LEIDING GEVEN. Functiefamilie: Niveau: Doel van de functiefamilie

Transcriptie

1 Functiefamilie: Niveau: LEIDING GEVEN D Doel van de functiefamilie Instaan voor de coördinatie en de opvolging van de werkzaamheden van een administratieve of operationele entiteit waarin men medewerkers van een gelijkaardig niveau aantreft. De klemtoon van de functie ligt op het coördineren en het superviseren van uitvoerende taken. Voorbeelden van functies: Teamchef, supervisor, teamleider Resultaatsgebieden Belangrijkste resultaatsgebieden Als coördinator/chef van een dienst: instaan voor de dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en toezien op een kwalitatieve uitvoering van administratieve (dossierbeheer en opvolging) of operationele taken (het uitvoeren van controles, bewaking, ). Het gaat om de volgende taken: - Een planning opstellen en ze indien nodig aanpassen in functie van onvoorziene omstandigheden - Concrete instructies, taken of verantwoordelijkheden geven aan directe medewerkers - Operationele problemen oplossen, bijstaan in moeilijke dossiers - Vragen van medewerkers beantwoorden over de taken die uitgevoerd moeten worden - De resultaten bijsturen - Personeelstekorten (ziekte, verlof, ) oplossen door vervanging te zoeken of door eventueel zelf de taken uit te voeren - De communicatie tussen de hiërarchische oversten/ de directie en de medewerkers in stand houden (dienstnota s, regels en procedures, ) Als intern aanspreekpunt voor de hiërarchische oversten en collega- verantwoordelijken van andere diensten: instaan voor de communicatie en het intern overleg omtrent de werkzaamheden binnen de eigen dienst. Het gaat om de volgende taken: - Overlegvergaderingen bijwonen - De planning van de eigen dienst doen overeenstemmen met die van de andere diensten en met de prioriteiten die worden gesteld door de hiërarchische oversten - De dienstnota s, nieuwe regels en procedures, opvolgen en vertalen/uitdelen Andere resultaatsgebieden Als extern aanspreekpunt voor de burgers en andere externe diensten en instanties instaan voor het telefonisch of schriftelijk beantwoorden van vragen om inlichtingen. Het gaat om de volgende taken: - Inlichtingen verschaffen (schriftelijk of mondeling) - De ontvangen boodschappen filteren en erop antwoorden - Contacten met leveranciers of onderaannemers onderhouden

2 Beslissingsbevoegdheden Is verantwoordelijk voor een personeelsbestand van: - Aantal directe medewerkers: 5 tot 20 medewerkers - Aantal directe en indirecte medewerkers: 10 tot 30 medewerkers - Niveaus waaraan men leiding geeft: D - Graden waaraan men leiding geeft: controleurs/penitentiair beambte/bestuursassistente/klerk/bediende Is verantwoordelijk voor een budget van: - Kan autonoom beslissen over: taakverdeling binnen het team, de organisatie van de werkzaamheden binnen de dienst Moet toestemming vragen aan de directie i.v.m: alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen voor de taken van de dienstverantwoordelijke (bijvoorbeeld in geval van toekenning van verlof of in geval van beslissingen die een financiële weerslag hebben). PC-vaardigheden of specifieke opleiding: Te bepalen Competenties: X Omgaan met Informatie Omgaan met Taken Leiding geven Interpersoon-lijke relaties Persoonlijk functioneren Begrijpen Taken uitvoeren Leren Communiceren x Inschikkelijkheid tonen Informatie X Werk Ondersteunen x Actief luisteren Zich aanpassen verwerken structureren Analyseren Problemen X Direct In team werken Betrouwbaarheid oplossen aansturen tonen Integreren Beslissen Motiveren Servicegericht Inzet tonen handelen Vernieuwen Organiseren Coachen/ Adviseren Stressbestendig heid tonen Conceptualiseren Sturen Bouwen van Beïnvloeden Zichzelf teams Inzicht in de organisatie Visie kerncompetenties Besturen van de organisatie Teams aansturen Relaties bouwen Doelstellingen halen Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie betrokkenheid X Samenwerken X Loyaal handelen X Dienstbaarheid X Resultaatsgerich theid tonen X Zichzelf

3 OMGAAN MET INFORMATIE Informatie verwerken Informatie verwerken betekent het efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn. Verzamelt informatie die van toepassing is op de werking van de dienst (bvb. dienstnota s, boodschappen aan het personeel, wetgeving, ) Interpreteert en bewerkt gegevens tot overzichtelijke informatie voor de medewerkers, collega s en/of voor de eigen hiërarchische overste Schat in of de informatie volledig is Verwerkt informatie binnen een gegeven tijdsbestek volgens de gegeven richtlijnen Structureert de verkregen informatie OMGAAN MET TAKEN Werk structureren Werk structureren betekent het organiseren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelvoud aan taken op een systematische manier uit te voeren. Stelt zijn/haar eigen planning op en deze van de medewerkers en controleert of ze haalbaar is (gaat na of er voldoende personeel aanwezig is en of er voldoende middelen beschikbaar zijn) Voert de taken uit in functie van de gestelde deadlines en prioriteiten Voert de taken op een systematische en consequente manier uit Bundelt gelijkaardige taken Onderneemt de nodige acties om onvoorziene problemen op te lossen LEIDING GEVEN Direct aansturen Direct aansturen betekent het geven van duidelijke instructies, het opvolgen en bijsturen van resultaten van anderen en het bewaren van discipline. Geeft duidelijke instructies aan collega s wanneer hij/zij een taak doorgeeft Spreekt duidelijk af wat tegen wanneer gedaan moet worden wanneer hij/zij een taak doorgeeft Stuurt de resultaten van de medewerkers bij in functie van de doelstellingen en de beschikbare middelen Controleert regelmatig de prestaties en resultaten van de medewerkers Controleert de afgesproken regels en procedures

4 INTERPERSOONLIJKE RELATIES Actief luisteren Actief luisteren betekent het leren kennen van, luisteren naar en begrijpen van anderen en zich inleven in hun situatie Toont interesse in de achtergrond van de medewerkers door open vragen te stellen Leeft zich in in de situatie van anderen, plaatst zich in hun denkkader Zoekt het juiste evenwicht tussen empathie en afstand houden Toont begrip voor anderen die het emotioneel moeilijker hebben Vraagt door bij onduidelijkheden om de boodschap zo goed mogelijk te begrijpen Kerncompetentie Samenwerken Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten Communiceert zijn opvattingen en ideeën in het team Toont interesse voor de opvattingen van anderen Vindt de teamgeest zeer belangrijk Stimuleert het groepsgevoel door collega s te helpen bij onvoorziene problemen Neemt actief deel aan overleggesprekken met collega-leidinggevenden Kerncompetentie Dienstbaarheid Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of burger, hem/haar steeds met respect te behandelen en zijn/haar vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze behandelen. Boezemt de interne klant en/of de burger vertrouwen in door zijn/haar vakkundige aanpak Hecht belang aan een goede relatie met de interne klant en/of de burger Biedt een concrete oplossing voor het probleem van een interne klant en/of van een burger Reageert snel als de interne klant en/of de burger met een klacht komt Behandelt elke interne klant en/of burger op dezelfde, objectieve wijze

5 PERSOONLIJK FUNCTIONEREN Inschikkelijkheid tonen Inschikkelijkheid tonen betekent zich openstellen voor anderen en hun ideeën, het instemmen met en aanvaarden van procedures en instructies Staat open voor alternatieve methoden en werkwijzen Aanvaardt de regels en procedures in de organisatie Volgt de geldende regels in de organisatie op een correcte wijze Volgt de instructies op Doet wat door de chef gevraagd wordt Kerncompetentie Loyaal handelen Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen. Toont respect voor de oversten Voert uit wat binnen het team of door de chef beslist is Verdedigt de beslissingen die binnen het team zijn genomen, ook als hij/zij er persoonlijk niet (volledig) mee akkoord gaat Deelt voorstellen tot verbetering mee op het daartoe gepaste forum via het meest geschikte kanaal Volgt de correcte weg in de hiërarchische structuur Kerncompetentie Resultaatgerichtheid tonen Resultaatgerichtheid tonen betekent de inzet, de wil en de ambitie tonen om resultaten te boeken door doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor op te nemen. Investeert tijd en energie om goed werk te leveren Controleert of zijn/haar werk beantwoordt aan de meest strikte kwaliteitsnormen Levert ook bij routinewerkzaamheden de nodige inspanning om het werk te voltooien Houdt vol tot de taak is afgewerkt Zet door, ondanks mentale en/of fysieke vermoeidheid Kerncompetentie Zichzelf Zichzelf betekent open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van het actief plannen van de eigen groei. Volgt de opleidingen die hem/haar worden aangeboden Vraagt zelf naar bijscholing Praat met mensen om zijn/haar loopbaan te plannen Zoekt uit waar hij/zij nog iets kan bijleren over het eigen functioneren Zoekt naar eigen sterktes en zwaktes