Intelligente documentoplossingen

Transcriptie

1 Intelligente documentoplossingen Therefore you can

2 Met Therefore kunt u machtigingen instellen voor toegang en archivering van alle typen documenten. Snelle toegang tot belangrijke informatie maximaliseert efficiënt werken Het direct toegang hebben tot relevante informatie is van levensbelang voor uw organisatie en vormt de basis voor effectieve besluitvorming. Het is dan ook frustrerend dat mensen gemiddeld vier uur per week op zoek zijn naar informatie *. Therefore maakt snel een einde aan deze verspilling van tijd en energie met een gemakkelijk te implementeren systeem voor het opslaan en terugvinden van informatie, zodat iedereen rechtstreeks toegang heeft tot alle gegevens die op dat moment nodig zijn. Efficiënt, economisch en absoluut veilig. TRIBUTE THEREFORE OLLABORATE Gemakkelijk archiveren met Therefore Therefore stelt u in staat een elektronische archiefkast samen te stellen voor al uw zakelijke informatie. Hiermee kunt u tekst, beeldmateriaal, documenten, rapporten, facturen en andere bedrijfskritische gegevens vastleggen, ordenen en weer CAPTURE oproepen. Het terugvinden van de opgeslagen gegevens gaat eenvoudig via een universele interface en kan zelfs via het web, zodat medewerkers zich met een minimale training snel een veel effectievere SERVER manier van werken eigen maken. RETRIEVE STORE *AIIM Europe 2009 SEARCH Elektronisch archiveren van alle soorten informatie Informatie komt vandaag de dag in vele vormen voor en is afkomstig van een groot aantal verschillende bronnen. Met Therefore is dat geen enkel probleem. Papieren documenten, elektronische bestanden, streepjescodes en s u kunt ze allemaal moeiteloos beheren met Therefore. Met Therefore Anywhere kunnen gebruikers documenten zoeken, bewerken en bekijken terwijl ze niet verbonden zijn met een Therefore server. Wanneer er opnieuw verbinding gemaakt wordt met de server, worden alle wijzigingen gesynchroniseerd. Medewerkers kunnen zelfs wanneer ze weg zijn van kantoor dankzij deze functie documenten openen en bewerken. 2

3 Extra beveiliging en flexibiliteit Met Therefore kunt u de beveiliging van uw informatie nauwkeurig en eenvoudig optimaliseren door aan individuele gebruikers specifieke toegangsrechten te geven. Beheerders kunnen bedrijfsregels centraal configureren en controleren wie toegang heeft gehad tot een specifiek document of alle documenten volgen die door een gebruiker zijn geraadpleegd. Ook kan aan elk document automatisch een digitale handtekening worden toegevoegd. Voorschriften naleven Met het nieuwe bewaarbeleid kunt u uw zakelijke activiteiten uitvoeren conform de eisen die aan documentcompliance worden gesteld. Documenten kunnen na een opgegeven periode automatisch worden verwijderd en oude versies automatisch worden vernietigd. Passend bij uw onderneming Therefore is een volledig schaalbare oplossing vanaf instapsystemen met één gebruiker tot een bedrijfsomvattend systeem voor duizenden gebruikers. Therefore wordt op een centrale plaats in uw bedrijf geinstalleerd waarbij alle nevenvestigingen toegang tot de applicatie hebben. Gebruikers, scanners en MFP s (multifunctionele printers) kunnen allemaal worden toegevoegd om mee te groeien met uw onderneming. Therefore stelt u in staat tekst, beeldmateriaal, documenten, rapporten, facturen en andere bedrijfskritische gegevens vast te leggen, te ordenen en weer op te roepen. 3

4 Therefore veroorzaakt een revolutie in de manier waarop binnen uw onderneming informatie wordt beheerd en gedeeld. Uw medewerkers hoeven geen ervaring te hebben met documentbeheer om bij te dragen aan de verbetering van het beheer en het delen van informatie in uw bedrijf. Het vastleggen, opslaan, terugvinden en verwerken van informatie is volledig intuïtief, zodat elke pc-gebruiker zich deze veel effectievere manier van werken snel eigen zal maken. Iedereen kan nu eenvoudig vinden wat men nodig heeft Zoeken, sorteren en groeperen Het zoeken naar informatie is voor gebruikers net zo eenvoudig als een zoekopdracht op internet. Zoeken in volledige tekst levert naast goede zoekresultaten zelfs tekst uit beeldbestanden op. Zoekresultaten worden weergegeven op dezelfde wijze als bij de populaire internetzoekopdrachten. Zeer intuïtief. Therefore Navigator stelt u in staat zoekopdrachten in real-time te verfijnen en meerdere resultaten tegelijk te bekijken. Zoekopdrachten kunnen ook worden opgeslagen als algemene of lokale sjablonen, die u desgewenst kunt aanpassen aan uw specifieke behoeften. OCR-ondersteuning De toonaangevende OCR engine in Therefore maakt het mogelijk om gescande documenten op te slaan als doorzoekbaar PDF of PDF/A. In deze bestanden kunt u snel en eenvoudig zoeken naar tekst. Bekijken, verzenden, wijzigen en afdrukken Met Therefore Viewer kunnen in Therefore opgeslagen documenten worden weergegeven, zodat ze kunnen worden bewerkt, gedistribueerd of afgedrukt. De originele applicatie waarmee het document is gemaakt, kan worden gestart zodat u gebruik kunt maken van alle functies binnen de applicatie, inclusief de bewerkingsfuncties. Vastleggen, indexeren en archiveren Documenten zijn snel te scannen met een Canon MFP of DR Scanner. De Therefore Capture Client, met streepjescode- en OCR-functionaliteit, maakt automatisch indexeren mogelijk zodat u tijd bespaart. Met beeldverbeteringsfuncties kunt u zelfs de kwaliteit van het gescande bestand verbeteren. 4

5 Therefore Online Cloud computing is een aantrekkelijke oplossing voor organisaties die een alternatieve investering voor hun ITinfrastructuur zoeken. Deze service vereist geen beheer of onderhoud en biedt u de flexibiliteit om snel het aantal gebruikerslicenties en de documentopslag te vergroten wanneer dat nodig is. Therefore Online biedt dezelfde functionaliteit als de software uit de doos, maar wordt in plaats van in uw netwerk op een zeer goed beveiligde internetlocatie geïnstalleerd. Door de lage opstartkosten en maandelijkse betalingen is dit financieel haalbaar, zelfs voor bedrijven met een krap budget. Therefore Online is daarnaast eenvoudig te integreren in uw huidige workflow en de bestaande imagerunner ADVANCE multifunctionals. Therefore Online bevat functies voor het vastleggen, indexeren, zoeken en opslaan van informatie. Gebruikers met een internetverbinding hebben op ieder moment en iedere plaats toegang tot documenten. Nadat u zich met uw account bij Therefore Online hebt aangemeld, voert u uw taken uit zoals u gewend bent. Ondersteuning voor mobiele apparaten Therefore webtoegang is geoptimaliseerd voor de kleinere schermen van mobiele apparaten, zoals de ipad en ondersteunde smartphones. Gebruikers kunnen vanaf iedere plaats die internettoegang biedt documenten bekijken en deelnemen aan werkprocessen. 5

6 Omdat Therefore uw huidige werkprocessen ondersteunt, is het gemakkelijk om snel een hoger rendement te behalen bij veel afdelingen binnen uw onderneming, zoals: Personeelszaken Financiële afdeling Juridische afdeling Logistieke afdeling IT-afdeling Verbeter de efficiency met Therefore Workflow Deze krachtige functie stelt u in staat meerdere werkprocessen op te zetten en zo de informatiestroom binnen uw onderneming* te automatiseren. Met bewerkbare sjablonen kunt u processen visualiseren en de drag & dropfunctionaliteit maakt het eenvoudig om papieren werkprocessen om te zetten in gestroomlijnde digitale processen. Aangezien de taken kunnen worden uitgedrukt in dagen, uren of minuten, is het gemakkelijk om te zien wie wat en wanneer doet, zodat de bottlenecks in processen snel kunnen worden gecorrigeerd. Integratie met uw huidige werkprocessen, betekent snelle resultaten Therefore zorgt voor een aantoonbare verbetering van de manier waarop u informatie gebruikt, maar nog belangrijker is dat het aandacht schenkt aan de manier waarop u nu werkt. Het hart van dit systeem wordt gevormd door de Therefore Solution Designer, waarmee u over de flexibiliteit beschikt om beleid voor documentwerkprocessen en opslag te definiëren, instellingen te beheren en nieuwe licenties te importeren. Op deze manier hebt u volledige controle over uw documenten en bent u in staat sneller de gewenste besparingen te realiseren. Naadloze integratie met Microsoft SharePoint 2010 SharePoint gebruikers kunnen profiteren van de naadloze integratie met Therefore, waarmee het digitaal vastleggen en beheren van bedrijfskritische informatie op papier wordt verbeterd. De integratie van Therefore en SharePoint formaliseert het indexeren en de opslag van documenten. Daarnaast optimaliseert Therefore TM het gebruik van de SharePoint database, waardoor toegangstijden minimaal blijven, ongeacht het volume aan gegevens dat wordt opgeslagen. Integratie met Windows applicaties op uw pc Therefore integreert met vele Microsoft Office applicaties, waaronder PowerPoint, Word en Excel. Het systeem slaat documenten en de bijbehorende indexgegevens op met behulp van de standaardmenu s in de Windows applicaties. Therefore zorgt voor volledige revisiecontrole en een complete audithistorie. * Diverse werkprocessen zijn standaard inbegrepen in de Therefore Business Edition. 6

7 Therefore integreert naadloos met Microsoft Office applicaties Therefore server Multifunctioneel apparaat Back-up Bestanden Therefore Universal Connector Klanten kunnen Therefore nu integreren met Windows applicaties van derden zonder noodzaak tot programmeren. Het is mogelijk om profielen voor dialoogvensters in andere applicaties te configureren en toetsenbordsneltoetsen aan een bepaalde actie te koppelen en te gebruiken. Deze connector kan in luttele minuten worden geconfigureerd en in vele Windows applicaties met behulp van sneltoetsen worden gebruikt. De Therefore Universal Connector is verkrijgbaar in Business en Workgroup Edition en biedt gebruikers vele voordelen: Documenten zoeken die in Therefore zijn opgeslagen, terwijl u in een andere applicatie werkt. Een document scannen en opslaan intherefore en vervolgens labellen met informatie uit de applicatie van derden. Tijd besparen omdat het niet nodig is om te wisselen van applicatie om informatie te zoeken. Het automatisch vullen van velden, bevordert de nauwkeurigheid en dient het gemak van de klant door het verminderen van handmatige invoer. Documentscanner ERPapplicaties COLD/ERM Output van mainframe Gecertificeerde SAP-integratie Therefore is direct te integreren in uw bestaande SAP NetWeaver systeem. Het fungeert als de centrale opslagplaats van bedrijfskritische informatie en maakt het gemakkelijker om deze gegevens te delen en er op te reageren. Bewaren van Om te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zijn audittrails van van steeds groter belang. Therefore integreert naadloos met Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server en IBM Lotus Notes, en stelt u in staat uw s en bijlagen gemakkelijk, veilig en goed beveiligd op te slaan. Werkstation Toegang via webbrowser Integratie met ecopy ShareScan en ecopy PDF Pro Office U kunt uw informatiebeheer verder uitbreiden door integratie met ecopy ShareScan, dat gebruikers in staat stelt om documenten die op Canon MFP's zijn gescand, rechtstreeks in Therefore te indexeren en op te slaan. Daarnaast integreert Therefore ook automatisch met ecopy PDF Pro Office, waarmee u PDF's kunt bewerken om ze vervolgens meteen weer op te slaan in Therefore. 7

8 Specificaties: Therefore Workgroup Edition Business Edition Therefore Online 5-50 gebruikers 2 - ongelimiteerd aantal gebruikers 10 - ongelimiteerd aantal gebruikers Server Windows Server 2003/2008/2008 R2, (32/64-bits) Infrastructuur maakt deel Meerdere servers op verschillende locaties uit van de service Client Windows XP, Windows Vista, Windows 7, (32/64-bits) 3 Ondersteuning voor meer talen 3 UI-skins (Navigator, Viewer en Capture Client) 3 Webtoegang Internet Explorer 7.0 en hoger Google Chrome 6.0 en hoger Mozilla Firefox 3.5 en hoger Opera 9.6 en hoger, Safari 4.0 en hoger Workflowintegratie Therefore Document Workflow 3 Ontwerpen van werkprocessen in GUI met drag & drop-functionaliteit 3 Beveiliging en rechten Ondersteuning voor LDAP / SAMBA Ondertekende PDF's Windows geïntegreerde beveiliging Therefore gebruikersbeheer Documentkenmerken Offline toegang tot documenten Open bestandsindeling Content Viewer in diverse bestandsindelingen Aantekeningen (TIFF-documenten) 3 Versiebeheer (inclusief opmerkingen) Digitale handtekeningen Documentbeheer Information Lifecycle Management Audittrail Scanbestandsindelingen Single/multi-page TIFF, PDF, Doorzoekbaar PDF en PDF/A Elektronische indelingen Alle documentindelingen Database-ondersteuning (min. ondersteunde versie) Microsoft SQL Server 2005 (32/64-bits) 1 Infrastructuur maakt deel ORACLE 9i (32-bits), 10.2 (64-bits) uit van de service IBM DB2 9 (32-bits), 9.5 (64-bits) 2 Opslagondersteuning DAS, NAS, SAN en lokale RAID Infrastructuur maakt deel NetApp uit van de service Scanintegratie Therefore Capture Client (streepjescode/ocr) 3 Aanvullende scanintegratie Kofax Capture Kofax Adrenaline ondersteuning in Capture Client Therefore MFP Application ecopy ShareScan ecopy PDF Pro Office 3 Plaatsen van batches (Document Loader) Parseren van spoolbestanden (COLD) ASCII-tekst, tekst zonder opmaak, XML en PDF Archiveren van Microsoft Outlook Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Aanvullende integratie met software van derden Therefore Universal Connector Microsoft Office 3 Windows Verkenner 3 Microsoft Dynamics NAV Microsoft SharePoint Server 2010 SAP NetWeaver Plug-ins van derden Objectif Lune PlanetPress, IRIS CapturePro, IRISXtract, IRISPowerscan Aangepaste integratie Therefore API 1 Microsoft SQL Server Express wordt ook ondersteund, maar hiervoor gelden bepaalde restricties. Neem contact op met Microsoft voor meer informatie. 2 IBM DB2 Express-C wordt eveneens ondersteund, maar dit geldt uitsluitend voor de Business Edition. 3 Met lokaal geïnstalleerde client. De uiteindelijke specificaties kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. en : Alle bedrijfs- en/of productnamen zijn handelsmerken en/of gedeponeerde handelsmerken van de respectieve fabrikanten in hun markten en/of landen. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Dutch Edition 0158W611 Canon Europa N.V Canon Nederland N.V. Bovenkerkerweg XB Amstelveen Tel: canon.nl Canon Belgium NV/SA Berkenlaan Diegem Tel Fax canon.be