Automatische verbinding Normale werking van de F9 module... 6

Transcriptie

1 CGMWINDOC en efac 01 november 2015

2 Pagina 2 van 16 Inhoud Voorbereiding... 3 Aanpassingen in de gebruikersfiche Gebruik efacturatie Factuur door praktijk UCP Supplement Automatisch tarieven ophalen Gegevens noodzakelijk voor de betaling van uw factuur Aanpassingen op praktijkniveau Automatische verbinding... 6 Normale werking van de F9 module F9 (prestatienota) bij 3-de betalende dossier ID-proof, het bewijs dat de patiënt effectief op raadpleging kwam De facturatie Het opmaken van de prestatienota Een prestatienota toevoegen, aanpassen of verwijderen op dossierniveau Beheer & verzending van de facturaties Lijst prestaties De Niet verzonden prestaties en het maken van de facturen Lijst zendingen Controleer de berichten

3 Pagina 3 van 16 Voorbereiding Denk er aan dat elke instelling welke ingevoerd word wordt via <Gebruikersbeheer> per gebruiker is en dus in elke gebruikersfiche moet aangepast worden. Na het ingeven van de nodige configuratiegegevens moet u WINDOC afsluiten en opnieuw starten alvorens verder te gaan. Aanpassingen in de gebruikersfiche. Kies <Opties> <Gebruikersbeheer>, uw fiche en vervolgens <Wijzig> en vervolgens het tabblad <ehealth>. Gebruik efacturatie. Deze optie geeft u de mogelijkheid om, voor 3-de betalende, de oude facturatiemethode verder te gebruiken (via bijv. de F9 toets of de knop <Prest>) In dat geval start de tariferingsmodule niet bij aanklikken van de <Bewaar> knop bij afsluiten van een raadpleging. Factuur door praktijk. Werkt u in een groepspraktijk maar u wil dat uw betalingen geen deel uitmaken van deze voor de groep dan dient u dat hier uit te vinken. Zie verder. UCP. In <Opties>, <Gebruikersbeheer>, <Wijzig>, tabblad <ehealth> moet u uw UCP, Unique Contact Point, nummer bij de Christelijke Mutualiteit invoeren. Dit is meestal de lokale identificatiecode. Dit is enkel voor de CM in te voeren. Klik op het ** icoontje om de zoeklijst te openen.

4 Pagina 4 van 16 Supplement. Deze instelling kan gebruikt worden door de niet-geconventioneerde arts om een vast supplement toe te voegen aan de prestatienota. Standaard is de keuze Geen supplement. p.s. ook tijdens de opmaak van de prestatienota kan het bedrag manueel toegevoegd worden. Automatisch tarieven ophalen. In hetzelfde tabblad <ehealth> vinkt u de optie AAN bij Gebruik raadplegen tarieven. Bij het opmaken van een GvvH haalt u dan de tarieven niet uit de lokale databank maar bij de VI s. Opmerkingen - Indien er geen ehealth connectie is zal er na de raadpleging (bij klikken op <Bewaar> in uw consultatiescherm) automatisch het ehealth inlogscherm worden aangeboden om alsnog de verzekerbaarheid na te zien. - Een gemaakte registratie wordt NIET meteen verzonden maar bewaard. U kunt dus op patiënt niveau nog steeds de gemaakte registraties bewerken of zelfs schrappen. Gegevens noodzakelijk voor de betaling van uw factuur. Opteert u voor individuele facturatie dan worden de gegevens uit de gebruikersfiche gebruikt om mee gestuurd te worden met de factuur. Voor de betaling van uw facturen dient u elektronisch de volgende gegevens mee te geven.

5 Pagina 5 van 16 Onder <Opties>, <Gebruikersbeheer>, <Wijzig> en dan in het tabblad <Windoc gegevens>: zorg er voor dat alle administratieve gegevens, noodzakelijk voor de betaling, ingevuld zijn. Aanpassingen op praktijkniveau. Opteert u voor Factuur door praktijk dan worden de gegevens gebruikt uit het tabblad <Opties> <Instellingen> <Praktijkgegevens>. Denk er aan dat de controle op een inkomende factuur geautomatiseerd is en dat dus ook hier een telefoonnummer noodzakelijk is.

6 Pagina 6 van 16 Automatische verbinding. Zorg er voor dat u automatisch verbinding maakt met ehealth zodat de verzekerbaarheid kan nagezien worden zodra u een dossier opent. Hoe? Kies <Optie>, <Instellingen>, <ehealth> Zet een vinkje bij het vakje Direct aanmelden bij Ehealth en klik op de knop <Ok>. HERSTART OPNIEUW WINDOC! De verzekerbaarheid kan enkel opgevraagd worden voor die patiëntendossiers waarin het rijksregister nummer beschikbaar is. Dit nummer kunt u toevoegen via het inlezen van de eid (elektronische identiteitskaart) of het manueel invoeren in de administratieve fiche van de patiënt. Ook het eventuele ISI+ nummer voor minderjarigen moet manueel ingevoerd worden. Belangrijk: De automatische controle van de verzekerbaarheid wijzigt de administratieve fiche van de patiënt. Wanneer enkel het INSZ nummer en de naam zijn ingevuld worden Mutualiteit en Verzek. nr. aangevuld na openen van het dossier (indien verbonden met ehealth). De overige administratieve gegevens zoals geboortedatum e.d. worden enkel aangevuld als u, na het openen van het dossier, via <Patiënt>, <Verzekerbaarheid> voor <Bewaar> kiest om de automatisch opgehaalde gegevens te toetsen aan deze die reeds in het dossier staan en ze te overschrijven. De automatisch opgehaalde info wordt aangesproken bij het sluiten van de consultatie. Betreft het een 3-de betalende patiënt dan komt u automatisch op de module voor het opmaken van de facturatie (de F9 module). Normale werking van de F9 module. De normale werking van deze facturatiemodule is bijna niets gewijzigd. U vindt de beschrijving van de werking in WINDOC onder de knop <Help>, <Index> waar u via Ctrl-F zoekt op Prestatienota.

7 Pagina 7 van 16 F9 (prestatienota) bij 3-de betalende dossier. Kies in de raadpleging (F10 scherm) voor <Bewaar>. Bent u reeds verbonden met ehealth dan wordt de status (3-de betalende ja/neen). Was er geen verbinding met ehealth dan dient de verzekerbaarheid gecontroleerd te worden bij het afsluiten van de consultatie. Is er dus geen controle gebeurd bij het openen van het dossier dan wordt nu een verbinding met ehealth gestart. Indien bij de controle van de status vastgesteld is dat het een 3-e betalende betreft zal de knop <Bewaar> onderaan de raadpleging automatisch het opmaken van de prestatienota starten tenzij u in uw gebruikersfiche aangegeven hebt dat u niet elektronisch factureert. ID-proof, het bewijs dat de patiënt effectief op raadpleging kwam. Deze module dient om te bewijzen dat de patiënt aanwezig is. Dit is nog niet verplicht. Eenmaal dit wel het geval is zal bij de facturatie het eid van de patiënt moeten ingelezen worden. Indien u het dossier geopend hebt aan de hand van de elektronische identiteitskaart wordt dit scherm niet aangeboden. Betreft het een ISI+ kaart dan geeft u het nummer in. De uitzondering is bijv. dat de patiënt een bewijs van aangifte verlies identiteitskaart heeft. Geen identificatie is van toepassing bijv. bij een telefonisch advies dat u toch wenst te factureren.

8 Pagina 8 van 16 De facturatie. Indien bij het openen van het dossier de verzekerbaarheid nagezien werd en daaruit blijkt dat het effectief een 3-de betalende patiënt is, dan wordt, eventueel na controle automatisch het venster voor selectie van de facturatiemethode geopend. Kies <Prestaties> (tenzij u met Doctar / easytar werkt). Ook hier kan de facturatie geannuleerd worden via de knop <Sluiten>. Het opmaken van de prestatienota. Na de selectie van de invoermethode <Prestaties> opent zich een venster met daarin reeds de prestatienota ingevuld (indien u dat zo ingesteld hebt via <Set-up>). De meest toegepaste nomenclatuurcode bepaalt u dus zelf via <Set-up>. Daarin geeft u de afkorting op van de nomenclatuur. Het dubbel sterretje laat toe een nomenclatuurtabel te raadplegen en welke omschrijving hoort bij de afkorting welke in <Set-up> staat.

9 Pagina 9 van 16 Moet u een andere nomenclatuurcode aanrekenen dan geeft de Rechter muistoets u de mogelijkheid de bestaande registratie te verwijderen of een of meerdere prestatie-item toe te voegen. Let wel: via <Set-up> geeft u aan welke omschrijving opgenomen wordt in de prestatienota. In tegenstelling tot de normale werking van deze module kan het opmaken van een prestatienota niet geannuleerd worden indien het een 3-de betalende betreft. Hebt U onterecht een GvvH opgemaakt dan kan deze achteraf gewist worden in het dossier en dit via Toon, Prestaties. In bovenstaande illustratie staat het tarief in het rood om aan te geven dat de vermelde tarieven niet correct zijn. De juiste bedragen zullen automatisch ingevuld worden na de keuze <Ophalen tarieven>. Bij Rechtvaardiging komt automatisch de info van de VI. Indien het een optioneel 3-de betalende betreft dient u zelf de rechtvaardiging te selecteren. Bij de keuze <Notie G> betreffende GMD terugbetalingsrechtvaardiging staat u een infoknop. De optie Notie G is om aan te geven dat u kennis hebt van het dossier van de GMD houder (bijv. in een groepspraktijk) en de patiënt dus kan terugbetaald worden alsof hij zijn GMD arts raadpleegde. Wanneer alles ingevuld is kiest u onderaan voor <Ophalen tarieven> De juiste bedragen worden opgehaald. TIP: hebt u prestaties die niet vallen onder derde betalende voer deze dan in via een tweede prestatienota. U start die achteraf dan bijv. via de F9 toets. Gezien het een elektronische facturatie betreft moet er geen GvvH afgedrukt worden. Verwijder dus het vinkje bij <Print>. Via <set-up> kan ingesteld worden dat Print steeds inactief is.

10 Pagina 10 van 16 Het veld <Betr. verstrekking> geeft de mogelijkheid een bepaalde pseudo-code in te voeren bij bepaalde prestaties. Indien een pseudo-code vereist is wordt het veld ook in het licht rood weergegeven. Klik op het veldje om een keuze te maken. De betekenis van een code en de bijhorende omschrijving vindt u snel via Zo geeft dit programma bijgaande info: Remgeld. Onderaan het venster Prestatienota wordt vermeld hoeveel de patiënt moet betalen. Indien u geen remgeld aanrekent worden de bedragen automatisch aangepast. U kunt manueel een bedrag aanpassen of een supplement toevoegen aan de prestatienota. De knop <Uitvoeren> stuurt onderstaande betalingsbewijs naar de printer.

11 Pagina 11 van 16

12 Pagina 12 van 16 Een prestatienota toevoegen, aanpassen of verwijderen op dossierniveau. Open het dossier. Klik op <Toon> <Prestaties>. Dit opent een scherm waarin de stand van de aangerekende prestaties voor deze patiënt wordt getoond. U kunt hier een prestatie toevoegen via <Maak prestatie>, verwijderen via <Verwijder prestatie>, de inhoud aanpassen/aanvullen via <Toon prestatienota> of een rapportje afdrukken. Opm. : Indien er geen GvvH afgedrukt wordt is het normaal dat in het overzicht van de 3-de betalende prestaties het volgnummer van het getuigschrift ongewijzigd blijft.

13 Pagina 13 van 16 Beheer & verzending van de facturaties. Kies <Toon> <efac>. Dit opent een venster waarin 4 lijsten beschikbaar zijn. Lijst prestaties. In eerste instantie wordt de lijst getoond van de prestaties bij deze patiënt voor de laatste week. U kunt zoeken op week, maand, jaar of alles. Klikt u op het knopje bij de naam wordt deze gewist en wordt de lijst van alle patiënten getoond. aanklikken laat toe de prestatienota te openen. Een prestatie die verstuurd werd kan enkel nog geopend en gewijzigd worden indien deze terug kwam met als status Verworpen. Is de status Aanvaard dan kan deze wel geopend worden maar niet meer gewijzigd. De historiek van een prestatie toont voor een verworpen prestatienota bijv. het volgende:

14 Pagina 14 van 16 Klik op de lijn van de verworpen prestatienota om een detail te openen. Het venster bevat onderaan links een Full tekst search venster. Tik hier een cijfer, een deel van een naam, een status, een deel van een nomenclatuurcode of een datum in dan begint de functie meteen een zoektocht naar alle prestaties die voldoen aan wat u aan het intikken bent. 032 gaat u bijv. reeds alle codes tonen. Ook bovenaan kan gezocht worden op dossiernamen door zoekletters in te tikken.

15 Pagina 15 van 16 De Niet verzonden prestaties en het maken van de facturen. In dit venster hebt u dezelfde zoekmogelijkheden zoals in de Lijst prestaties. Alle te versturen prestaties worden opgesomd gesorteerd per VI. Klik bovenaan op <Facturen maken> om alle te verzenden bestanden klaar te zetten per landsbond. Verworpen facturen komen automatisch terug in de lijst van Niet verzonden prestaties. Lijst zendingen. Eenmaal de facturatie gemaakt is vindt u de lijst van te verzenden bestanden in het venster Lijst zendingen. Om effectief te verzenden moet op het pijltje naar rechts geklikt worden.

16 Het klikken op de pijl toont in detail wat, naar wie en voor welk bedrag er een facturatie vertrekt. Klik op de knop <Stuur> om het bestand te verzenden. WINDOC en efac Pagina 16 van 16 Controleer de berichten. Deze functie start een bevraging bij de VI s. Zijn er facturen/prestaties verworpen dan worden ze als dusdanig vermeld in de Lijst zendingen. Het zoek icoontje laat toe de foutboodschap in detail te raadplegen.