Samenwerken aan PDF documenten

Transcriptie

1 Samenwerken aan PDF documenten Colin van Oosterhout Solution Expert/Business development manager Adobe Systems Benelux 1

2 Onderwerpen die aan de orde komen Introductie op Adobe Waarom samenwerken aan documenten op basis van PDF belangrijk is Plekken waarvandaan een commentarencyclus kan worden opgestart Voorkeursintellingen van commentaren De commentaarwerktuigen van Acrobat Mail gebaseerde samenwerking Web gebaseerde samenwerking (gedeelde revisies) De beheerwerktuigen voor commentaren Commentaren importeren in een bronapplicatie Documenten vergelijken Acrobat commentaren in DM omgevingen Afsluiting

3 Enorm bereik wereldwijd 89% of PCs 97% of PCs 600 miljoen PC s en apparaten

4 Acrobat 8.0 Familie Functie vergelijk Maak PDF documenten met 3D inhoud vanuit CAD applicaties Reader enabled Formulieren Reader enabled Digitale handtekeningen Reader enabled Commentaren en revisie Pro 3D Bevat Adobe Form Designer 8 Initieer workflows voor documentsamenwerking Standard Controle over documentbeveiliging Combineer meerdere bestanden in een enkele PDF Maak PDF vanuit iedere applicatie die kan printen Bekijk, Print, doorzoek PDF documents Reader

5 Waarom samenwerken aan documenten op basis van PDF belangrijk is 5

6 Samenwerken aan documenten Veranderde versie Technische publikatie Verloren papieren Marketing Produkt beheer Auteur/initiator Onduidelijke terugkoppeling Kan niet openen Juridisch 6

7 Samenwerking in breder verband Distributie naar gebruikers van Reader voor revisie Inschakelen van tools voor commentaar in Adobe Reader Intelligent document Integratie van commentaar in oorspronkelijk brondocument Verzameling en integratie van commentaar in één intelligent document 7

8 Waar is dit van toepassing? Pharmaceutische bedrijven Overheidsorganisaties Educatieve instellingen Engineering omgevingen Creatieve omgevingen Algemene zakelijke omgevingen Financiële organisaties Eigenlijk iedere omgeving die te maken heeft met revisieprocessen 8

9 Document revisies en goedkeuringen Document revisie voor kleine en grote werkgroepen via web en Ontvang alle commentaren op 1 plek! Terugvoeren van annotaties naar oorspronkelijke bron document Minimaliseer dataverkeer met versturen van commentaren in plaats van complete documenten Annotaties nu ook voor gebruikers van Adobe Reader Voorkom vertraging door documenten te versturen die anderen probleemloos kunnen openen. Maak van ongelijksoortige documenttypes 1 enkele PDF om op basis daarvan revisies op documenten te doen 9

10 PDF creatie en samenvoegen Projecten bestaan uit verschillende bestandsformaten Adobe PDF Binder maakt samenvoegen van documenten zeer eenvoudig Maak Binders van verschillende bron documenten Voeg additionele informatie toe Regel beveiliging of compatibiliteit 10

11 Demonstratie PDF creatie en de Binderfunctie 11

12 De mogelijkheden binnen Acrobat om met commentaren te werken 12

13 Voorkeursinstellingen voor commentaren Via de Acrobat 8 gebruikersinterface Edit>Preferences>Commenting Via de Installer Opties: Font Fontgrootte Transparantie van pop-ups Tonen van pop-ups tijdens scrollen buiten beeld Verbindingslijnen tonen Automatischopenenvan pop-ups Kopiëren van tekst in de pop-up Instellen auteursnaam. 13

14 Starten van een commentaarcyclus De PDFMaker Vanuit Word Vanuit Excel Vanuit Powerpoint Vanuit Visio Vanuit Access Vanuit Autodesk Vanuit Adobe Acrobat (Standard, Professional, 3D) gebaseerd Web gebaseerd 14

15 Type commentaren Traditionele commentaren (Adobe Reader, Standard, Professional en Acrobat 3D) Teken commentaren (Alleen Acrobat Professional en Acrobat 3D 15

16 Demonstratie Commentaarwerktuigen en eigenschappen 16

17 De stempels: een bijzonder soort commentaar Dynamische stempels Signeer stempels Zakelijke stempels Mogelijkheid om zelf stempels te maken! 17

18 Demonstratie Eigen stempels maken 18

19 De twee workflows om met commentaren in Acrobat te werken 19

20 Twee type commentarenworkflows gebaseerd (ad-hoc methode) Web gebaseerd (gestructureerde methode) 20

21 Demonstratie van de twee workflows om commentaren te delen 21

22 PDF gebaseerd commentaren maken Gebruik de mail workflow of gedeelde revisie Revisoren sturen commentaren terug naar de creator Commentaren worden automatisch op de juiste plek teruggezet in het originele PDF-document Commentaren kunnen worden beheerd, geïmporteerd en verwerkt binnen MS Office XP 22

23 Demonstratie Commentaren importeren (binnen Acrobat en binnen Microsoft Word) 23

24 Commentaren beheer Nieuw paneel toont de status van de voortgang van het samenwerkingsproces Informatie over gebaseerde commentarencyclus wordt lokaal opgeslagen binnen Adobe Acrobat Informatie over online commentaren wordt van de server gehaald Het commentaren paneel toont een lijst van alle commentaren en de types die aan een document zijn toegevoegd Geeft aan wie het commentaar gemaakt heeft. Geeft een status aan een commentaar Staat bewerkingen van commentaren toe binnen een centrale interface 24

25 Demonstratie Beheer van commentaren binnen Acrobat 25

26 De andere workflows bij commentaren in Acrobat 26

27 Na het integreren van commentaren Er ontstaan nieuwe versies van brondocumenten Er ontstaan nieuwe versies van PDF documenten Naamgeving van documenten is vrijwel nooit volledig ondubbelzinnig Behoefte om verschillen tussen documenten zichtbaar te maken. Kortom: Tijd voor de compare documents functie in Acrobat 27

28 Demonstratie vergelijken van documenten 28

29 Integratie van commentaren in documentmanagement omgevingen 29

30 Acrobat & Documentum integratie Sla de annotaties op als objecten in de Documentum omgeving met daarbij een verwijzing naar het originele document. Documentum regelt de beveiligingsrechten voor annotaties van iedere gebruiker. Mogelijkheid om ofline te werken en de annotaties op een later tijdstip op te slaan in Documentum. Gestructureerde en bedrijfsbrede collaboratie workflows. 30

31 Samenvatting 31

32 Samenvatting Combineer eenvoudig documenten Rijk set aan commentarenwerktuigen gebaseerde commentaar mogelijkheden Web gebaseerde commentaar mogelijkheden Ruime mogelijkheden voor beheren van commentaren Mogelijkheden om commentaren te importeren en exporteren Extra mogelijkheden door te integreren met (externe) DM partijen 32

33 Vragen? Mail 33

34 34