stappenplannen iregistratie

Transcriptie

1 g e b r u i k e r s sept 2014 Beste beheerder, Beste gebruiker, In dit document vindt u enkele handige stappenplannen en links naar instructiefilmpjes rond iregistratie. Stappenplannen Registraties corrigeren Inlezen van de scanner Rekeningen opmaken met iregistratie Doorsturingen uit iregistratie ongedaan maken. Deze stappenplannen voor gebruikers vindt u op de volgende bladzijden. Instructiefilmpjes Hieronder vindt u de links naar enkele handige instructiefilmpjes: Barcodekaarten afdrukken Leerkrachtenregistraties Planning voor een periode Rechten toekennen aan leerkrachten Deze stappenplannen en instructiefilmpjes vindt u ook in iregistratie, bij uw nieuwe berichten.

2 2 STAPPENPLAN iregistratie: Registraties corrigeren Via het menu registraties selecteert u het menu-item registreren. * Daarna krijgt u onderstaand venster te zien. * Leerkrachten starten reeds automatisch in dit venster op, indien zij gegevens van een andere dag wensen te wijzigen dienen zij hun startscherm te sluiten en vervolgens naar menu Registratiesregistreren te gaan Geef de registratiedatum in of kies voor de registratieperiode. Selecteer de leerlingen. Kies hier of de woensdagen of weekends meegeteld moeten worden. Kies alle of één bepaalde activiteit. Vervolgens klikt u op de groene pijl om verder te gaan. U kan de verkeerd ingestelde gegevens wijzigen, en daarna slaat u en deze wijzigingen op.

3 3 STAPPENPLAN iregistratie: Inlezen van de scanner U hoeft de gegevens van de scanner niet dagelijks in te lezen. We adviserenom dit wekelijks of tweewekelijks te doen. Verbind de scanner met de pc. Start iregistratie op. Ga naar het menu Registratie Registreren vanuit - Inlezen uit scanner (Opticon) Onderstaand venster wordt geopend. Er zullen 7 stappen doorlopen worden. Klik op het groene pijltje om de eerste stap uit te voeren. 1. Zoeken naar Opticon scanner: het programma gaat na aan welke poort de scanner gekoppeld werd. Als de poort niet gevonden wordt verschijnt een foutmelding. 2. Ophalen data van scanner: hier wordt gecontroleerd of alle scans wel geldige data bevatten. 3. Selecteer een registratie-eenheid: Hier krijgt u een voorstel te zien van hoe de gescande barcodes verwerkt zullen worden. U kan dit desgewenst nog aanpassen. Alle rode lijntjes zijn lijntjes die niet automatisch verwerkt kunnen worden en die dus nog een tussenkomst van u vereisen. Toewijzen: wanneer u bv enkel de nummers van de leerlingen hebt gescand kunt u via deze knop de correcte eenheidswaarde kiezen waarop geregistreerd moet worden. Met behulp van deze knop kan u ook foutieve scans corrigeren, bv. ingeval er avondopvang werd geregistreerd terwijl het ochtendopvang moest zijn. ^ ^ Met behulp van deze knop kunt u de registraties automatisch laten toewijzen. U selecteert hiervoor de scans die u wil wijzigen (u klikt de eerste scan aan en daarna de laatste scan terwijl u de shift-toets ingedrukt houdt) en klikt vervolgens op de pijltjesknop. Is de eerste scan een artikel dan zullen alle personen die daarna gescand werden dit artikel geregistreerd krijgen tot de scan van een volgend artikel. Is de eerste barcode een persoon dan krijgt die persoon alle artikels geregistreerd die onder deze barcode werden gescand.

4 4 ^ ^ In uitzonderlijke gevallen kan het zijn dat een barcode niet correct werd gescand. Indien u de correcte barcode kan afleiden uit voorgaande codes kan u de foute barcode met behulp van deze knop corrigeren. ^ ^ Hiermee wist u de geselecteerde barcodes. Bijvoorbeeld wanneer er per vergissing tweemaal hetzelfde artikel gescand werd, dan kan het programma de eerste scan aan geen enkele persoon toewijzen. Dit lijntje blijft dus in het rood staan en dient bijgevolg verwijderd te worden. 7. Scanner leegmaken en ontkoppelen. De scanner wordt terug leeggemaakt zodat u nieuwe gegevens kan inscannen, ook de datum en tijd worden terug gesynchroniseerd met uw pc. xx Laat de scanner verbonden met uw pc tot het ledlicht groen oplicht! Dit betekent dan dat de batterij volledig is opgeladen Druk op het groene vinkje en sluit het venster. 4. Koppelen aan inschrijvingen: indien een persoon meerdere inschrijvingen heeft binnen de definitie moet de correcte instellingsgroep gekozen worden. Dit kan u vermijden door per indeling een andere definitie aan te maken. 5. Verwerk personen met meerder facturatie-adressen: van personen met meerdere facturatie-adressen (waar gesplitst wordt per adres en niet volgens een vast percentage) moet het correcte adres gekozen worden. Dit kan dus vermeden worden door in het menu Basisgegevens Personalia verdelen volgens facturatie adres percentages aan te vinken bij deze personen. 6. Opslaan registratiegegevens: op dit moment worden tevens de aantallen en prijzen berekend. Indien bij de berekening rekening moet gehouden worden met andere gegevens die. manueel ingegeven worden (bv. indien studie begint de opvang een uur later) worden de scans best pas ingelezen na deze ingave. Zoniet zullen de berekeningen opnieuw moeten uitgevoerd worden.

5 5 STAPPENPLAN iregistratie: Rekeningen opmaken met iregistratie Start de module irekeningen op. Maak een rekeninggroep aan in het menu rekeningen rekeninggroep of controleer of de rekeninggroep reeds bestaat. Daarna sluit u het venster. Vervolgens gaat u naar het menu rekeningen en u selecteert het menu-item ophalen uit iregistratie. Het onderstaande venster wordt geopend: 4. Controle: na controle stuurt u de gegevens door. Indien er meldingen komen zalu bij registratie-eenheden eerst nog de nodige correcties moeten aanbrengen. 5. Doorsturen: de gegevens worden doorgestuurd. U ziet de namen één voor één passeren. Indien het programma bij één naam blijft hangen betekent dit dat eenzelfde artikel vroeger al eens werd doorgestuurd of in irekeningen al aangerekend werd voor die persoon. In dat geval moet u deze eerst verwijderen vooraleer de overige gegevens te kunnen doorsturen. In dit venster doorloopt u 5 stappen. 1. Selectie rekeninggroep: selecteer de rekeninggroep waar de registraties in opgenomen moeten worden. 2. Selectie activiteiten: kies de activiteiten die u wil ophalen of selecteer alles. 3. Activiteit extra naam: geef eventueel een extra naam aan de activiteit. De rekeningen zijn onmiddellijk afdrukbaar in irekeningen (via menu Afdrukken Rekeningen). U kan in dit venster ook kiezen om de details uit iregistratie mee af te drukken.

6 6 STAPPENPLAN iregistratie: Doorsturingen uit iregistratie ongedaan maken Start iregistratie op. Ga naar het menu Registraties en selecteer het menu-item Overzicht registraties Onderstaand venster wordt geopend: Duid de periode aan (de rest hoeft u niet aan te duiden). Klik op de groene pijl om verder te gaan. Selecteer wat u wenst te verwijderen. Klik rechtsonderaan op de knop. Opmerking: De gegevens zijn nu verwijderd uit irekeningen en staan terug in iregistratie. Voor verdere vragen kan u ons contacteren via iregistratie@informat.be.