BBC: stérke inzet op decentraal werken

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "BBC: stérke inzet op decentraal werken"

Hanne van Veen
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

11 de Cevi Klantendag 1 BBC: stérke inzet op decentraal werken Gaute Vannuten en Liesbeth Janssens BBC is geen zaak meer van boekhouden alleen De Cyclus van Beleid en Beheer heeft impact op

1 11 de Cevi Klantendag 1 BBC: stérke inzet op decentraal werken Gaute Vannuten en Liesbeth Janssens BBC is geen zaak meer van boekhouden alleen De Cyclus van Beleid en Beheer heeft impact op uw volledige organisatie Meer betrokkenheid bij het beleid Grotere informatiebehoefte, financieel én inhoudelijk Input en actie vanuit diensten vereist Moet beheersbaar en controleerbaar blijven

2 11 de Cevi Klantendag 2 BBC boekhouding = maximaal decentraal Op een rijtje: 1. Garandeert een veilige toegang 2. Betrekt uw diensten bij de voorbereiding budget en mjp 3. Automatiseert uw bestelproces 4. Digitaliseert uw inkomende facturenflow 5. Voorziet een eenvoudige invoer van ontvangstenfacturen 6. Laat het beleid opvolgen via indicatoren en metingen In een volledig geïntegreerde omgeving BBC boekhouding = maximaal decentraal Op een rijtje: 1. Module toegangs- en databeveiliging 2. Module decentraal budget 3. Module bestelbonadministratie 4. Module digitaal documentenbeheer 5. Module uitgaande facturatie 6. Module indicatoren en metingen In een volledig geïntegreerde omgeving

3 11 de Cevi Klantendag 3 1. Garandeer een veilige toegang Menubeveiliging tot welke functies toegang?

4 11 de Cevi Klantendag 4 Databeveiliging tot welke inhoud toegang? Wie mag welke soort gegevens Raadplegen Invoeren Wijzigen Beheren Elke onderdeel van de boekhouding vereist zijn eigen type beveiliging 2. Module voor ingave budgetvoorstellen

5 11 de Cevi Klantendag 5 Situering module in BBC boekhouding Veilige toegang - functiescheiding Ofwel is een gebruiker = beheerder Ofwel is een gebruiker = bevoegd tot ingave budgetvoorstellen voor 1 of meerdere diensten

11 de Cevi Klantendag 6 Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels Gebruiker 1 Gebruiker 2 Budgetdienst SPORT Budgetdienst JEUGD Budgetdienst ICT Budgetsleutel 1

6 11 de Cevi Klantendag 6 Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels Gebruiker 1 Gebruiker 2 Budgetdienst SPORT Budgetdienst JEUGD Budgetdienst ICT Budgetsleutel 1 Budgetsleutel 2 Budgetsleutel 3 Budgetsleutel 4 Budgetsleutel 5 Budgetsleutel... Een budgetsleutel kan maar behoren tot 1 dienst Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels

7 11 de Cevi Klantendag 7 Keuzes bij klaarzetten gegevens Ingavescherm budgetvoorstellen Zinvolle omschrijving Bedrag voorstel

budgetsleutel Een budgetsleutel kan gedetailleerd worden En deze detaillering komt niet tot

8 11 de Cevi Klantendag 8 Nuttige tools - totalen Per budgetsleutel historische cijfers Per dienst vergelijking met totaal uit meerjarenplan Nuttige tools detaillering per budgetsleutel Een budgetsleutel kan gedetailleerd worden En deze detaillering komt niet tot uiting in het goedgekeurd budget Detaillering is herbruikbaar voor opmaak budgetvoorstellen volgend jaar

9 11 de Cevi Klantendag 9 Nuttige tools verantwoording voorstel Via koppelen digitale bijlage Via tekstvak verantwoording Proces van validatie en devalidatie dienst Ingave voorstellen dienst Valideren voorstellen beheerder Voorstellen nakijken en/of bijsturen beheerder Aanmaak simulatie meerjarenplan Of devalideren

10 11 de Cevi Klantendag 10 Andere voordelen module decentraal budget Ook voor bedragen meerjarenplan kan een budgetvoorstel worden ingegeven Module ook mogelijk voor opmaak budgetherzieningen 3. Integreer uw bestelproces

11 11 de Cevi Klantendag 11 Situering module in BBC boekhouding Definieer uw diensten in BBC

12 11 de Cevi Klantendag 12 Per dienst één dynamisch goedkeuringsschema Niveau 1 of Niveau 2 en Diensten Niveau 3 als Het goedkeuringsproces opgesteld in BBC

13 11 de Cevi Klantendag 13 Drie fasen van een bestelling Bestelaanvraag Goedkeuring Bestelbon Bestelaanvraag opmaken Fase = KREATIE Aanvrager (voor wie de bestelbon is) Opsteller (wie de bestelbon opmaakt)

11 de Cevi Klantendag 14 Detaillijnen manueel ingeven Rechtstreeks individuele BBC-elementen ingeven: keuzelijsten met aangepaste selectie mogelijkheden

gedeeltelijke detaillijn ingeven via een productcode uit de productcataloog Detaillijnen via productcataloog ingeven Oplaadprotocol voor een snelle

14 11 de Cevi Klantendag 14 Detaillijnen manueel ingeven Rechtstreeks individuele BBC-elementen ingeven: keuzelijsten met aangepaste selectie mogelijkheden per gebruiker Onrechtstreeks de volledige budgetsleutel selecteren: via een functietoets voor consultatiescherm Detail budget Een volledige of gedeeltelijke detaillijn ingeven via een productcode uit de productcataloog Detaillijnen via productcataloog ingeven Oplaadprotocol voor een snelle opstart Beheers- en gebruiksrechten zijn nauwkeurig in te stellen Beheer cataloog: centraal of decentraal? Gebruik cataloog: verplicht of facultatief gebruik, vaste prijzen?

11 de Cevi Klantendag 15 Goedkeuringsschema starten Dringende validatie: goedkeurders krijgen email

15 11 de Cevi Klantendag 15 Goedkeuringsschema starten Dringende validatie: goedkeurders krijgen Verwittigen aanvrager bij laatste validatie Bestelaanvraag goedkeuren Waarschuwing via of via popup bij opstart BBC Goedkeuringsscherm met alle bestelaanvragen per gebruiker: Toestand budget per detaillijn Commentaar veld voor interne communicatie Gekoppelde digitale documenten meteen binnen handbereik

16 11 de Cevi Klantendag 16 Bestelaanvraag recycleren Waarschuwing via (optioneel) Popup bij openen van het menupunt Creatie bestelaanvragen

17 11 de Cevi Klantendag 17 Bijkomende functionaliteiten notificatie voor de aanvrager bij goedkeuring Opvolgingsscherm om de bestellingen in de diverse goedkeuringsschema s in kaart te brengen Historiekscherm om het wie en wanneer voor elke stap van het bestelproces na te kunnen kijken Bestellingen kunnen ook aan leveringsnota s gekoppeld worden Integreer uw bestelproces Er is een goedkeuringsschema om bestelaanvragen decentraal en/of centraal goed te keuren Er is voorzien dat medewerkers van decentrale diensten bestelaanvragen eenvoudig en veilig kunnen opmaken. Er zijn diverse communicatiefuncties om de doorstroming van bestellingen te optimaliseren

18 11 de Cevi Klantendag Digitaliseer uw inkomende facturenflow Registraties in BBC verrijken met bijkomende info

11 de Cevi Klantendag 19 Situering module in BBC Boekhouding Menu 1: Strategisch kader en dossiers Menu 2: Inventarisfiches Menu 3: Budgetten Menu 4: Aankopen Menu 5: Verkopen Menu 7: Financiële

19 11 de Cevi Klantendag 19 Situering module in BBC Boekhouding Menu 1: Strategisch kader en dossiers Menu 2: Inventarisfiches Menu 3: Budgetten Menu 4: Aankopen Menu 5: Verkopen Menu 7: Financiële verrichtingen Menu 8: Diverse verrichtingen Menu 10: Consultaties Digitale documenten archief map Hoofddocument openen, of alle digitale documenten raadplegen Beheer en overzicht van alle digitale documenten

20 11 de Cevi Klantendag 20 Overzicht en beheer digitale documenten Paperless goedkeuring inkomende facturen in BBC De factuur kan als digitaal document worden geraadpleegd

21 11 de Cevi Klantendag 21 Goedkeuringsschema in BBC Dienst van de bestelling kan gebruikt worden om een dynamisch pad te definiëren 10: Registratie 40: Validatie 20: Diensten Diensten Gebruikers

22 11 de Cevi Klantendag 22 Goedkeuringsscherm inkomende facturen 10: Registratie 20: Diensten 40: Validatie 30: Weigering Goedkeuringsscherm inkomende facturen

11 de Cevi Klantendag 23 Optimalisatie doorstroming goedkeuringsflow E-mail per factuur in te stellen voor

registraties in BBC met digitale documenten om ze te verduidelijken en toegankelijker te maken Door het

23 11 de Cevi Klantendag 23 Optimalisatie doorstroming goedkeuringsflow per factuur in te stellen voor dringende validatie Popup bij opstart van BBC boekhouding Digitaliseer uw inkomende facturenflow Verrijk registraties in BBC met digitale documenten om ze te verduidelijken en toegankelijker te maken Door het digitaliseren van uw documenten kunnen inkomende facturen, zonder reizende papieren, worden nagekeken en goedgekeurd

24 11 de Cevi Klantendag Eenvoudige invoer van ontvangstenfacturen door diensten Situering module in BBC boekhouding

25 11 de Cevi Klantendag 25 Waarom eenvoudig? Boekhoudkundige kennis is niet noodzakelijk 3 componenten volstaan om een factuur te kunnen maken Debiteur Factuurcode 1 of meerdere rubrieken Extra functies zorgen voor verdere automatisering Factuurmodellen Repetitieve facturen / factuurruns kopiëren Opladen vanuit Excel Controlemogelijkheden vóór doorboeking 6. Opvolging beleid via indicatoren en metingen

11 de Cevi Klantendag 26 Situering module in BBC boekhouding Beleid indicatoren metingen - planning Herwerkte module Duidelijke functiescheiding master : globale beheerder: definieert de indicatoren

26 11 de Cevi Klantendag 26 Situering module in BBC boekhouding Beleid indicatoren metingen - planning Herwerkte module Duidelijke functiescheiding master : globale beheerder: definieert de indicatoren per indicator: verantwoordelijke en opvolger: kan metingen ingeven Koppeling indicator aan beleid kan via meerdere koppelpunten (beleidsdomein, doelstelling, actieplan, actie ) Ingave metingen én planningen per indicator Werken met globale of specifieke statussen Digitale bijlage koppelen

27 11 de Cevi Klantendag 27 Reik uw diensten maximale info aan Vertrekkend vanuit doelstellingenboom financiële informatie Reik uw diensten schermen aan voor de inhoudelijke opvolging van het beleid

28 11 de Cevi Klantendag 28 Beleid budget indicator meting in rapportvorm Tot slot Bedankt voor uw aandacht

Vergelijkbare documenten

Verwerking van elektronische facturen in uw brandweer- en politieboekhouding

10 de Cevi Klantendag 1 Verwerking van elektronische facturen in uw brandweer- en politieboekhouding Liesbeth Janssens Politie- en brandweerboekhouding Boekhouding conform NGB wetgeving Hervorming brandweer