Elektronisch factureren De btw-regels: waar let u op?

Transcriptie

1 Elektronisch factureren De btw-regels: waar let u op? InvoiceSharing Masterclass Digitale Facturen 2 juli 2013 Sandhya Nathoeni & Jasper van Melick

2 Inhoud Introductie Belang van een correcte btw factuur Btw vereisten elektronisch factureren vóór 2013 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Overige aandachtspunten Pagina 2

3 Inhoud Introductie Introductie Pagina 3

4 Waarom elektronisch factureren? Corporate Social Responsibility Reductie papier verbruik Reductie vervuiling / CO 2 uitstoot Verhoogde efficiëntie Minder fouten bij het verwerken van facturen Beschikbaarheid van audit trail Verbeterde cash flow Kortere termijn voor factuur verzending en verwerking, leidt tot snellere betaling Kostenbesparing verzending facturen 0,5-2 / uitgaande factuur / inkomende factuur Onderzoek onder CFO s: 43% verwacht dat over 10 jaar papieren facturen zijn verdwenen

5 Huidige stand van zaken Pagina 5

6 Huidige stand van zaken Business Enquête CFO Barometer Mei % past e-invoicing toe 2. Aanvullend, 35% gaat hier in 2014 mee beginnen 3. 40% is ervan overtuigd dat er in 2020 geen papieren facturen meer gebruikt worden 4. Voordelen: 1. Toegenomen efficiëntie (79%) 2. Kostenbesparing (67%) 3. Verminderde ecologische footprint (33%) 5. Uitdagingen: Complexe regelgeving (43%) Maar: nieuwe regelgeving vanaf 2013 Pagina 6

7 Waarom nu? EU btw regels gewijzigd per 1 januari 2013 EU lidstaten mogen geen andere voorwaarden stellen voor elektronische facturen dan voor papieren facturen Nadruk op business controls Authenticiteit van oorsprong en inhoud / integriteit van factuur Pagina 7

8 Inhoud Introductie Belang van een correcte btw factuur Pagina 8

9 Belang van een correcte btw factuur Het is noodzakelijk om een factuur te hebben die aan alle btw-factuurvereisten voldoet, om: Aftrek van btw veilig te stellen: zonder een geldige btw factuur, kan berekende btw niet in aftrek worden gebracht Betaling door de klant te versnellen Pagina 9

10 Belang van een correcte btw factuur Onterecht berekende btw Bij onterechte berekening btw, kan de btw door de leverancier slechts worden teruggevraagd indien aan strikte formele vereisten wordt voldaan: Voorkoming van verlies van belastinginkomsten (zoals dubbele aftrek) Terugbetaling van btw aan de afnemer Uitreiken van een nieuwe factuur In het geval onterecht geen btw wordt gefactureerd, zal de leverancier/dienstverlener bij het uitreiken van een gecorrigeerde factuur worden geconfronteerd met heffingsrente, waarbij een afnemer die via de gecorrigeerde factuur alsnog btw terugvraagt in veel gevallen geen beroep kan doen op vergoeding van heffingsrente over het verleden. Pagina 10

11 Inhoud Introductie Btw vereisten elektronisch factureren vóór 2013 Pagina 11

12 Btw vereisten elektronisch factureren vóór 2013 Tot 1 januari was het in veel EU landen alleen mogelijk om elektronisch te factureren bij toepassing van: Geavanceerde elektronische handtekening Electronic Data Interchange ( EDI ) Overige per lidstaat goedgekeurde methoden Pagina 12

13 Btw vereisten elektronisch factureren vóór 2013 Geavanceerde elektronische handtekening: Op basis van speciale Europese richtlijn voor elektronische handtekening, die: is toegekend aan de ondertekenaar op een unieke wijze; maakt de identificatie van de ondertekenaar mogelijk; is gegenereerd via tools die uitsluitend door de ondertekenaar kunnen worden beheerd; en is verbonden met de informatie / factuur op een zodanige wijze dat aanpassingen op een later moment kunnen worden getraceerd. Daarbij zijn geen specifiek format, communicatie kanalen of uitwisselingsprotocollen vereist. Een kwalificerende elektronische handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en wordt gegeneerd door een secure signature-creation device. Pagina 13

14 Btw vereisten elektronisch factureren vóór 2013 Electronic Data Interchange ( EDI ): Elektronische verzending van commerciële en administratieve data, van computer naar computer, via een overeengekomen standaard. Een EDI bericht heeft de volgende kenmerken: Overeengekomen standaard: Verenigde Naties/EDIFACT, XML of ERP standaards (SAP idoc) Formaat te lezen door een computer Zonder handmatige interventie verwerkt kunnen worden Om deze methode toe te passen is vooraf overeenkomst vereist, waarin partijen procedures en maatregelen afspreken om te voorkomen: Onbevoegde toegang Onbevoegde aanpassing Vertraging Verwijdering Verlies Pagina 14

15 Inhoud Introductie Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Pagina 15

16 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Vanaf 1 januari 2013 moet elke EU lidstaat papieren facturen en elektronische facturen gelijk behandelen Geen specifieke methoden mogen worden voorgeschreven Van zowel de afnemer als de ontvanger wordt verwacht dat zij in controle zijn over het gehele factureringsproces, van de verzending tot de ontvangst en inclusief de opslag van facturen. Dit geldt zowel bij papieren als bij elektronische facturen De afnemer moet wel het gebruik van elektronische facturen aanvaarden Pagina 16

17 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn gewaarborgd. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van elke bedrijfscontrole ( business controls ) die een betrouwbaar controlespoor ( audit trail ) tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert. Pagina 17

18 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Authenticiteit van de herkomst Het waarborgen van de identiteit van degene die de goederenlevering of dienst heeft verricht of van degene die de factuur heeft uitgereikt Waarborg door de leverancier De leverancier moet aantonen dat de factuur inderdaad door hem of in zijn naam en namens hem is uitgereikt. Via accounting documenten en aanvullende bewijsstukken Waarborg door de afnemer Vaststellen dat de factuur is ontvangen van de leverancier of uitreikende partij: Controle van de identiteit van de leverancier vermeld op een factuur Betreft dit daadwerkelijk de ondernemer die de levering heeft verricht? Gebruikmaking van business controls en audit trail Controle van de identiteit van de uitreikende partij Pagina 18

19 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Integriteit van de inhoud Waarborgen dat de informatie, die op grond van de btw regels verplicht op de factuur moet staan, niet is gewijzigd De inhoud mag niet worden gewijzigd, het format wel! De informatie mag worden omgezet of gepresenteerd in een format dat past in de IT omgeving van de afnemer / leverancier Ook mag het format worden gewijzigd in de loop der tijd Audit trail vereist bij iedere aanpassing/omzetting Voorbeeld van toegestane omzettingen: Datum format: dd/mm/yy naar yyyy/mm/dd Pagina 19

20 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Leesbaarheid Een factuur moet human readable zijn zonder buitensporige interpretatie en controle Voorbeelden die niet human readable zijn: XML EDI berichten De factuur moet op verzoek binnen afzienbare tijd in human readable vorm beschikbaar zijn, bijvoorbeeld op het scherm of via een printer Gedurende het gehele opslag proces moet de factuur in een dergelijk format beschikbaar zijn Pagina 20

21 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Keuze aan de ondernemer Leverancier en klant zijn vrij om de methode te kiezen die zorgt voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid! Geavanceerde elektronische handtekening en EDI blijven goedgekeurde methoden, maar velen andere oplossingen mogelijk Pagina 21

22 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Business controls Wat zijn nu die business controls? Breed begrip en afhankelijk van de grootte / activiteit / type ondernemer Proces gecreëerd door personen (management, personeel, eigenaren) die verantwoordelijk zijn voor waarborg van financiële, accounting en overige regelgeving rapportage Voorbeeld business control: Controle met ondersteunende bewijsstukken: factuur is geen stand alone document Controle met set van documenten: inkooporder, contract, transport document, betalingsdocumenten etc. Business controls zijn ook noodzakelijk ten aanzien van beheer van toegangsrechten en vastlegging van login pogingen, wijzigingen van relevante documenten Pagina 22

23 Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Audit trail In het gehele proces van elektronisch factureren is een controlespoor noodzakelijk: Een complete documentenstroom vanaf eerste initiatie (bijv. inkooporder) tot aan voltooiing (bijv. laatste boeking) duidelijk met elkaar verbonden De audit trail is betrouwbaar indien de link tussen de documenten makkelijk is te volgen en te controleren is Audit trail moet aanwezig zijn vanaf het moment van uitreiken van de factuur tot aan het einde van de bewaartermijn Pagina 23

24 ESP (optional) Btw vereisten elektronisch factureren vanaf 2013 Factuur archiveren Levering Factuur voorbereiden Factuur maken Factuur versturen Bestelling Ontvangst Factuur ontvangen Technische validatie Voorbereiden op de verwerking Valideren en verwerken Factuur archiveren Bereik oude wetgeving Bereik nieuwe wetgeving Pagina 24

25 Inhoud Overige Introductie aandachts punten Pagina 25

26 Opslag elektronische facturen Iedere lidstaat bepaalt hoe de belastingplichtige de factuur moet bewaren. De lidstaat mag verlangen dat facturen in de originele vorm op papier of in elektronisch formaat zoals deze zijn toegezonden of ter beschikking zijn gesteld worden bewaard. Lidstaten kunnen bijzondere voorwaarden stellen met het oog op het verbieden of beperken van de bewaring van facturen in een land waarmee rechtsinstrument inzake wederzijdse bijstand bestaat. Facturen en informatie moeten zonder onnodige vertraging beschikbaar zijn voor de belasting authoriteiten. Pagina 26

27 Inhoud btw facturen Welk land bepaalt de inhoud van de factuur? Het land waar dienst belastbaar is (afnemer is gevestigd), tenzij: EU EU: indien de heffing van btw is verlegd naar de afnemer, dan land van dienstverrichter, tenzij: Self-billing: Dan gelden wederom de regels in het land waar de prestatie belastbaar is. Een non-eu leverancier die een dienst verricht aan een Nederlandse afnemer, moet dus voldoen aan de Nederlandse factuurvereisten! Pagina 27

28 Inhoud btw facturen De inhoud van facturen verschilt daarom per lidstaat, maar in ieder geval is vereist: Datum uitreiking factuur Opeenvolgend factuurnummer Volledige naam / adres van leverancier Volledige naam / adres van afnemer Btw-identificatienummer leverancier Hoeveelheid van de goederen of omvang/aard van de diensten Vermelding bij verleggingsregeling, bijv.: Btw verlegd / VAT reverse charged Vermelding bij toepassing vrijstelling of 0% Btw-bedrag Daarnaast kan ondermeer verplicht zijn: Btw-identificatie nummer afnemer (bijv. indien verlegging / 0% tarief) Toegepaste tarief De vergoeding met betrekking to elk tarief of elke vrijstelling Datum waarop levering / dienst heeft plaatsgevonden Toegepaste wisselkoers (indien factuur / btw bedrag niet in euro s is opgesteld) Pagina 28

29 Controle van btw-nummers In Nederland is het verplicht om het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur te vermelden bij: Intra-EU levering Binnenlandse verlegging (bijv. in de bouw) Btw-identificatienummer moet periodiek worden gecontroleerd Dit kan ondermeer via de VIES database van de Europese Commissie Pagina 29

30 Bedankt voor uw aandacht! Sandhya Nathoeni: / Jasper van Melick: /