagd. April Folder wordt gedrukt. Terugkoppeling in de vergadering centrumverantwoordelijken.

23 Persvoorstelling. Bedeling aan de vrijwilligers in de verschillende dienstencentra. Voorstelling folder in Het Balsemboomblad. December Juli - december Evalueren folder Voorstelling in de centrumraad. Toelichting in Het Balsemboomblad. Start nieuwe klachten-en suggestieprocedure. December 2014 Evalueren klachten-en suggestieprocedure. Evaluatie en opvolging project: Samenstelling van de folder door de werkgroep Balsemboomblad Verspreiding aan de vrijwilligers Opnemen informatiekanaal in het kwaliteitshandboek. Communicatie: OCMW-secretaris Diensthoofd lokale dienstencentra OCMW Brugge Werkgroep Balsemboomblad