Checklist Audits. Inrichtingskader Improvement Model. Zijn we klaar voor de HKZ- of ISO-audit? Eventueel een onderschrift met iets

Transcriptie

1 Checklist Audits Inrichtingskader Improvement Model Zijn we klaar voor de HKZ- of ISO-audit? Eventueel een onderschrift met iets

2 Van verbetermodel naar certificatie Het inrichtingskader van Novire heeft een verbetercyclus als basis. Dit verbetermodel nieuwe stijl zorgt voor een dynamiek van continue ontwikkeling. Het is hiermee gebaseerd op alles wat er al is. Op alle eisen en richtlijnen waar een organisatie vandaag al aan moet voldoen. Omdat een organisatie al te maken heeft met veel bestaande eisen en structuren zijn deze bestaande regels als basis voor het Improvement Model genomen. De klant als burger is het eerste vertrekpunt, maar daarna is er vooral oog voor alles wat er is. Het huidige bestel, de huidige eisen en regels zijn dus het tweede vertrekpunt. Het Improvement Model is niet weer iets anders. Het is alleen het bestaande opnieuw geordend langs de lijn van de klant als burger. Gewoon, in het primaire proces. Daarom hoeven we niet meer te stapelen. Hoeven we geen zware administratieve last meer te ervaren, anders dan dat gewoon ons zorgwerk verantwoorden. Alle ervaren administratieve lasten zijn ondergebracht in het normale, gewone zorgproces. Zoals iedere professional dat in de opleiding heeft geleerd en ervaren, maar wat we in de werkpraktijk vaak zijn kwijt geraakt. Plan - Do - Check - Act Zo hebben we in de zorg ook al geruime tijd te maken met verbetermodellen. Met kwaliteitsmanagementsystemen. Zij hebben orde aangebracht. Zij hebben bijgedragen om het zorgproces helder en scherp op het netvlies te krijgen. Om taken, verantwoordelijkheden en structuren te onderscheiden. En om verbeteringen gestructureerd zichtbaar te maken. Plan Do Check Act-modellen hebben de organisaties geholpen om een start te maken met het meten in de processen en blijvend na te denken over verbeteringen. Verbetermodel Nieuwe Stijl Het verbetermodel nieuwe stijl is daarom ook een doorontwikkeling van alles wat er reeds is. Een doorontwikkeling van de HKZ- of ISO-normen. Het een is een voortborduursel op het andere. Daarom kan het heel goed zijn dat een organisatie vanuit de klant als burger haar organistaie inricht en haar organisatie laat certificeren tegen de HKZ of ISO-norm. Een checklist als hulpmiddel Wanneer een organisatie zich voorbereidt op certificatie conform het HKZ- of ISO-model is een ruggesteuntje wel handig. Een laatste check of aan de eisen van het model wordt voldaan en geen actie over het hoofd is gezien. Daartoe dient deze checklist. In dit document zijn de belangrijkste items op een rij gezet. Bedoeld als laatste finale controle: zijn we er nu klaar voor? Checklist 1. Algemeen Alle medewerkers zijn bekend met hun rol vanuit de verbeterplattegrond ; de methodiek van het kwaliteitsmanagementsysteem Alle medewerkers weten in te loggen op het systeem, of weten de voor hun van belang zijnde documenten te vinden, en de taken uit te voeren die bij hun eigen rol horen (zie het stappenplan per rol of de assessments per rol) 2. Beleid Het algemene beleid is op maat ontwikkeld en gedocumenteerd in het kwaliteitsmanagementsysteem Het algemene beleid bevat een meerjarenstrategie De medewerkers zijn op de hoogte van dit algemene beleid c.q. de uitgangswaarden en de kaders van de organisatie Op onderdelen is specifiek beleid nader ingevuld. Het gaat hierbij om beleid op minimaal de volgende onderdelen: veiligheidsbeleid, kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid, scholingsbeleid, arbobeleid, beleid rondom stagiaires en vrijwilligers, mantelzorgbeleid.

3 Verder dient er ook beleid te zijn op de volgende onderdelen: - Medicatiebeleid - Beleid ten aanzien van crisissituaties bij klant - Beleid in geval van overlijden van de klant - Beleid ten aanzien van bejegening van klanten - Beleid ten aanzien van vervoer - Beleid ten aanzien van ethische dilemma s Het beleid is actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit Er is een werkplan voor de komende periode met werkdoelen die voortkomen uit de evaluaties in de directiebeoordeling en de Improvement Scan. In dit plan staan de speerpunten voor de komende periode opgenomen Er is een auditplan opgesteld met de geplande audits voor de komende periode Controleer of in het kwaliteitsbeleid de scope en de uitsluiting goed en volledig zijn verwoord en verwijs bij de uitsluitingen ook naar de exacte normeringen 3. Primair proces Klantdossiers zijn volledig aanwezig en gevuld, actueel en bijgewerkt Klantwaarderingsonderzoek is uitgevoerd, indien van toepassing door een onafhankelijk bureau Klantvertegenwoordiging en inspraak (clientenraad) is geregeld Klachtafhandeling middels een klachtencommissie is geregeld 4. Ondersteunende processen Er is een actueel en bijgewerkt overzicht van de opleidingen en kwalificaties (inclusief bekwaam en bevoegd voor de voorbehouden en risicovolle handelingen) Leveranciers zijn in kaart gebracht, er is aangegeven welke leveranciers kritisch zijn en aan welke eisen dan moet worden voldaan Leveranciers zijn minimaal jaarlijks beoordeeld en uitkomsten hebben geleid tot verbeteringen Medewerkerwaardering is gemeten, geanalyseerd en heeft geleid tot verbeteracties 5. Kernprocessen en kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is ingericht en bestaat uit de kernprocessen en de koppeling naar de onderliggende documenten Er is een duidelijke procedure rondom het beheer van de documenten in dit handboek Per procedure is een procedure-eigenaar aangewezen die verantwoordelijk is voor het up to date houden van de processen De processen en procedures actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit De medewerkers weten hun eigen processen te vinden en kunnen daarmee werken, als naslagwerk De volgende documenten zijn op maat gemaakt en ingevuld: - Overzichtslijst ketenpartners - Overzicht benodigde middelen en de eisen die daaraan gesteld worden - Overzicht (kwaliteits)registraties (waar is wat opgesla gen en terug te vinden?) 6. Producten, methodieken en protocollen Er is een duidelijk overzicht van de ketenpartners en de wer Personeelsdossiers zijn compleet en volledig gevuld en aantoonbaar Checklist 1. Algemeen Alle medewerkers zijn bekend met hun rol vanuit de verbeterplattegrond ; de methodiek van het kwaliteitsmanagementsysteem Alle medewerkers weten in te loggen op het systeem, of weten de voor hun van belang zijnde documenten te vinden, en de taken uit te voeren die bij hun eigen rol horen (zie het stappenplan per rol of de assessments per rol) 2. Beleid Het algemene beleid is op maat ontwikkeld en gedocumenteerd in het kwaliteitsmanagementsysteem Het algemene beleid bevat een meerjarenstrategie De medewerkers zijn op de hoogte van dit algemene beleid c.q. de uitgangswaarden en de kaders van de organisatie

4 Op onderdelen is specifiek beleid nader ingevuld. Het gaat hierbij om beleid op minimaal de volgende onderdelen: veiligheidsbeleid, kwaliteitsbeleid, personeelsbeleid, scholingsbeleid, arbobeleid, beleid rondom stagiaires en vrijwilligers, mantelzorgbeleid. Verder dient er ook beleid te zijn op de volgende onderdelen: - Medicatiebeleid - Beleid ten aanzien van crisissituaties bij klant - Beleid in geval van overlijden van de klant - Beleid ten aanzien van bejegening van klanten - Beleid ten aanzien van vervoer - Beleid ten aanzien van ethische dilemma s Het beleid is actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit Er is een werkplan voor de komende periode met werkdoelen die voortkomen uit de evaluaties in de directiebeoordeling en de Improvement Scan. In dit plan staan de speerpunten voor de komende periode opgenomen Er is een auditplan opgesteld met de geplande audits voor de komende periode Controleer of in het kwaliteitsbeleid de scope en de uitsluiting goed en volledig zijn verwoord en verwijs bij de uitsluitingen ook naar de exacte normeringen 3. Primair proces Klantdossiers zijn volledig aanwezig en gevuld, actueel en bijgewerkt Klantwaarderingsonderzoek is uitgevoerd, indien van toepassing door een onafhankelijk bureau Klantvertegenwoordiging en inspraak (clientenraad) is geregeld Klachtafhandeling middels een klachtencommissie is geregeld 4. Ondersteunende processen Personeelsdossiers zijn compleet en volledig gevuld en aantoonbaar Er is een actueel en bijgewerkt overzicht van de opleidingen en kwalificaties (inclusief bekwaam en bevoegd voor de voorbehouden en risicovolle handelingen) Leveranciers zijn in kaart gebracht, er is aangegeven welke leveranciers kritisch zijn en aan welke eisen dan moet worden voldaan Leveranciers zijn minimaal jaarlijks beoordeeld en uitkomsten hebben geleid tot verbeteringen Medewerkerwaardering is gemeten, geanalyseerd en heeft geleid tot verbeteracties 5. Kernprocessen en kwaliteitshandboek Het kwaliteitshandboek is ingericht en bestaat uit de kernprocessen en de koppeling naar de onderliggende documenten Er is een duidelijke procedure rondom het beheer van de documenten in dit handboek Per procedure is een procedure-eigenaar aangewezen die verantwoordelijk is voor het up to date houden van de processen De processen en procedures actueel en uiterlijk één jaar geleden herbeoordeeld op actualiteit De medewerkers weten hun eigen processen te vinden en kunnen daarmee werken, als naslagwerk De volgende documenten zijn op maat gemaakt en ingevuld: - Overzichtslijst ketenpartners - Overzicht benodigde middelen en de eisen die daaraan gesteld worden - Overzicht (kwaliteits)registraties (waar is wat opgesla gen en terug te vinden?) 6. Producten, methodieken en protocollen Er is een duidelijk overzicht van de ketenpartners en de werkafspraken en de evaluaties Er is een duidelijk overzicht van de benodigde middelen en de eisen waaraan de middelen moeten voldoen Er zijn productbeschrijvingen Er zijn methodieken en protocollen aan de hand waarvan gewerkt wordt De producten, methodieken en protocollen zijn actueel en worden ook volgens een vaste procedure actueel gehouden Het is goed geregeld dat alleen aan de hand van de actuele documenten wordt gewerkt in de praktijk 7. Registraties en meldingen Er zijn meldingen van afwijkingen, ideeën ter verbeteringen en/ of complimentjes geregistreerd Deze zijn afgehandeld of zijn in behandeling en hebben geleid tot aantoonbare verbeteracties In verslagen van overleggen is de opvolging hiervan zichtbaar Er is een risicoscreening op basis van de processen uitgevoerd en verbeteracties zijn naar aanleiding van de uitkomsten uitgezet Er is een risicoinventarisatie en evaluatie uitgevoerd (RIE) en verbeteracties zijn aantoonbaar weggepland of al uitgevoerd. Binnen de RIE zijn de uitkomsten van de arbometingen in de klantsituaties meegenomen 8. Meten resultaten De interne audits zijn conform auditplan uitgevoerd en vastgelegd Interne audits hebben tot verbeterpunten geleid, welke aantoonbaar zijn doorgevoerd Exitgesprekken worden uitgevoerd en leiden tot verbeteringen

5 Risicoscreenings op basis van het veiligheidsbeleid (zie veiligheidsbeleid) zijn uitgevoerd en vanuit risico s zijn verbeterpunten gedestilleerd en in het werkplan voor de komende periode opgenomen 9. Uitvoeren evaluaties, onderzoek en directiebeoordeling Minimaal jaarlijks zijn evaluaties van het primaire proces, het personeelsproces uitgevoerd Minimaal jaarlijks is een onderzoek aan de hand van het Improvement Model uitgevoerd. Minimaal jaarlijks is de directiebeoordeling uitgevoerd Op basis van deze onderdelen zijn verbeterpunten gedestilleerd en in het werkplan voor de komende periode opgenomen 11. Gereed maken voor auditdag Aanwezigen regelen voor auditdag Op basis van het programma eventueel een lunch regelen Map maken voor auditor met daarin: - Programma auditdag - De verbeterplattegrond - De rolbeschrijvingen - Het algemene beleid - Handleiding kwaliteitshandboek (leesinstructie digitaal systeem) - Auditverslagen (of vindplek) - Directiebeoordeling - Werkplan - Auditplan - Jaarplanning 10. Borging De jaarplanning is vastgesteld met alle periodiek terugkerende acties op organisatieniveau De jaarplanning is gekoppeld aan de agenda s van de medewerkers De communicatiestructuur is vastgesteld en weggepland in de agenda s van alle betrokkenen Er wordt gewerkt met vaste agenda s voor de overleggen en met verslagen Er wordt periodiek gemeten door de kwaliteitsmanager of de acties uit de jaarplanning voortgang hebben. Zo niet, dan wordt er een interventie gepleegd Er wordt periodiek gemeten door de kwaliteitsmanager of meldingen worden opgevolgd en afgehandeld. Zo niet, dan wordt er een interventie gepleegd