De intake meerderjarigen

Transcriptie

1 De intake meerderjarigen Blijdorp vzw Visie- en Beleidsteksten Kwaliteitshandboek -: 2.. Gebruikers / 2.1 Opnames en doorverwijzingen / Visie en Beleid Beoordeeld en goedgekeurd: SA 18/11/2013 Geldigheidsdatum: 18/11/2013 Procedurebeheerders: Kristien Verwaeren, Ans Van den Cruyce 1 DOEL Het beschrijven van de manier waarop aanvragen voor een mogelijke opname (start ondersteuning) behandeld worden. Het respecteren van volgende krijtlijnen: De Missie, Visie en Waarden van Blijdorp De diverse regelgevingen van departement Welzijn (BVR 04/02/2011 met het Protocol voor verblijf, behandeling en begeleiding en het Charter collectieve rechten en plichten; Richtlijnen Zorgregie) Het toetsen of de mogelijke ondersteuning vanuit Blijdorp een antwoord kan bieden op de individuele en de specifieke ondersteuningsvragen van de kandidaat - gebruiker. 2 TOEPASSINGSGEBIED Alle aanvragen voor kandidaat gebruikers in functie van de mogelijke opmaak van een Protocol voor Verblijf, Behandeling of Begeleiding voor de zorgvormen dagcentrum en tehuis niet werkenden. 3 WERKWIJZE 3.1 Aanmelding Aanmelden van de kandidaat - gebruiker bij de maatschappelijk 1. Aanmelding kan door de kandidaat gebruiker, zijn (wettelijke) vertegenwoordiger, verwijzers of interne medes gebeuren. Ingeval de ondersteuningsvragen nog niet zijn uitgeklaard en er nood is aan bijkomende vraagverduidelijking wordt er doorverwezen naar DOP a of MDT b. Toetsing van de aanmeldingsgegevens aan de opnamevoorwaarden door de maatschappelijk (nr). Indien de kandidaat-gebruiker niet aan de voorwaarden voldoet, verwijst de maatschappelijk door naar andere diensten en/of voorzieningen. Aanmeldingsformulier DC c /TNW d wordt ingevuld. Indien de kandidaat gebruiker een duidelijke vraag heeft naar een aangeboden zorgvorm binnen Blijdorp, wordt er een informatiegesprek gepland. 3.2 Informatiegesprek De maatschappelijk geeft informatie over de algemene werking van Blijdorp en meer specifiek over de gewenste zorgvorm. De maatschappelijk polst naar de ondersteuningsvragen van de kandidaat gebruiker met als uitgangspunt de kwaliteit van leven domeinen ( emotioneel welbevinden, sociale relaties, materieel welbevinden, persoonlijke ontwikkeling, fysiek welbevinden, zelfbepaling, maatschappelijk participatie en rechten). Er wordt nagegaan of de kandidaat gebruiker beschikt over een correcte erkenning 2 (gepast ticket) vanuit het VAPH e voor de gevraagde zorgvorm. Ingeval de kandidaat-gebruiker nog niet in het bezit is van de correcte erkenning, wordt er doorverwezen naar een MDT voor de aanvraag hiervan. Er wordt eveneens informatie gegeven over de werking van de Centrale Registratie van Zorgvragen (CRZ f ). Ingeval de kandidaat-gebruiker er voor kiest dat Blijdorp instaat voor de registratie op de CRZ, wordt hiervoor het formulier verzoek tot inschrijving bij de Centrale Registratie Zorgrvragen (CRZ) 3 ondertekend door de kandidaat-gebruiker of zijn vertegenwoordiger. Het formulier informatiegesprek 4 wordt ingevuld. Het formulier opvragen informatie 5 wordt ter ondertekening voorgelegd aan de kandidaat-gebruiker of zijn vertegenwoordiger. Khb 4f b2 Intake meerderjarigen geldigheidsdatum 18/11/13 / versie 5b Pagina 1 van 5

2 3.3 Registratie zorgvraag en opvolging De zorgvragen van de kandidaat- gebruiker worden door de maatschappelijk geregistreerd op de CRZ 6. Indien er reeds een registratie op de CRZ is, neemt de maatschappelijk contact op met de contactpersoon op de CRZ in functie van registratie als nevencontactpersoon en verifiëren van de aangemelde zorgvraag op de CRZ. Indien de kandidaat - gebruiker een actieve vraag heeft, dient de hoofdcontactpersoon actief te bemiddelen in het zoeken naar een geschikte plaats voor de kandidaat - gebruiker. Men krijgt dagelijks een mail van het VAPH met de open plaatsen van alle voorzieningen in Vlaanderen. De maatschappelijk meldt de kandidaat gebruikers met een passend profiel aan op de CRZ. De maatschappelijk streeft een jaarlijkse update van de actieve vragen na. Indien de maatschappelijk aanvoelt dat de situatie van de kandidaat - gebruiker vraagt om opmaak van een prioritair te bemiddelen dossier (PTB g )/nooddossier/convenant, kan dit mits goedkeuring van de intakecel Mogelijke aanleidingen tot opname Melding van een open plaats binnen Blijdorp o Stuurgroep volwassen bereidt het profiel van de open plaats voor. o De coördinator organiseert een vergadering van de intakecel. o Tijdens de eerste samenkomst van de intakecel wordt een profiel van de open plaats opgemaakt 8. o De maatschappelijk registreert de open plaats op de applicatie zorgregie gedurende minimum één week conform de richtlijnen van het VAPH. o De maatschappelijk maakt een overzichtslijst van de kandidaat gebruikers die zich hebben aangemeld op de open plaats 9. Indien wenselijk wordt er bijkomende informatie opgevraagd. De maatschappelijk bezorgt deze overzichtslijst voor de volgende vergadering aan de intakecel. o Tijdens de eerste intakecel wordt de tweede intakecel gepland. De overzichtslijst van de kandidaat gebruikers wordt overlopen en beslissingen genomen. Indien er geen kandidaat gebruikers uit prioriteiten groep (PG)1 in aanmerking komen, kan er bij het VAPH een afwijking aangevraagd worden om een kandidaat gebruiker uit PG h 2 te mogen opnemen. o De maatschappelijk contacteert de kandidaat gebruiker en vertegenwoordiger. Ingeval van een positief antwoord, wordt er een kennismakingsbezoek gepland en kan dit resulteren in een opname. Ingeval van een negatief antwoord, contacteert de maatschappelijk een andere kandidaat gebruiker geselecteerd door de intakecel Aanmelden van een kandidaat- gebruiker met een persoonsvolgende financiering (kort - of langlopende convenant en nooddossier) o Een contactpersoon CRZ meldt een kandidaat gebruiker aan met persoonsvolgende financiering bij de maatschappelijk. o De aanmelding wordt door de maatschappelijk informatief doorgegeven aan de intakecel. o Indien wenselijk wordt bijkomende informatie opgevraagd door de maatschappelijk. o Ingeval de kandidaat gebruiker een passend profiel heeft voor opname binnen de aangeboden zorgvormen in Blijdorp, organiseert de coördinator een vergadering van de intakecel. o o 3.5 Kennismakingsbezoek De intakecel neemt de beslissing tot al dan niet opname van de kandidaat gebruiker. De maatschappelijk neemt contact op met de kandidaat gebruiker en vertegenwoordiger. Ingeval een positief antwoord, wordt er een kennismakingsbezoek gepland en kan dit resulteren in een opname. Het kennismakingsbezoek wordt gecoördineerd door de maatschappelijk en gebeurt samen met het teamhoofd. TH i / MW j geeft informatie over het dienstverleningsaanbod van Blijdorp 10. TH en MW geven een gerichte rondleiding doorheen de voorziening. TH / MW vraagt bijkomende informatie over de kandidaat gebruiker. TH/ MW bevraagt de verwachtingen en wensen van de kandidaat gebruiker en vertegenwoordiger. Khb 4f b2 Intake meerderjarigen geldigheidsdatum 18/11/13 / versie 5b Pagina 2 van 5

3 Binnen de afgesproken periode brengt de kandidaat gebruiker de maatschappelijk op de hoogte van zijn beslissing: o De kandidaat - gebruiker wenst geen opname in Blijdorp o De kandidaat gebruiker wenst een opname in Blijdorp Wanneer de kandidaat gebruiker geen opname wenst, contacteert de maatschappelijk een andere kandidaat - gebruiker, geselecteerd door de intakecel. Dit is enkel van toepassing ingeval van een open plaats in Blijdorp. 3.6 Opname Het teamhoofd coördineert de concrete en praktische opname in het team. o Plannen van de opnamedatum in overleg met de kandidaat- gebruiker en vertegenwoordiger. o Voorbereiden van het team o Bepalen van de aandachtsbegeleider o Informeren van de ondersteunende diensten o Organiseren van de multidisciplinaire opnamevergadering Indien nodig wordt een bezoek gepland aan de kandidaat gebruiker of worden er observatiedagen 11 binnen Blijdorp georganiseerd. Verzamelen van informatie: o Opname van minderjarigen naar meerderjarigen: iedere discipline vraagt de nodige info op o Externe opname: één contactpersoon die de info verzamelt en bezorgt aan de nodige disciplines. De maatschappelijk plant, in functie van de opname, een gesprek met het netwerk, samen met de aandachtsbegeleiding. Indien nodig wordt er nog bijkomende informatie gevraagd over de gebruiker. Het charter 12, protocol 13 en toelating voor opvragen informatie en beeldmateriaal 14 worden samen met de vertegenwoordiger in orde gebracht. De maatschappelijk brengt volgende administratie in orde: o Formulier gegevens voor bewonersadministratie 15 o Afsluiten van de open plaats en de zorgvraag op de CRZ nadat de cliëntregistratie op de CRZ door de bewonersadministratie in orde werd gebracht. Na de opname van de gebruiker, start de procedure 4f2 Het opmaken, uitvoeren, evalueren en bijsturen van het handelingsplan (niet van toepassing bij opname nooddossier en kortlopende convenant). Opmerking: Het verloop van het hele proces dat in deze procedure wordt beschreven is standaard maar er zal op een flexibele manier mee omgegaan worden als de snelheid voor een opname primeert op de volgorde van de verschillende stappen. 4 VERWANTE DOCUMENTEN EN HULPMIDDELEN 1 Aanmeldingsformulier DC/TNW 2 Erkenning van het VAPH 3 Toestemmingsformulier voor registratie op de CRZ 4 Formulier informatiegesprek 5 Toestemmingsformulier voor het opvragen en de verwerking van de persoonlijke gegevens 6 Applicatie CRZ 7 Draaiboek intakecel 8 Verslag intakecel 9 Overzichtslijst stand van zaken aanmeldingen open plaats 10 Infobrochure van Blijdorp 11 Observatieverslag 12 Charter voor Collectieve Rechten en Plichten voor Tehuis niet Werkenden en van het Dagcentrum 13 Protocol voor Verblijf, Behandeling of begeleiding 14 Formulier toelating tot opvragen van informatie en het maken van beeldmateriaal 15 Formulier gegevens voor bewonersadministratie Verslag van de opnamevergadering Sociale dienst Fiche (dossier) Verslag stuurgroep volwassenen Opvolgblad Khb 4f b2 Intake meerderjarigen geldigheidsdatum 18/11/13 / versie 5b Pagina 3 van 5

4 5 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN maatschappelijk - Contactpersoon binnen Blijdorp voor aanmelding van kandidaat gebruikers. - Opvolging- opvolgen van de CRZ (registratie CRZ, bemiddelen/aanmelden open plaatsen, PTB, nooddossier, convenanten, enz.) - Deelnemen aan de zorgbemiddelingsvergaderingen - Voorbereiding voorbereiden van de intakecel - Deelnemen aan de vergaderingen van de intakecel - Instaan voor contacten met de kandidaat gebruiker en zijn vertegenwoordiger - Kennismakingsbezoek plannen en begeleiden. - De nodige documenten en administratie in orde brengen, samen met de nodige registraties Intakecel - Beslissing al dan niet doorsturen PTB, aanvraag tot convenant, nooddossier - Opmaak profiel bij open plaats op basis van voorbereiding SGV k - Selecteren kandidaat gebruiker(s) voor opname - Beslissing tot al dan niet opname kandidaat - gebruiker Teamhoofd - Coördineert de concrete en praktische afspraken voor opname in het team. Coördinator - Plant de vergadering van de intakecel Stuurgroep volwassenen met orthopedagoog - Bereidt het profiel van de open plaats voor 6 REGISTRATIES Registratie Wie Indexering Bewaartermijn Waar Aanmeldingsformulier DC/TNW Formulier informatiegesprek Opvolgblad Toestemmingsformulier voor het opvragen en de verwerking van de persoonlijke gegevens Formulier registratie op de CRZ Verslag stuurgroep volwassen/stuurgroep algemeen Teamhoofd Orthopedagoog Verslaggever stuurgroep Chronologisch/ per datum Verslag intakecel Coördinator Chronologisch/ per datum Intranet 5 jaar Observatieverslag orthopedagoog Per kandidaat 5 jaar bij coördinator, daarna archief Khb 4f b2 Intake meerderjarigen geldigheidsdatum 18/11/13 / versie 5b Pagina 4 van 5

5 Protocol Formulier toelating opvragen van informatie en maken beeldmateriaal Sociale dienst Fiche Formulier gegevens bewonersadministratie In het individueel dossier In dossier Bij administratie a DOP = dienst ondersteuningsplan b MDT = multidisciplinair team bv.: mutualiteit c DC= dagcentrum d TNW= tehuis niet werkenden e VAPH= Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap f CRZ= centrale registratie zorgvragen g PTB= prioritair te bemiddelen dossier h PG= prioriteitengroep i TH= teamhoofd j MW= maatschappelijk k SGV=stuurgroep volwassenen Khb 4f b2 Intake meerderjarigen geldigheidsdatum 18/11/13 / versie 5b Pagina 5 van 5