SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

Transcriptie

1 SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

2 SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan maakt het voor gebruikers mogelijk om documenten op een eenvoudige wijze te scannen en distribueren naar elke gewenste locatie op het netwerk, rechtstreeks vanaf de Sharp MFP. Een snelle en eenvoudige integratie van documenten in een digitale workflow is hiermee mogelijk. SimplifyScan zorgt ervoor dat het document in de juiste map wordt opgeslagen als tekst doorzoekbaar bestand. Dit kunnen bestanden zijn die gebruikt worden voor archivering, zoals PDF of PDF/A bestanden en/of bewerkbare bestanden, zoals Word of Excel. Met SimplifyScan is bidirectionele communicatie tussen het netwerk en/of een database mogelijk. De juiste opslaglocatie van een document kan geselecteerd worden op het display van de Sharp MFP. De voorheen langdurige en handmatige processen, worden nu automatisch gedaan binnen enkele seconden. SimplifyScan combineert intelligentie met gebruiksvriendelijkheid om zo een eenvoudig en intuïtief scanproces te creëren, dat geïntegreerd kan worden in elke workflow. BELANGRIJKSTE VOORDELEN Integreert naadloos met uw bestaande workflow Geld- en tijdbesparend Gebruiksvriendelijk Optimaliseer productiviteit en efficiëntie Creëer tekst doorzoekbare bestanden om documenten eenvoudig terug te vinden Scan naar elke locatie Betaalbaar Scan rechtstreeks naar uw bedrijfsapplicaties SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

3 DIGITAAL ARCHIVEREN IS EENVOUDIGER DAN OOIT MET SIMPLIFYSCAN! Scan rechtstreeks naar uw Windows mappenstructuur Elke gebruiker die een document wil scannen, plaatst het op de Sharp multifunctionele printer (MFP) en kiest de opslaglocatie voor het document via het display van de MFP. Blader door uw persoonlijke Windows mappenstructuur om een document meteen op de juiste locatie op te slaan. SimplifyScan kan automatisch nieuwe mappen creëren in de mappenstructuur, op basis van informatie uit het document, zoals datum, tijd, etc. Ook kan eenvoudig extra informatie worden toegevoegd aan de scan. Deze informatie kan gebruikt worden om een bestandsnaam te maken of documenteigenschappen te vullen. Na het drukken op de startknop wordt het document opgeslagen als een tekst doorzoekbaar bestand, in het gewenste outputformaat en op de juiste locatie. Hiermee neemt uw werkefficiëntie enorm toe. Scan naar elke bedrijfsapplicatie Met SimplifyScan is het mogelijk om documenten op de juiste locatie in uw Windows mappenstructuur op te slaan. Maar bij gebruik van bedrijfsapplicaties, zoals financiële, document management, CRM, ERP of juridische applicaties, staat alle informatie over contacten, facturen, etc. in de bedrijfsapplicatie. SimplifyScan biedt de mogelijkheid om het document rechtstreeks op de juiste locatie in uw bedrijfsapplicatie op te slaan, gebaseerd op enkele vragen die de gebruiker beantwoord op het LCD scherm van de multifunctionele printer. Voor meer informatie over connectoren naar de verschillende applicaties, kunt u de website raadplegen

4 FUNCTIONALITEITEN EN VOORDELEN SCAN NAAR ELKE BEDRIJFSAPPLICATIE Scan en sla documenten op in uw Windows mappenstructuur, Microsoft SharePoint of uw bedrijfsapplicatie. Verbeter productiviteit en efficiëntie door SimplifyScan te integreren in bestaande bedrijfsprocessen. - Verhoog productiviteit en efficiëntie - Integreert eenvoudig in uw bestaande workflow - Scan rechtstreeks naar uw Windows mappenstructuur, adres, home directory of uw bedrijfsapplicatie. - Scan direct naar een adres middels LDAP GEBRUIKSVRIENDELIJK De Sharp MFP en interface zijn voorbeelden van gebruiksvriendelijk ontwerp. SimplifyScan is ontworpen op dezelfde manier, om de scan ervaring eenvoudig te maken. Alle functionaliteiten van SimplifyScan zijn mogelijk dankzij de kracht van het Sharp OSA platform. - Eenvoudig in gebruik - Herkenbaar ontwerp - Sharp uitstraling DOORZOEKBARE PDF & PDF/A BESTANDEN (OCR) SimplifyScan kan gescande documenten omzetten in tekst doorzoekbare PDF & PDF/A bestanden. Door Optical Character Recognition (OCR) worden documenten tekst doorzoekbaar, met als resultaat dat gescande documenten eenvoudig terug te vinden zijn. - Documenten zijn eenvoudig terug te vinden - Documenten zijn tekst doorzoekbaar - Vullen van PDF eigenschappen - Voeg gescande documenten toe aan bestaande PDF bestanden MEERDERE OUTPUTFORMATEN SimplifyScan kan gescande documenten omzetten in verschillende outputformaten zoals PDF, JPG, TIFF, Word, Excel of OpenOffice. De Word output kan gebruikt worden voor documenten die bewerkt worden na het scannen en de PDF output voor archivering. - Output van bewerkbare documenten - Output voor archiveringsdoeleinden - Afbeeldingen output SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

5 BATES STEMPEL & AUDIT FILE De Bates stempel wordt gebruikt in de juridische en zakelijke markt om documenten bij het scannen te nummeren of een datum/tijdstempel mee te geven. De tekst en/of het nummer van de stempel kunnen aangepast worden en ook de positie van de stempel. - Garandeert authenticiteit door documenten automatisch te nummeren of een datum/tijdstempel mee te geven bij het scannen - Optioneel wordt een audit file bijgehouden door het systeem BARCODE SimplifyScan kan verschillende barcode lettertypes lezen en interpreteren. De waarde van een barcode wordt uitgelezen en de benodigde data wordt gebruikt als metadata. Voor batch scanning kunnen barcodes op scheidingspagina s geplaatst worden, zodat de documenten op diverse locaties opgeslagen kunnen worden. Ook kunnen regels omtrent barcodes gecreëerd worden en kunnen barcodes gesplitst worden. - Geen data invoer op de MFP - Batch scanning PERSOONLIJKE TEMPLATES Bij het inloggen op de MFP, verschijnt een persoonlijk scanmenu voor gebruikers. Een adres intypen of home directory kiezen is niet nodig, alle informatie wordt gegenereerd uit Active Directory of lokale gebruikers. Dit geeft betere controle en beveiliging. - Persoonlijke scan templates - Betere controle en beveiliging over scanbestemmingen - Scan naar persoonlijke bestemmingen zonder extra informatie in te vullen GEEN CLIENT APPLICATIE SimplifyScan draait op een centrale server en alleen de systeembeheerder heeft toegang. Het is niet nodig om software op lokale pc s te installeren, dus installatie is eenvoudig en training voor de gebruikers is niet nodig. De gebruiker werkt enkel met de MFP waarmee hij bekend is. - Geen product training nodig - Centrale installatie, geen installatie op lokale pc s

6 EENVOUDIGE STAPPEN VOOR INTELLIGENT ARCHIVEREN STEP 1 STEP 4 Druk op start om het document te scannen en op te slaan. SimplifyScan levert het document in het gewenste outputformaat: PDF, TIFF, Jpeg, Word, Excel of OpenOffice. STEP 5 STEP 2 Plaats het document dat u wilt scannen op de Sharp MFP. STEP 3 Selecteer de locatie waar u het document wilt archiveren op de Sharp MFP met gebruik van de SimplifyScan interface. Het document wordt opgeslagen op de juiste locatie op het netwerk, in het gewenste outputformaat op basis van de informatie die is ingevoerd op de Sharp MFP. U kunt documenten opslaan in uw Windows mappenstructuur, maar ook in financiële, document management, CRM, ERP of juridische applicaties. Met SimplifyScan is bidirectionele communicatie tussen de Sharp MFP en uw netwerk/database mogelijk. Selecteer de opslaglocatie uit de lijst die gegenereerd is uit uw database, op het display van de Sharp MFP. SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning

7 SHARP OSA: EEN NIEUWE DENKWIJZE Alles in deze brochure is mogelijk dankzij Sharp OSA (Open Systems Architecture). Dankzij dit platform is SimplifyScan de universe connector tussen multifunctionele printers en vele bedrijfsapplicaties. Automatisering voor accuratesse en efficiëntie Sharp OSA is ideaal voor automatisering en stroomlijning van herhalingstaken - zoals documenten scannen, indexeren en archiveren - voor extra efficiëntie en minder fouten. De laatste generatie MFP s kunnen meer dan printen, kopiëren, faxen en scannen. De apparaten met Sharp OSA geven toegang tot applicaties op het netwerk voor snelle, eenvoudige en efficiënte workflows. Eenvoudige integratie en moeiteloze plaatsing Sharp OSA applicaties, die gebruik maken van standaard protocollen en interfaces, zijn op het netwerk geplaatst voor probleemloze integratie en ondersteuning. Hoge return on investment MFP s met Sharp OSA maken het eenvoudig om meer te bereiken. De MFP s zijn niet het einde van documentprocessen, maar bevinden zich in het hart van de informatiestroom.

8 Sharp Electronics Benelux bv Meidoornkade 10 Postbus DW Houten Nederland Sharp Electronics Belgium A division of Sharp Electronics Benelux bv Pontbeekstraat Groot Bijgaarden België Ondersteunde Sharp producten Neem voor meer informatie over ondersteunde multifunctionals contact op met uw Sharp dealer of ga naar X-Solutions. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions and SimplifyScan are trademarks of X-Solutions TM. SimplifyScan-nl-basic-1.2