CUSTOMER CASE YVAN PAQUE

Transcriptie

1 CUSTOMER CASE YVAN PAQUE Bij Yvan Paque is alle informatie 24/7 beschikbaar via één gebruiksvriendelijke tool en dat zowel intern als op de werf. Ontdek waarom bij Yvan Paque papier zijn beste tijd gehad heeft.

2 YVAN PAQUE DIGITALISEERT HET TOTAALBEHEER VAN PROJECTEN Bij Yvan Paque nv verloopt de verwerking van allerhande documenten sinds enige tijd volledig digitaal en dat tot grote tevredenheid van alle medewerkers. Alle informatie is 24/7 beschikbaar via één gebruiksvriendelijke tool en dat zowel intern als op de werf. Bij Yvan Paque heeft papier zijn beste tijd gehad. Sinds haar oprichting in 1972, verzekert Yvan Paque het plaatsen en onderhouden van de elektrische, elektromechanische en elektronische uitrustingen op de autowegen, snelwegen en tunnels in verschillende provincies van het land. Sinds 2005 maakt Yvan Paque deel uit van Eiffage Benelux, dat op haar beurt een dochteronderneming is van de Franse groep Eiffage. Eiffage Benelux stelt om en bij de personen te werk en in 2016 bedroeg de gerealiseerde omzet rond de 600 miljoen euro. In België heeft Yvan Paque een 16-tal vestigingen. De informatica afdeling bevindt zich op de site van Yvan Paque in Rocourt en van daaruit worden de IT-behoeften voor alle vestigingen geregeld. Langlopende relatie met Canon Yvan Paque heeft een zeer lange relatie met Canon en beschikt over bijna alle mogelijke configuraties die Canon aanbiedt, zowel op hardware als software gebied. Die relatie begon met de installatie van een paar Multifunctionals, waarvan er vandaag een 50-tal geïnstalleerd staan in de verschillende vestigingen. Al deze toestellen zijn met elkaar verbonden via UniFLOW, een Canon oplossing die het mogelijk maakt om veilig, en op eender welke locatie, documenten af te drukken. Alle printers beschikken tevens over een Advanced Scanning functie, waarmee ingescande documenten automatisch op een per gebruiker vastgelegde locatie terecht komen. Daarnaast beschikt Yvan Paque ook over meerdere plotters en ColorWave grootformaat printers voor het afdrukken van allerhande plannen of posters. Behoefte aan digitaal documentbeheer De behoefte aan een digitaal documentbeheer systeem ontstond een 5-tal jaar terug. Pascal Chevalier, IT verantwoordelijke voor Eiffage Benelux, zegt daarover het volgende: Aangezien wij door de overheid aangesteld zijn voor het onderhoud en de herstelling van onder andere elektrische installaties op wegen en in tunnels, komen alle meldingen van storingen via een specifieke faxlijn bij ons terecht, en dat 24/7. Vroeger werd dan intern gekeken welk team hiervoor kon ingezet worden om die storing te verhelpen, maar dat verliep niet altijd even vlot. Ook het terugkoppelen van de interventie naar onze klant liep soms vertraging op. Een digitaal workflow systeem met track & trace mogelijkheden, waar ook de klant inzage in had, was eigenlijk wat we nodig hadden.

3 Opdrachtgever heeft inzage via portal Aangezien Yvan Paque reeds meerdere Canon software oplossingen in gebruik had, werd die vraag ook bij Canon neergelegd. Pascal Chevalier vertelt: Men begreep meteen wat wij bedoelden en beter nog, Canon had reeds vele bedrijven met dezelfde problematiek geholpen. Een perfect uitgevoerde demo heeft ons over de streep getrokken. Sindsdien worden alle binnenkomende faxen gedigitaliseerd en op een portal geplaatst waar ook de klant inzage in heeft. Bij het binnekomen van een fax, wordt automatisch een project opgestart en de verantwoordelijke dienst gecontacteerd. De ontvangst van de fax wordt ook teruggekoppeld aan de klant, die live de status van de interventie kan volgen via een portal. Maar het gaat natuurlijk veel verder dan dat. De informatie is ook beschikbaar op de tablet van de werknemer die de interventieopdracht uitvoert. Ook werffoto s, ter staving van de uitgevoerde werken, worden automatisch gearchiveerd in het dossier. Mocht het probleem niet meteen opgelost zijn, en een tweede interventie nodig blijkt, wordt ook die informatie weergegeven in het systeem. Zodoende heeft onze klant permanent een goed overzicht over de werken. Het volledige dossier naar de klant mailen is ook kinderspel. Met één klik worden alle documenten, inclusief foto s, naar een pdf bestand geconverteerd, in een mail geplaatst en naar de klant verstuurd. Eenvoudiger dan dat is echt niet mogelijk.

4 Men begreep meteen wat wij bedoelden en beter nog, Canon had reeds bij vele bedrijven een digitaal documentbeheer systeem geïnstalleerd. Pascal Chevalier, IT verantwoordelijke

5 Totaalbeheer van AEC projecten Van daaruit was het maar een kleine moeite om ook het totaalbeheer van projecten in de AEC (Architecture Enginering Construction) industrie te digitaliseren. Dit gaat van aanvragen, bestelbonnen, rapporten, werffoto s, faxen, etc. Pascal Chevalier: Een mooi voorbeeld hiervan is beheer van de verlichting op de snelwegen in de provincie Limburg. Van zodra het projectnummer wordt ingegeven in het systeem, is alle informatie met betrekking tot dit project zichtbaar. Dankzij de volledige integratie met Microsoft Office, kan men alle soorten documenten zoals Word, Excel, pdf of zelf digitale grootformaat plannen bekijken. Het is zelfs mogelijk om aan eender welk documenttype annotaties toe te voegen, zonder dat men hiervoor de applicatie moet verlaten. Ook het beheer van een project is super eenvoudig. In plaats van naar iedereen mails te versturen, plaatst men de gewoon in het systeem en is deze informatie meteen voor iedereen beschikbaar. Ook aangetekende brieven worden ingescand. Eenmaal de verantwoordelijke hiervoor in het systeem is aangeduid, krijgt deze automatisch de gedigitaliseerde aangetekende zending. Vroeger werden er minstens vijf kopieën gemaakt, maar dat is verleden tijd. De ingescande documenten worden voorzien van een referentienummer en vervolgens in een doos gearchiveerd. Over de implementatie en de acceptatie van het Canon digitaal documentbeheer systeem zegt Pascal Chevalier ook nog dit. Deze oplossing die op het eerste zicht vrij complex lijkt, is eigenlijk zeer simpel. Iedereen met een beetje IT-noties kan een workflow maken, want de programmatie is zeer eenvoudig en visueel. Een belangrijk aspect bij de interne acceptatie, is dat we de werkmethode van onze medewerkers niet veranderd hebben, maar het alleen eenvoudiger voor ze gemaakt hebben. Door de perfecte integratie met Microsoft Office, kan men zelfs de eigen gebruikelijke Windows Explorer blijven gebruiken. Het grootste voordeel van deze oplossing is dat alle informatie te vinden is op één locatie via één tool en alles aan mekaar gelinkt is. Informatie wordt slechts één maal verwerkt, waardoor er geen dubbel ingavewerk meer is en er minder fouten gemaakt worden. Last but not least is er ook het financiële plaatje. Men kan met een klein budget beginnen en naargelang de noden groeien, kan de oplossing ook meegroeien. Zo hoeft men niet meteen een groot budget te voorzien van bij de start. Laat de digitale toekomst maar komen, wij zijn er alvast helemaal klaar voor.

6 De uitdaging Alle meldingen van storingen op wegen en in tunnels komen via een specifieke faxlijn bij Yvan Paque terecht en dat 24/7. Vroeger werd intern gekeken welk team die storing ging verhelpen, maar dat verliep niet altijd even vlot, waardoor kostbare tijd verloren ging. De oplossing Canon installeerde een digitaal workflow systeem met track & trace mogelijkheden en automatische terugkoppeling naar de klant, die via een portal ook de actuele status van de interventie kan volgen. De voordelen Het grootste voordeel is transparantie en snelheidswinst. Bij het binnekomen van een fax, wordt automatisch een project opgestart en de verantwoordelijke dienst gecontacteerd. Alle informatie is op één locatie via één tool te vinden en is steeds up-todate. Meer info vindt u op

7 Transformer vos processus d entreprise afin de travailler plus rapidement et plus intelligemment

8 Canon Belgium nv / sa Berkenlaan 3 B-1831 Diegem Tél Canon Europa N.V., 2017