Hoppas Kinderopvang. Rijswijk NB

Transcriptie

1 organisatie advies arbodienstverlening opleidingen & trainingen personeelsdiensten Eindverslag Rapport Interne Audit Hoppas Kinderopvang te Rijswijk NB Uitgevoerd voor: Uitgevoerd door: Hoppas Kinderopvang Nedcon Organisatieadvies B.V. Maasdijk 39 Pelmolenlaan VB Rijswijk NB 3447 GW Woerden Tel. : Tel. : Fax : Fax : info@hoppas.nl info@nedcon-groep.nl Opdrachtgever: S. Koek Consultant: M. de Lange Woerden,

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Toepassingsgebied Doelstellingen Uitvoering Resultaten Conclusie 4 Hoofdstuk Uitvoering 5 Hoofdstuk 3 Conclusie 7 Opvolging 8 Actielijst 9 Verbeterformulier 10 Rapport Interne Audit

3 Hoofdstuk 1 Dit rapport betreft de resultaten van de interne audit, d.d op het functioneren van het kwaliteitsbeheersysteem van Hoppas Kinderopvang. Het HKZ-systeem is gedurende het opzetten stapsgewijs besproken en formeel in de loop van 2011 en 2012 bij de medewerkers geïntroduceerd. Met dit in het achterhoofd is de eerste interne audit gebruikt om te controleren of het HKZ-systeem op de juiste wijze binnen de organisatie is geïmplementeerd en functioneert. In het overzicht van de checklist interne audit staan de bevindingen in detail aangaande alle normzaken van de audit weergegeven. De betreffende vestigingen zijn bezocht en de bevindingen zijn in dit rapport indien van toepassing specifiek weergegeven om welke vestiging het gaat. Zo niet, dan wordt hier een algemeen organisatorische situatie bedoeld. Tijdens de gehele opzet van het HKZ-systeem is op behandelde onderdelen in de gehele organisatie geaudit met inzien van de gereed zijnde betreffende stukken en bevraging bij de betreffende medewerkers. Alle facetten van de organisatie zijn voor de eerste interne audit doorgenomen en intern op onderdelen bevraagd. De bevindingen zijn op detail aangegeven in de complete normlijst en hebben op aandachtspunten een beschrijving gekregen in dit eindverslag interne audit dat aan elkaar is gekoppeld. Op basis van de audit-resultaten kunnen in de bijgevoegde tabel de corrigerende en preventieve maatregelen worden opgenomen en worden afgevinkt. Het verbeterproces (corrigerende en preventieve maatregelen) kunnen daar op de verbeterformulieren worden vastgelegd. Naam auditees: Siebren Koek - Directie Medewerkers Naam auditors: Marcel de Lange Nedcon Groep Ingezoomd Incidenten / calamiteiten / klachten / verbeterzaken verbeterformulieren voldoende bekend, inleving intern en betrokkenheid omtrent het kwaliteitssysteem / implementatie van diverse zaken; verslaglegging registratie van diverse zaken is een aandachtspunt. Ontruimingsoefening procedure correcte handeling verslaglegging is aandachtspunt ; Gebruik onderdelen kwaliteitssysteem. Diverse zaken bewust niet gebruikt / eigen handelwijze. Dit kan omdat niet wordt overgegaan tot certificering. Indien dit wel het geval gaat worden is het van belang dat alles sluitend wordt afgerond / geïmplementeerd volgens de norm van HKZ kinderopvang. Rapport Interne Audit

4 1.1 Het toepassingsgebied van het kwaliteitsbeheersysteem omvat: het gehele zorgaanbod van het kindercentrum en de processen die zijn beschreven om de dienstverlening van de organisatie te borgen. 1.2 De doelstellingen van deze audit zijn: Een documentbeoordeling van het kwaliteitshandboek uit te voeren en de implementatie te verifiëren van de in het kwaliteitshandboek beschreven managementprocessen en deze te toetsen aan de eisen die de HKZ-ISO 9001 norm Kinderopvang 2006 / 2009 stelt. de processen in de organisatie, zoals beschreven in het kwaliteitshandboek, te toetsen aan de HKZ-ISO 9001 norm Kinderopvang 2006 / de ondersteunende processen zoals beschreven in het kwaliteitshandboek, te toetsen aan de HKZ-ISO 9001 norm Kinderopvang 2006 / De uitvoering van de interne audit De auditor heeft een procesgerichte audit uitgevoerd gericht op significante aspecten/risico's/ doelstellingen vereist in de norm. Als audit methoden zijn interviews, observatie van activiteiten en beoordeling van documenten en registraties gebruikt, waarbij een deel van de processen van de organisatie is beoordeeld Resultaten Tijdens de interne audit zijn :..diverse.. aanbevelingen en aandachtspunten aangegeven. 1.5 Conclusie De auditor adviseert de organisatie een verbeterproces, volgens de kwaliteitscirkel van Deming Plan, Do, Check, Act - op te starten teneinde de kritische tekortkomingen en de tekortkomingen aantoonbaar te herstellen en de aanbevelingen en aandachtspunten in overweging te nemen. Rapport Interne Audit

5 Hoofdstuk 2 Uitvoering interne audit 2.1 Norm Onderwerp Bevinding Actie Aandachtspunten Totale norm Gesproken met de directie / kwaliteitscoördinator / medewerkers. In het overzicht van de checklist interne audit staan de bevindingen in detail aangaande alle normzaken van de audit weergegeven. Gebruik onderdelen kwaliteitssysteem. Diverse zaken bewust niet gebruikt / eigen handelwijze. Dit kan omdat niet wordt overgegaan tot certificering. Indien dit wel het geval gaat worden is het van belang dat alles sluitend wordt afgerond / geïmplementeerd volgens de norm van HKZ kinderopvang. Afronding, opzet, registratie, analyse en opvolging naar eigen inzicht. Norm Onderwerp Bevinding Algemene zaken / complete kwaliteitssysteem Gesproken met de directie / kwaliteitscoördinator / medewerkers. o Ipad s kan met recht een succes worden genoemd; o VVE afgerond; o Formulieren diverse prima ingezet implementatie andere zaken wordt in toekomst verder bekeken; o Beleidsplan algemeen (niet het ped.bel.plan) wordt voorlopig niet als zinvol gezien om op te zetten; o Pedagogisch Beleidsplan wordt herschreven door pedagoge Susanne planning doelstellingen af in september a.s.; o RI&E (risico inventarisatie en evaluatie) Arbo wordt op dit moment geen aandacht aan geschonken belang bekend / meerdere keren besproken; o Calamiteitenplan aandachtspunt voor kantoor; o Markeringsbordjes / vluchtrouteplantekening aandachtspunt voor kantoor; o Ontruimingsoefeningen aandachtspunt voor kantoor; o Klanttevredenheidsonderzoek tussentijdse resultaten rond een 8 gemiddeld; o CAO KDV/BSO/PSZ & GOB cao 2012 door werkgevers afgekeurd thans cao-loos / oude cao; o Handboek Procedures / Formulieren / Bijlagen Norm-versie 2006 naar 2009 is geparkeerd i.v.m. (nog) niet certificeren; o Certificering geparkeerd / onveranderd de directie zal de Rapport Interne Audit

6 ontwikkelingen in de branche en de eigen onderneming volgen hoe met het kwaliteitssysteem in de toekomst zal worden omgegaan; o Interne Audit checklist normzaken was eerder afgerond status voor de verdere toekomst in kaart gebracht is uitgewerkt en eindverslag is opgesteld gepresenteerd nog enkele aanpassingen worden gedaan definitief gesteld zal aan de OC worden gepresenteerd; o Systeembeoordeling / kwaliteitsjaarverslag voorlopig geparkeerd i.v.m. (nog) niet certificeren; o Conclusie de directie heeft veel gehad aan het doornemen van de kwaliteitsonderdelen in dit kwaliteitstraject het ging in basis niet om het HKZ-certificaat maar om het correct creëren van een structuur voor de nabije en verdere toekomst vrij snel na de start van het HKZ-kwaliteitstraject heeft er op directieniveau een wijziging plaatsgevonden door het vertrek van mevrouw Eveline den Hartog naar Singapore versneld heeft de heer Siebren Koek de dagelijkse leiding op locatie overgenomen en vanuit zijn andere werkachtergrond een frisse blik meegebracht voor de organisatie het is vervolgens goed gelukt om de werkwijze en procedureel goed neer te zetten als extra plus kan formeel het kwaliteitsdenken als verbeterd worden verwoord en dit heeft in het laatste gedeelte van het traject een goede vorm gekregen binnen de organisatie waardoor een vervolg op kwaliteitsgebied zeker voor de hand ligt; o Onderhoud na afronding kwaliteitssysteem opzet = voortgang en vervolg is een vanzelfsprekend aandachtspunt; o Planning er is afgesproken dat begin 2013 telefonisch met elkaar zal worden geëvalueerd hoe de status van de praktijk en de branche er voor staat. Actie Afronding, opzet, registratie, analyse en opvolging naar eigen inzicht. Rapport Interne Audit

7 Conclusie: Tijdens de interne audit is gebleken dat de opzet van het HKZ-systeem een redelijke impact heeft gehad op het kwaliteitsmanagementsysteem van de totale organisatie en dat de aandacht nu ligt op het verder in kaart brengen van de gevolgen en het vervolg. Tevens ligt de focus van de kwaliteitsverbetering op het in de verdere toekomst naar eigen inzicht verdergaand afronden van diverse zaken in het kwaliteitshandboek, eventueel gevolgd met een systeembeoordeling en het kwaliteitsjaarverslag indien hier behoefte aan is. Certificering is vooralsnog geen hoofdgedachte geweest, maar zou dit in de verdere toekomst wel kunnen worden indien de ontwikkelingen in de branche hier aanleiding toe zijn. Resumerend kan worden vastgesteld dat: o De directie veel heeft gehad aan het doornemen van de kwaliteitsonderdelen in dit kwaliteitstraject. Het ging in basis niet om het HKZ-certificaat maar om het correct creëren van een structuur voor de nabije en verdere toekomst. Vrij snel na de start van het HKZ-kwaliteitstraject heeft er op directieniveau een wijziging plaatsgevonden door het vertrek van mevrouw Eveline den Hartog naar Singapore. Versneld heeft de heer Siebren Koek de dagelijkse leiding op locatie overgenomen en vanuit zijn andere werkachtergrond een frisse blik meegebracht voor de organisatie. Het is vervolgens goed gelukt om de werkwijze en procedureel goed neer te zetten. Als extra plus kan formeel het kwaliteitsdenken als verbeterd worden verwoord en dit heeft in het laatste gedeelte van het traject een goede vorm gekregen binnen de organisatie waardoor een vervolg op kwaliteitsgebied zeker voor de hand ligt; o De teamgeest is als positief ervaren binnen de organisatie men heeft het kwaliteitssysteem niet gezien als een taakverzwaring, maar als een kwaliteitsverbetering; o De directie is gezien met een gezonde commerciële brede blik in het in beweging zijnde werkveld van de kinderopvang; o Verbeterformulieren en andere documentatie van het kwaliteitssysteem kunnen nog als belangrijk worden verwoord om binnen de organisatie goed te implementeren in de verdere toekomst omdat daarmee ook echt de kwaliteitscirkel aantoonbaar gemaakt zou kunnen worden met Plan-Do-Check-Act. Kortom: de HKZ-opzet heeft een positieve bijdrage op de uitstraling van de organisatie gehad en kan ook een nieuwe en verdere impuls aan het HKZ-systeem geven. Het bewust bezig zijn met het verbeteren van de organisatie is een stevig onderdeel binnen de kinderopvang organisatie. Tijdens de opzet van het kwaliteitssysteem is dit als zeer positief ervaren. Nedcon Organisatieadvies b.v. Marcel de Lange Rapport Interne Audit

8 Hoofdstuk 3 2 Opvolging audit resultaten Op basis van de audit resultaten kan in bijgevoegde tabel, de corrigerende en preventieve maatregelen worden opgenomen. Het verbeterproces ( corrigerende en preventieve maatregelen ) kunnen op verbeterformulieren worden vastgelegd. Rapport Interne Audit

9 Bijlage 1. Beschrijving actie Wie Wanneer afgerond Bevindingen controle Rapport Interne Audit

10 Bijlage 2 Verbeterformulier Datum : Registratienummer : VERBETERFORMULIER KLACHT* Intern / Extern VERBETER VOORSTEL* AFWIJKING* Geconstateerd tijdens AFWIJKING* OVERIG* werkzaamheden Naam indiener: Datum invullen formulier: Procedure nr: Norm punt: Omschrijving: Oorzaak: Actie - Plan : voorstel tot oplossing Datum : Paraaf : Actie - Do : voorstel tot oplossing proefsgewijs toepassen Naam Datum : Paraaf : Actie - Check : toegepaste voorstel tot oplossing testen Naam Datum : Paraaf : Actie - Act : geteste voorstel tot oplossing goedkeuren / invoeren Naam Datum : Paraaf : Naam Rapport Interne Audit