Document Management Made Easy

Transcriptie

1 Document Management Made Easy

2 Contentverse 8 Feature Set Wat uw branche of bedrijfsgrootte ook is, wij hebben het antwoord op uw papier problemen. Onze document management oplossing, Contentverse, biedt een zee aan waardevolle instrumenten om u te helpen elk document in uw organisatie met gemak te archiveren, te vinden en te bewerken. Contentverse biedt veel voordelen die andere content management oplossingen missen. In tegenstelling tot andere leveranciers, bieden we alle van de hierna volgende eigenschappen tegen een zeer betaalbare prijs, zodat u op de meest efficiënte en kosteneffectieve manier van start kunt. Kenmerk Alle bestandsformaten In tegenstelling tot andere Document Management systemen is Contentverse compatibel met meer dan 400 bestandsformaten. Met behulp van de Contentverse viewer, die standaard in Contentverse zit, is elk ondersteund bestandsformaat te bekijken, ongeacht of de oorspronkelijke applicatie is geïnstalleerd. Java-gebaseerde flexibele omgeving Minimale bestandsgrootte voor maximale opslag Gebruiksgemak Contentverse is het enige Document Management systeem dat kan worden geïnstalleerd in Windows-, Linux- (SuSe / RedHat) en andere omgevingen. Contentverse biedt mogelijkheden voor de opslag van bestanden die aanzienlijk kleiner zijn dan concurrerende producten, met behulp van de meest actuele en bewezen technologieën voor comprimering. Een ander kenmerk van Contentverse is het gebruiksgemak. Kosten voor opleiding en ondersteuning blijven beperkt omdat Contentverse een vrij rechttoe-rechtaan ontwerp heeft. Zodra het systeem eigen gemaakt is, is het zeer eenvoudig. Dit is zeer bevorderlijk voor het MKB. De archiefkast structuur is gemakkelijk herkenbaar en bootst uw huidige fysieke archiveringssysteem na Hoge acceptatiegraad Verfijnde interface, met de bekende Microsoft uitstraling Ontworpen voor de eindgebruiker Compatibel met meerdere servers (Windows, Linux) Archiveert alle bestandsformaten

3 Kenmerk Vertrouwd Iedereen die met Windows kan werken, kan met Contentverse werken aangezien het op dezelfde manier functioneert als het populaire besturingssysteem. Vertrouwde Microsoft uitstraling Drag and Drop functionaliteit Klik met de rechtermuisknop voor opties Automatisch herkenning van Windows mappenstructuur voor eenvoudige invoer Versiebeheer Wanneer een wijziging wordt aangebracht in een document, wordt er een nieuwe versie opgeslagen. Vorige versies worden automatisch bewaard, zodat de gebruiker overzicht houdt over alle versies van een document. Deze functie kan voor elk documenttype worden in- of uitgeschakeld en opmerkingen over herzieningen kunnen worden toegevoegd. Workflow Opslag onafhankelijk van hardware Beveiliging Workflow is een beschikbare optie voor Contentverse, die documenten automatisch aflevert aan daartoe aangewezen partijen. De aflevering kan gelijktijdig of achtereenvolgend aan meerdere personen worden uitgevoerd en is, zoals alle functies van Contentverse, zeer eenvoudig te gebruiken. Contentverse kan elke op het netwerk zichtbare opslagplaats gebruiken waardoor on-line en off-line opslag mogelijk wordt gemaakt in zowel gecentraliseerde als gedecentraliseerde omgevingen. Contentverse is het meest veilige document management systeem dat er is. Beveiliging vindt plaats op vele niveaus, waaronder de volgende: Encryptie op pagina- en optioneel op document niveau Flexibele mogelijkheden voor redactionele censuur Opgeslagen bestanden zijn beschikbaar in hun oorspronkelijke formaat, maar opgeslagen in een versleutelde vorm. Dit niveau van encryptie zorgt ervoor dat niemand deze bestanden kan openen zonder de juiste authenticatie via Contentverse Toegang voor elk niveau van Contentverse wordt bepaald door de beheerder. Aanvullende rechten en machtigingen kunnen vervolgens worden gegeven om te bepalen wat een gebruiker wel en niet kan doen met de documenten. Audit Trail houdt elke actie in Contentverse bij Print-screen preventie Tekst doorzoekbaar voor elk ondersteund document formaat Zodra geïmporteerde documenten zijn opgeslagen in Contentverse kunnen ze worden verwerkt door de Full Text Search Processor, zodat de inhoud van de tekst van een pagina gemakkelijk doorzoekbaar wordt. Het vinden van een document is eenvoudig, omdat de bestandsnaam en metadata niet langer de enige doorzoekbare velden zijn. Dit is erg populair bij eindgebruikers die nu op pagina niveau de tekst gemarkeerd vinden. In tekstdocumenten worden de resultaten gemarkeerd in de oorspronkelijke inhoud van het bestand. Dit is ook beschikbaar voor de inhoud van alle reacties die zijn toegevoegd. Met geavanceerde Booleaanse zoekopdrachten kan nog specifieker worden gezocht. Annotaties & reacties Contentverse biedt een verscheidenheid aan annotatie mogelijkheden die je gebruikelijk alleen ziet in de duurdere programma s. Hierdoor kan de gebruiker bijvoorbeeld foto s retoucheren, een watermerk maken (concept, betaald, etc.) en gebruik maken van bijvoorbeeld Sticky Notes, markeringen, hyperlinks en redactionele censuur (zie volgende punt). Op document niveau kan men daarnaast een onbeperkt aantal reacties, maximaal tekens lang, toevoegen waardoor gebruikers oneindig kunnen samenwerken aan het document. Deze reacties zijn vervolgens ook tekst doorzoekbaar. Redactionele censuur Deze annotatie functionaliteit maakt het mogelijk om gevoelige informatie met een wachtwoord te beveiligen en zo te censureren. Door deze functie binnen Contentverse te gebruiken kan de informatie worden beschermd maar niet permanent worden verwijderd.

4 Kenmerk Invoermethoden Hiermee kunnen documenten zowel handmatig als automatisch ingevoerd worden in Contentverse. Manieren om nieuwe documenten en pagina s toe te voegen zijn: Rechtsklik, kopiëren naar Rechtsklik, pagina toevoegen Drag and Drop vanaf het bureaublad Drag and Drop vanaf de Input Tray Scan rechtstreeks naar Contentverse Scan rechtstreeks naar een bestaand document Grotere partijen scannen Rechtstreeks opslaan vanuit Microsoft Office MFP integratie Geautomatiseerde import van data (zie verderop) Webserver Gegevensretentie Gebruikers kunnen toegang krijgen tot de Document Management Server van Contentverse via browsers op elk gewenst apparaat, van laptops tot tablets en telefoons. Dit is één van de vele standaard functies in Contentverse. Gebruikers kunnen een specifieke actie vastleggen voor een document, die dan na een bepaalde periode wordt uitgevoerd. De actie kan gebaseerd worden op en getriggerd worden door een reeks waarden in het document. Hierdoor wordt het handmatig doorlopen van oude content overbodig. Mogelijke acties: Alleen-lezen instellen Het document naar een andere map verplaatsen Rapportage genereren Verwijderen Verwijderen en opschonen Geen verdere actie nemen Audit trail Het systeem houdt een overzicht bij van alle acties die door gebruikers op het systeem worden uitgevoerd. De beheerder kan hiervan een uitgebreid rapport genereren, afdrukken en opslaan. Rechtstreekse integratie met MS Office Integratie met andere applicaties Hiermee kan een bestand in het oorspronkelijke formaat direct worden opgeslagen naar Contentverse of worden gedeponeerd in de Input Tray voor latere indexering. In het geval van Outlook zorgt de integratie ervoor dat zowel de mail als eventuele attachments - in het formaat waarin ze aan de mail werden toegevoegd - worden opgeslagen. Contentverse kan bestaande hardware- en software toepassingen benutten en maakt zo eerder gedane investeringen niet overbodig. Er kan gebruik gemaakt worden van ingebouwde ondersteunings- en integratiemogelijkheden. Daarnaast is maatwerk integratie mogelijk voor bedrijfskritische applicaties. Mogelijke ondersteuning en integratie: TWAIN compatible scanners ISIS compatible scanners Opslag onafhankelijk van hardware MS Office integratie Integratie met software voor het verwerken van formulieren Snelkoppelingen Gebruikerspecifieke snelkoppelingen kunnen worden gemaakt voor elke map binnen Contentverse. De gebruiker kan zelf een snelkoppeling creëren naar een specifieke locatie waardoor hij tijd bespaart.

5 Kenmerk Meldingen Contentverse heeft een automatische meldingsfunctie bij het zich voordoen van specifieke acties. Gebruikers worden op de hoogte gesteld wanneer deze acties plaats vinden. Een melding wordt vervolgens per verzonden. Database doorzoeken Deze functie zorgt voor het eenvoudig terugvinden van gegevens uit bestaande gegevensbronnen en vanuit de Contenverse index velden, op basis van vooraf opgestelde criteria. MS Outlook Hot Folder Map eigenschappen De Contentverse koffer Met behulp van Microsoft Outlook regels kunnen documenten direct / automatisch worden gerouteerd naar Contentverse, eenvoudig via drag and drop. Dit zal voor iedereen die ooit Outlook heeft gebruikt herkenbaar zijn. Deze functie zorgt ervoor dat statische index waarden kunnen worden toegekend aan alle documenten in een bepaalde map. De beheerder kan standaarden instellen waardoor het systeem makkelijker te gebruiken is. Standaard kan een Contentverse gebruiker - met de juiste bevoegdheden - documenten uitchecken of kopiëren naar een map in een beveiligde omgeving. Wanneer deze map, die wat weg heeft van een koffer, geopend wordt heeft men toegang tot een mini versie van Contentverse met daarin de uitgecheckte of gekopieerde documenten. Uitgecheckte documenten kunnen daarin worden aangepast en opgeslagen en worden terug gezet in Contentverse. Gekopieerde documenten kunnen worden bekeken maar niet worden terug geplaatst. Nieuwe documenten kunnen niet aan de koffer worden toegevoegd. Geautomatiseerde import van data Application Enabler Hiermee kan de gebruiker automatisch documenten vanuit verschillende bronnen archiveren en indexeren naar Contentverse. Afhankelijk van welke parameters zijn ingesteld wordt de metadata verwerkt en wordt het document automatisch opgeslagen en geïndexeerd. Uitzonderingen worden apart gehouden voor validatie. Dit maakt het verwerken van grote hoeveelheden documenten uitermate efficiënt en bespaart tijd en geld. De Contentverse Application Enabler maakt de integratie met software van derden mogelijk, zonder dat specifieke kennis benodigd is van software- en programmeertalen. Webtoegang voor professionele gebruikers Professionele gebruikers kunnen - in overeenstemming met hun toegangsrechten en machtigingen - documenten benaderen vanaf elke browser met webtoegang. Dit betekent dat er ook vanaf smartphones en tablets 24/7 toegang is tot Contentverse.

6 Daarnaast ook nog... Naast de standaard functies die door Contentverse worden aangeboden, zijn tevens de volgende functies beschikbaar. Add-On Additionele Features functies voor for Contentverse Direct opslaan vanaf MFP esignature Computhink heeft samenwerkingsverbanden met vele fabrikanten van MFPs en scanners om u de mogelijjkheid te bieden direct vanaf die apparaten documenten op te slaan in Contentverse. Neem contact met ons op voor meer informatie. Contentverse biedt meerdere opties voor digitale handtekeningen: Digitaal ondertekenen middels een afbeelding - de handtekening is als afbeelding weergegeven esignature op document niveau - de handtekening moet hiervoor geregistreerd zijn bij de beheerder esignature op forensisch niveau - additionele optie waarbij de handtekening op document niveau biometrisch vergeleken wordt. Deze handtekening voldoet aan wet- en regelgeving op het allerhoogste niveau. Vragen? Kijk op onze website of neem rechtstreeks contact met ons op via of telefoon. Metastore Nederland Bredaseweg 108a 4902 NS Oosterhout Tel. +31 (0) Fax. +31 (0) [email protected]