Effectief opslaan en terugvinden van informatie

Transcriptie

1 Effectief opslaan en terugvinden van informatie THEREFORE you can

2 Snelle toegang tot bedrijfskritische informatie optimaliseert efficiency Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve besluitvormingsprocessen. Het is dan ook frustrerend dat mensen gemiddeld vier uur per week op zoek zijn naar informatie*. Therefore maakt snel een einde aan deze verspilling van tijd en energie met een gemakkelijk te implementeren systeem voor het opslaan en terugvinden van informatie zodat iedereen rechtstreeks toegang heeft tot alle gegevens die op dat moment nodig zijn. Efficient, economisch en absoluut veilig. Vastleggen Distribueren Opslaan Beheren Therefore Server Zoeken Samenwerken Terugvinden Gemakkelijk archiveren met Therefore Therefore stelt u in staat een elektronische archiefkast samen te stellen voor al uw zakelijke informatie. U kunt tekst, beeldmateriaal, documenten, rapporten, facturen en andere bedrijfskritische gegevens vast leggen, ordenen en weer oproepen. Het weer tevoorschijn halen van de opgeslagen gegevens gaat eenvoudig via een universele interface en kan zelfs via het web, zodat medewerkers zich met een minimale training snel een veel effectievere manier van werken eigen maken. Elektronisch archiveren van alle typen informatie Informatie komt vandaag de dag in allerlei vormen en is afkomstig van een groot aantal verschillende bronnen. Met Therefore vormt dat geen enkel probleem. Papieren documenten, elektronische bestanden, barcodes en s u kunt ze allemaal moeiteloos beheren met Therefore. * AIIM Europe 2009

3 Therefore stelt u in staat tekst, beeldmateriaal, documenten, rapporten, facturen en andere bedrijfskritische gegevens vast te leggen, te ordenen en weer op te roepen. Extra beveiligd en optimaal Met Therefore kunt u de beveiliging van uw informatie nauwkeurig en eenvoudig optimaliseren door aan individuele gebruikers specifieke toegangsrechten te geven. U kunt beheerders aanstellen om centraal de bedrijfsregels te definiëren en te configureren. Daarnaast wordt aan elk document automatisch een digitale handtekening toegevoegd om de autenticiteit van de informatie te waarborgen. Conform de compliance eisen De nieuwe retentie fucntie stelt u in staat om uw zakelijke activiteiten uit te voeren conform de eisen die aan document-compliance worden gesteld. Documenten kunnen na een voorgeschreven periode automatisch verwijderd worden en oude versies worden automatisch vernietigd. Passend bij uw onderneming Therefore is een volledig schaalbare oplossing - vanaf instapsystemen met twee gebruikers tot een bedrijfsomvattend systeem voor duizenden gebruikers. Gebruikers, scanners en MFP s (multifunctionele printers), kunnen allemaal worden toegevoegd om mee te groeien met uw onderneming. THEREFORE Biedt individueel instelbare rechten voor toegang en archivering van alle typen documenten.

4 Uw medewerkers hoeven geen ervaring te hebben met document beheer om bij te dragen aan het verbeteren van het beheren en delen van bedrijfskritische informatie. Vastleggen, opslaan en terug vinden van de informatie gaat volledig intuïtief, zodat elke PC-gebruiker deze veel effectievere manier van werking zich snel eigen zal maken. Het is nu gemakkelijk om te krijgen wat nodig is Zoeken, sorteren en groeperen De Navigator stelt u in staat zoekopdrachten real-time te verfijnen en de resultaten tegelijk te bekijken. Zoekopdrachten kunnen ook worden opgeslagen als algemene of lokale template, die u vervolgens kunt aanpassen aan uw specifieke eisen. OCR ondersteuning De toonaangevende OCR engine in Therefore maakt het mogelijk vastgelegde documenten op te slaan als doorzoekbaar PDF of PDF/A. U kunt snel en eenvoudig laten zoeken naar tekstdelen. Documenten kunnen worden geïndexeerd met behulp van de Microsoft Indexing Service zodat de volledige tekst doorzoekbaar wordt. Bekijken, verzenden, wijzigen en afdrukken De nieuw ontworpen Therefore Viewer toont documenten binnen het Therefore systeem, zodat ze kunnen worden bewerkt, gedistribueerd en afgedrukt. De originele applicatie waarmee het document is gemaakt, wordt gestart zodat u gebruik kunt maken van alle funcites binnen de applicatie, inclusief alle bewerkingsfuncties. Vastleggen, indexeren en archiveren Documenten zijn eenvoudig te digitaliseren met een Canon MFP of scanner. De Capture Client maakt automatisch indexeren mogelijk zodat u tijd bespaart. Beeldverbeteringsfuncties stellen u in staat de kwaliteit van het gescande bestand te verbeteren. Therefore webtoegang Een web client zorgt voor veilige toegang tot uw informatie. Op elk moment en vanaf elke locatie met dezelfde functionaliteit als de Therefore Navigator en Viewer. THEREFORE Veroorzaakt een revolutie in de manier waarop binnen uw onderneming informatie wordt beheerd en gedeeld.

5 De Therefore Navigator stelt u in staat zoekopdrachten real-time te verfijnen en meerdere zoekresultaten tegelijk te bekijken. Therefore Viewer stelt u in staat binnen Therfore opgeslagen documenten weer te geven, te roteren, te voorzien van aantekeningen en af te drukken. De Therfore viewer ondersteunt meer dan 250 verschillende bestandsformaten.

6 Integratie met uw huidige werkprocessen, betekent snelle resultaten Therefore zorgt voor een aantoonbare verbetering van de manier waarop u informatie gebruikt, maar nog belangrijker is dat het aandacht schenkt aan de manier waarop u nu werkt. Het hart van dit systeem wordt gevormd door de Therefore Solution Designer, waarmee u over de flexibiliteit beschikt om beleid voor document werkprocessen en -opslag te definiëren, instellingen te beheren en nieuwe licenties te importeren. Op deze manier heeft u volledige controle over uw documenten en bent u in staat sneller de gewenste besparingen te realiseren. Bestanden ERP systeem Multifunctioneel systeem (MFP) COLD/ERM Mainframe uitvoer Back-up server Therefore Server Web browser toegang Documentscanner Werkstation THEREFORE Integreert naadloos met Windows toepassingsprogramma s als PowerPoint, Word en Excel.

7 Omdat Therefore integreerbaar is met uw huidige werkprocessen, is het gemakkelijk om snel een hoger rendement te behalen bij veel afdelingen binnen uw onderneming, zoals: Logistieke afdelingen Personeelszaken Financiele afdeling IT afdeling Juridische afdeling In- en verkoop afdeling Verbeter de efficiency met Therefore Workflow Deze krachtige functie stelt u in staat meerdere werkprocessen in te richten en zo de informatiestroom binnen uw onderneming* te automatiseren. De functie Drag & Drop maakt het eenvoudig om digitale werkprocessen op te zetten, om document werkprocessen vast te leggen en te stroomlijnen. Aangezien de taken zijn weergegeven in dagen, uren of minuten, is het gemakkelijk om te controleren wie wat en waar doet zodat de bottlenecks in processen snel inzichtelijk en gecorrigeerd kunnen worden. Naadloze integratie met Microsoft SharePoint 2007 SharePoint gebruikers kunnen profiteren van de naadloze integratie met Therefore en zo het vastleggen en beheren van bedrijfskritische informatie. De integratie van Therefore en SharePoint formaliseert de opslag van documenten op basis van indexeringen. Dit betekent dat gebruikers kunnen blijven werken met de interface en functionaliteit van SharePoint, maar gelijktijdig profiteren van de extra voordelen van effectieve en beveiligde document- en gegevensopslag die door Therefore worden geboden. Doordat Therefore TM de omvang van de Sharepoint database reduceert, blijven toegangstijden minimaal ongeacht het volume aan gegevens dat wordt opgeslagen. Integratie met Windows applicaties Therefore integreert met vele Windows applicaties, waaronder PowerPoint, Word en Excel. Het systeem slaat document en de bijbehorende index-data op met behulp van de standaard menu s in de Windows applicaties. Therefore verzorgt de volledige revisiecontrole en een complete audit historie. SAP integratie Therefore is direct te integreren in uw bestaande SAP systeem. Het functioneert als de centrale ontvangstbalie van bedrijfskritische gegevens en maakt het gemakkelijker om deze gegevens te delen en er op te reageren. Bewaren van Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, is het vaak van belang om s te kunnen auditten. Therefore stelt u in staat uw s gemakkelijk, veilig en beveiligd op te slaan. Microsoft Exchange Therefore kan s en de bijlagen automatisch opslaan in het Therefore documentarchief zonder aanpassing aan de Microsoft Outlook interface. IBM Lotus Notes Therefore geeft gebruikers toestemming s en bijlagen op te slaan in het documentarchief. * Diverse workflows zijn standaard geïntegreerd in de Therefore Business Edition.

8 Specificaties: Therefore Edition Workgroup Edition Business Edition 5-10 gebruikers 5+ gebruikers Server Windows XP, Vista 32-bits Windows Server 2003 Windows Server 2008 Windows Server bits Windows Server bits Multi-servers op verschillende locaties Client Windows XP, Vista 32-bits Microsoft IE 6 en hoger (toegang tot web) Mozilla Firefox 1.04 en hoger (toegang tot web) Meertalige ondersteuning Instelbare schermen (Navigator & Viewer) Workflowintegratie Therefore document workflow GUI drag & drop workflow designer Beveiliging & rechten Windows beveiligingssysteem Therefore rechtenserver Documentadministratie Versiebewaking Digitale handtekeningen Aantekeningen (TIFF documenten) Beheer van retentieperiode (ILM) Documentformaten Generiek bestandstype Enkelvoudig/Multipagina TIFF PDF, Doorzoekbaar PDF en PDF/A Oospronkelijk bestandstype (elektronische documenten) Database Microsoft SQL Server 2005/2008 Microsoft SQL Server Express Edition 1 ORACLE 9 of later IBM DB2 8 of later Opslag Algemene typen (bijvoorbeeld. DAS,NAS,SAN & lokale RAID) Scanintegratie Therefore Capture Client (barcode/ocr) Additionele scanintegratie Kofax Capture Therefore MFP Application ecopy ShareScan ecopy Desktop Plaatsing van batches Spoolfile parsing (COLD) ASCii tekst, normale tekst, XML & PDF Archivering van Microsoft Outlook Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Third party integratie Microsoft Office Windows Explorer Microsoft Dynamics NAV SAP R/3 Microsoft SharePoint Server 2007 Plug-ins van third party leveranciers PlanetPress Custom integration Therefore API 1 Voor grote installatie gelden door Microsoft gehanteerde beperkingen. Neem voor meer informatie a.u.b. contact op met Microsoft. Microsoft, Windows, Vista, Windows Server, Outlook, SQL Server, SharePoint, NT, Excel, Internet Explorer en PowerPoint zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. ecopy, ShareScan en Desktop zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van ecopy, Inc. SAP en R/3 zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van SAP AG in Duitsland en in diverse andere landen. Oracle is een geregistreerd handelsmerk van Oracle Corporation en/of haar dochterondernemingen. IBM, DB2 en Lotus Notes zijn geregistreerde handelsmerken van International Business Machines Corporation in de Verenigde Staten, in andere landen of beide. PlanetPress is een geregistreerd handelsmerk van Objectif Lune Inc. Kofax Capture is het handelsmerk of geregistreerde handelsmerk van Kofax, Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. Mozilla en Firefox zijn de geregistreerde handelsmerken van de Mozilla Foundation. Canon Inc. Canon Europa Dutch Edition 0134W369 Canon Europa 2009 (0509) Canon Nederland N.V. Neptunusstraat JA Hoofddorp Tel Fax Canon Belgium NV/SA Berkenlaan Diegem Tel Fax