Briljant Agendabeheer

Transcriptie

1 Briljant Agendabeheer

2

3 Inhoud 1. Agendabeheer... 1 Werken met Briljant Agenda... 1 De instellingen van het agenda... 2 Persoonlijke agenda s creëren... 3 Agendagroepen samenstellen... 4 Agendataken definiëren... 5 Afspraak in individueel agenda ingeven... 6 Afspraak in groepsagenda ingeven... 8 Agenda's raadplegen... 9 Een vrije afspraak zoeken voor een persoon, personen of een groep Afspraken beheren Historiek van de agenda Agenda s afdrukken Index i

4

5 Agendabeheer Werken met Briljant Agenda De module Agenda is een zeer krachtige en vooral nuttige uitbreiding voor vrijwel alle gebruikers van Briljant Administrator. Anders dan andere agendaprogramma s, planners, PIM s,... die op de markt zijn, werkt Agenda met uw klanten- en leveranciersgegevens in Briljant Administrator. Dit biedt de mogelijkheid om alle afspraken met prospecten, klanten, leveranciers,... voor de commerciële, technische en administratieve diensten in Administrator in te geven, te beheren en te consulteren. Geen enkel gegeven vergt nog een dubbele ingave. Functies van de Agenda Briljant Agenda is een compleet planningsysteem en biedt de volgende functionaliteiten: onbeperkt aantal individuele agenda's groepering van individuen in groepen of afdelingen onbeperkt aantal agendataken met kleurencodes grafische aanduiding voor interne of externe afspraak en van de status Lopend/Afgehandeld vrije commentaarzone koppeling aan bonnummer (offerte, order, aflevering, bestelling, levering,...) grafische weergave per persoon, per groep, per dag, per week, per maand historiek van de agenda in de schermen Klanten, Leveranciers en Prospecten afspraken kopiëren of verplaatsten naar een andere persoon ingeven van repetitieve afspraken afspraken verplaatsten, verlengen of verkorten door in de grafische weergave met de muis te slepen opzoeken van vrije tijdblokken voor meerdere personen en ingeven van afspraak voor meerdere personen of groepen time stamp: registratie van de datums creatie en laatste wijziging van de afspraak (datum, uur, persoon) afdrukmogelijkheid van dagagenda per persoon via document lay-out afdrukken van agendalijsten via document lay-out keuze om zaterdagen en/of zondagen al dan niet weer te geven instelbaar beginuur, tijdsinterval en grid Ga naar Instellingen om het agenda te configureren. 1

6 Briljant Agendabeheer De instellingen van het agenda Menu Instellingen, Invoice, Agenda Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, staan alle instellingen juist voor een normaal agendabeheer. Er zijn uiteraard nog geen individuele agenda's of agendataken gecreëerd. U kunt het agenda als volgt configureren: de vorm van de agenda (kleuren, grid, tijdsintervallen,...) persoonlijke agenda's instellen agendagroepen definiëren (niet verplicht) de agendataken definiëren Basisinstellingen Kies menu Instellingen, tabblad Agenda. Achtergrondkleuren: duid hier de niet-actieve delen van de dag aan (voor het begin van de dag, de lunchpause, na de werkuren,...). Klik in het vakje ernaast en kies een kleur voor de weergave van deze tijdzone. Zaterdag/zondag opnemen: vink hier uw keuze aan om de weekend-dagen al dan niet in uw agenda af te beelden. Klik in het kleurenvakje ernaast om deze dagen een afwijkende kleur (b.v. geel) toe te kennen. Beginuur: tijdstip waarop de werkdag begint. Bij het openen van de agenda zal altijd het gedeelte vanaf dit tijdstip worden getoond, zonder dat u in de weergave moet scrollen. Interval (van 5 minuten tot 1 uur): stel de precisie van de agenda in. Bij het plannen van een afspraak gebruikt de agenda tijdblokken van 5 minuten tot max. 1 uur, naargelang de instelling. Grid (van 5 minuten tot 1 uur): stel de agendalijnen in. In de grafische weergave wordt volgens deze instelling een horizontale lijn getekend. Lay-out afdruk: vul de lay-out delen in om de dagagenda per persoon af te drukken. Groep: vul in welke groep standaard moet worden getoond bij het openen van het agenda. Deze groep moet wel eerst zijn aangemaakt. Groep selecteren: indien aangevinkt, dan zal het agenda van de als standaard ingestelde groep ook geopend zijn bij het openen van het scherm Agenda. Indien niet aangevinkt, dan wordt het agenda van de ingelogde gebruiker getoond. 2

7 Agendabeheer Persoonlijke agenda s creëren Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel Iedere medewerker kan over een persoonlijke agenda beschikken. U maakt hiervoor de medewerker aan als personeelslid in Administrator. Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel. 1. Vul in kolom Nummer de code van max. 8 karakters in (nummer, initialen,...). 2. Vul in het veld Naam de volledige naam in. Bewaar met F5. Gebruik bij het creëren van personen bij voorkeur dezelfde code als hun gebruikerscode om in te loggen. Het programma zal dan bij het openen van de agenda automatisch het agenda van de ingelogde gebruiker tonen. (Vanaf Build 215 wordt iedere nieuwe gebruiker ook automatisch als personeelslid gecreëerd, zodat er voor één persoon ook maar één code is.) 3

8 Briljant Agendabeheer Agendagroepen samenstellen Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeelsgroepen U kunt meerdere personen met een agenda in een groep samenbrengen (b.v. Verkoop, Technische dienst, Algemeen...). Administrator kan naar keuze individuele of groepsagenda tonen. Werkwijze Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeelsgroepen. 1. Vul in het veld Groep de code in voor een nieuwe groep (b.v. VERKOOP,TECH, ALGEMEEN,...), max. 8 karakters 2. Vul in het veld Naam de groepsnaam in (b.v. Verkoopdienst, Technische dienst, Algemeen,...) 3. Vul in het veld Persoon de code in van de personen die u aan deze groep wil toewijzen. (F3 voor de selectielijst) 4. Bewaar met F5. In de grafische weergave van de agenda worden de vier eerste namen uit de groep getoond. U kunt de volgorde en/of de namen wijzigen door de lijnen met F6 te verwijderen en de groepsleden opnieuw in te geven in de gewenste volgorde. 4

9 Agendabeheer Agendataken definiëren Menu Instellingen, Basisbestanden, Agendataken Dit is het laatste onderdeel om de Agenda operationeel te maken. De agendataken vormen een keuzelijst van acties. Ze krijgen elk hun eigen kleur zodat u in de grafische weergave van de agenda meteen kunt zien met welk soort taken de agenda van een bepaalde persoon of groep is gevuld. Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Agendataken. Vul in het veld Taak de code voor de agendataak in, b.v. COMM Vul in het veld Naam de benaming in, b.v. Commerciële afspraak. Klik op het vakje Kleur en kies een kleur voor deze taak. U kunt best trachten de kleuren te groeperen per type agendataak. B.v. al de commerciële taken in verschillende geeltinten, taken van de technische dienst in groenschakeringen enz. Dit geeft een rustiger grafische weergave, die bovendien makkelijker te interpreteren is. Handige algemene agendataken zijn o.a.: INT voor Intern: intern administratief werk, geen afspraken in plannen a.u.b. VER voor Vergadering VAK voor Vakantie: om de individuele en gemeenschappelijke vakantiedagen in te geven SNI voor Snipperdag ZIEK voor ziekteverlof Dit stelt alle collega s in staat om te consulteren of een persoon op een bepaald tijdstip beschikbaar is. 5

10 Briljant Agendabeheer Afspraak in individueel agenda ingeven Menu Brieven, Agenda of knop Agenda Alle personen die toegang hebben tot de Agenda kunnen alle individuele- en groepsagenda s consulteren en er afspraken ingeven. Werkwijze afspraak in een individueel agenda plaatsen Kies menu Uren, Agenda of klik op de knop Agenda in de werkbalk. Het scherm Agenda wordt geopend. Als u werkt met gebruikers en u heeft de personeelscodes identiek aan de gebruikerscodes aangemaakt, dan is automatisch uw eigen agenda geopend (zie veld Persoon). 1. Vul in het veld Persoon de code in van de gewenste agenda (F3 voor de selectielijst). Het agenda van de persoon voor wie u een afspraak wenst in te geven wordt geopend. U kunt meteen zien welke tijdstippen nog vrij zijn. 2. Plaats de cursor op de gewenste positie en sleep, met de linker muisknop ingedrukt, een tijdblok open. 3. Het ingavevenster Agenda wordt geopend. De velden Datum, Vanaf... Tot..., Duur en Persoon zijn reeds ingevuld. U kunt deze gegevens manueel wijzigen. 4. Kies Klant, Leverancier, Prospect of Andere en vul de klant-, leveranciers- of prospectencode in. De naam en adresgegevens worden automatisch opgehaald en ingevuld. U kunt ook rechtstreeks in het veld Naam een naam intikken waarvan u weet dat hij niet als klant, leverancier of prospect is aangemaakt. 5. U kunt aangeven dat de afspraak op een van de leveradressen van de klant doorgaat. Druk in het veld Leveradres op F3 voor de keuzelijst. 6. Vink het veld Extern aan om aan te duiden de afspraak extern is. In de grafische weergave zal deze afspraak met twee zwarte zijbalken zijn gemarkeerd. 7. Vul eventueel de contactpersoon in. U kunt een contactpersoon ophalen met de knop Zoek of een contactpersoon intikken. 8. Vul het veld Taak in. Vul de taakcode in of druk op F3 voor de selectielijst. 9. Vul eventueel het veld Bonnummer in waarop deze afspraak betrekking heeft (b.v. technische interventies, onderhoud,...). 10. Vul eventueel in het tekstveld verdere gegevens in. Het gebruik van het tekstveld is vrij: u kunt er bijvoorbeeld het onderwerp van de afspraak detailleren, maar ook een routebeschrijving intikken, zaken of documenten die u moet meenemen,... 6

11 Agendabeheer 10. Bewaar met F5 Het venster wordt gesloten en u keert terug naar de grafische weergave. Als de afspraak, weergegeven in de kleur van de agendataak, twee zwarte zijranden heeft, dan is dit ter aanduiding dat deze afspraak extern doorgaat. 7

12 Briljant Agendabeheer Afspraak in groepsagenda ingeven Menu Brieven, Agenda of knop Agenda Als u agendagroepen heeft ingesteld, dan kunt u afspraken ingeven zonder eerst een individueel agenda te selecteren. Werkwijze Kies menu Uren, Agenda of klik op de knop Agenda in de werkbalk. Het scherm Agenda wordt geopend. 1. Als u in de instellingen Agenda een standaard groepsagenda heeft ingesteld, dan is dit reeds geopend. In het andere geval tikt u het veld Groep de ge groepscode in (F3 voor de selectielijst). 2. Open de gewenste agendagroep door ze aan te vinken. De grafische weergave wijzigt: voor iedere dag worden de namen van groepsleden naast elkaar weergegeven. 3. Sleep in de gewenste dag onder de naam van de gewenste persoon een tijdsblok open. Het ingavevenster Agenda wordt geopend. De datum, Vanaf... Tot..., de duur en de persoon zijn reeds ingevuld. U kunt deze gegevens manueel wijzigen. 4. Vul de afspraak verder aan zoals bij Afspraak in individueel agenda is beschreven. De afspraak wordt in de grafische weergave getoond onder de naam van de persoon. 8

13 Agendabeheer Agenda's raadplegen Menu Brieven, Agenda of knop Agenda Bij het openen van het scherm Agenda wordt, afhankelijk van de instellingen, het agenda van de ingelogde gebruiker of van een personeelsgroep getoond. Met de functie Toevoegen Persoon/Groep kan iedere gebruiker bepalen welke personen of personeelsgroepen in de keuzelijst worden getoond. Werkwijze Open het scherm Agenda. 1. Klik met de muisaanwijzer in het veld Persoon of Groep en druk op F3 voor de keuzelijst van de personen of groepen. 2. Selecteer de gewenste persoon of groep. Deze zijn nu toegevoegd aan de lijst van personen en groepen zodat u vrij kan kiezen welke agenda(s) u wenst te raadplegen. U kunt deze toegevoegde personen of groepen met F6 weer verwijderen. Als de eerste groep in de instellingen is aangeduid, dan kan deze niet met F6 worden verwijderd. U dient hiertoe de instellingen te wijzigen. 9

14 Briljant Agendabeheer Een vrije afspraak zoeken voor een persoon, personen of een groep Menu Brieven, Agenda of knop Agenda Met deze functie kunt u een vrij tijdblok zoeken voor één persoon in één agenda of voor meerdere personen of voor een volledige groep doorheen meerdere agenda s. Als het vrije tijdblok gevonden is, kan meteen een afspraak ingeven voor de persoon of voor de hele groep. Werkwijze 1. Klik in het geopende agendascherm op de knop Zoek vrije afspraak <F7>. Het scherm Zoek vrije afspraak wordt geopend. 2. Vul de zoekgegevens in. Tik achtereenvolgens de gegevens in de velden Vanaf, Duur, Tussen en eventueel Behalve in. 3. Vul de personen in. U kunt ingeven als volgt: ofwel in het veld Personen de codes van de medewerkers, gescheiden door een komma; ofwel in het veld Persoon de code van één medewerker; ofwel in het veld Groep de gewenste groepscode. 4. Klik op de knop Zoek <F7>. De agenda wordt getoond voor de gevraagde personen op het eerste tijdstip dat aan de gevraagde criteria voldoet. Klik eventueel op Volgende <F8> om het eerstvolgende vrije tijdblok te zoeken. 5. Geef de afspraak in. Vul in het veld Taak de gewenste takencode in en druk op Afspraken toevoegen <F9>. De afspraak zal voor de gevraagde personen op het gekozen tijdstip in de individuele agenda worden geplaatst. De knop Toon Agenda <F10> wisselt u van agendaweergave. Als het agenda wordt getoond voor de gevraagde personen en u klikt dan op een datum in de maandkalender, dan wijzigt de grafische weergave naar de standaardweergave. Een druk op de F10-toets brengt u terug naar de weergave voor de gevraagde personen. 10

15 Agendabeheer Afspraken beheren Menu Brieven, Agenda of knop Agenda Eens afspraken zijn ingegeven, moeten ze vaak worden gewijzigd, verplaatst,... Dit zijn de meest gebruikte methodes om de afspraken te beheren. Een afspraak verplaatsen Klik met de linkermuisknop in de afspraak en houd de muisknop ingedrukt. Versleep de afspraak naar een andere dag en/of uur en laat de muisknop los. De afspraak is verplaatst. Als u de afspraak moet verplaatsen naar een dag die niet zichtbaar is in het raster, klik dan met de rechtermuisknop in de afspraak en kies Verplaats afspraak in het afrolmenu. Navigeer nu in de maandkalender naar de gewenste datum zodat deze datum weergegeven wordt. Sleep op de gewenste dag/uur een tijdblok open. De afspraak wordt automatisch in dit blok geplaatst. U kunt ook het detailscherm van de afspraak openen door er op te dubbelklikken en vervolgens in het ingavevenster de nieuwe datum en uur intikken. Maar werken in de grafische weergave is uiteraard handiger. Een afspraak verkorten/verlengen U kunt een afspraak verlengen of verkorten door in de grafische weergave de muisaanwijzer op de onderste of bovenste rand van de afspraak te plaatsen. De aanwijzer wijzigt in een dubbele pijl. Sleep de afspraak met ingedrukte muisknop verder open of dicht naar wens en laat de muisknop los. U kunt ook in het detailvenster de tijd in de velden Vanaf... Tot... wijzigen. Een afspraak naar een andere agenda kopiëren Klik met de rechter muisknop in de afspraak en kies Kopieer afspraak. Activeer een agenda van een andere persoon en sleep op dezelfde dag en uur een tijdsblok open. De afspraak wordt hierin gekopieerd. Een repetitieve afspraak ingeven Dit is een afspraak die automatisch wordt herhaald, b.v. voor een onderhoudsbeurt. 1. Geef de eerste afspraak in op normale manier. Klik met de rechter muisknop in de afspraak en kies Herhaal afspraak. 2. Vul in het scherm Agenda kopieer afspraak de frequentie in (x dagen, weken, maanden) en geef tevens de einddatum in. Vink eveneens aan of de afspraak ook op een zaterdag en/of een zondag mag terecht komen. Indien niet, dan wordt deze datum overgeslagen. De afspraak wordt dus niet automatisch op de eerstvolgende maandag geplaatst. Een afspraak verwijderen Klik met de rechter muisknop in de afspraak en kies Verwijder afspraak. Bevestig de vraag om te verwijderen. Een afspraak op Afgehandeld zetten Klik met de rechtermuisknop in de afspraak en kies Afspraak afgehandeld. In de grafische weergave wordt deze afspraak nu in een lichtere kleur getoond. In de agendahistoriek wordt deze afspraak op Afgehandeld gezet. Werken met Agenda in de module Service In het scherm Herstellingen kunt u op het tabblad Agenda consulteren welke afspraken er voor deze herstelling hebben plaatsgevonden. U kunt hier eveneens de status wijzigen in "Afgehandeld". 11

16 Briljant Agendabeheer Historiek van de agenda Menu Beheer, Klanten of Leveranciers of Prospecten, tabblad Agenda Op het tabblad Agenda in de schermen Klanten, Leveranciers en Prospecten zijn alle afspraken zichtbaar die voor de klant/leverancier/prospect ingegeven zijn. Gebruik Beheer kolommen om de gewenste gegevens te tonen. Deze historiek is een van de grootste voordelen van Briljant Agenda ten opzichte van een extern agendaprogramma: hij toont in één oogopslag wie in het verleden welke afspraken bij deze klant/leverancier/prospect heeft gehad, welke de aard van deze afspraak was en of ze al dan niet is afgehandeld. (Het vooraf raadplegen van de agendahistoriek hoort eigenlijk een vast onderdeel te zijn van de voorbereiding van een nieuwe afspraak...) Indien uw organisatie een technische dienst heeft die intern en extern klantenservice verleent, dan is deze agendahistoriek een onmisbaar instrument om snel alle informatie te vergaren over het onderhoud en de herstellingen van apparaten en installaties. Toon in dat geval eveneens de kolom Bonnummer, zodat u onmiddellijk de afleverbon kunt opzoeken die op deze interventie betrekking heeft. Agenda openen vanuit historiek Klik op het tabblad Agenda op een agendalijn en druk op CTRL+SJIFT+O om de betreffende afspraak in het agenda te openen. 12

17 Agendabeheer Agenda s afdrukken Menu Brieven, Agenda De grafische weergave van de agenda afdrukken Open een agenda van een persoon of groep en klik met de rechter muisknop in het bovenste deel van het venster (dus niet in het agendaraster!). Kies Print scherm in het afrolmenu om het geopende scherm af te drukken. Individueel dagagenda afdrukken (tekstvorm) 1. Open het agenda van een persoon (het veld Persoon invullen en het vakje naast zijn naam aanvinken). 2. Kies een bepaalde dag in de maandkalender (standaard is de agenda van vandaag geopend). 3. Klik op de knop Print om de dagagenda af te drukken. Merk op dat in dit overzicht de volledige tekst uit het memoveld wordt afgedrukt. Het is een zeer handig hulpmiddel voor medewerkers die een dagroute hebben (onderhoudstechnici, installateurs,...). Agendalijst afdrukken Kies menu Uren, Lijst agenda. Het scherm Lijst agenda wordt geopend. 1 Vul in het tabblad Selectie de zoekgegevens en eventueel de gewenste document lay-out in. 2 Stel in het tabblad Lay-out met Beheer kolommen de gegevenskolommen in. 3 Druk op de knop Print (of op de knop Afdrukvoorbeeld) om de lijst af te drukken of te bekijken. 13

18

19 Index A Agenda Afdrukken Afspraak in groepsagenda Afspraak in individueel agenda... 7 Afspraken beheren Agenda creëren... 4 Agendagroepen... 5 Agendataken... 6 Groepen instellen Historiek Instellingen... 3 Raadplegen Vrije afspraak zoeken Werken met