Belangrijke wijzigingen HKZ-normen

Transcriptie

1 Belangrijke wijzigingen HKZ-normen door wijzigingen in ISO 9001:2015

2 Belangrijke wijzigingen HKZ-normen Op 15 september 2015 is de nieuwe ISO 9001:2015 gepubliceerd. Een groot aantal HKZ-normen is ISO-compatibel. Dat betekent dat de wijzigingen in ISO 9001 consequenties hebben voor deze ISO-compatibele HKZ-normen. Hiernaast treft u een overzicht van de HKZ-normen waarvoor dit geldt. Mocht u een bepaalde norm niet terug vinden, dan is deze norm niet ISO-compatibel of is besloten deze norm op te heffen. 2

3 Om welke HKZ-normen gaat het: 1. Algemeen organisatiedeel (rubrieken 4 t/m 9) 2. Ambulancezorg 3. Bemiddeling 4. Dagopvang en buitenschoolse opvang 5. Dialysecentra 6. Extramurale Fysiotherapiepraktijken 7. Gastouderbureaus 8. Geestelijke Gezondheidszorg 9. Gehandicaptenzorg 10. Gezondheidscentra Commando Luchtstrijdkrachten 11. GHOR 12. Huisartsendienstenstructuren 13. Jeugdzorg 14. Justitiële Jeugdinrichtingen 15. Ketenkwaliteit Diabeteszorg 16. Ketenkwaliteit Multidisciplinaire eerstelijnssamenwerkingsverbanden 17. Kinderopvang 18. Kraamzorg 19. Maatschappelijke Hulp- en Dienstverlening 20. Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang 21. Medisch Specialistische Revalidatiezorg 22. Openbare Apotheken 23. Orthodontistenpraktijk 24. Peuterspeelzalen 25. Publieke Gezondheidszorg 26. Reclassering 27. Sociaal Cultureel Werk en Welzijn Ouderen 28. Tandartspraktijk 29. Verpleeghuizen, Verzorgingshuizen en Thuiszorgorganisaties 3

4 Wanneer De HKZ-normen, die compatibel zijn, worden in de loop van het najaar van 2015 aangepast aan ISO 9001:2015. Er worden in deze normen uitsluitend wijzigingen aangebracht die het gevolg zijn van de wijzigingen in ISO Voor andere wijzigingen is overleg nodig met relevante stakeholders: de brancheorganisaties, cliëntenorganisaties en financiers. Een dergelijke herziening (inclusief andere inhoudelijke wijzigingen) op basis van de nieuwe ISO 9001:2015 biedt volop kansen om slimmer met normering om te gaan en overbodige administratieve ballast te schrappen. Overgangsperiode Wilt u zorgen dat uw HKZ-certificaat geldig blijft, dan moet u de overstap naar deze nieuwe versie van de normen hebben gemaakt voor 15 september De belangrijkste veranderingen op een rijtje Belangrijke thema s in de nieuwe ISO 9001, die consequenties hebben voor de eerder genoemde HKZ-normen, zijn: - Stakeholders en context - Risico s en kansen - Leiderschap, verantwoordelijkheid directie (top-management) - Beschrijven van processen - Personeel en kennis - Kwaliteitssysteem: doel of middel - Afwijkingen - Kwaliteitshandboek en documentatie In deze folder wordt per thema 4

5 uitgelegd wat het inhoudt, waar de eisen zijn terug te vinden in de aangepaste HKZ-norm en wat het verschil is ten opzichte van de oude HKZ-norm. In de tabel op pagina 10 en 11 vindt u een overzicht van de wijzigingen op detailniveau. Tot slot wordt nadrukkelijker van organisaties gevraagd om te analyseren wat de eisen zijn die voortvloeien uit wet- en regelgeving. Waar vind ik deze eisen terug? > Rubriek 4 (4.1 en 4.2) Stakeholders en context De organisatie moet zich de vraag stellen welke stakeholders invloed hebben op het vermogen van de organisatie om goede zorg- en dienstverlening te leveren. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in haar risicomanagement. Daarnaast is de context, waarin een organisatie zich bevindt, belangrijk. Daarbij spelen vragen een rol als Wat is de impact van de activiteiten van de organisatie op het milieu? Hoe kijkt de publieke opinie tegen de organisatie aan? Met welke maatschappelijke vraagstukken heeft de organisatie te maken? Enzovoort. In dit kader moet de organisatie zich de vraag stellen welke onderwerpen van invloed zijn op de kwaliteit van zorg- en dienstverlening. De organisatie als geheel moet zich nadrukkelijker bezig houden met eisen en verwachtingen van de stakeholders en de (maatschappelijke) context. Het uitgangspunt hierbij is het kunnen voldoen aan eisen en verwachtingen van de klant. Hoe kijkt de publieke opinie tegen de organisatie aan? 5

6 Risico s en kansen Risicobeheersing is voor de gebruikers van HKZ-normen, die sinds 2008 zijn ontwikkeld, niet nieuw. In de meeste HKZ-normen zijn risico-inventarisaties op proces en op individueel patiëntniveau belangrijke thema s. In ISO 9001:2015 is nu ook expliciet aandacht voor risico s op verschillende niveaus. Dit heeft ertoe geleid dat in de HKZ-normen een derde niveau van risico s is opgenomen, namelijk op organisatieniveau. In navolging van ISO 9001:2015 wordt nu ook van organisaties gevraagd niet alleen de risico s te inventariseren en beheersen, maar ook te inventariseren waar mogelijkheden en kansen liggen. Het benoemen van risico s en kansen biedt organisaties nadrukkelijker de kans hun geld, tijd en energie op die onderdelen van de organisatie te richten waar dat het hardst nodig is. Risicomanagement is hiermee de onderlegger geworden voor het beheersen van de kwaliteit. Waar vind ik deze eisen terug? > Risico-inventarisatie op primair procesniveau: Rubriek 1 (1.1) > Risico-inventarisatie op organisatieniveau: Rubriek 4 (4.5) > Risico-inventarisatie op individueel cliënt-/patiëntniveau: Rubriek 2 Naast risico s en de beheersing daarvan komen nu nadrukkelijker ook kansen en mogelijkheden aan bod. Er is een derde niveau van risico-inventarisatie opgenomen, de risico-inventarisatie op organisatieniveau. De overige niveaus zijn nieuw in ISO 9001:2015, maar waren al onderdeel van de HKZ-normen. 6

7 Leiderschap en verantwoordelijkheid van directie (top-management) Het management moet leiderschap en betrokkenheid tonen ten aanzien van de klantgerichtheid en het kwaliteitsbeleid. Het leiderschap moet ook tot uiting komen in de betrokkenheid bij en het stimuleren van het beleid t.a.v. de verbetercyclus en de ondersteuning van het overige management. Waar vind ik deze eisen terug? > Rubriek 4 (4.6, 4.7, 4.9, 4.17) De verantwoordelijkheid ten aanzien van en betrokkenheid van de directie bij het kwaliteitsbeleid, de klantgerichtheid en de verbetercyclus in zijn algemeenheid zijn nadrukkelijker dan voorheen benoemd. De rol van de directie, in het tot stand brengen van een veilige cultuur, wordt benadrukt. Dit betekent ook dat de verantwoordelijkheid voor het kwaliteitsmanagementssysteem de directe verantwoordelijkheid is van de directie en niet meer afgewenteld kan worden op de directievertegenwoordiger of de kwaliteitsfunctionaris. Beschrijven van processen De instelling verkrijgt het HKZ-keurmerk wanneer zij aan de eisen uit de HKZ-norm voldoet. Hierbij is het van belang dat zij kan aantonen dat zij in staat is om systematisch te verbeteren. In Rubriek 1 van de HKZ-normen vervalt de eis dat processen zonder meer beschreven moeten worden. Het uitgangspunt wordt de cruciale processen. Wat zijn de risico s en mogelijkheden bij deze processen en hoe zorgen we ervoor dat deze processen doeltreffend verlopen? Wat moeten we hier over afspreken? Van welke afspraken vindt de organisatie dat die in het kader van risicobeheersing moeten worden vastgelegd? 7

8 Waar vind ik deze eis terug? > Rubriek 1 (1.1) De processen van zorg- en dienstverlening hoeven niet meer per definitie te worden beschreven. moet houdt met de wensen en verwachtingen van haar klanten. Of kort door de bocht: het kwaliteitssysteem in dienst van de klant. Waar vind ik deze eisen terug? > Rubriek 4 (4.15) Personeel en kennis Deze kennis moet breed worden gezien. Hier wordt niet alleen uitgegaan van de kennis bij personen, maar ook andere kennis binnen de organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van databanken en digitale informatie. Waar vind ik deze eis terug? > Rubriek 5 (5.2) Medewerkers wordt gewijzigd in personeel en kennis. Kwaliteitssysteem: doel of middel? In deze norm wordt het kwaliteitssysteem gezien als een instrument in dienst van het sturen van de organisatie in de door de organisatie gekozen strategische richting. Een strategische richting, die rekening In zijn algemeenheid zijn de eisen in de norm vaker gekoppeld aan het direct effect op de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Het kwaliteitssysteem wordt nadrukkelijker gepositioneerd als middel. Afwijkingen De eisen met betrekking tot afwijkingen vanuit rubriek 1 zijn verhuisd naar rubriek 4 van de HKZ-norm. Een stap waardoor beter in beeld komt dat het bijhouden van afwijkingen geen doel op zich is, maar een functie heeft in de verbetercyclus van de organisatie. Ook wordt hiermee beter zichtbaar dat het signaleren van afwijkingen niet alleen te maken heeft met het primair proces of moet worden gedaan door de medewerkers die betrokken zijn bij het primair proces. 8

9 De eis om in een procedure te beschrijven, hoe met afwijkingen wordt omgegaan, vervalt. De nadruk komt te liggen op hoe met de afwijking wordt omgegaan binnen de organisatie. De afwijkingen worden gezien als input om te verbeteren en te leren. Er worden registraties gevraagd van de uitkomsten van de afwijkingen en de maatregelen. Waar vind ik deze eisen terug? > Afwijkingen: Rubriek 4 (4.11) > Verbeteren: Rubriek 4 (4.14) De eisen t.a.v. afwijkingen zijn verhuisd van rubriek 1 naar rubriek 4. Kwaliteitshandboek en documentatie In rubriek 9 vervalt de eis voor een kwaliteitshandboek en worden minder eisen gesteld aan documenten en registraties. > In de volgende eisen wordt om registratie(s) gevraagd: 4.11, 5.2, 5.10, 8.1. > Afhankelijk van de formuleringen van de eisen in de sectorspecifieke rubrieken 1 t/m 3 is soms ook daar de eis naar registratie of documentatie opgenomen. Het kwaliteitshandboek is komen te vervallen. Vanuit ISO is het aantal eisen voor gedocumenteerde informatie of registraties omlaag gegaan. ISO-conforme formuleringen voor rubrieken 6 t/m 8 De formuleringen van de eisen in rubrieken 6 t/m 8 zijn meer ISOconform gemaakt, zodat ze beter aansluiten bij de eisen zoals die in ISO 9001:2015 worden gesteld. Zie daarvoor de tabel in deze folder. Waar vind ik deze eisen terug? In rubriek 9 wordt verwezen naar de normen waarin gedocumenteerde informatie wordt gevraagd: > In de volgende eisen wordt om gedocumenteerde informatie gevraagd: 4.4; 4.9; 4.12; 4.17; 6.5;

10 Het overzicht van de wijzigingen als gevolg van ISO 9001:2015 per rubriek Eis Wijziging Rubriek De organisatie maakt in het kader van risicobeheersing zelf de afweging of en zo ja welke processen moeten worden beschreven. 1.1 Risico-inventarisatie op het niveau van het primair proces. Rubriek 2 Rubriek 3 Enkele kleine wijzigingen. Enkele kleine wijzigingen. Rubriek Nieuw: context van de organisatie. 4.2 Nieuw: eisen en verwachtingen van stakeholders. 4.5 Nieuw: risico-inventarisatie op organisatieniveau. 4.6, 4.7, 4.9, Nieuw: In deze normen is sprake van leiderschap 4.17 en betrokkenheid die moeten worden getoond door de directie bij: - Kwaliteitsbeleid - Klantgerichtheid - Verbeteren - Kwaliteitsmanagementsysteem - Veilige (meld)cultuur 4.11 Nieuw: Afwijkingen verhuisd van rubriek 1 naar rubriek 4. Rubriek Nieuw: Naast competentie ook kennis. 10

11 Eis Wijziging Rubriek Eis heeft niet meer als onderwerp de ontwikkeling en verbetering van protocollen en richtlijnen of professionele standaarden, maar het actualiseren of verbeteren van de zorg- en dienstverlening. De verplichting om de cliëntenraad te betrekken is veranderd in rekening houden met de noodzaak om cliënten, cliëntenvertegenwoordiging, patiënten, klanten, personeel en gebruikers te betrekken. 6.5 Tekstuele aanpassingen. Nieuw is de eis dat ook hier rekening moet worden gehouden met de noodzaak om cliënten, cliëntenvertegenwoordiging, patiënten, klanten, personeel en gebruikers te betrekken. 6.6 Andere formulering die beter aansluit bij ISO Rubriek Nieuw: het begrip infrastructuur. - ICT is een vast onderdeel geworden. - Transport is een onderdeel geworden. - De organisatie definieert wat nodig is voor de continuïteit van de zorg- en dienstverlening. De aspecten die daarbij expliciet aandacht moeten krijgen worden benoemd: sociale, psychologische en fysieke aspecten. Rubriek Deze eis is meer ISO-conform geformuleerd. Eis is nieuw en betreft eigendommen van de leverancier. Eis is nieuw en betreft de verplichting voor de organisatie om er voor te zorgen dat de uitbestede of ingekochte zaken geen nadelige invloed hebben op de zorg- en dienstverlening. Rubriek 9 Kwaliteitshandboek is verdwenen, minder eisen op het terrein van gedocumenteerde informatie en registraties.

12 Postadres Postbus GB DELFT Bezoekadres Vlinderweg AX DELFT T (015) E info@hkz.nl >