Evaluatie Kwaliteitsplanning 2015

Transcriptie

1 OCMW Brugge Evaluatie Kwaliteitsplanning 2015 Lokale dienstencentra OCMW Brugge Ganzenstraat Brugge

2 Lokale Dienstencentra Ganzenstraat BRUGGE Van toepassing op de lokale dienstencentra OCMW Brugge EVALUATIE KWALITEITSPLANNING Datum van opmaak februari 2016 Project 1 Project 2 Evalueren van de eigen werking A/ Digitaliseren van interne informatiebronnen B/ Digitaliseren van de interne communicatie naar personeel Informatiekanalen Mogelijkheden bekijken naar nieuwe digitale informatiekanalen naar de eindgebruiker Project 3 Vorming Organiseren van interne vorming personeel Project 4 Vrijwilligerswerking Evalueren van het huidige en vernieuwen Project 5 Klachten- en suggestieprocedure Verder ontwikkelen en introduceren van de vernieuwde klachten- en suggestieprocedure Project 6 Infrastructuur Verder ontwikkelen van kwaliteitscontroles en implementeren in de werking Project 7 Externe medewerkers Opmaken van een overeenkomst Opmaken van een evaluatie-instrument Evaluatie kwaliteitsplanning

3 PROJECTFICHE 1 A Evalueren van de eigen werking Digitaliseren van interne informatiebronnen Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - De overkoepelende server (S-schijf) die gebruikt wordt voor interne opslag van documenten dienstencentra, beter organiseren en volgens de procedures beschreven in het kwaliteitshandboek. - Formulieren, nodig voor de interne (ver)werking, digitaal aanbieden zodat het personeel deze online -kan raadplegen en afdrukken. - De mogelijkheden bekijken om de gebruikelijke papieren -informatie (bv dienstnota ) doorstroom via een digitale weg te laten gebeuren. - Het lokaal dienstencentrum evalueert op systematische wijze zijn eigen werking. - Met de lokale dienstencentra zijn we al een aantal jaren bezig met het vertalen van de digitale wereld en evoluties binnen onze werking. Zo organiseren we een ruim aanbod aan digitale activiteiten voor de bezoekers van de dienstencentra. - Daarnaast werd ook de nodige (financiële) inspanningen gedaan naar het ontwikkelen en implementeren van digitale toepassingen en hulpmiddelen die de interne werking ten goede komen (bv. registratiesoftware, website ) - Om de interne informatiedoorstroming nog beter te laten verlopen, willen we een aantal punten verbeteren. - De overkoepelende server (S-schijf) die gebruikt wordt voor interne opslag van documenten dienstencentra, beter organiseren en volgens de procedures beschreven in het kwaliteitshandboek. - Formulieren, nodig voor de interne (ver)werking, digitaal aanbieden zodat het personeel deze online -kan raadplegen en afdrukken. - De mogelijkheden bekijken om de gebruikelijke papieren -informatie (bv dienstnota ) doorstroom via een digitale weg te laten gebeuren. - Alle personeelsleden van de lokale dienstencentra - Diensthoofd dienstencentra - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): werkgroep digitalisering en dienst ICT - Betrokken partijen: dienst ICT Begin 2015 werd voor de eerste keer samengekomen met de werkgroep waarbij er een beeld geschetst werd van de huidige interne informatiekanalen. Het systeem dat gebruikt wordt om snel informatie op te slaan en uit te wisselen is de S-schijf, een overkoepelende server binnen het OCMW Brugge. Evaluatie kwaliteitsplanning

4 Door een grondige inventarisatie op te maken kregen we een beter zicht op de aanwezige mappen en documenten. Er was dringend nood aan een nieuwe en vooral duidelijke structuur om alle documenten juiste te plaatsen en te beheren. Daarom werd beslist om de inhoud van de S-schijf af te stemmen op de inhoudelijke aspecten van het kwaliteitshandboek. Zo werden in totaal 34 nieuwe mappen aangemaakt waarin alle informatie kan geplaatst worden. Nadien kregen de centrumverantwoordelijken uitleg over de nieuwe structuur die positief geëvalueerd werd. Om opnieuw wildgroei tegen te gaan werden afspraken gemaakt naar beheer van de S-schijf. Zo kan niet iedereen mappen bijmaken of verwijderen maar dient dit te gebeuren door de werkgroep. Daarnaast was het ook de bedoeling om bestaande formulieren voor interne (ver)werking, meer digitaal aan te bieden. Het gaat hier over zaken zoals aanvraagformulieren verlof, bestelformulieren, dienstnota s etc. Dit zorgt ervoor dat de nodige informatie en formulieren heel snel uitgewisseld kan worden. Daarnaast is het ook een inspanning om de papierberg te verminderen. Voorlopig werden enkel de documenten gedigitaliseerd die nodig zijn voor de activiteitenwerking. Voortgangsrapport Bijlage(n) - De nieuw aangebrachte structuur op de overkoepelende S-schijf is blijvend maar zal indien nodig aangepast en/of bijgewerkt worden - In 2016 zullen nog documenten gedigitaliseerd worden zodat alle personeelsleden deze altijd kunnen opvragen zoals aanvraagformulieren verlof, bestelformulieren - Zie bijlage 1 Evaluatie kwaliteitsplanning

5 PROJECTFICHE 1 B Evalueren van de eigen werking Digitaliseren van de interne communicatie naar personeel Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject De mogelijkheden bekijken om de gebruikelijke papieren -informatie (bv. een dienstnota) doorstroom via een digitale weg te laten gebeuren. - Het lokaal dienstencentrum evalueert op systematische wijze zijn eigen werking. - Met de lokale dienstencentra zijn we al een aantal jaren bezig met het vertalen van de digitale wereld en evoluties binnen onze werking. Zo organiseren we een ruim aanbod aan digitale activiteiten voor de bezoekers van de dienstencentra. - Daarnaast werd ook de nodige (financiële) inspanningen gedaan naar het ontwikkelen en implementeren van digitale toepassingen en hulpmiddelen die de interne werking ten goede komen (bv. registratiesoftware, website ) - Om de interne informatiedoorstroming nog beter te laten verlopen, willen we een aantal punten verbeteren. - De huidige papiermolen proberen te beperken door het gebruik van digitale (informatie)bronnen. - Door informatie digitaal aan te bieden een doeltreffender en overzichtelijker communicatie voeren met en tussen de verschillende personeelsleden. - Centraliseren van informatie zal bijdragen tot tijdswinst bij in het inzetten van personeel en het reduceren inzet (financiële)middelen. - Alle personeelsleden van de lokale dienstencentra - Diensthoofd dienstencentra - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): dienst ICT - Betrokken partijen: dienst ICT Gedurende 2015 zijn we ook opzoek gegaan naar een digitaal medium om sneller informatie te verspreiden naar de personeelsleden op locatie. Dit gebeurde al op het niveau van centrumverantwoordelijken en administratie, maar nog niet met de gastvrouwen/heren en logistieke ploeg. Deze nood werd voorgelegd aan dienst ICT die op haar beurt een medewerker vrijmaakte om hieraan te werken. Een nieuwe applicatie werd ontwikkeld genaamd PIAZZA. Deze wikibibliotheek kan voor allerlei doeleinden gebruikt worden. Een van deze toepassingen was het snel verspreiden van informatie naar Evaluatie kwaliteitsplanning

6 collega s en medewerkers binnen de werking. In de verschillende diensten- en ontmoetingscentra werd PIAZZA geïnstalleerd op de kassa- en computersystemen in de cafetaria en andere. Wanneer het diensthoofd belangrijke informatie wil delen of een vraag wil stellen, met één of meerdere personeelsleden, plaatst zij deze informatie of vraag op dit medium. De betrokken partijen krijgen hiervan een melding bij het opstarten van de kassa- en computersystemen. Zij kunnen deze informatie lezen en indien men dit wil kan men zaken afdrukken en bijhouden. Voorlopig is deze nieuwe vorm van communiceren enkel mogelijk in één richting: diensthoofd naar medewerkers. Omgekeerd is deze communicatie (nog)niet mogelijk. In de toekomst zal dit bekeken worden indien de vraag er is. Voortgangsrapport Bijlage(n) In 2016 worden er vormingsmomenten voorzien voor de medewerkers en zal het systeem uitvoerig getest worden. - Zie bijlage 2 Evaluatie kwaliteitsplanning

7 Actie/project PROJECTFICHE 2 Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject Informatiekanalen Mogelijkheden bekijken naar nieuwe digitale informatiekanalen naar de eindgebruiker De mogelijkheden bekijken voor het ontwikkelen van een Facebookpagina, overkoepelend voor de verschillende lokale dienstencentra. - Het lokaal dienstencentrum beschrijft en versterkt op een voor de gebruiker verstaanbare manier zijn aanbod en voert hierover een aangepaste communicatie met de doelgroepen en de potentiële doelgroepen en verwijzers. - Naast het aanbod van 10 algemeen - informatieve activiteiten biedt het dienstencentrum op minstens 3 andere wijzen informatie aan aan de bewoners van de lokale gemeenschap. - Naast de bestaande informatiekanalen zoals het tijdschrift het Balsemboomblad, affiches, brochures, website blijven we op zoek gaan naar media waarmee we een breed publiek kunnen bereiken. De digitale mogelijkheden van communicatie en bekendmaking blijven verder evolueren. Met de lokale dienstencentra willen we ook deze evolutie verder blijven opvolgen en nagaan waar wij met de programmatie aansluiting kunnen vinden op deze vormen van communicatie. - Introduceren van een nieuwe manier om informatie te verspreiden bij de bezoekers van de dienstencentra. - Een middel ontwikkelen waarbij we nieuwe mensen bereiken en kennis laten maken met het eigentijdse aanbod aan diensten en activiteiten. - Op een snelle manier informatie doorgeven en delen met bezoekers van de dienstencentra - Bezoekers en gebruikers van de lokale dienstencentra - Potentiële bezoekers die de werking van de lokale dienstencentra nog niet kennen - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): werkgroep digitalisering - Betrokken partijen: dienst ICT + Secretariaat Begin 2015 werd een SWOT-analyse opgemaakt omtrent het integreren van Facebook binnen de huidige informatiekanalen. Daarnaast werd binnen de RegionaleOndersteuningsPunten (=ROP) navraag gedaan welke dienstencentra in West-Vlaanderen ook een Facebookpagina bijhouden en of dit een meerwaarde heeft binnen de werking. Evaluatie kwaliteitsplanning

8 Op 25 juni werd een vorming georganiseerd door het VVSG rond Facebook voor dienstencentra. Eén medewerker heeft deze vorming gevolgd en hierover feedback uitgebracht In de vergadering centrumverantwoordelijken. Nadien werd dit besproken met de aanwezige centrumleiders. De beslissing om te starten met een Facebook-pagina werd genomen, een overkoepelende Facebook pagina voor alle dienstencentra. Het protocol omtrent gebruik van Facebook binnen het OCMW liet ons eerst niet toe om een eigen pagina op te maken en deze te integreren in de werking. Eind 2015 werd nogmaals een motiveringsrapport opgemaakt en ingediend bij de secretaris. Deze laatste gaf zijn goedkeuring om een eigen Facebookpagina op te maken. Voortgangsrapport De goedkeuring kwam er pas eind De werkgroep communicatie, opgestart in 2016, krijgt nu de opdracht om deze Facebookpagina te gaan uitwerken en te integreren in de werking. Daarnaast zullen er ook afspraken gemaakt worden rond het beheer en eindredactie van deze pagina. Bijlage(n) Vorming zal voorzien worden en wij willen de Facebookpagina ergens medio 2016 te kunnen lanceren. - Zie bijlage 3 Evaluatie kwaliteitsplanning

9 PROJECTFICHE 3 Vorming Organiseren van interne vorming personeel Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen - Modereren van een voordracht, infonamiddag voor centrumverantwoordelijken - EHBO: praktische hulpverlening: alle personeelsleden van de dienstencentra - Het lokaal dienstencentrum bewaakt op systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en medewerkers. - Het dienstencentrum zet, binnen de beschikbare middelen, voldoende en deskundig personeel en medewerkers in om zijn vooropgestelde doelstellingen te realiseren. - Uit de denktank vrijwilligers kwam de opmerking dat de kwaliteit van voordrachten, infonamiddagen vermindert doordat de centrumverantwoordelijke onvoldoende modereert. We vinden het belangrijk dat de centrumverantwoordelijken een betere rol opneemt als moderator. - De voorbije maanden werden we in een aantal dienstencentra geconfronteerd met situaties bij bezoekers waarbij dringende medische hulpverlening nodig was. We merken dat bij de personeelsleden een belangrijk vraag is om EHBO-training te organiseren. In het verleden werd dit al een aantal keer geprogrammeerd, maar lag de nadruk op de theoretische omkadering. Voor de komende vormingsmomenten willen we de nadruk leggen op de praktijktraining. - Een antwoord bieden op vragen en opmerkingen, gesignaleerd uit de denktank vrijwilligers - Verder blijven werken aan een kwaliteitsvolle verdieping binnen de interne werking - Bewaken van de deskundigheid van het personeel door een op noden- en behoeften afgestemd vormingsaanbod te organiseren - Aanbieden van training in EHBO- praktijk waardoor alle personeelsleden in noodsituaties adequaat en verantwoord kunnen reageren - Alle personeelsleden van de lokale dienstencentra Evaluatie kwaliteitsplanning

10 Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: verantwoordelijke logistiek + hoofdadministratie + personeelsdienst, afd. vorming Modereren van een voordracht De zoektocht naar een op maat gemaakt vormingsaanbod bracht ons bij de provincie West Vlaanderen. Samen met de lesgever werd vooraf afgesproken om de vorming af te stemmen op de noden van het ldc. De vorming vond plaats op 6 maart en omvatte een voormiddag. De lesgever werkte met voorbeelden uit de praktijk, gekoppeld aan theoretische modellen. De centrumverantwoordelijken ervaarden deze vorming als zeer positief. Om de aangeleerde skills te evalueren werd gekeken hoe we dit het best kon georganiseerd worden. Er werd beslist om dit te doen aan de hand van de evaluatieformulieren voor informatieve en vormgevende activiteiten. Deze werden vernieuwd en aangepast waarbij een aantal vragen de aangeleerde methodieken en aandachtspunten evalueert. EHBO De zoektocht naar een geschikte lesgever voor de EHBO vormingssessies bracht ons bij het ziekenhuis AZ Sint Jan. In het verleden werd reeds samengewerkt rond het organiseren van vorming. Met de lesgever werd gekeken naar een meer interactievere vorming, los van de klassieke PowerPoint presentatie. De lesgever stelde voor om te gaan samenwerken met het Rode Kruis die simulanten heeft om echte EHBO-training te gaan oefenen. Alle medewerkers moesten deze opleiding volgen. Er werden 4 groepen gemaakt die allemaal in blokken van 3 uur dezelfde vorming kregen. Tijdens deze interactieve vorming speelde deze simulante een aantal levensbedreigende scènes na zoals een verstikking, beroerte, hartaanval, syncope De medewerkers werd telkens gevraagd om in te grijpen en de eerste hulp toe te dienen. Door de lesgever werd er bijgestuurd en gecorrigeerd. Voortgangsrapport De aangeleerde methodieken en technieken, vanuit de beide vormingen zullen op regelmatige basis geëvalueerd worden en opgevolgd. Nieuwe vormingsmomenten zullen in de toekomst geprogrammeerd worden. Evaluatie kwaliteitsplanning

11 PROJECTFICHE 4 Vrijwilligerswerking Evalueren van het huidige en vernieuwen Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - De huidige vrijwilligersprocedure evalueren, bijsturen en introduceren in de werking - Organiseren van een vormingsdag voor vrijwilligers - Het lokaal dienstencentrum stimuleert en ondersteunt de inschakeling van vrijwilligers in zijn werking. - Het LDC streeft naar een evenwichtige inschakeling van vrijwilligers. Het LDC is er voor en door de gebruiker; vrijwilligers zijn een middel en doel op zich. Vrijwilligers zijn een verrijking, geen besparing of verarming. Vrijwilligerswerk moet een meerwaarde bieden aan beide partijen: dus zowel aan de dienst als aan de vrijwilliger zelf. - De laatste jaren merken we binnen het aanbod vrijwilligers een grote diversiteit naar taakinhoud en inzetbaarheid. Een groep van vrijwilligers engageert zich dagelijks binnen de interne werking (bv onderhoud van lokalen, helpen bij cafetaria ) terwijl anderen zich sporadische aanbieden (bv een maandelijkse wandeling begeleiden ) Om een duidelijke differentiatie te omschrijven binnen de huidige groep van vrijwilligers en de mogelijke taakinhoud is het nodig om de lopende vrijwilligersprocedure bij te sturen. - De inzetbaarheid van vrijwilligers afstemmen op de huidige maatschappelijke tendensen betreffende vrijwilligerswerk - Draagkracht en draaglast van vrijwilligers koppelen aan een evenwichtige inhoudelijke taakinhoud. - Door het ontwikkelen van een nieuw waarderingsbeleid, in de vorm van een vergoedingssysteem, het engagement bij aanwezige vrijwilligers stimuleren en nieuwe vrijwilligers engageren - Vrijwilligers binnen de volledige werking van de lokale dienstencentra - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): werkgroep vrijwilligerswerk - Betrokken partijen: verantwoordelijke kwaliteit en zorg De werkgroep vrijwilligerswerk werd begin 2015 in het leven geroepen om deze actiepunten aan te pakken. Er werd een evaluatie gemaakt van het huidige systeem: waar zitten de knelpunten en hiaten? Waar zitten mogelijkheden en uitdagingen? Evaluatie kwaliteitsplanning

12 Om een goed beeld te krijgen van wat er allemaal aanwezig is omtrent informatie hierover, werd ook gekeken buiten de muren van de eigen organisatie. Zo werd informatie opgevraagd bij andere organisaties die met vrijwilligers werken, werd gekeken bij onze Nederlandse buren en er werden ook bezoeken gedaan bij organisaties. Uiteindelijk werden een aantal aandachtspunten gedistilleerd waarrond in 2015 werd gewerkt. Intake van vrijwilligers Na de evaluatie van de eigen vrijwilligers werking kwamen we tot de vaststelling dat een intake niet grondig genoeg gebeurt. Er is wel een overleg tussen vrijwilliger en centrumverantwoordelijke maar geen geschreven intake formulier waardoor we een duidelijk beeld krijgen van de vrijwilliger. Dit formulier werd opgemaakt en zal vanaf 2016 gebruikt worden om een goede intake op te maken met nieuwe vrijwilligers. Registratie van vrijwilligers In de werkgroep werd beslist om in de toekomst te werken met een logboek voor vrijwilligerswerk (logistiek). In dit logboek moeten vrijwilligers zich registreren bij aanvang van hun activiteit en bij het verlaten van het centrum. Deze registratie heeft enerzijds een voordeel dat we bij betwistingen van de verzekering in geval van ongevallen, kunnen terugvallen op dit logboek. Anderzijds heeft het onszelf en het beleid een overzicht van het aantal uren op jaarbasis dat vrijwilligers ingezet worden. Inzetbaarheid van vrijwilligers Vanuit het beleid krijgen we steeds meer de opdracht om te werken met vrijwilligers voor bepaalde functies binnen de werking. Daarom was het belangrijk om de denkoefening te maken welke functies in aanmerking komen om te laten invullen door vrijwilligers. Dit werd echter niet afgewerkt in 2015 maar wordt meegenomen naar Vergoeding van vrijwilligers Deze discussie werd gevoerd binnen de denktank vrijwilligers en binnen de vergadering centrumverantwoordelijken. In 2015 werd op dit vlak geen consensus bereikt en wordt dit punt meegenomen naar 2016 om hieromtrent richtlijnen op papier te zetten. Dag van de vrijwilliger Deze vormingsdag stond geprogrammeerd in oktober. In de voormiddag was er een voordracht, gegeven door professor Guy Redig rond de tendensen en toekomst van vrijwilligerswerk. Aansluitend was er tijd voor een opfrismoment rond EHBO. Na de middag was er een multiculturele reis rond de wereld met optredens van buikdans, Griekse dans, Afrikaanse en Iraanse percussie. Afsluiten werd gedaan met verschillende buitenlandse koks die de vrijwilligers verwenden met culinaire lekkernijen uit hun land van afkomst. Voortgangsrapport Er werd beslist om de bestaande werkgroep rond vrijwilligerswerk te laten verderlopen in De zaken die op de planning stonden in 2015 en niet konden worden afgewerkt, zullen prioritair in 2016 bekeken worden. Vrijwilligerswerk blijft naar de toekomst een belangrijk en steeds evoluerend gegeven binnen de werking. Evaluatie kwaliteitsplanning

13 Actie/project PROJECTFICHE 5 Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject Klachten- en suggestieprocedure Verder ontwikkelen en introduceren van de vernieuwde klachten- en suggestieprocedure - Ontwikkelen en integreren van een online invuldocument voor suggesties en klachten. - Opmaken van een vernieuwde opmerkingen- en suggestieprocedure en integreren in het bestaande kwaliteitshandboek - Het lokaal dienstencentrum hanteert een procedure waarin meegedeeld wordt hoe en waar klachten worden ingediend en hoe ze behandeld worden. - Het centrum bewaakt op een systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en de medewerkers. - Het centrum garandeert inspraak van gebruikers in zijn algemene werking. - Het centrum garandeert aan de gebruikers een klachtrecht en zorgt voor een adequate en objectieve behandeling van de klachten. Het hanteert daarvoor een procedure waarin meegedeeld wordt hoe en waar klachten worden ingediend en hoe ze behandeld worden. - In 2014 werd gestart met een eerste stap in het actualiseren van de bestaande klachten- en suggestieprocedure. Het uiteindelijke resultaat was een nieuwe benadering en omschrijving van het begrip klachten en er werd een nieuw formulier ontwikkeld. - De vooropgestelde doelstellingen in 2014 werden niet allemaal bereikt waardoor we in de eerste helft van 2015 de laatste doelstellingen willen afwerken. - Optimaliseren van een kwaliteitsverbetering bij de huidige opmerkingen- en suggestieprocedure - Het behandelen en opvolgen van klachten vlotter laten verlopen - Bezoekers van het dienstencentrum - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: werkgroep De eerste stappen in het vernieuwen van de klachten- en suggestiesprocedure werd uitgewerkt door de werkgroep in 2014; Evaluatie kwaliteitsplanning

14 In 2015 werd ook gezocht naar nieuwe manieren om opmerkingen en suggesties in te dienen. Zo werd ook de suggestie gedaan om een online formulier aan te bieden, zodat mensen via de website opmerkingen en suggesties kunnen doorgeven. Dit formulier werd ontwikkeld in het voorjaar van 2015 en ook de integratie hiervan gebeurde in het voorjaar. Daarnaast werd beslist om in ons 2-maandelijks tijdschrift, het Balsemboomblad, een opmerking- en suggestiestrookje op te nemen. Dit werd voor de 1 ste maal gebruikt in de editie november-december De vernieuwde procedure werd uitgeschreven en opgenomen in het kwaliteitshandboek. Voortgangsrapport Bijlage(n) De vernieuwde opmerkingen- en suggestieprocedure, opgenomen in het kwaliteitshandboek en geïntegreerd in de werking, zal regelmatig opgevolgd en indien bijgestuurd worden. - Zie bijlage 4 Evaluatie kwaliteitsplanning

15 Actie/project PROJECTFICHE 6 Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Infrastructuur Verdere ontwikkelen van kwaliteitscontroles en implementeren in de werking - Opstarten van een totaal nieuw onderhoudsschema in de recent aangesloten werking van d Oude Stoasie in Zeebrugge en deze setting gebruiken als testlab - Uitvoeren van de geplande kwaliteitsmetingen in het testlab - In een latere fase kwaliteitsmetingen gaan uitvoeren in de verschillende andere dienstencentra - Het lokaal dienstencentrum voorziet in de nodige accommodatie en hulpmiddelen en zorgt voor een passend onderhoud ervan. - De accommodatie en hulpmiddelen zijn aangepast aan haar doelgroep, opdrachten en medewerkers. - In 2014 wilden we starten met kwaliteitsmetingen om na te gaan of de voorgaande ingrepen geloond hebben. Door interne personeelswijziging werden de vooropgestelde doelstellingen niet bereikt - Op heden wordt er in elke dienstencentrum een algemeen onderhoudsschema gebruikt. - Heel effectief maar soms niet realistisch haalbaar. Ieder dienstencentrum is anders: ander gebouw (nieuw/oud), aard en hoeveelheid activiteiten, veel of geen maaltijdgebruikers, vaste bezetting of vlinders, - Ook voor het gebruik van producten wordt verwacht dat iedereen conform werkt terwijl dit niet afgestemd is op de materialen van het gebouw zelf zoals: oude vloeren, parket, vinyl, oude en nieuwe keramische tegels, tafels, stoelen, keukeninfrastructuur, - Het efficiënt gebruik van de middelen binnen de dienstencentra kunnen bijdragen tot een besparing. - Voorzien van een verzorgde en veilige infrastructuur - Naleven van strenge wetgeving en richtlijnen omtrent onderhoud en voedselhygiëne - Ontwikkelen van een methode voor het controleren van onderhoudsprocessen op de werkvloer. - Gastvrouwen, vervangervlinders en logistiek personeel - Centrumverantwoordelijken - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): verantwoordelijke logistiek - Betrokken partijen: centrumverantwoordelijken en teams ldc Evaluatie kwaliteitsplanning

16 Gerealiseerd traject Sinds 1 januari 2015 werd er een nieuwe verantwoordelijke logistiek aangesteld binnen de werking van de dienstencentra. De beoogde doelstellingen konden niet op termijn gerealiseerd worden door andere prioritaire zaken en nieuwe projecten. Volgende zaken weden in 2015 gerealiseerd: In d Oude Stoasie in Zeebrugge werd in samenspraak met de centrumverantwoordelijke en medewerkers logistiek een nieuw onderhoudsschema opgemaakt. Deze nieuwe werking, voorheen niet opgenomen binnen reguliere werking dienstencentra, was moeilijk in te passen binnen de structuur en procedures dienstencentra. Deze integratie werd geleidelijk aan en stapsgewijs uitgevoerd. Daarnaast werd ook aandacht besteed aan de het correct opvolgen van procedures en het invullen van registratieformulieren HACCP, voor voeding en onderhoud. De prioriteit werd gegeven aan het stapsgewijs integreren van deze nieuwe werking te integreren binnen de bestaande werking. Hierdoor werden in 2015 geen kwaliteitsmetingen uitgevoerd in d Oude Stoasie. Gedurende 2015 zijn er verschillende inspecties uitgevoerd binnen de anderen dienstencentra. Zo werd gecontroleerd op: het bijhouden van registraties frigo, diepvries en frituezes, invullen onderhoudsschema s, veiligheid, correct gebruik van producten, correct opnemen en interpreteren van temperaturen bij de maaltijden, controle op vervaldata van dranken en voeding. Daarnaast werd er wel in dienstencentrum t Reitje een nieuw onderhoudsschema op maat gemaakt in samenspraak met centrumverantwoordelijken en de nieuwe gastvrouw. Andere acties in Vorming: leiding geven en Preventieadviseur, niv 3 - Reorganiseren team van LDC - Reorganiseren van bestellingen versnaperingen en onderhoudsproducten - Overuren en min-uren - Vergadering vlinders Voortgangsrapport - Verder ontwikkelen van de kwaliteitscontroles en implementeren in de werking - Risico s reduceren en/of verwijderen in verschillende LDC en zorgen voor een veilige werkvloer. - Aanpak De Balsemboom: infrastructuur, HACCP, accommodatie, - Medewerkers logistiek (art 60 + doelgroepmedewerkers) d Oude Stoatie Zeebrugge begeleiden en sturen in hun taken volgens de normen van HACCP, onderhoudsschema s, bestellingen, - Herverdeling taken wanneer er een extra gastvrouw/onderhoudsmedewerker aanwezig is. - Evalueren bestellingen en uitvoering. - Functioneringsgesprekken met ieder medewerker logistiek. - Uitbouwen van de technische dienst voor LDC. Evaluatie kwaliteitsplanning

17 PROJECTFICHE 7 A Externe medewerkers Opmaken van een overeenkomst Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - Vastleggen van onderlinge afspraken rond het aanbieden van dienstverlening in een samenwerkingsovereenkomst - Het lokaal dienstencentrum werkt, indien nodig, samen en maakt afspraken met externe relevante factoren voor de realisatie van zijn doelstellingen en opdrachten. - Het lokaal dienstencentrum bewaakt op systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en medewerkers. - In de voorbije jaren werd werk gemaakt van een samenwerkingsovereenkomst voor lesgevers en vrijwilligers. We merkten bij de medewerkers, die instaan voor pedicure en elementaire gelaatsverzorging, dat er verschillen waren naar taakinhoud bij het aanbod aan dienstverlening. - Door inhoudelijke afspraken vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst misverstanden vermijden. - Medewerkers voor de diensten pedicure, elementaire gelaatsverzorging - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: centrumverantwoordelijken In het verleden werden reeds samenwerkingsovereenkomsten opgemaakt voor lesgevers en vrijwilligers. Dit om duidelijke afspraken te maken en deze vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst. Doorheen de werking van onze diensten merkten we op dat het inhoudelijke aspect van de diensten niet uniform was. Zo duurde een gelaatsverzorging in het ene dienstencentrum langer dan in een ander, en dit voor dezelfde prijs. Op die manier ontstond een vorm van concurrentie onder de dienstencentra en werd door de bezoekers geshopt. Daarnaast was het nodig om ook enkele afspraken op papier te plaatsen en te laten ondertekenen door de medewerkers. Er werden 3 verschillende samenwerkingsovereenkomsten opgemaakt: pedicure, manicure en gelaatsverzorging. Volgende punten werden in de overeenkomsten opgenomen: - coördinaten en diploma s en/of getuigschriften van de medewerker - verzekering: naar aansprakelijkheid - plicht tot geheimhouding Evaluatie kwaliteitsplanning

18 - taakinhoud en afbakening van de uit te voeren dienst - vergoeding voor de kosten - afspraken vanuit de organisatie en vanuit de medewerker - beëindiging van de samenwerking Deze nieuwe overeenkomst werd goedgekeurd door het Bijzonder Comité en de Raad en werd voorgesteld en ondertekend op een bijeenkomst met alle medewerkers. Voortgangsrapport Bijlage(n) Wanneer een nieuwe medewerker zich aanmeldt voor de werking van de dienstverlening, wordt tijdens het kennismakingsgesprek de afsprakennota overlopen en ondertekend. De ondertekende exemplaren worden bewaard in een map in het bureel van het diensthoofd. - Zie bijlage 5 Evaluatie kwaliteitsplanning

19 PROJECTFICHE 7 B Externe medewerkers Opmaken van een evaluatietool voor medewerkers Actie/project Thema en verantwoording Doelstelling Doelgroepen Verantwoordelijkheden Gerealiseerd traject - Opmaken van een evaluatieprocedure voor externe medewerkers die instaan voor de gelaatsverzorging en pedicure. - Het lokaal dienstencentrum bewaakt op systematische manier de deskundigheid en het functioneren van het personeel en medewerkers. - Naar aanleiding van de laatste inspectieronde in de dienstencentra kregen we de opmerking dat het nodig is om een evaluatie te organiseren van onze medewerkers voor persoonsverzorging. - Bewaken van de deskundigheid en inhoudelijke kwaliteit van de aangeboden dienstverlening - Medewerkers voor de diensten pedicure, elementaire gelaatsverzorging - Eindverantwoordelijke: diensthoofd dienstencentra - Procesverantwoordelijke(n): verantwoordelijke kwaliteit en zorg - Betrokken partijen: medewerkers verzorging Tijdens één van de inspecties in 2014 kregen we van het Agentschap een opmerking rond het niet uitvoeren van een evaluatie van de medewerkers. In eerste instantie werd gedacht om de evaluatie te laten gebeuren door de centrumverantwoordelijken zelf. Daar zijn toch het meest met de medewerkers in contact kwamen tijdens de werking. Deze mogelijkheid werd besproken op de bijeenkomst van 10 maart 2015 met de medewerkers verzorging. De medewerkers waren niet akkoord om de centrumverantwoordelijken hen te laten evalueren. Daarom werd beslist om op jaarbasis een aantal keer samen te komen met alle medewerkers en op die momenten een algemene evaluatie te maken. Indien er zaken gemeld werden vanuit de groep van centrumverantwoordelijken, dan worden deze meegenomen naar dit overleg en besproken. Daarnaast is er ook tijd en ruimte om eventuele opmerkingen en vragen van medewerkers te bespreken. Nadien is er een terugkoppeling naar de centrumverantwoordelijken. In 2015 werden er 2 bijeenkomsten georganiseerd: 10 maart en 16 september Indien er delicate zaken moeten besproken worden met één van de medewerkers, dan zal dat nog steeds gebeuren tijdens een twee op twee gesprek met het diensthoofd. Voortgangsrapport In 2016 worden opnieuw overlegmomenten gepland waarbij de diensten verzorging geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd worden. Evaluatie kwaliteitsplanning

20 BIJLAGE 1 Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

21 BIJLAGE 2 Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning 2015

22 BIJLAGE 3 Motiveringsrapport Facebookpagina Lokale dienstencentra OCMW Brugge Situering De lokale dienstencentra streven naar een eigentijds aanbod gebaseerd op maatschappelijke behoeften. Dit vertaalt zich in een gevarieerd aanbod aan dienstverlening maar ook in een ruim aanbod aan informatieveen, recreatieve en vormgevende activiteiten. Om de werking bekend te maken bij zowel de reguliere bezoekers als potentiële bezoekers wordt gebruik gemaakt van een uitgebreid aanbod informatiekanalen: Tweemaandelijks tijdschrift Balsemboomblad (6/jaar) Eigentijdse website Uit Databank Algemene folder dienstencentra voor de 60-plussers Eigen affiches en folders Gerichte mailing naar specifieke doelgroepen oa. 80-plussers in de buurt Persartikels Opendeurdagen Decretaal bepaald Vlaanderen dat het dienstencentrum het aanbod beschrijft en verstrekt op een voor de gebruiker verstaanbare manier en hierover een aangepaste communicatie voert met de doelgroepen en de potentiële doelgroepen en verwijzers. Om al deze doelstellingen te realiseren, werkt het lokaal dienstencentrum met hedendaagse methodieken. Waarom Facebook Een van de doelstellingen van de kwaliteitsplanning 2015 was het uitbreiden van de huidige informatiekanalen. Al vlug kwam het idee om deze uitbreiding uit te werken aan de hand van Facebook. Facebook is een medium waarmee je op een gratis manier heel veel mensen kunt bereiken. Het zorgt voor naambekendheid van de organisatie, haar doelstellingen en waarden. Daarnaast kun je via het medium uitpakken met unieke projecten of activiteiten. Door het laagdrempelige karakter van Facebook is het gemakkelijk om regelmatig nieuws te verspreiden. Voor de werking van de lokale dienstencentra vertaalt zich dit in: verspreiden van een kalender rond de activiteitenwerking opmaken van een programmatie met release-datum persoonlijke berichten sturen om mensen op de hoogte te houden uploaden van leuk fotomateriaal tijdens een activiteit Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

23 BIJLAGE 3 mededelingen doen (bv een sluitingsdag, een winterplan, dringende oproep ) berichten laten delen waardoor de reikwijdte van de informatie vergroot mensen op activiteiten uitnodigen of activiteiten voorstellen We merken ook dat zowel de reguliere bezoekers als potentiële bezoekers Facebook kennen of leren kennen. In verschillende cursussen, georganiseerd binnen de dienstencentra, leert men werken met Facebook. Daarnaast merken we ook dat andere dienstencentra, buiten Brugge, het medium Facebook gebruiken en dit ervaren als een meerwaarde binnen hun werking en vooral naar bekendheid en het bereiken van potentiële doelgroepen. Facebook en de lokale dienstencentra: plan van aanpak Een centrumverantwoordelijke volgde een vormingsmoment, georganiseerd door het VVSG, rond veilig op Facebook met jouw dienstencentrum. Tijdens dit vormingsmoment werd stilgestaan bij welke mogelijkheden je als dienstencentrum hebt op Facebook. Er werden ook praktische tips meegegeven door andere dienstencentra die reeds een Facebook pagina hebben. Wij zouden opteren om een PAGINA aan te maken, dit is ook de meest bruikbare vorm voor de werking van de dienstencentra. 2-maandelijks zullen activiteiten geüpload worden met een releasedatum zodat deze chronologisch verschijnen op de pagina. Natuurlijk zullen niet alle activiteiten hierin opgenomen worden, een selectie vooraf is nodig. Om deze continuïteit en strikte opvolging te verzekeren, zullen elke twee maanden nieuwe verantwoordelijken aangesteld worden om deze pagina dagelijks bij te houden. Hiervoor wordt een jaarplanning opgemaakt met back-up bij afwezigheid. Om deze opvolging van de eigen content en extern geplaatste content goed te kunnen opvolgen en organiseren, zullen wij de centrumverantwoordelijken onderrichten in redacteuren van deze pagina. Besluit Als we de oefening nu maken en Facebook stelselmatig integreren in de werking, zijn we klaar voor de nieuwe generatie die op ons afkomt waarbij Facebook een deel is van de dagdagelijkse communicatie. Gezien de implementatie van Facebook werd opgenomen in de kwaliteitsplanning 2015 zouden wij graag fiat krijgen voor de opmaak en redactie van een Facebook pagina voor de lokale dienstencentra. Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

24 BIJLAGE 4 Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning 2015

25 BIJLAGE 4 Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning 2015

26 BIJLAGE 5 Samenwerkingsovereenkomst medewerkers hygiënische zorgen OPTIE ELEMENTAIRE GELAATSVERZORGING De lokale dienstencentra zijn een dienstverlening van het OCMW Brugge. Door hun laagdrempelige karakter zijn zij een ontmoetingsplaats voor iedereen uit de buurt. Door het gevarieerd aanbod aan informatie, diensten en activiteiten streven zijn naar een langer zelfstandig en kwaliteitsvol leven van hun gebruikers. 1. Organisatie Naam Lokaal dienstencentrum De Balsemboom Adres Ganzenstraat 33 Postcode + gemeente 8000 Brugge Telefoon Diensthoofd Nin Raeymaekers adres Nin.raeymaekers@ocmw-brugge.be Juridisch statuut Openbaar Centrum voor Maatschappelijke Welzijn 2. Coördinaten medewerker Naam:... Adres:... Postcode + gemeente... Telefoon Aard van de samenwerking Het lokaal dienstencentrum verbindt er zich toe om voor de organisatie van diensten in teken van hygiënische zorgen samen te werken met professionele medewerkers die kennis van zake hebben. Mensen die door een gespecialiseerde opleiding en/of bijscholing kennis hebben van de nodige theoretische en praktische aspecten van de uit te voeren dienstverlening. Diploma s en/of getuigschriften: Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

27 BIJLAGE 5 4. Verzekering Van de medewerker wordt verwacht dat hij of zij in geval van beroepsaansprakelijkheid voor eventuele medische fouten of klachten zijn of haar verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid hierin opneemt. Het OCMW Brugge en de Lokale Dienstencentra kunnen enkel en alleen burgerlijk aansprakelijk gesteld worden als zij zelf verantwoordelijk zijn voor fouten. De medewerker verbindt zich ertoe elk probleem of andere zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 24 uren te melden bij de centrumverantwoordelijke van het dienstencentrum waar hij of zij werkzaam is. 5. Plicht tot geheimhouding Gezien medewerkers binnen hun taakopdracht contacten hebben met verschillende bezoekers, vragen wij een discrete houding. De persoonlijke levenssfeer van de bezoeker dient gerespecteerd te worden. Persoonlijke informatie valt onder de plicht tot geheimhouding. Indien de medewerker informatie verneemt van de bezoeker die belangrijk kan zijn voor het persoonlijk welzijn van deze bezoeker dan kan de centrumverantwoordelijke of het diensthoofd gewaarschuwd worden. 6. Taakinhoud en afbakening van de uit te voeren dienst Voor het bewaken van de uniformiteit van de aangeboden dienstverlening in de verschillende dienstencentra is het belangrijk om een inhoudelijk bepaling vast te leggen waaruit deze dienst moet bestaan. Voor een gelaatsverzorging worden volgende afspraken gemaakt: Een gelaatsverzorging duurt minimum 30 minuten De gebruikers van de dienstverlening moeten de minimum leeftijd van 60 jaar hebben bereikt (uitzonderingen op deze regel worden besproken met het diensthoofd) Een elementaire gelaatsverzorging bestaat uit volgende (be)handelingen: o Een demaquillage o Het aanbrengen van een gezichtsmasker o Het geven van een koste gezichtsmassage o Aanbrengen van een verzorgende dagcrème o Bijkomende mogelijke (be)handelingen: Verwijderen van aangezichtshaar boven de lippen en de ogen Laten schminken met eigen make-up (meerprijs van 2) Tijdens de gelaatsverzorging is het niet mogelijk om te epileren Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

28 BIJLAGE 5 7. Vergoeding voor de kosten Voor de te leveren prestatie zal in samenspraak met het diensthoofd een prijs worden bepaald die past in de financiële visie en missie van het dienstencentrum. Veranderingen van prijs kunnen enkel na overleg met het diensthoofd gevolgd door een al of niet goedkeuring van de Raad van het OCMW Brugge. Deze afgesproken vergoeding dekt alle onkosten die de medewerker heeft ten gevolge van deze prestatie (verplaatsing, materiaal ). De onkostenvergoeding wordt rechtstreeks betaald door de gebruiker aan de medewerker. 8. Afspraken vanuit de organisatie - Het dienstencentrum is verantwoordelijk voor de verdeling en de coördinatie van het werk - Het dienstencentrum staat in voor de structurele en organisatorische aspecten - Het dienstencentrum zal steeds de medewerker op de hoogte houden op het gebied van werkverdeling, veranderingen, problemen - Het dienstencentrum verleent op ieder moment haar hulp en deskundigheid zodat de medewerker steeds op hen beroep kan doen - Het dienstencentrum zal inzake problemen, ongevallen samen met de medewerker steeds zoeken naar de meest gangbare oplossing die voor alle partijen gunstig is - Het dienstencentrum regelt de bekendmaking van de dienstverlening. - Op regelmatige basis zal het dienstencentrum de dienst evalueren. 9. Afspraken vanuit de medewerker - De medewerker kan bij de aanvang van zijn taak in het dienstencentrum een diploma voorleggen met de nodige referenties en kwalificaties voor het onderrichten van die specifieke dienstverlening - De medewerker zal geen politieke, religieuze of andere persoonlijke voorkeuren uitspreken tijdens het uitvoeren van de dienstverlening - In geval van problemen, ongevallen of andere zaken betreffende de dienstverlening, zal de medewerker steeds contact opnemen met de centrumverantwoordelijke van het dienstencentrum. - De medewerker kan nooit persoonlijke of commerciële reclame maken ten gunste van anderen of zichzelf. - Ingeval van problemen of discussies rekent de organisatie steeds op de eerlijkheid van de medewerker. - De medewerker is verantwoordelijk voor het opvolgen van de afspraken en bij nieuwe bezoekers/gebruikers wordt van de medewerker verwacht dat hij of zij de persoon laat registreren bij iemand van het onthaal of de centrumverantwoordelijke. Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

29 BIJLAGE Beëindiging van de samenwerking Als de bovenstaande afspraken niet worden nageleefd, kan altijd, mondeling of schriftelijk de overeenkomst opgezegd worden. Beide partijen kunnen zich hierop beroepen. Opgemaakt te Brugge in twee exemplaren op / / 20.. Naam en handtekening medewerker dienstencentra (voorafgaand en eigenhandig geschreven Gelezen en goedgekeurd ) Handtekening diensthoofd Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

30 BIJLAGE 5 Samenwerkingsovereenkomst medewerkers hygiënische zorgen OPTIE MANICURE / HANDVERZORGING De lokale dienstencentra zijn een dienstverlening van het OCMW Brugge. Door hun laagdrempelige karakter zijn zij een ontmoetingsplaats voor iedereen uit de buurt. Door het gevarieerd aanbod aan informatie, diensten en activiteiten streven zijn naar een langer zelfstandig en kwaliteitsvol leven van hun gebruikers. 1. Organisatie Naam Lokaal dienstencentrum De Balsemboom Adres Ganzenstraat 33 Postcode + gemeente 8000 Brugge Telefoon Diensthoofd Nin Raeymaekers adres Nin.raeymaekers@ocmw-brugge.be Juridisch statuut Openbaar Centrum voor Maatschappelijke Welzijn 2. Coördinaten medewerker Naam:... Adres:... Postcode + gemeente... Telefoon Aard van de samenwerking Het lokaal dienstencentrum verbindt er zich toe om voor de organisatie van diensten in teken van hygiënische zorgen samen te werken met professionele medewerkers die kennis van zake hebben. Mensen die door een gespecialiseerde opleiding en/of bijscholing kennis hebben van de nodige theoretische en praktische aspecten van de uit te voeren dienstverlening. Diploma s en/of getuigschriften: Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

31 BIJLAGE 5 4. Verzekering Van de medewerker wordt verwacht dat hij of zij in geval van beroepsaansprakelijkheid voor eventuele medische fouten of klachten zijn of haar verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid hierin opneemt. Het OCMW Brugge en de Lokale Dienstencentra kunnen enkel en alleen burgerlijk aansprakelijk gesteld worden als zij zelf verantwoordelijk zijn voor fouten. De medewerker verbindt zich ertoe elk probleem of andere zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 24 uren te melden bij de centrumverantwoordelijke van het dienstencentrum waar hij of zij werkzaam is. 5. Plicht tot geheimhouding Gezien medewerkers binnen hun taakopdracht contacten hebben met verschillende bezoekers, vragen wij een discrete houding. De persoonlijke levenssfeer van de bezoeker dient gerespecteerd te worden. Persoonlijke informatie valt onder de plicht tot geheimhouding. Indien de medewerker informatie verneemt van de bezoeker die belangrijk kan zijn voor het persoonlijk welzijn van deze bezoeker dan kan de centrumverantwoordelijke of het diensthoofd gewaarschuwd worden. 6. Taakinhoud en afbakening van de uit te voeren dienst Voor het bewaken van de uniformiteit van de aangeboden dienstverlening in de verschillende dienstencentra is het belangrijk om een inhoudelijk bepaling vast te leggen waaruit deze dienst moet bestaan. Voor een manicure of handverzorging worden volgende afspraken gemaakt: Een manicure of handverzorging duurt minimum 20 minuten De gebruikers van de dienstverlening moeten de minimum leeftijd van 60 jaar hebben bereikt (uitzonderingen op deze regel worden besproken met het diensthoofd) Een manicure of handverzorging bestaat uit volgende (be)handelingen: o Geven van een nagelbad; o Verzorgen van de nagelriemen; o De nagels worden bijgeknipt, gevijld en gepolijst; o De handen verzorgen met een verzorgende lotion; o Bijkomende mogelijke (be)handelingen: De nagels kunnen voorzien worden van een laklaag als cliënt eigen product meebrengt; Tijdens de manicure of handverzorging is het niet mogelijk om nagels te versieren, valse of gel nagels te plaatsen Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

32 BIJLAGE 5 7. Vergoeding voor de kosten Voor de te leveren prestatie zal in samenspraak met het diensthoofd een prijs worden bepaald die past in de financiële visie en missie van het dienstencentrum. Veranderingen van prijs kunnen enkel na overleg met het diensthoofd gevolgd door een al of niet goedkeuring van de Raad van het OCMW Brugge. Deze afgesproken vergoeding dekt alle onkosten die de medewerker heeft ten gevolge van deze prestatie (verplaatsing, materiaal ). De onkostenvergoeding wordt rechtstreeks betaald door de gebruiker aan de medewerker. 8. Afspraken vanuit de organisatie - Het dienstencentrum is verantwoordelijk voor de verdeling en de coördinatie van het werk - Het dienstencentrum staat in voor de structurele en organisatorische aspecten - Het dienstencentrum zal steeds de medewerker op de hoogte houden op het gebied van werkverdeling, veranderingen, problemen - Het dienstencentrum verleent op ieder moment haar hulp en deskundigheid zodat de medewerker steeds op hen beroep kan doen - Het dienstencentrum zal inzake problemen, ongevallen samen met de medewerker steeds zoeken naar de meest gangbare oplossing die voor alle partijen gunstig is - Het dienstencentrum regelt de bekendmaking van de dienstverlening. - Op regelmatige basis zal het dienstencentrum de dienst evalueren. 9. Afspraken vanuit de medewerker - De medewerker kan bij de aanvang van zijn taak in het dienstencentrum een diploma voorleggen met de nodige referenties en kwalificaties voor het onderrichten van die specifieke dienstverlening - De medewerker zal geen politieke, religieuze of andere persoonlijke voorkeuren uitspreken tijdens het uitvoeren van de dienstverlening - In geval van problemen, ongevallen of andere zaken betreffende de dienstverlening, zal de medewerker steeds contact opnemen met de centrumverantwoordelijke van het dienstencentrum. - De medewerker kan nooit persoonlijke of commerciële reclame maken ten gunste van anderen of zichzelf. - Ingeval van problemen of discussies rekent de organisatie steeds op de eerlijkheid van de medewerker. - De medewerker is verantwoordelijk voor het opvolgen van de afspraken en bij nieuwe bezoekers/gebruikers wordt van de medewerker verwacht dat hij of zij de persoon laat registreren bij iemand van het onthaal of de centrumverantwoordelijke. Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

33 BIJLAGE Beëindiging van de samenwerking Als de bovenstaande afspraken niet worden nageleefd, kan altijd, mondeling of schriftelijk de overeenkomst opgezegd worden. Beide partijen kunnen zich hierop beroepen. Opgemaakt te Brugge in twee exemplaren op / / 20.. Naam en handtekening medewerker dienstencentra (voorafgaand en eigenhandig geschreven Gelezen en goedgekeurd ) Handtekening diensthoofd Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning

34 Samenwerkingsovereenkomst medewerkers hygiënische zorgen OPTIE PEDICURE / ELEMENTAIRE VOETVERZORGING De lokale dienstencentra zijn een dienstverlening van het OCMW Brugge. Door hun laagdrempelige karakter zijn zij een ontmoetingsplaats voor iedereen uit de buurt. Door het gevarieerd aanbod aan informatie, diensten en activiteiten streven zijn naar een langer zelfstandig en kwaliteitsvol leven van hun gebruikers. 1. Organisatie Naam Lokaal dienstencentrum De Balsemboom Adres Ganzenstraat 33 Postcode + gemeente 8000 Brugge Telefoon Diensthoofd Nin Raeymaekers adres Nin.raeymaekers@ocmw-brugge.be Juridisch statuut Openbaar Centrum voor Maatschappelijke Welzijn 2. Coördinaten medewerker Naam:... Adres:... Postcode + gemeente... Telefoon Aard van de samenwerking Het lokaal dienstencentrum verbindt er zich toe om voor de organisatie van diensten in teken van hygiënische zorgen samen te werken met professionele medewerkers die kennis van zake hebben. Mensen die door een gespecialiseerde opleiding en/of bijscholing kennis hebben van de nodige theoretische en praktische aspecten van de uit te voeren dienstverlening. Diploma s en/of getuigschriften: Bijlagen Evaluatie kwaliteitsplanning