INTERNE AUDIT. BELAC 3-03 Rev Datum van toepassing:

Transcriptie

1 BELAC 3-03 Rev INTERNE AUDIT De versies van documenten van het managementsysteem van BELAC die beschikbaar zijn op de website van BELAC ( worden beschouwd als dé enige geldige versies. Datum van toepassing: BELAC 3-03 Rev /9

2 BELAC 3-03 Rev /9

3 HISTORIEK VAN HET DOCUMENT Herziening en datum van goedkeuring 0 draft CC CC Secr CC Reden van de herziening Vervangt en vernietigt documenten BKO A020, BELTEST P 13 en BELCERT BCT-P26 Draft versie voor Audit EA Optimalisatie van het formaat en de lay-out Optimalisatie van het formaat en de lay-out Herziening naar aanleiding van het inwerking treden van het KB BELAC: kleine aanpassingen die geen significante aanpassingen van de inhoud betekenen Draagwijdte van de herziening Volledige herziening, als gevolg van de fusie van de documenten, zonder wezenlijke wijzigingen van de inhoud. Volledig document Volledig document Volledige document 3 secretariaat De beoordeling van het managementsysteem (management review) wordt niet langer opgenomen in dit document Aanpassingen aan de definities Inhoud van de audit Hoofdstuk 3 Punt 5.3 BELAC 3-03 Rev /9

4 INHOUDSTABEL 1. DOELSTELLINGEN VAN HET DOCUMENT EN NORMATIEVE REFERENTIES BESTEMMELINGEN DEFINITIES Kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9000: 2005) Kwaliteitsmanagement (ISO 9000: 2005) Audit (ISO 9000: 2005) Beoordeling (ISO 9000: 2005) Kwaliteitsactie Performantie-indicatoren DOELSTELLINGEN UITVOERING Evaluatieploeg Coördinatie Inhoud van de audit Evaluatieverslag...8 BELAC 3-03 Rev /9

5 INTERNE AUDIT 1. DOELSTELLINGEN VAN HET DOCUMENT EN NORMATIEVE REFERENTIES Deze procedure heeft tot doel de richtlijnen en de uitvoeringsmodaliteiten vast te leggen voor de interne audit van het managementsysteem van BELAC zoals bepaald in NBN EN ISO/IEC BESTEMMELINGEN Met opvolging van de actualisering: - De leden van de Coördinatiecommissie - De leden van het Accreditatiebureau - Het Accreditatiesecretariaat Zonder opvolging van de actualisering: - Elke aanvrager BELAC 3-03 Rev /9

6 3. DEFINITIES 3.1. Kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9000: 2005) Managementsysteem voor het sturen en opvolgen van een instelling op het gebied van de kwaliteit Kwaliteitsmanagement (ISO 9000: 2005) De gecoördineerde activiteiten om een organisatie te sturen en op te volgen op het gebied van de kwaliteit Audit (ISO 9000: 2005) Systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijs en voor het objectief beoordelen daarvan, om vast te stellen in welke mate aan overeengekomen auditcriteria is voldaan. Interne audits, soms eerste-partij-audits genoemd, worden uitgevoerd door of namens de organisatie zelf voor interne doeleinden en kunnen aan de basis liggen voor het opstellen van een tekortkoming Beoordeling (ISO 9000: 2005) Activiteit die wordt ondernomen om de geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid van het betreffende onderwerp voor het halen van vastgestelde doelstellingen te bepalen Kwaliteitsactie Onderzoek dat uitgevoerd wordt om de opvolging van de toepassing van de gedocumenteerde beschikkingen na te gaan voor een bepaalde activiteit. Deze onderzoeken kunnen steekproefsgewijze uitgevoerd worden, maar hebben meestal een uitvoerig karakter Performantie-indicatoren Performantie-indicatoren zijn meetbare indicaties of een doelstelling wordt bereikt. In het bijzonder wordt op deze manier de naleving van de opgelegde termijnen voor de implementatie van de verschillende stappen in het evaluatieproces opgevolgd. De indicatoren worden ingevoerd of geactualiseerd in functie van korte/middenlange/lange-termijn-doelstellingen van BELAC. BELAC 3-03 Rev /9

7 4. DOELSTELLINGEN Minstens éénmaal per jaar (onder de vorm van opeenvolgende gedeeltelijke beoordelingen) onderwerpt BELAC het geheel van zijn activiteiten aan een interne audit ten einde na te gaan of: - alle elementen van zijn managementsysteem systematisch toegepast zijn en toepasselijk blijven naarmate de noden van het beheer evolueren; - de genomen schikkingen toelaten zijn objectieven te bereiken en in het bijzonder de overeenstemming verzekeren met de eisen en leidraden van de pertinente normen terzake, uitgebracht op internationaal niveau. Ter aanvulling van deze regelmatige evaluaties, kan het nodig zijn een volledige of een gedeeltelijke evaluatie uit te voeren die initieel niet geprogrammeerd was, bijvoorbeeld: - in geval van een ernstige of steeds terugkomende tekortkoming, vastgesteld tijdens de regelmatige controles van de beheersactiviteiten; - als gevolg van een klacht of een beroep dat de geschiktheid of de toepassing van de bepalingen van het managementsysteem in twijfel trekt; - binnen de 6 maanden volgend op een fundamentele wijziging van het managementsysteem, van de criteria of van de accreditatieprocedure. 5. UITVOERING 5.1. Evaluatieploeg De audit wordt door de kwaliteitsverantwoordelijke uitgevoerd. Hij kan bijgestaan worden door: - één of meerdere personeelsleden van het secretariaat; - externe auditoren op voorwaarde dat deze vertrouwd zijn met het beheer van een accreditatie-instelling, het BELAC-managementsysteem en de rol van auditor. Teneinde het vertrouwelijke karakter van de individuele accreditatiedossiers te vrijwaren, wordt enkel beroep gedaan op de leden van het Accreditatiebureau die, uit hoofde van hun functie, toegang hebben tot het geheel van de documenten. De prestaties geleverd in het kader van de interne audit geven geen aanleiding tot vergoeding. BELAC 3-03 Rev /9

8 5.2. Coördinatie De kwaliteitsverantwoordelijke is belast met de coördinatie van de materiële aspecten verbonden met de interne audit en in het bijzonder met de samenstelling van het evaluatieteam en het opstellen van het auditplan. Hij dient zich te vergewissen van een onafhankelijke evaluatie van de activiteiten die ressorteren onder zijn bevoegdheid Inhoud van de audit De audit dient alle elementen te dekken van: - de wettelijke bepalingen; - de Verordening EG 765/2008; - de norm NBN EN ISO/IEC 17011; - EA-, ILAC- en IAF-leidraden inclusief de eisen van toepassing voor MLAondertekenaars. De volgende aspecten dienen onderzocht te worden : - de documentatie; - de werkelijke toepassing; - de overeenstemming met de doelstellingen. De interne audit houdt rekening met de vaststellingen van de kwaliteitsacties (zie punt 3.5), de performantie-indicatoren (punt 3.6) en met het gevolg dat eraan gegeven werd Evaluatieverslag Iedere algemene evaluatie is gedocumenteerd in een verslag (samengesteld uit verslagen van de gedeeltelijke evaluaties, indien nodig) en dat ten minste de volgende gegevens bevat : - de identiteit van de auditor(en); - de datum of data van de evaluatie; - de activiteiten die geëvalueerd werden en de details van de vaststellingen; - de opmerkingen en de vastgestelde tekortkomingen; - de voorgestelde corrigerende maatregelen, alsmede de persoon die belast is met de uitvoering ervan en de termijnen voor het in praktijk brengen ervan. Iedere vermelde tekortkoming wordt als een onregelmatigheid beschouwd en behandeld. Ze moet aanleiding geven tot een effectieve corrigerende maatregel en dient gericht te zijn op de correctie van de onmiddellijke effecten en op het voorkomen van herhaling: - de aard en de termijnen, voor de invoering van de corrigerende maatregelen die verband houden met de gebrekkige toepassing van de bepalingen van het managementsysteem, worden vastgelegd door de kwaliteitsverantwoordelijke, na samenspraak met de betrokken persoon of personen; - voor tekortkomingen verbonden aan de bepalingen van het managementsysteem, doet de kwaliteitsverantwoordelijke een voorstel van herziening van de betreffende documenten. Terzake zijn de algemene bepalingen voor het beheer van documenten van toepassing; - een bevestiging door de kwaliteitsverantwoordelijke van de uitvoering van de corrigerende maatregelen of van hun progressie. BELAC 3-03 Rev /9

9 Het verslag wordt opgesteld door de kwaliteitsverantwoordelijke, bijgestaan, in voorkomend geval, door de auditoren. Het evaluatieverslag wordt goedgekeurd door de Directie van het secretariaat. De Coördinatiecommissie neemt kennis van het verslag in het kader van de herziening van het systeem. Het evaluatieverslag en de eventueel bijhorende documenten worden gearchiveerd voor een periode van minimum 7 jaar. BELAC 3-03 Rev /9