Briljant Abonnementenbeheer

Transcriptie

1 Briljant Abonnementenbeheer

2

3 Inhoud 1. Abonnementenbeheer... 1 Werken met abonnementen... 1 De instellingen voor abonnementenbeheer... 2 Abonnement of onderhoudscontract ingeven... 3 Abonnementen factureren... 5 Afleverbonnen maken van abonnementen... 6 Een abonnement beëindigen... 7 Lijsten abonnementen afdrukken Index... 9 i

4

5 Abonnementenbeheer Werken met abonnementen Voor deze module gebruiken we de benaming Beheer abonnementen, omdat deze vlag een bredere lading dekt dan enkel onderhoudscontracten. De module Beheer abonnementen is bestemd voor organisaties die een repetitieve, vaste facturatie uitvoeren voor ondermeer: onderhoudscontracten voor apparaten en machines; tussentijdse facturatie voor diensten, b.v. het voeren van de boekhouding; upgrade of bijwerkingsovereenkomsten voor software; verhuring van apparaten en machines. Het beheer van de abonnementen houdt o.a. in: opstellen van het contractvoorstel opstellen van het contract de individuele - en de groepsfacturatie de indexering de beëindiging met opgave van reden U kunt de abonnementen van de klant raadplegen in het scherm Klanten, tabblad Onderh. contracten. Ga naar Instellingen om de module Abonnementenbeheer te configureren. 1

6 Briljant Abonnementenbeheer De instellingen voor abonnementenbeheer Voor het werken met abonnementenbeheer zijn er slechts enkele instellingen nodig. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Service Standaard onh. contr. boek: vul het boek in dat als default moet worden ingevuld bij het openen van het scherm Onderhoudscontracten. Zie Werken met boeken om een nieuw boek aan te maken. Contract lay-outs en Contr. fact. lay-out: de benodigde lay-outs specificeren. Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Reden Vul de codes en de omschrijvingen in van de redenen van stopzetting van een abonnement (b.v. Faling, Stopzetting activiteit, Toestel vervangen, Andere leverancier,...) 2

7 Abonnementenbeheer Abonnement of onderhoudscontract ingeven Menu Service, Onderhoudscontracten Voor de artikels, diensten,... waarvoor u een of andere vorm van abonnementsovereenkomst wil maken en factureren, dient u eerst de nodige artikels op te maken. B.v. Onderhoudscontract server, Trimestriële bijdrage boekhoudkundige verwerking, Huur kopieermachine,... Het is aan te raden voor deze artikels een aparte groep aan te maken. Schakel tevens het voorraadbeheer op de artikelfiche uit zodat ze niet in de inventarislijsten worden opgenomen). Werkwijze opmaken contractvoorstel Kies menu Service, Onderhoudscontracten. Het scherm Onderhoudscontracten opent. 1. Vul de klantnaam in. De status van het contract staat automatisch op "Voorstel". 2. Vul of wijzig Datum opmaak en Datum contract in. 3. Duidt aan of het contract wordt geïndexeerd en geef de huidige index in, d.w.z. de indexwaarde die u vandaag hanteert. 4. Vul het artikelnummer in. Vul eventueel het supplement in per extra exemplaar. 5. Vul de beloofde interventietermijn in, b.v. 2 uur. 6. Vul de duurtijd van het contract in, b.v. 1 jaar. 7. Het bedrag wordt automatisch ingevuld vanaf de artikellijn. Duidt aan of dit maandelijks, per kwartaal, per semester, per jaar of eenmalig is verschuldigd. 8. Vul de facturatietermijn in. 9. Vul de datum in vanaf wanneer de interventies weer worden aangerekend. 10. Vul eventueel een forfaitair te betalen bedrag per interventie in. 11. Duidt aan welke kosten zijn gedekt door het contract: onderdelen, werk, vervangingstoestel. 12. Duidt aan of de factuur gedomicilieerd wordt of niet. Bij het aanmaken van een domiciliëringsopdracht kunnen deze in groep worden toegevoegd. 13. Indien u werkt met urenregistratie, dan kunt u in het tabblad Jobs inbegrepen invullen welke jobs inbegrepen zijn in het forfaitaire bedrag en welke uitgesloten zijn. Deze laatste worden eventueel bijkomend gefactureerd. Bij het aanmaken van jobs in menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Jobs kunt u per job bepalen of ze al dan niet standaard op Inbegrepen worden gezet. 14. Druk of fax het contractvoorstel met de gepaste lay-out aan de klant. 15. Na ontvangst van de voor akkoord ondertekende overeenkomst, wijzigt u de status van "Voorstel" in "Contract" en klikt u op de knop Factureren <F7>. 3

8 Briljant Abonnementenbeheer 4

9 Abonnementenbeheer Abonnementen factureren Menu Service, Factureer onderhoudscontracten Het abonnement kan de eerste maal worden gefactureerd bij de aanmaak in het scherm Onderhoudscontracten. Voor de eerstvolgende facturatie wordt het mee opgenomen in de gezamenlijke facturatie van alle abonnementen. Werkwijze Kies menu Service, Factureer onderhoudscontracten. 1. Stel het veld Maak facturen waarvoor in. Kies "begin van de facturatieperiode valt voor [Datum]" of "einde van de facturatieperiode valt voor [Datum], al naar gelang u de contracten wenst te factureren aan het begin van een nieuwe periode of op het einde van de periode. 2. Vul eventueel de selectievelden in als u niet alle contracten tegelijkertijd wenst te factureren. 3. Indien de contacten worden geïndexeerd: vul de nieuwe indexwaarde in en eventueel een formule indien deze indexering niet volgens de standaardmethode (Nieuw bedrag = oud bedrag / oude index * nieuwe index) verloopt. Druk vervolgens op Indexeer <F8>. 4. Om te factureren, druk op Factureer <F7>, na eventueel een toe te voegen tekst te hebben ingevuld. 5

10 Briljant Abonnementenbeheer Afleverbonnen maken van abonnementen Menu Service, Afleverbon onderhoudscontracten In dit scherm kunt u afleverbonnen genereren van de onderhoudscontracten, die dan manueel of via de verzamelfacturatie worden gefactureerd. Werkwijze Kies menu Service, Afleverbon onderhoudscontracten. 1. Vul de selectiegegevens in. 2. Vul in of op de bonnen de artikels moeten worden overgenomen of vul één enkel artikel in. 3. Koppel indien gewenst de gepresteerde uren. 4. Druk op de knop Maak afleverbonnen <F7> om de bonnen te genereren. 6

11 Abonnementenbeheer Een abonnement beëindigen Menu Service, Onderhoudscontracten Een abonnement kan worden beëindigd (volgens de voorziene modaliteiten) om een aantal redenen: activiteit stopgezet, faillissement, toestel vervangen, van leverancier gewijzigd,... Indien de datum van stopzetting voor de einddatum valt, dan is het mogelijk om het bedrag van de nog resterende looptijd crediteren. Werkwijze 1. Open een bestaand abonnement. 2. Vul het veld Einddatum contract in. 3. Vul het veld Reden in (F3 voor de selectielijst). 4. Bewaar met F5. 5. Klik indien nodig op Creditnota <F8> om het bedrag van de nog resterende looptijd te crediteren. 7

12 Briljant Abonnementenbeheer Lijsten abonnementen afdrukken Menu Service, Lijst onderhoudscontracten, Algemeen en Detail Er zijn twee lijsten ter beschikking: Lijst onderhoudscontracten Algemeen: voor het overzicht van de contracten per klant. Lijst onderhoudscontracten Detail: geeft alle details van de abonnementen. Deze lijsten zijn volledig configureerbaar op de tabbladen Selectie en Lay-out. De gegevenskolommen zijn instelbaar met Beheer kolommen. In het scherm Klanten, tabblad Onderh. contracten kunt u de historiek van de abonnementen per klant raadplegen. 8

13 Index A Abonnementen Afleverbonnen... 7 Beëindigen... 8 Factureren... 5 Ingeven... 3 Instellingen... 2 Lijsten... 9 Abonnementen... 1 O Onderhoudscontracten