F1-Auditrapport versie Pagina 1 van 11. De dienst Inspectie is ISO 9001: 2000 gecertificeerd AUDITRAPPORT

Transcriptie

1 F1-Auditrapport versie Pagina 1 van 11 De dienst Inspectie is ISO 9001: 2000 gecertificeerd AUDITRAPPORT Nummer: Adres: Erkenning: Dienstverleningscentrum Heilig Hart Z123 Leernsesteenweg 53 te 9800 Bachte Maria - Leerne Als internaat, semi-internaat en tehuis niet werkenden, kortverblijf, dagcentrum Audit: Datum start: 9 mei 2006 datum einde: 11 mei 2006 Type audit: X erkenningsaudit Correctieaudit tussentijdse audit ad hoc audit Motivatie: Team: Nr. Hoofdauditor: Koenraad Janssens 1 Regio inspecteur: Bernard Lebon 2 Andere(n): Meer informatie over de verschillende soorten audits, het auditrapport en de gebruikte terminologie kan u vinden op de website via de link Inspectie. Inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Tel.: 02/ Fax: 02/

2 F1-Auditrapport versie Pagina 2 van 11 VERSLAG Aandachts punten Vaststellingen huidige audit Kleine afwijking Volgende elementen (x) van het kwaliteitshandboek werden bevraagd: 1.1. Structuur van het kwaliteitshandboek X 1.2. Beschrijving van het aanbod van de voorziening X 2.1. Missie, visie, waarden, objectieven, geschreven referentiekader X 2.2. Sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen X 2.3. Toelating tot verificatie en evaluatie door de overheid X X 3. Kwaliteitsplanning X X 4.1. Organisatiestructuur X Verantwoordelijke belast met het kwaliteitsbeleid X X 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen X Deelname aan externe overlegorganen X 4.5. Middelen X X Intake X X Opstellen van hulp- en dienstverleningsplan X X Uitvoeren, evalueren en bijsturen van hulp- en dienstverleningsplan X X Beëindigen van de hulp- en dienstverlening X X Organiseren van collectief overleg X X Toetsen van tevredenheid van de gebruikers X X Afhandelen van klachten van gebruikers X X Implementeren van corrigerende en preventieve maatregelen X X Selecteren en aanwerven van personeel X Vormen, trainen en opleiden van personeel X X Ondersteunen en evalueren van personeel X Periodiek evalueren van ingezette middelen X X Beheren van de documenten van het kwaliteitshandboek X Plannen en implementeren van kwaliteitsaudits X X Beoordelen kwaliteitshandboek door de directie X X Detecteren van en gepast reageren op misbruik en geweld X X Algemeen 1 Grote afwijking

3 F1-Auditrapport versie Pagina 3 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKING Heilig Hart REF: A/040512/04-05 Collectief overleg 12 mei mei 2006 De informatie die de voorziening tot op heden geeft, op collectief vlak, over de inzet van haar financiële middelen wordt als onvoldoende beoordeeld. Het gewicht van enerzijds de financiële informatie die de voorziening geeft aan de gebruikersraad en anderzijds enkele artikels in het driemaandelijks tijdschrift Ter Leie werden weliswaar in aanmerking genomen maar alsnog te licht bevonden om de volle realisatie van dit aspect van de eis waar te maken Informatierecht: De voorziening geeft de gebruikers, op collectief vlak, informatie over de inzet van haar financiële middelen. Als bijkomend initiatief werd vooropgesteld: een specifieke vergadering waarop alle gebruikers schriftelijk worden uitgenodigd met als agendapunt: financiële informatie. Op 7 december 2005 ging een powerpoint presentatie door. Daaraan was een tevredenheidstoets gekoppeld. Voor 2006 is dit eveneens gepland. X Corrigerende maatregelen zijn afdoende

4 F1-Auditrapport versie Pagina 4 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKING Helig Hart REF: A/060511/2 Opnemen van gebruikers (intake) 9 mei 2006 Sommige dienstverleningsprocessen binnen de organisatie hebben te maken met de (naadloze) overgang van de ene naar de andere afdeling, bijvoorbeeld van het internaat naar de nursingafdeling. Voor de gebruikers is dit niet merkbaar, behalve dan op het vlak van de administratie. Daar gaat het vanuit administratief oogpunt over respectievelijk een beëindiging in de ene afdeling en een opname in de nieuwe afdeling. Gebeurlijk is er ook een relatie met de registratie van de zorgvraag op de Centrale Registratie van de zorgvraag. Deze processen zijn tot op vandaag niet beschreven in het kwaliteitshandboek Kwaliteitshandboek: De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. O Corrigerende maatregelen zijn afdoende O Corrigerende maatregelen zijn niet toetsbaar O Corrigerende maatregelen zijn niet afdoende

5 F1-Auditrapport versie Pagina 5 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKING Heilig Hart REF: A/060511/2 Opnemen van logees 9 mei 2006 Voor een weliswaar heel kleine minderheid van externen die minder dan dertig dagen gebruik wensen te maken van de logeerfunctie is nergens in het kwaliteitshandboek geborgd hoe de rechten en de plichten schriftelijk vastgelegd zullen worden Kwaliteitshandboek: De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt O Corrigerende maatregelen zijn afdoende O Corrigerende maatregelen zijn niet toetsbaar O Corrigerende maatregelen zijn niet afdoende

6 F1-Auditrapport versie Pagina 6 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKG Heilig Hart 9 mei 2006 REF: A/060511/ Klachten De procedure zegt dat schriftelijke klachten niet ontvankelijk zijn, indien niet eerst de mondelinge stappen zijn afgehandeld. Dit is een rem op het klachtenrecht. Bovendien is dit niet aantoonbaar aangezien mondelinge klachten niet geregistreerd worden Klachtenprocedure: De voorziening beschrijft, in overleg met de gebruikers de wijze waarop ze de klachten van de gebruikers afhandelt. De voorziening maakt kenbaar aan alle gebruikers hoe klachten ingediend en afgehandeld worden. De voorziening stelt de gebruiker ervan op de hoogte dat hij zich kan wenden tot het Vlaams Fonds indien de interne klachtenprocedure geen voldoening geeft. O Corrigerende maatregelen zijn afdoende O Corrigerende maatregelen zijn niet toetsbaar O Corrigerende maatregelen zijn niet afdoende

7 F1-Auditrapport versie Pagina 7 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKING Heilig Hart REF: A/060511/ Middelen 9 mei 2006 Uit de opsomming van de verschillende middelen kan, met uitzondering van de Methoden en technieken, geen link met de in doelstelling vermelde SMK s gelegd worden Kwaliteitshandboek: De voorziening beschrijft de structuur van het kwaliteitshandboek. De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. De voorziening zorgt ervoor dat de elementen van het kwaliteitshandboek op een doeltreffende wijze geïmplementeerd en geactualiseerd worden. O Corrigerende maatregelen zijn afdoende O Corrigerende maatregelen zijn niet toetsbaar O Corrigerende maatregelen zijn niet afdoende

8 F1-Auditrapport versie Pagina 8 van 11 VASTSTELLING VAN EEN AFWIJKING Heilig Hart REF: A/060511/ Organisatiestructuur 11 mei 2006 In het kwaliteitshandboek wordt nergens beschreven op welke wijze de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge verhoudingen van het personeel kenbaar gemaakt worden aan de gebruikers en aan de overheid. In de praktijk kan nochtans aangetoond worden dat dit wel gebeurt Kwaliteitshandboek: De voorziening beschrijft de structuur van het kwaliteitshandboek. De voorziening beschrijft op welke manier aan de sectorspecifieke minimale kwaliteitseisen voldaan wordt. De voorziening zorgt ervoor dat de elementen van het kwaliteitshandboek op een doeltreffende wijze geïmplementeerd en geactualiseerd worden. O Corrigerende maatregelen zijn afdoende O Corrigerende maatregelen zijn niet toetsbaar O Corrigerende maatregelen zijn niet afdoende

9 F1_Auditrapport versie Pagina 9 van 11 SAMENVATTING Geformuleerde aandachtspunten Element / procedure Omschrijving 4.1. Organisatiestructuur Er dient over gewaakt te worden alle functieomschrijvingen te finaliseren binnen een redelijke termijn Overzicht en werking van de overlegorganen Het verdient aanbeveling in alle verslagen wel de aan- en/of afwezigheden te registreren, evenals de datum van het overleg. In één van de situaties was dit systematisch niet het geval Intake - Het verdient aanbeveling om de lijst aanmeldingen te ontdoen van enkele onvolkomenheden en onnauwkeurigheden die werden aangetroffen tijdens de audit. - Wij vragen uw aandacht voor de aantoonbaarheid van het antwoord binnen een redelijke termijn in het geval van doorverwijzing van een dossier. Niet voor alle geregistreerde aanvragen was dit het geval Afhandelen van klachten van gebruikers Het verdient aanbeveling toch een zekere registratie en opvolging uit te bouwen voor belangrijke en /of weerkerende klachten Selecteren en aanwerven van personeel Het verdient aanbeveling beter te expliciteren dat de vermelde rangorde van een selectie gebruikt wordt als wervingsreserve Vormen, trainen en opleiden van personeel Het verdient aanbeveling in deze procedure niet enkel aandacht te besteden aan de opmaak, uitvoering en evaluatie van het vormingsplan, maar wel met alle aspecten van het vormingsbeleid, zoals bvb ook de bibliotheek Periodiek evalueren van ingezette middelen - Het verdient aanbeveling in het formulier aanvraag investeringen ook de verduidelijking van de motivatie te voorzien. Op deze wijze wordt ook de link tussen investeringen en de in de beschrijving van de middelen vermelde doelstellingen beter verduidelijkt. - Het verdient aanbeveling de termen doelmatigheidscontrole en kostenbatenanalyse niet door elkaar te gebruiken. - Het verdient aanbeveling in de evaluatie van de financiële middelen ook te verwijzen naar de begrotingen en begrotingscontroles. Algemeen Het verdient aanbeveling bij aanpassing van elementen ook de naam Vlaams Fonds voor sociale integratie van personen met een handicap te vervangen door Vlaams agentschap voor personen met een handicap.

10 F1-Aauditrapport versie Pagina 10 van 11 Conclusie: Aantal: Totaal Niet Behandeld Afgesloten toetsbaar Kleine afwijkingen uit vorige audits Tijdens de audit werden 11 aandachtspunten geformuleerd. Tijdens de audit werden 5 nieuwe kleine afwijkingen geformuleerd. Aan de voorziening wordt opgedragen hieraan de nodige corrigerende maatregelen te verbinden. Globale beoordeling: Implementatie/ Aantoonbaarheid Samenhang kwaliteitssysteem Betrokkenheid personeel Betrokkenheid directie Andere De telkenjare merkbare vooruitgang van het registratiesysteem, in het bijzonder het ondersteuningsplan en alles wat ermee samenhangt is heel positief. De verdere systematisering en standaardisering van de rapportage van de kernprocessen is aangenaam opgevallen. Verder investeren in deze ingeslagen weg lijkt ons zeker verantwoord. Alle elementen sluiten perfect op elkaar aan, zowel chronologisch als inhoudelijk. Bovendien worden doorheen het gehele systeem voortdurend opportuniteiten voor corrigerende en preventieve maatregelen gerealiseerd. Uit de wijze waarop de verschillende diensten creatief inhaken op de opgelegde doelstellingen blijkt een goede betrokkenheid. Vooral de wijze waarop dit bleek uit de verschillende verslaggevingen Is de motor van de gehele werking, ook van het goedwerkende kwaliteitssysteem Duidelijk merkbaar tijdens de audit van de kernprocessen was de ononderbroken zorg voor het overleg met de gebruiker tijdens de realisatie van de doestellingen van het ondersteuningsplan. De aandacht voor toegankelijke communicatie kwam daarbij eveneens uit de verf. Het niveau van het beoordelingsverslag verdient een bijzondere vermelding, met dergelijke analyse toont men de goede werking aan en worden de juiste krachtlijnen voor de toekomstige werking correct in kaart gebracht. Dit rapport werd in tweevoud opgemaakt. Aan de voorziening werd één exemplaar bezorgd. Gedaan te Deinze op 11 mei 2006 Voor kennisname en ontvangst: 1210 BRUSSEL

11 F1-Aauditrapport versie Pagina 11 van 11 Voor de voorziening, de directeur, A. De Decker Voor de inpectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, de hoofdauditor, Koenraad Janssens De kwaliteitscoördinator, P. Sonck de andere auditor(en), Bernard Lebon De dienst Inspectie is ISO 9001: 2000 gecertificeerd 1210 BRUSSEL