FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Deskundige Communicatie

Transcriptie

1 FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Deskundige Communicatie Algemene info Graad (functietitel): Functionele loopbaan: Deskundige Communicatie B1 B2 B3 Visie De gemeente Lovendegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Dit kan enkel gerealiseerd worden met enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zichzelf ontwikkelen belangrijk vinden. Doel van de functie Je begeleidt alle externe en interne communicatiestromen binnen de gemeente. Je informeert de bevolking en de medewerkers. Je staat in voor de redactie van de gemeentelijke publicaties. Je ondersteunt en versterkt het positief imago van de gemeentelijke dienstverlening. Plaats in de organisatie Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van de gemeentesecretaris. Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 1 van 7

2 Takenpakket Deze lijst is indicatief. Externe communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de externe klant. In alle omstandigheden klantvriendelijk en professioneel blijven Helder en beknopt communiceren Contacten (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) op de meest efficiënte en professionele manier afhandelen De bestaande wetgeving (bv. wetgeving openbaarheid van bestuur) respecteren Meldingen en klachten ontvangen en deze oplossen of verder verspreiden binnen de dienst of de organisatie Een extern communicatiebeleid opmaken en de uitvoering coördineren Perscommunicatie Inspraak organiseren voor de bevolking De bevolking informeren over (de uitvoering van) het beleid De bevolking informeren over de gemeentelijke dienstverlening De gemeentelijke website en sociale mediakanalen beheren Eindredactie en coördinatie van de gemeentelijke publicaties (infokrant, nieuwsbrieven, mailingen) Onthaalmomenten voor nieuwe inwoners organiseren Nieuwe communicatievormen introduceren Interne communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de interne klant. Er mee voor helpen zorgen dat collega s en bestuur op de hoogte zijn van de informatie die voor hen belangrijk is bij het uitvoeren van eigen taken of het nemen van beslissingen. Helder en beknopt communiceren Belangrijke informatie voor de dienst of de organisatie verspreiden Afspraken rond communicatie respecteren Voor een vlotte en duidelijke communicatiestroom zorgen binnen de dienst of de organisatie Problemen rond het functioneren van de dienst of de organisatie (indien mogelijk reeds met een voorstel van oplossing) aankaarten bij collega s of het diensthoofd Een intern communicatiebeleid opmaken en de uitvoering coördineren Over de huisstijl en de uniformiteit van de bestuursdocumenten waken Voorstellen doen om via gerichte communicatie de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen De medewerkers op communicatievlak sensibiliseren Het foto- en persarchief bijhouden Nieuwe communicatievormen introduceren Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 2 van 7

3 Behandeling van klachten en meldingen Als klachtencoördinator instaan voor de registratie van alle klachten en er op toezien dat de behandeling van een klacht conform de klachtenprocedure verloopt. Instaan voor de opvolging van meldingen. Noodplanning Uitwerken van en instaan voor het communicatiebeleid in het kader van noodplanning. Administratie Administratieve ondersteuning bieden aan de dienst of de organisatie. Administratieve taken uitvoeren Postverwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens Administratieve procedures tijdig opstarten en zorgvuldig toepassen en opvolgen Brieven, nota s en verslagen opmaken Beslissingen van de officiële organen (bv. college) opmaken en nadien afwerken Inlichtingen inwinnen (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) Informatie verzenden, kopiëren, verspreiden en klasseren Dossiers opvolgen Offertes opvragen en prijzen vergelijken voor eenvoudige overheidsopdrachten In back-up voorzien ingeval van (langdurige) afwezigheid Telefonie Instaan voor de telefoonpermanentie en de externe of interne klant op een klantvriendelijke en klantgerichte manier telefonisch onthalen en doorverwijzen. Klantvriendelijk zijn Vragen behandelen Oplossingen voorstellen Naar de juiste dienst of behandelaar doorverwijzen Algemene informatie aan de klant verstrekken De contactgegevens van de klant noteren ingeval van afwezigheid van een collega Duidelijke afspraken maken over de telefoonpermanentie met de collega s ingeval van eigen afwezigheid Wet- en regelgeving Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 3 van 7

4 Op de hoogte blijven van wijzigende wet- en regelgeving die van belang zijn voor de dienst of de organisatie. Deze wet- en regelgeving vlot kunnen opzoeken en correct kunnen interpreteren en toepassen. De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code en personeelsnota s) respecteren. Kennisborging De opgedane vakkennis en de uitgeschreven regels en procedures integreren in de werking van de dienst of de organisatie. Nuttige informatie naar aanleiding van het volgen van opleidingen verspreiden binnen de dienst of de organisatie. Er bij (langdurige) afwezigheid voor zorgen dat de dienst of de organisatie op de hoogte zijn van de lopende dossiers en de belangrijkste procedures. Archivering Papieren en digitale stukken correct archiveren om te zorgen voor een vlotte toegang tot de informatie in de toekomst. De richtlijnen van de archivaris opvolgen Ervoor zorgen dat dossiers gemakkelijk kunnen teruggevonden worden De stukken ordelijk en volgens een logische structuur archiveren Computervaardigheden Goede kennis hebben van de vaakst gebruikte softwarepakketten (bv. Word, Outlook, Excel, Powerpoint) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen. Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT. Grondige kennis van de sociale mediakanalen. Diensthoofdenvergadering Gelet op het belang van communicatie en de nood aan organisatiebreed samenwerken, is de deskundige toegevoegd lid van de diensthoofdenvergadering. Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 4 van 7

5 Competenties Kerncompetenties Competenties waarover elke medewerker van de gemeente Lovendegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie. Samenwerking Werkt mee aan het behalen van afgesproken doelstellingen Deelt kennis en informatie op een transparante manier Bevordert de teamgeest Identificeert zich met het team Geeft constructieve feedback Klantgerichtheid Behandelt de externe en interne klant op een snelle, klantvriendelijke, respectvolle, integere en objectieve manier Toont begrip voor opmerkingen of klachten van klanten Stelt vragen, stelt oplossingen voor of verwijst door naar de juiste dienst of behandelaar Maakt concrete afspraken en komt die ook na Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten Loyauteit Voert de genomen (beleids)beslissingen op een correcte manier uit Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen Bouwt mee aan het positief en klantvriendelijk imago van de gemeente Draagt bij aan de gewenste organisatiecultuur Resultaatgerichtheid Neemt doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier de nodige initiatieven om de afgesproken taken of doelstellingen binnen de afgesproken deadline af te werken of te bereiken Zoekt in overleg naar oplossingen om knelpunten op te lossen of weerstand te verminderen Zichzelf ontwikkelen Verwerft nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis die belangrijk zijn voor het eigen functioneren Stelt zichzelf professionele doelen Staat open voor en past zich flexibel aan aan veranderingen van de functie of de organisatie Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 5 van 7

6 Kent zichzelf en benut kansen om de minder sterke competenties te verbeteren Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren Functiespecifieke competenties Dit zijn competenties die belangrijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Mondelinge communicatie Is vriendelijk en behulpzaam Stelt duidelijke vragen Denkt oplossingsgericht Brengt een boodschap duidelijk over Communiceert vlot in een groep Kan overtuigen Schriftelijke communicatie Schrijft professionele briefen en teksten Hanteert een correcte spelling en grammatica Schrijft op een duidelijke en genuanceerde manier Brengt een logische structuur aan in de argumentatie Kiest het juiste communicatiekanaal Plannen en organiseren Plant het werk Werkt zelfstandig Denkt niet enkel op de korte termijn Respecteert deadlines Schrijft de meest gebruikte processen uit en houdt ze up-to-date Zet acties op en reikt middelen aan om de vooropgestelde doelen te bereiken Kan prioriteiten stellen Stressbestendigheid Blijft ook bij wijzigende, drukke of onzekere werkomstandigheden functioneren Reageert rustig bij tegenstand, kritiek of negatieve feedback Blijft in elke situatie professioneel Kan de eigen gedragsstijl veranderen om een doel te bereiken Herkent weerstand en gaat er gepast mee om Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 6 van 7

7 Analytisch denken Kan een complex probleem ontleden en maakt een onderscheid tussen hoofd- en bijzaken Gaat actief op zoek naar informatie Volhardt in de analyse tot alle noodzakelijke elementen op tafel liggen Legt oorzakelijke verbanden en stelt oplossingen voor Innovatief denken Komt spontaan tot nieuwe ideeën en inzichten die een meerwaarde creëren voor de dienst of de organisatie Ontwikkelt nieuwe werkwijzen, processen of producten Is creatief Streeft naar voortdurende verbetering Netwerken Ontwikkelt relevante interne en externe relaties Vertegenwoordigt de gemeente op een professionele manier Benut het eigen netwerk om informatie, steun of medewerking te krijgen Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan. Naam: Datum: Schrijf Voor kennisname en onderteken Functie- en competentieprofiel deskundige Communicatie Pagina 7 van 7