LOGISTIEKE ONDERSTEUNING

Transcriptie

1 Functiefamilie: Niveau: LOGISTIEKE ONDERSTEUNING C Doel van de functiefamilie Beheer van alle materiaal en technische uitrusting van een dienst of van een locatie en het verzorgen van de administratieve procedures ter zake. Resultaatsgebieden Kernresultaatsgebieden Als logistiek medewerker alle materiaal en technische uitrusting beheren en verzorgen van de administratieve procedures ter zake ten behoeve van de gebruikers. Volgende taken kunnen hieronder begrepen worden: - Onderhandelen met leveranciers - Verifiëren van geleverde goederen/diensten - Nazicht en inboeken van facturen - Opvolging onderhoudscontracten - Beheer van gebouwen - Toegangscontrole - Beheer van het wagenpark - Beheer van het magazijn Mogelijke bijkomende resultaatsgebieden Als dossierbeheerder-aankoper instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van dossiers in het kader van de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten. Hieronder kunnen volgende taken begrepen worden: - Opstellen van een routine lastenboek - Ontvangst van de offerte - Administratief en/of technisch nazicht van offertes (in routine aankoopdossiers) - Opvolgen van alle procedures - Inwinnen van bijkomende informatie - Kennis geven van de stand van zaken/eindbeslissing - Conclusies formuleren en voorleggen aan het beslissingsorgaan - Controleren afgewerkte dossiers - Klasseren afgehandelde dossiers Als leidinggevende optreden als coach van een kleine groep medewerkers Beslissingsbevoegdheden Is verantwoordelijk voor personeelsbestand van: - Aantal rechtstreekse medewerkers: 0 - Totaal aantal rechtstreekse en onrechtstreekse medewerkers: 0 - Niveaus waaraan men leiding geeft: 0 - Graden waaraan men leiding geeft: - Heeft bevoegdheid over budget van: - Kan autonoom beslissen over: zeer beperkte actievrijheid: ontvangt concrete instructies voor specifieke, duidelijk afgelijnde taken Moet autorisatie vragen aan de leiding i.v.m.: alles wat afwijkt van de normale procedures en specifieke richtlijnen waarbinnen de logistiek medewerker zijn taken uitoefent.

2 PC-vaardigheden: Module 2: het gebruik van de computer en het beheer van bestanden Module 3: tekstverwerking Module 7: informatie & communicatie De competentiemetingen worden vervangen door de in artikel 18bis, 3, van het koninklijk besluit van 22 december 2000 betreffende de selectie en de loopbaan van het Rijkspersoneel (Ministerieel besluit van 25 februari 2005 (B.S. van ) betreffende de functiefamilies en de gecertificeerde opleidingen in de niveaus B en C) Competenties: X Omgaan met Informatie Omgaan met Taken Leiding geven Interpersoonlijke relaties Persoonlijk functioneren Begrijpen Taken uitvoeren Leren Communiceren Inschikkelijkheid Informatie X Werk X Ondersteunen Actief luisteren Zich aanpassen verwerken structureren Analyseren X Problemen L Direct In team werken Betrouwbaarheid oplossen aansturen Integreren Beslissen Motiveren Servicegericht Inzet handelen Vernieuwen Organiseren Coachen/ontwi Adviseren Stressbestendig kkelen heid Conceptualiser Sturen Bouwen van Beïnvloeden Zichzelf en teams Inzicht in de organisatie Besturen van de organisatie Teams aansturen Relaties bouwen Doelstellingen halen Visie Ondernemen Inspireren Netwerken Organisatie betrokkenheid Generieke competenties X Samenwerken X Loyaal handelen X Dienstbaarheid X Resultaatgerichtheid X Zichzelf

3 OMGAAN MET INFORMATIE Informatie verwerken Informatie verwerken betekent het efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare termijn en het visueel kunnen weergeven van die informatie. Neemt initiatieven om de informatie te bekomen die nodig is voor de uitvoering van de taken Schat correct in of de informatie volledig is Verwerkt het informatiepakket binnen het gegeven tijdsbestek Verifieert de informatie en ontdekt mogelijke tekorten of fouten Structureert de verkregen informatie OMGAAN MET TAKEN Werk structureren Werk structureren betekent het structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelvoud aan taken op een systematische manier uit te voeren. Stelt prioriteiten met het oog op de vooropgestelde tijdslimieten Plant de opeenvolgende eigen taken binnen een lineair proces (materiaal bestellen, stockbeheer, ) Organiseert de taken zodanig dat de doeltreffendheid ervan kan worden gegarandeerd Werkt systematisch en heeft oog voor efficiëntie Respecteert de tijdslimieten en de vooropgestelde timing Problemen oplossen Problemen oplossen betekent het omgaan met en zelfstandig oplossen van onverwachte situaties, het zoeken van alternatieven en het implementeren van de oplossing. Vindt de personen die in staat zijn problemen op te lossen en dit zonder een onnodig beroep te moeten doen op de oversten Brengt zelfstandig alternatieven naar voren wanneer er problemen rijzen bij het uitvoeren van de taken Anticipeert op de problemen door terug te vallen op kennis en ervaring Laat zich niet afschrikken door nieuwe, onbekende en onverwachte situaties Onderkent knelpunten binnen het eigen werkdomein en lost deze op

4 LEIDING GEVEN Ondersteunen Ondersteunen betekent het peter/meterschap van nieuwe medewerkers op zich nemen, een voorbeeldfunctie uitoefenen en anderen ondersteunen in hun dagelijkse functioneren. Is beschikbaar en toegankelijk voor vragen van minder ervaren collega s Ondersteunt minder ervaren collega s wanneer ze het moeilijk hebben Toont minder ervaren collega s hoe taken het best kunnen uitgevoerd worden Neemt actief een voorbeeldrol op zich, toont hoe het zou moeten Geeft advies en richting aan nieuwkomers over het reilen en zeilen van de organisatie Indien hiërarchisch leidinggevende bevoegdheid: Direct aansturen Direct aansturen betekent het geven van duidelijke instructies, het opvolgen en bijsturen van resultaten van anderen en het bewaren van discipline. Geeft duidelijke instructies aan collega s als hij/zij een taak doorgeeft Spreekt duidelijk af wat moet gedaan worden tegen wanneer als hij/zij een taak doorgeeft Stuurt de resultaten van de teamleden bij in functie van de doelstellingen en de beschikbare middelen Controleert de prestaties en resultaten van de teamleden op geregelde tijdstippen Controleert of afgesproken regels en procedures gevolgd worden INTERPERSOONLIJKE RELATIES Kerncompetentie Samenwerken Samenwerken betekent zich identificeren met het team; kennis en informatie op een transparante manier en dienstoverschrijdend delen en de teamgeest bevorderen teneinde mee te werken aan het behalen van afgesproken teamresultaten. Bevordert teamspirit door samenwerking en betrokkenheid te stimuleren Helpt andere ambtenaren bij het vervullen van hun taken door hen de nodige technische informatie te verschaffen Past de eigen doelstellingen in binnen de doelstellingen die het hele team nastreeft Bezorgt de juiste informatie aan collega s, deelt ervaringen met hen Streeft ernaar tot een consensus te komen met de collega s van het team Kerncompetentie Dienstbaarheid Dienstbaarheid betekent geloofwaardigheid verwerven door ten dienste te staan van de interne klant en/of de burger, deze steeds met respect te behandelen en vragen steeds op een transparante, integere en objectieve wijze te behandelen.

5 Antwoordt gericht op vragen om inlichtingen (zowel schriftelijk als mondeling) Biedt een optimale service door te zoeken naar de meest efficiënte oplossingen Geeft de klant advies door hem alternatieven aan te reiken en hem hierbij te wijzen op de voordelen van die alternatieven Speelt in op gerichte vragen door de service te bieden die het best beantwoordt aan de vraag Geeft negatieve boodschappen op een correcte en objectieve wijze zodat deze maximaal worden geaccepteerd met begrip voor het standpunt van de klant/de burger PERSOONLIJK FUNCTIONEREN Kerncompetentie Loyaal handelen Loyaal handelen betekent het loyaal ondersteunen, uitdragen en uitvoeren van genomen beslissingen met behoud van een constructief kritische geest ten overstaan van die beslissingen. Voert de genomen beslissingen nauwgezet uit Verdedigt de genomen beslissingen, ook al staat hij/zij er niet helemaal achter Geeft geen kritiek om de kritiek, maar tracht steeds een oplossing aan te reiken Volgt de geldende regels en procedures op correcte wijze Behandelt de verkregen informatie met de nodige discretie en legt de nodige gereserveerdheid aan de dag tegenover derden Kerncompetentie Resultaatsgerichtheid Resultaatsgerichtheid betekent de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken door doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier alle nodige acties en initiatieven te nemen binnen de vooropgestelde deadlines en er steeds de volle verantwoordelijkheid voor te nemen. Controleert de kwaliteit van het eigen werk Voelt zich verantwoordelijk voor de eigen taken en resultaten Zet door ongeacht problemen, frustraties of hindernissen Voert op efficiënte wijze uit wat gevraagd wordt Toont een grote inzet en werkkracht Kerncompetentie Zichzelf Zichzelf betekent open staan voor en zich flexibel aanpassen aan veranderingen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden en in het kader van actief plannen van de eigen groei. Is steeds bereid zich verder te, ook al vereist dit enige inspanning Vraagt zelf naar bijscholing Zet de nodige stappen om te komen waar hij/zij wil komen in zijn/haar carrière Neemt leeropportuniteiten aan om zijn/haar loopbaan te Zoekt actief naar mogelijke verbeteringspunten binnen het eigen functioneren en het functioneren van het team