Contractenmodule via Captain

Transcriptie

1 Contractenmodule via Captain 1: Wat is de contractenmodule en wat kan ik ermee? : Hoe voeg ik een contract toe?.. 3 3: Hoe pas ik korting toe? : Hoe wijzig ik een lopend contract? 7 5: Hoe verleng ik contracten?. 8 6: Overzicht van alle contracten Pagina 1 van 8

2 1: Wat is de contractenmodule en wat kan ik ermee? De contractenmodule is een module waarin je contracten- en/of abonnementen in kunt vastleggen per relatie. Een contract is gebaseerd op een looptijd in maanden. De contractenmodule werkt samen met artikelbeheer waarin artikelen met maandbedragen opgenomen dienen te worden. Enkele mogelijkheden van de module: Automatisch verlengen Vooruit factureren Opzegtermijn vastleggen Facturatie per x maanden Eigen formaat van de artikelregel Contract wijzigen tijdens de looptijd van het contract Opmerkingen bij het contract vastleggen Korting verrekenen Pagina 2 van 8

3 2: Hoe voeg ik een contract toe? Om een contract toe te voegen ga je naar het tabblad Contracten van de relatie. Klik op het plus icoontje rechts boven in de tabel. Het volgende scherm verschijnt: Pagina 3 van 8

4 Uitleg contractenscherm: Veldnaam Omschrijving Startdatum Looptijd Facturatie elke Einddatum Opzegtermijn Datum opzegging Vooruit factureren Autom. Verlengen? Uitleg De interne omschrijving van het contract/abonnement De datum waarop het contract ingaat. Deze datum bepaald ook de einddatum van het contract. Bijvoorbeeld startdatum en een looptijd 36 maanden resulteert in een einddatum van Looptijd in maanden Facturatie elke x maanden. Bijvoorbeeld: Om elke drie maanden te factureren kun je hier 3 invullen. Op de factuur staat 1 regel met 3x het maandbedrag van het betreffende artikel. Bijvoorbeeld: Abonnementsgeld jan t/m mrt De berekende einddatum. Startdatum + maanden looptijd 1 dag. De opzegtermijn in maanden of dagen. Indien tijdig opgezegd komt het contract niet in aanmerking om automatisch verlengd te worden. De datum waarop het contract is opgezegd. Niet van toepassing indien automatisch verlengen op nee staat. Aantal maanden dat de factuur eerder wordt gegenereerd. Indien Ja komt het contract in aanmerking voor verlenging. In het menu factureren wordt een melding gegeven als er contracten zijn die verlengd kunnen worden. Pagina 4 van 8

5 Na het invullen van de contractgegevens kunnen we de contractregel(s) koppelen. Klik hiervoor op het tabblad contractregels. Klik op toevoegen om een regel toe te voegen. Het contractregel scherm: Een contract mag uit meerdere contract regels bestaan maar dat hoeft niet. Pagina 5 van 8

6 Uitleg contractregel scherm: Veldnaam Artikel In termijnen? Maandbedrag Termijnbedrag Startdatum Stopdatum Artikelformaat Uitleg Artikel met het maandbedrag uit artikelbeheer In termijnen of in één keer factureren. Bij factureren in één keer moet het geen artikel met een maandbedrag zijn maar een artikel met het totaalbedrag. Het bedrag van het gekozen artikel. Maandbedrag * Factureer elke x maanden Leeg laten indien artikel voor de gehele contract periode geldig is. Indien ingevuld gaat het artikel meelopen in de facturering vanaf de startdatum. De looptijd van een contract regel kan dus minder zijn dan de looptijd van het hele contract. Indien ingevuld stopt deze contractregel op de stopdatum en wordt de contractregel ook niet verlengd. Stel doormiddel van tekst en variabelen je eigen artikelregel samen. Deze artikelregel wordt vermeld op de factuur. Bijvoorbeeld: Periodebedrag %_C_ARTIKEL% %_C_PERIODE%, zal door het systeem veranderd worden in: Periodebedrag Muziekabonnement jan t/m mrt De beschikbare variabelen kun je uit de dropdown kiezen. Het resultaat is direct te bekijken op het tabblad artikelen van de relatiekaart. 3: Hoe pas ik korting toe? Korting kan eenvoudig worden toegevoegd door een artikel met een negatief bedrag uit het artikelbeheer te kiezen. De regel werkt hetzelfde als normale contractregels. Als de korting eenmalig is, vergeet dan niet om een stopdatum in te vullen. 4: Hoe wijzig ik een lopend contract? Een prijswijziging kunt u invullen in het artikelbeheer. Nog niet gefactureerde termijnen van het contract worden direct verhoogd. Je kunt ook een contractregel voortijdig stoppen en/of een nieuwe contractregel opvoeren met een nieuwe startdatum. Als een contractregel is gestopt dan wordt deze niet verlengd. Vul bij de nieuwe contractregel dan ook alleen een stopdatum in als de nieuwe contractregel niet verlengd moet worden. Pagina 6 van 8

7 5: Hoe verleng ik contracten? Op het moment van factureren krijg je een melding als er contracten te verlengen zijn. Je kunt dit ook handmatig bekijken door in het Captain beheercentrum te gaan naar Contracten verlengen. Je vindt daar alle contracten die verlengd kunnen worden. In dit scherm vind je alle contracten waarvan Automatisch verlengen aan staat en waarvan de Uiterste opzegdatum is verstreken. De uiterste opzegdatum wordt door het systeem berekend als Einddatum opzegtermijn. Je kunt in dit scherm de relatiekaart bekijken, het contract bewerken, het contract bekijken/afdrukken en als laatste het contract verlengen. Alle regels van het contract zonder stopdatum worden in het nieuwe contract overgenomen. Pagina 7 van 8

8 6: Overzicht van alle contracten Een overzicht van alle contracten is op te vragen via het Captain beheercentrum via Contracten -> Contracten onderhouden. Je kunt hier de actieve contracten zien, de niet actieve contracten of de gehele lijst. Je kunt deze lijsten ook direct afdrukken. Een los contract kun je bekijken/afdrukken door in de regel op het icoontje te klikken. Heeft u na het lezen van deze handleiding toch nog vragen? Neem dan contact op met de helpdesk: Online: Via Stel uw vraag online in het menu, als u bent ingelogd in Captain [email protected] Telefoon: (maandag t/m vrijdag 9:00 17:00) Pagina 8 van 8