Plannen & organiseren

Transcriptie

1 kijkt vooruit, onderbouwt een planning, houdt rekening met potentiële invloedfactoren, visualiseert en communiceert deze duidelijk en begrijpbaar aan de medewerkers. koppelt aan deze planning, doelstellingen & prioriteiten, een duidelijke taakverdeling, een tijdschema, vereisten, verantwoordelijkheden, randvoorwaarden, rapportering en/of opvolging. kijkt vooruit en heeft een duidelijk planning. - Formuleert doelstellingen en/of prioriteiten. maakt deze planning, prioriteiten doorgaans ook kenbaar aan de medewerkers. - Denkt vooraf na over mogelijke knelpunten, randvoorwaarden en succesfactoren en verwerkt deze in de planning. Plannen & organiseren organiseert de uit te voeren taken en het te presteren werk van dag tot dag, en laat zich hierbij hoofdzakelijk leiden door intuïtie en ervaring. - Formuleert nagenoeg nooit duidelijke doelstellingen. - Anticipeert hoofdzakelijk reactief op probleemsituaties die te maken hebben met de uitvoering van het werk. heeft een uitvoeringsplanning in zijn hoofd en weet wat er dient gedaan te worden op korte termijn. - Houdt zich doorgaans aan de planning die hij/zij in zijn/ haar hoofd heeft. - Informeert de medewerkers over de planning, de vooruitzichten en eventuele opdrachten van hogerhand als dat nodig is om hen bij

2 volgt de realisatie van doelstellingen, de taakuitvoering en de (samen-)werking nagenoeg permanent op, en kan daardoor snel en adequaat bijsturen. - Tracht daarbij ook snel mogelijke problemen in te schatten nog voor ze zich (kunnen) stellen. volgt de realisatie van doelstellingen, de uitvoering van de taken en de werking regelmatig op. Zelfs wanneer er geen problemen zijn of dreigen. Opvolgen & bijsturen laat de zaken op zijn beloop. komt enkel tussen wanneer er iets fout gaan in de taakuitvoering of bij de werking.

3 kijkt ook vooruit en schat eventuele risico s en knelpunten in. brengt de betrokken medewerkers samen, stelt duidelijk (actie-) plannen op met daarin een duidelijke timing, doelstellingen en/of prioriteiten, verantwoordelijkheden, aandachtspunten van uitvoering en samenwerking. ziet toe op de uitvoering van dit plan, stuurt bij waar nodig en draagt bij tot evaluatie en bijsturing in samenwerking met de betrokken medewerkers/diensten. heeft oog voor de details als het globale plan of kader. bekijkt het gehele plaatje, en zorg ervoor dat alle medewerkers weten wat hun taak in het geheel is. draagt er zorg voor dat medewerkers ook van elkaar weten welke taken en richtlijnen ze hebben en op welke wijze ze moeten samenwerken. - Ik organiseer indien nodig teamgesprekken om eventuele samenwerkingsverbanden en/of richtlijnen te bespreken. Coördineren heeft hoofdzakelijk oog voor de individuele taken en opdrachten van het moment. bekijkt het (productie of dienstverlening-) proces breed en stemt de onderlinge samenwerking af door op het juiste moment individuele opdrachten te geven.

4 evalueert op geregelde tijdstippen de werking, de samenwerking en het eigen functioneren als leidinggevende. De leidinggevende doet dit in samenwerking met alle andere medewerkers. - De evaluatiegegevens worden structureel en formeel aangewend om te verbeteren of om problemen in de toekomst te voorkomen. - Dit zowel binnen het eigen team/de afdeling of in de samenwerking met andere teams, units of afdelingen. evalueert regelmatig de taakuitvoering, het werk en de samenwerking. - De evaluatiegegevens worden nagenoeg altijd aangewend om de werking en de samenwerking te verbeteren of om problemen in de toekomst te voorkomen. Evalueren evalueert amper. evalueert af en toe de taakuitvoering, het werk en de samenwerking. - Naar aanleiding hiervan voert de leidinggevende bijsturingen door naar eigen inzicht.

5 rapporteert spontaan en stelselmatig de gevraagde gegevens en andere relevante informatie aan het middenmanagement en aan de directie. rapporteert spontaan de gevraagde gegevens aan het middenmanagement. Rapporteren rapporteert nauwelijks of niet aan het middenmanagement of de directie. rapporteert op verzoek de gevraagde gegevens aan het middenmanagement of de directie.

6 delegeert stelselmatig alle taken die in aanmerking komen om te delegeren. maakt hierbij duidelijke afspraken omtrent uitvoering, deadlines, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, validatiemomenten, interne communicatie, kostenmarges, enz.. maakt hierbij ook duidelijke afspraken rond de terugkoppeling naar hem/haar, het uitlokken van go/no-go momenten en de rapportering in globo. delegeert stelselmatig een aantal taken, en geeft hierbij duidelijke richtlijnen omtrent uitvoering en terugkoppeling door de medewerker(s). Delegeren doet alles liefst zelf. delegeert slechts enkele taken indien echt nodig omwille van overbelasting. gaat na in welke mate de gedelegeerde taken naar behoren of volgens de afspraken werden uitgevoerd.

7 stimuleert zijn medewerkers op een positieve wijze. Taken worden met de medewerkers besproken en vastgelegd. geeft de medewerkers inspraak en initiatiefruimte in het uitvoeringsproces. slaagt erin het werk en de taken uitdagend en interessant te maken voor de medewerkers. verdeelt taken in wederzijds overleg met de medewerkers. tracht hen hierbij stimuleren om het werk of de taak zo goed als mogelijk te laten uitvoeren. Motiveren verdeelt taken en geeft opdrachten. verdeelt taken en geeft daarbij uitleg over het hoe, het waarom en het globale proces waarin de taak kadert.

8 gaat spontaan en permanent na aan welke ondersteuning, raad of middelen de medewerkers behoefte hebben of mogelijks zullen hebben. speelt hier zowel proactief als reactief op in en doet alles wat in zijn/ haar mogelijkheden ligt om invulling te geven aan deze noden en behoeften. gaat regelmatig spontaan na of medewerkers steun, raad of middelen nodig hebben. doet alles wat in zijn/haar kennis, vaardigheden en bevoegdheden ligt om (reactief ) invulling te geven aan de noden en ondersteuningsbehoeften van de medewerkers. Begeleiden & ondersteunen trekt zich weinig aan van de problemen en hindernissen die de medewerkers ondervinden in de werking en de samenwerking. steunt de medewerker(s) wanneer deze een probleem heeft (hebben) of wanneer er zich een probleem in de samenwerking voordoet.

9 overlegt stelselmatig met alle medewerkers en met zijn/haar leidinggevende(n). - Organiseert regelmatig een breed horizontaal overleg waarbij ervaringsuitwisseling, het delen van knelpunten/oplossingen en een samenwerking wordt gestimuleerd. overlegt stelselmatig met de medewerkers en zijn/haar leidinggevende(n). Overleg plegen houdt geen enkele vorm van overleg. overlegt wanneer dat echt nodig is met de betrokken medewerker(s) en of zijn/haar leidinggevende(n).

10 stimuleert permanent horizontale samenwerking en complementariteit tussen de medewerkers. deelt het totaalplaatje omtrent de globale werking met de medewerkers en geeft hen initiatiefruimte om binnen dit kader spontane verbeterinitiatieven te nemen. maakt de medewerkers bewust van de globale werking en organiseert en stimuleert een goede en duidelijke samenwerking tussen de medewerkers. Samenwerking & initiatief stimuleren weet wat er moet gebeuren en geeft individuele opdrachten met betrekking tot de individuele taken. De leidinggevende weet wat er moet gebeuren en organiseert samenwerking tussen de medewerkers wanneer dat opgelegd of strikt noodzakelijk is.

11 werkt als het ware tussen de medewerkers, weet wat er leeft, zoekt contact en is ook steeds aanspreekbaar. zoekt doorgaans actief contact met de medewerkers en de werkvloer, luistert naar wat men wil zeggen, toont interesse en voelt zich betrokken bij hetgeen zich afspeelt op de werkvloer. Betrokkenheid met de medewerkers trekt zich terug en laat de samenwerking op zijn beloop. toont de nodige interesse wanneer er zich problemen voordoen en komt dan tussen. - Is ook zelf aanspreekbaar voor de medewerkers bij problemen en conflicten.

12 communiceert en informeert permanent alle relevante en interessante informatie en gegevens met alle medewerkers en de leiding. communiceert stelselmatig alle relevante informatie met de betrokken medewerkers en/of leiding. Informeren houdt relevante informatie bij. communiceert relevante informatie bij problemen of op vraag van de medewerkers en/of de leiding.

13 stimuleert permanent vernieuwing en creativiteit door met de betrokken medewerkers te brainstormen over, door nieuwe ideeën te stimuleren en te belonen. - Creëert ruimte waarin de medewerkers initiatief kunnen nemen en kunnen experimenteren met verbeteringen. bespreekt taken, opdrachten, en de globale werking met de medewerkers. geeft hen hierbij de ruimte om nieuwe toepassingen of benaderingen te proberen. Creativiteit & vernieuwing stimuleren geeft taken en opdrachten en ziet toe op de strikte uitvoering ervan. bespreekt taken en opdrachten en houdt rekening met voorstellen van de betrokken uitvoerders, zelfs indien die afwijken van de gebruikelijke aanpak of traditionele benaderingen.