Als secretaris maak je de notulen van de vergaderingen van de bestuurlijke organen en bewaak je de daar gemaakte afspraken en besluiten.

Transcriptie

1 Brandweerzone Vlaams-Brabant West Dienst Personeel IO01-SECRETARIS/JURIST Statutair onbepaalde duur voltijds Functionele loopbaan: A21-A22 Afdeling: Interne organisatie DOEL VAN DE FUNCTIE Als secretaris sta je in voor het organisatorisch en juridisch ondersteunen van de voorzitters van de vergaderorganen en de zonecommandant bij het uitvoeren van bestuurlijke taken. Je bent secretaris van het zonecollege, de zoneraad, het operationeel managementteam (sectoroverleg, technische commissie), het CPBW, het BOC en de technische werkgroep. Als secretaris maak je de notulen van de vergaderingen van de bestuurlijke organen en bewaak je de daar gemaakte afspraken en besluiten. Tevens ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de beslissingsprocessen, de wijze van controle, en toezicht uitoefenen. Je waakt erover dat het leiderschap binnen de organisatie gebaseerd wordt op openheid, verantwoording en integriteit. De jurist ondersteunt de dagelijkse werking van de zone op juridisch vlak. Hij/ zij helpt mee om beleidsinitiatieven uit te werken en geeft advies over juridische knelpunten. PLAATS IN DE ORGANISATIE De secretaris staat onder leiding van de zonecommandant en ten dienste van hem en de andere diensten van de administratieve organisatie. FUNCTIEBESCHRIJVING ORGANISEREN EN FACILITEREN VAN VERGADERINGEN VAN ZONECOLLEGE EN ZONERAAD: Opstellen en uitwerken van de jaarkalender (agenda van de vergaderingen van de raad en het college) Het voorbereiden van de vergaderingen van de raad en van het college, met name het bevorderen en bewaken van de tijdige aanlevering van voorstellen, informatie, stukken e.d. zowel vanuit de interne administratie als vanuit externe fora Verslagen worden tijdig bezorgd aan de leden Het garanderen van de openbaarheid van bestuur Het opstellen van de notulen van de vergaderingen van de raad en het college Het bezorgen van de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook van alle nodige stukken voor de

2 uitoefening van het toezicht, aan de bevoegde toezichthoudende overheid Vastlegging van bewaking van de uitvoering van de genomen bestuursbesluiten Mede aanspreekpunt vormen voor vragen vanuit (leden van) het zonecollege en zoneraad Beheren van de uittreksels, maken van een time-tabel, de uittreksels bezorgen aan de juiste diensten en deze archiveren ORGANISEREN EN FACILITEREN VAN VERGADERINGEN VAN HET MANAGEMENTTEAM, DE TECHNISCHE WERKGROEPEN, VERGADERINGEN VAN HET COMITÉ PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK (CPBW: TIJDELIJKE FUNCTIE), HET BIJZONDER OVERLE G COMITÉ (BOC) EN EINDELOOPBAANCOMMISSIE: Opstellen en uitwerken van de jaarkalender (agenda van de vergaderingen van het managementteam) Het voorbereiden van de vergaderingen van het managementteam, met name het bevorderen en bewaken van de tijdige aanlevering van voorstellen, informatie, stukken e.d. zowel vanuit de interne organisatie als vanuit de externe fora Het opstellen van notulen van de vergaderingen van het managementteam Vastlegging en bewaking van de uitvoering van de genomen besluiten Mede aanspreekpunt vormen voor vragen vanuit (leden van) managementteam en andere diensthoofden van de interne organisatie SECRETARISTAKEN: Opstellen van concept brieven en notities voor de voorzitters van de vergadering en de zonecommandant Beoordelen op volledigheid en voorleggen van documenten ter ondertekening door de voorzitter en zonecommandant, op juiste wijze (laten) afhandelen Verder sorteren (na schifting door de administratief medewerker) van inkomende post voor de voorzitter en zonecommandant, aangeven van prioriteiten en zelf afhandelen van bepaalde standaardzaken Uitvoeren van specifieke opdrachten namens de voorzitter van het zonecollege en zoneraad en de zonecommandant, waaronder optreden als projectleider bij bestuurlijk juridische projecten JURIDISCH AANSPREEKPUNT VAN DE DIRECTIES (ZONECOMMANDANT, HR, FINANCIËN, PREVENTIEADVISEUR) Hij/ zij beschikt over kennis van sociaal recht, arbeidswetgeving en over kennis van welzijn op het werk Hij/ zij adviseert over en behartigt de juridische beleidszaken. De juridische documenten worden opgesteld en getoetst binnen de nationale en Europese wetgeving. Analyseren van de juridische vragen en opvolgen van juridische dossiers; Beleidsondersteuning en advisering aan de diensten van de interne organisatie. ONTWIKKELEN, IMPLEME NTEREN EN OPTIMALISE REN VAN PROCEDURES, METHODEN EN WERKMIDDELEN VOOR DE VERSCHILLENDE LOGISTIEKE ENTITEITEN, IN OVERLEG MET ELKE ENTITEIT, TENEINDE EEN EFFICIËNTE EN KWALITATIEVE WERKING VAN ELKE ENTITEIT TE GARANDEREN: Opvolgen van nieuwe ontwikkelingen op vlak van zijn/haar beheersdomein

3 Integreren en implementeren van nieuwe ontwikkelingen, methoden, procedures en werkmiddelen, rekening houdend met de specificiteit van de zone Opvolgen en waar nodig bijsturen van de methoden, procedures en werkmiddelen OPVOLGEN VAN DE WETTELIJKE EN ANDERE VOORSCHRIFTEN MET BETRE KKING TOT WERKING VAN DE VERSCHILLENDE LOGISTIEKE, ENTITEITEN EN IMPLEMENTEREN ERVAN EN BEWAKEN IN OVERLEG MET ELKE ENTITEIT: Opvolgen van de ontwikkelingen rond de wet- en regelgeving van belang voor de dienst Assimileren en implementeren van de wet- en regelgeving teneinde de procedures, werking en kennis actueel te houden Vertalen en communiceren van de wet- en regelgeving naar de medewerkers COACHEN, AANSTUREN E N EVALUEREN VAN DE MEDEWERKERS VAN HET ONTHAAL TENEINDE DE MOTIVATIE EN EFFICIËNTIE VAN HET TEAM TE MAXIMALISEREN: Coördineren en aansturen van de medewerkers bij het uitvoeren van de operationele werkzaamheden Ondersteunen van de medewerkers bij de operationele werkzaamheden met behulp van advies en operationele ondersteuning Evalueren van de medewerkers en bijsturen waar nodig INSTAAN VOOR EEN VLOTTE COMMUNICATIE Communicatie met de hiërarchische meerdere, diensthoofden, personeelsleden,.. Bewaken van de toepassing van de wet- en regelgeving en van het statuut Communiceren van problemen en informatie naar de betrokken dienst Organiseren en opvolgen van intern overleg De functie-inhoud is niet limitatief. Er kunnen andere taken opgelegd worden, afhankelijk van de vereisten van de dienst en om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen verzekeren. INTERPERSOONLIJKE RELATIES Contact Aard overleg Intern Extern - Beide Zonecollege en Zoneraad Voorbereiding dossiers Intern Zonecommandant Samenwerking en ondersteuning Intern Dienst personeel Samenwerking en ondersteuning Intern Dienst financiën Samenwerking en ondersteuning Intern

4 Personeelsleden Informeren intern TECHNISCHE EXPERTISE Diploma: Master Specialiteiten: Rechten Vereiste ervaring: Geen Software: Ms office GEWENST PROFIEL Competentie Gedragsindicatoren Resultaatgerichtheid Zich blijven richten op het afgesproken resultaat of het gestelde doen, ook bij problemen, tegenslag, tegenwerking of afleiding. Samenwerken Bijdragen aan het gezamenlijk resultaat door een optimale afstemming met anderen. Loyaliteit Zicht verbonden voelen met de organisatie en proberen te voldoen aan de verwachtingen van de organisatie. Omgevingsbewustzijn Goed geïnformeerd zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke of politieke ontwikkelingen of andere relevante omgevingsfactoren. Voortgangsbewaking Anticiperen op en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en plannen. Zorgvuldigheid (accuratesse) Gerichtheid op detailinformatie en hiermee accuraat en effectief omgaan. Taakgericht leiderschap Tactisch schakelen Op een resultaatgerichte en doelgerichte wijze richting en sturing geven aan medewerkers Effectief blijven functioneren door inspelen op gedrag van anderen of veranderingen in de situatie of omgeving. Improvisatie- en schakelvermogen. INTERESSE?

5 Je kan solliciteren via je vindt hier ook de uitgebreide functieomschrijving. We verwachten jouw kandidatuur uiterlijk op 12 juni De schriftelijke thuisopdracht ontvang je op 25/06/2016, deze wordt terug verwacht op 24/07/2016. Het psycho technische gedeelte vindt plaats in juli en augustus en het jurygesprek in september of begin oktober.