Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits

Transcriptie

1 Pagina 1 van 5 Beoordeeld: Goedgekeurd: Geldig vanaf: Documenteigenaar: kwaliteitscoördinator Doel - Bepalen of de activiteiten op het gebied van kwaliteit en de daarmee samenhangende resultaten (=realiteit) overeenstemmen met de geplande maatregelen (= de documenten van het KHB en de regelgeving) (SMK 3.7.) - Bepalen of deze maatregelen op een doeltreffende wijze zijn geïmplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van de doelstellingen (= bijdragen tot een verantwoorde hulp- en dienstverlening) (SMK 3.7.) Toepassingsgebied Alle elementen van het KHB Verwante documenten en hulpmiddelen Auditplan Auditrapport Afwijkingsrapport Werkwijze Het opstellen van een auditplan - De KC stelt het auditplan op om de 5 jaar voor een periode van 5 jaar. De documenten worden per thema in een cluster samengebracht zodat de corrigerende maatregelen efficiënter kunnen gerealiseerd worden. - Elke lid van het leidinggevend team en de OGZO zijn auditor van een aantal documenten. - De directie keurt het auditplan goed Het voorbereiden van de audit - De auditor haalt de betrokken documenten op bij de KC. - Hij leest het document grondig en maakt in het kader van de SMK s een lijst met voorbereidende vragen - Indien het document reeds geaudit werd, wordt het vorige auditrapport opgevolgd. - De auditor spreekt zelf een datum af met de documenteigenaar. Het uitvoeren en rapporteren van de audit - Aan de hand van de voorbereide vragen bespreekt de auditor de waarnemingen en afwijkingen met de betrokken verantwoordelijke en maakt een auditrapport met bijbehorende afwijkingsrapporten op. - De betrokken verantwoordelijke stelt corrigerende maatregelen voor en registreert deze op de afwijkingsrapporten. - De auditrapporten en afwijkingsrapporten moeten voor 1 september van het auditjaar bij de KC worden binnen geleverd. - Tijdens een vergadering van het leidinggevend team in september of oktober worden deze rapporten voorgelegd en de corrigerende maatregelen goedgekeurd. - De betrokken verantwoordelijke voert de corrigerende maatregelen uit De opvolging van de corrigerende maatregelen - De documenteigenaar is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de corrigerende maatregelen en moet hierover op de tussentijdse evaluatie van het KHB in september schriftelijk verslag uitbrengen

2 Pagina 2 van 5 Registraties Registratie Wie Indexering Bewaartermijn Auditrapport KC Per document 10 jaar Afwijkingsrapport KC Per document 10 jaar Opvolging corrigerende Documenteigenaar Per document 10 jaar maatregelen Auditplan Nr Auditor Documenteigenaar Auditjaar Status 1.1. OGZ DC KC Technisch coördinator Maatschappelijk werker Pedagogisch coördinator OGZ TNW Pedagogisch coördinator KC Ped DC Directie Technisch coördinator KC OGZOP Directie /08/ Technisch coördinator KC MW Ped DC /06/ KC Ped DC /05/ OGZ DC Technisch coördinator KC Maatschappelijk werker /04/ OGZ TNW Pedagogisch coördinator /04/ MW Pedagogisch coördinator /04/ Pedagogisch coördinator Maatschappelijk werker /04/ directie OGZ TNW KC Maatschappelijk werker OGZOG OGZ DC MW OGZ DC directie KC (=directie) OGZOP OGZ DIO /06/ OGZ DC OGZ TNW /06/ OGZOG Technisch coördinator 2012

3 Pagina 3 van OGZ TNW KC Directie KC KC directie OGZ TNW Pedagogisch coördinator 2011

4 Pagina 4 van 5 Auditrapport Auditor (naam + functie): Datum audit: Documentnummer + omschrijving : Voorbereidende vragen: Algemene conclusie Aantal afwijkingsrapporten: Handtekening auditor

5 Pagina 5 van 5 Afwijkingsrapport Auditor (naam + functie): Datum audit: Documentnummer + omschrijving: Beschrijving van de afwijking(in te vullen door de auditor): Voorgestelde corrigerende maatregelen (in te vullen door de procedure-eigenaar): Wat Wie Tegen wanneer