HKZ-norm voor ketens en netwerken in de zorg en het sociale domein versie 2015

Transcriptie

1 HKZ-norm voor ketens en netwerken in de zorg en het sociale domein versie 2015 Versiebeheer Datum Activiteit Versie 27 februari Niveau 2 losgekoppeld van overige niveaus maart 2015 Input projectoverleg verwerkt in concept maart 2015 Controlesessie intern maart Aanpassingen nav teamsessie april 2015 Opmerkingen expertmeetings 14 en 20 april verwerkt mei Versie 0.5 geaccepteerd juni Aanpassingen verwerkt n.a.v. bespreking met prof. dr. ir. 0.7 C.T.B. Ahaus (hoogleraar Rijksuniversiteit Groningen, fac. Economie en bedrijfskunde) 16 juli Noodzakelijke aanpassingen in document voor invoeging in format openbare commentaarronde: 1.0 opmerking over herschrijven inleiding weggehaald toelichting op i verplaatst. thema 6.1 voorzien van titel.

2 Niveau 2 bevat de uitgangspunten en normen die zijn gericht op de organisatie van ketens en netwerken. Voor het verkrijgen van een niveau 2-keurmerk is het noodzakelijk om te voldoen aan de uitgangspunten en normen die zijn beschreven in de hoofdstukken 1 t/m 6.

3 4 Organisatie/taken van de interne en externe partners 4.1 Eisen aan de ketenpartners De afzonderlijke ketenpartners moeten voldoen aan relevante wet- en regelgeving en algemeen aanvaarde standaarden van de beroepsgroepen of brancheorganisaties. De keten gaat na om welke wet- en regelgeving en standaarden het gaat De ketenpartners hebben afspraken gemaakt over de inzet van de vereiste capaciteit, de deskundigheid van medewerkers en de middelen (zie ook 1.6.2a,) De organisaties die deel uitmaken van de keten beschikken over: a een toetsbaar kwaliteitsmanagementsysteem voor die processen die van invloed zijn op de keten b een klachtenprocedure, of ze zijn aangesloten bij een klachtenprocedure c een registratie van afwijkingen (zie ook 3.1.1) De zelfstandig werkende/gevestigde beroepsbeoefenaren die deel uitmaken van de keten: a zorgen voor systematische bewaking, bevordering en beheersing van de kwaliteit voor die processen die van invloed zijn op de keten b beschikken over een klachtenprocedure, of ze zijn aangesloten bij een klachtenprocedure c beschikken over een registratie van afwijkingen (zie ook 3.1.1) De ketenpartners bepalen eventueel zelf aanvullende eisen die gesteld worden aan de afzonderlijke ketenpartners. Deze aanvullende eisen worden vastgelegd Getoetst/geëvalueerd wordt of de organisaties en de zelfstandig werkende/gevestigde beroepsbeoefenaren voldoen aan de eisen die staan in t/m

4 4.2 Deskundigheidsbevorderende maatregelen De afzonderlijke ketenpartners worden geacht te zorgen voor deskundigheidsbevorderende maatregelen, zodat de benodigde deskundigheid in de keten tegemoet blijft komen aan de ontwikkelingen in de ketenzorg (zie 1.6.2) De ketenpartners dragen daarbij zorg voor beoordeling van het effect van deskundigheidsbevorderende maatregelen en het bijhouden van geschikte registraties van opleiding, training, vaardigheden en ervaring inclusief beoordeling en doeltreffendheid in relatie tot de eisen die gesteld zijn aan de ketenpartners (zie 4.2). 4.3 Beheersing van bewakings- en meetapparatuur (indien van toepassing) De ketenpartners stellen vast: a. Welke apparatuur het resultaat van de zorg-/hulp-/dienstverlening kritisch beïnvloedt. b. Of, en zo ja welke bewaking en meting op deze apparatuur moet worden uitgevoerd om het bewijs te kunnen leveren dat de apparatuur overeenkomstig de eisen werkt. 4.4 Gezamenlijke faciliteiten De ketenpartners hebben afspraken gemaakt over: a het gebruik van ICT b gezamenlijke inkoop van diensten door derden c gezamenlijke inkoop van (kritische) materialen, middelen, apparatuur d gebouw (inclusief calamiteitenplan) en faciliteiten (inclusief fysieke gegevensopslag) e voorraadbeheer f infrastructuur g beheersing van bewakings- en meetapparatuur (in gebruik bij meer dan één ketenpartner)

5 4.5 Communicatie (binnen en buiten de keten) De communicatiestructuur is vastgelegd waaronder: a. De belangrijkste overlegvormen b. De status van deze overleggen c. De frequentie van de overleggen d. De onderwerpen die aan bod komen e. De deelnemers In het ketenoverleg waarin alle ketenpartners participeren, wordt relevante informatie voor de effectieve beheersing van de keten uitgewisseld (zie 6.1.3). De volgende onderwerpen worden tenminste gemeld en/of besproken: a. De resultaten van de ketensamenwerking b. Klachten en afwijkingen die betrekking hebben op de keten (zie ook 3.1.1) c. De strategie, het beleid en de uitvoering van de eigen organisatie/instelling naar alle partners/actoren in de keten (indien relevant) d. De invoering van nieuwe methoden/behandelingen/werkwijzen (indien relevant) Vastgelegd is op welke wijze de voorlichting plaatsvindt aan nieuwe medewerkers die gaan participeren in het primaire ketenproces.

6 5 Reikwijdte, organisatie en regie van de keten 5.1 Reikwijdte van de keten De keten is beschreven 1 met daarin tenminste: a de missie en de visie van de keten en de plaats van de afzonderlijke ketenpartners daarin b de deelnemende partners in de keten c de gezamenlijke (zorg)visie op de /cliënt 2, het primaire proces en/of de functies d de gemeenschappelijke en meetbare (kwaliteits)doelen van de keten en de beoogde resultaten e de diensten die de keten levert f het verzorgingsgebied en/of de /cliënten(groepen) waarop de keten zich richt g de globale procesgang in de keten (zie ook 1.1.2) h de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de keten (zie 5.2) i de speelruimte voor afspraken tussen partners afzonderlijk Wetgeving, professionele standaarden, behoeften en verwachtingen van /cliënten die relevant zijn voor de keten, zijn input voor beleid en doelstellingen (zie ook 4.2.1). Toelichting: i Ketenpartners kunnen afzonderlijk met elkaar afspraken maken, zolang het ketenbelang voorop blijft staan. 5.2 (Kwaliteits)beleid en -doelstellingen Het meerjaren (kwaliteits)beleid en -doelstellingen van de keten zijn gedefinieerd, geaccordeerd, bekend gemaakt en begrepen bij alle afzonderlijke ketenpartners en worden uitgevoerd (zie 6.1.3) Er zijn meetbare (kwaliteits)doelstellingen vastgesteld. De resultaten hiervan worden inzichtelijk gemaakt door indicatoren op het gebied van: a het oordeel van cliënten b de uitkomst van de zorg- en/of dienstverlening c de processen Doelstellingen en afspraken zijn toetsbaar gemaakt De resultaten (5.2.2) worden openbaar gemaakt. 1 De onderdelen a t/m i kunnen in één document worden beschreven. 2 Waar cliënt staat kan ook patiënt of klant gelezen worden.

7 5.3 Regie over de keten - bestuur/coördinatiegroep De keten legt vast wie eindverantwoordelijk is voor het (kwaliteits)beleid en doelstellingen en de activiteiten van de keten De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van degene(n) die de eindverantwoordelijkheid draagt/dragen zijn beschreven De eindverantwoordelijke(n) in de keten benoemt/benoemen (periodiek) een ketenregisseur welke lid is van het verantwoordelijk orgaan met de verantwoordelijkheden en bevoegdheden om de ketenafspraken van de keten vast te stellen, in te voeren en te onderhouden De eindverantwoordelijke(n) in de keten is/zijn ten minste verantwoordelijk en bevoegd voor: a het bepalen van de behoeften en verwachtingen van /cliënten met betrekking tot de keten, het bewustzijn hiervan in de keten te bevorderen en deze tot uiting te laten komen in het beleid en daarmee samenhangende doelstellingen, met als doel de tevredenheid te verhogen (zie 1.1.1) b het bevorderen van het bewustzijn van de behoeften en verwachtingen van cliënten binnen de gehele keten c het inrichten van een communicatiestructuur met het beschikbaar stellen van bijbehorende middelen (zie 4.6) d het definiëren en inventariseren van de benodigde capaciteit en aanwezige deskundigheden en bekwaamheden en het vastleggen en beschikbaar stellen hiervan e het voeren van een actief beleid in het ontwikkelen en bijstellen van multidisciplinaire richtlijnen en/of protocollen ten behoeve van het zorg- en/of dienstverleningsproces en het zorg- en dienstverleningsaanbod f het toetsen, evalueren en verbeteren van de ketenafspraken en het aanspreken van de ketenpartners hierop g het toetsen, evalueren en verbeteren van de uitvoering van de zorg- en/of dienstverlening binnen de keten. Toelichting: Dit kan een persoon zijn die eindverantwoordelijk is, maar ook een stuurgroep, bestuur of coördinatiegroep. Ook kan bijvoorbeeld een gemeente eindverantwoordelijk zijn. De keten kan zelf besluiten hoe zij de eindverantwoordelijkheid belegt, als dit maar is vastgelegd en diens taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn beschreven (5.3.2) 5.4 Besturings- en ondersteunende processen De processen die nodig zijn voor de besturing en ondersteuning van de keten zijn beschreven De eindverantwoordelijke(n) in de keten heeft/hebben een managementinformatiesysteem om deze processen te meten en te analyseren Daar waar nodig vinden corrigerende en/of preventieve maatregelen plaats. 3 De persoon of de groep personen die een keten op het hoogste niveau bestuurt en beheerst

8 6 Samenwerkingsconvenant/contract 6.1 Vastlegging en evaluatie van afspraken De interne partners hebben de reikwijdte van de keten, de uitgangspunten en alle gemaakte afspraken voor samenwerking en bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd in een samenwerkingsconvenant of contract (zie hoofdstukken 4 en 5) In het samenwerkingsconvenant/contract zijn in ieder geval afspraken vastgelegd over: a het commitment van ketenpartners aan het (kwaliteits)beleid en de doelstellingen (5.2) b het wijzigen van het convenant/contract c de handelswijze bij geschillen d de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het verantwoordelijk orgaan (5.3.2) Het (kwaliteits)beleid, de -doelstellingen en de overeengekomen afspraken zoals in dit normstelsel genoemd, worden met vooraf vastgestelde frequentie geëvalueerd. Daarbij wordt de bestaande samenstelling van de keten geanalyseerd en zonodig aangepast (zie 5.1.1b) Toelichting: In plaats van een samenwerkingsconvenant of contract kan dit ook in een ander document zijn vastgelegd.

9 Bijlage I Definitielijst Begrip Afwijking Definitie HKZ Afwijkingen vanuit de audit, geconstateerd door de certificerende instelling: Alles wat niet overeenkomt met: - de afspraken die de organisatie heeft gemaakt - de eisen uit de norm - de eisen uit wet- en regelgeving Afwijkingen vanuit de organisatie: Onder afwijkingen vallen tevens: a) Incidenten b) Calamiteiten c) Klachten d) Fouten e) Bijna fouten f) Bijna-ongelukken