Verwerking van elektronische facturen in de BBC-boekhouding

Transcriptie

1 Verwerking van elektronische facturen in de BBC-boekhouding Marnic Fort (Stad Zottegem) Eric Steppe (Basware)/Paul Van Coillie (Arco) Christoph Verheecke (Cevi) E-invoice? PDF-invoice E-invoice VRS CAAS Kofax Preregistratie Zoom-it Isabel Certipost Basware DOMA Arco Timestamp Signing OCR Workflow Digitalisering DMS Cloud Indexen Intelligent Capture Aanvaarding Platform Reispas Bi-connectiviteit Scannen Iris Powerscan Authenticiteit Multifunctional Kostprijs Papieren factuur Digital delivery B2C en B2B Data kwaliteit Validatie Track and trace Legaal archief Digitaliser Bestelbonnen Wettelijk kader Creditnota s Contracten Secured FTP Virtuele printer Multi channel approach Data Automation ERP Document handling Postbus Leesbaarheid Electronic Channel Paperless office

2 Wetgeving Overzicht bestaande wetgeving Sinds 1/1/2013 zijn elektronische en papieren facturen gelijk voor de wet Richtlijn 2010/45/EU * BTW 17/12/2012 * KB 19/12/2012 (BS 31/12/2012) * Omzendbrief AFZ 02/ /01/2013 Wetgeving Enkele belangrijke begrippen staan centraal Authenticiteit van de herkomst Integriteit Leesbaarheid Aanvaarding

3 Module inkomende facturen Optionele module inkomende facturen Verschillende mogelijkheden om in te stappen Manueel koppelen ingescande documenten Link met OCR-software Link met DMS Elektronische facturen Interface met andere software van andere leveranciers Kofax (Arco) DOMA (Arco) CAAS (Arco) E-invoice (Arco-Basware) Mogelijkheden module inkomende facturen Methode 1 Manuele registratie factuur Koppeling digitale documenten Validatie facturen in de toepassing

4 Methode 1 Methode 1 Ophalen van documenten in de betreffende directory

5 Methode 1 Visualiseren van de documenten Methode 1

6 Methode 1 Methode 1

7 Methode 1 Alles selecteren Deselecteren Valideren Commentaar geven Tegenhouden Detail Journaal Verrichtingen Historiek Mogelijkheden module inkomende facturen Methode 2 OCR factuur (Scan/VRS) Automatische preregistratie factuur Koppeling digitale documenten Aanvulling ontbrekende gegevens Nummering facturen Validatie facturen in de toepassing

8 Methode 2 Methode 2

9 Mogelijkheden module inkomende facturen Methode 3 OCR factuur Automatische pré-registratie factuur in DMS Koppeling digitale documenten Aanvulling ontbrekende gegevens in DMS Koppeling bestelbon Automatische registratie factuur in de boekhouding Validatie facturen in DMS Update status in de boekhouding Update status in DMS Methode 3

10 Methode 3 Link niet met het document maar met het dossier in het DMS Methode 3

11 Methode 3 papieren factuur Scannen OCR Workflow PDF factuur OCR Workflow Boekhouding e- factuur Workflow

12 De elektronische factuur??? Leveranciers Basware platform Klanten Fakturatiesysteem Datafile in formaat leverancier E-invoice 1. Ontvangst en controle 2. Vertaling naar data formaat klant 3. Aanmaken leesbaar document (PDF) 4. Verzenden naar klant Data file in formaat klant + PDF E-invoice Boekhoudsoftware CEVI Inlezen E-invoice in de boekhouding

13 Voordelen van de elektronische factuur Voordelen van de elektronische factuur Geen scanning nodig van uw facturen Tijdswinst bij de behandeling ervan Lagere kost indien uitbesteed Hogere kwaliteit data Meer gegevens beschikbaar voor verdere automatisering Elektronisch archief Lissabon 2010 norm EU 2020 strategie

14 Welke leveranciers Focus op een 100-tal leveranciers die 25% van het aantal facturen van de lokale besturen vertegenwoordigen Vandaag beschikbaar & operationeel: In voorbereiding / Aangevraagd: o Belgacom o Proximus o Electrabel o Luminus o Lampiris o Mobistar o Cebeo o Watermaatschappijen o Uitgeverijen (Standaard, Politea) Welke leveranciers In onderhandeling o Ethias o Nuon o

15 Welke leveranciers In mei start een campagne om de leveranciers te overtuigen mee te stappen in het project van de elektronische facturen. Virtual printer nieuwe mogelijkheid om migratie van papieren naar elektronische facturen te versnellen. Geef de leveranciers door die u als bestuur interessant zou vinden om een elektronische factuur van te ontvangen. Stad Zottegem vanaf 15/04/13 Cevi vanaf 2014

16