NIEUWSBRIEF JULI 2009

Transcriptie

1 NIEUWSBRIEF JULI 2009 Graag willen wij u op de hoogte houden rondom ons softwarepakket. Controle database Om op een eenvoudige wijze te controleren of uw database foutieve of dubbel ingevoerde gegevens bevat, kunt u in Relatiebeheer een lijst afdrukken. Deze hoeft niet gegroepeerd te worden en sorteert u op Naam en vervolgens op Adres. De uitkomst van de lijst kan snel worden nagekeken en ziet u of er dubbele persoonsgegevens in uw systeem staan. Mochten dit het geval zijn, kunt u onderstaande workout gebruiken om uw database te ontdubbelen. Achtergrond Door het importeren van externe gegevens (uit andere programma s) of door foutieve invoer door medewerkers, kan het voorkomen dat sommige personen meerdere keren voorkomen in het relatiebeheer. Dit is een vervelende vervuiling van het adressenbestand. Om het adressenbestand op te schonen is er nu een functie toegevoegd om deze dubbelingen te verwijderen. De nieuwe functie wordt hierna uitgelegd met een concreet voorbeeld.

2 Stel dat de heer Jansen tot 2 maal toe is ingevoerd in het personenbestand. Vaak verschillen dubbel ingevoerde personen toch iets van elkaar. Eén van de dubbel ingevoerde personen zal de meeste gegevens bevatten. Zo heeft de 2 e heer Jansen ook een telefoonnummer. Zodra u heeft vastgesteld onder welke persoon de meeste gegevens staan vermeld gaat u naar die persoon. Onderaan het formulier bevindt zich een nieuw dropdown-menu. Deze ziet u bij ClientId en daar achter staat vervangt >. Als u hierop klikt verschijnt opnieuw de volledige lijst van personen. U kunt hier de persoon uitkiezen die vervangen dient te worden door de persoon die in beeld staat.

3 U kiest in dit geval dus voor de heer Jansen waarbij het telefoonnummer ontbreekt. Na deze keuze wordt nog voor de zekerheid gevraagd of vervanging moet worden doorgezet. Klikt u op Ok dan wordt voor alle modules de heer Jansen vervangen door de heer Jansen waar u op stond. De gekozen heer Jansen wordt daarna verwijderd.

4 Wijzigingen SWOffice tot versie Om selecties te maken, hebben wij het programma uitgebreid met een selectievakje (zie foto) Dit vakje zit in alle modules. Het werkt als volgt ; Om een willekeurige selectie te maken (voor het versturen van een brief, aanmaken etikketten e.d) zet je een vinkje in de betreffende vakjes. Wanneer alles is geselecteerd klikt u op de selectiefilter (trechter met bliksemflits) en is de selectie klaar. Om de selectie weer uit te zetten dubbelklik je op het vakje en is de selectie ongedaan gemaakt. - Alle modules (incl. relatiebeheer) hebben een aangepaste toegangstructuur gekregen. Deze is in te stellen in opties SWOffice > Medewerkers > Toegangsrechten. Hierin kunt u per module aangeven of iemand geen recht tot een module heeft, alleen leesrecht of lees en schrijfrecht. - In de correspondentie kan je nu een hele mailing verwijderen. Indien je bij 1 cliënt de correspondentie van de mailing verwijderd, dan verschijnt de vraag of je de gehele mailing wilt verwijderen of alleen de brief voor de ene cliënt. - In Relatiebeheer, tabblad Modules kan je zien in welke overleggroep je cliënten staan. Zomersluiting Van 20 juli 2009 t/m 10 augustus 2009 is het bedrijf iets minder goed bereikbaar vanwege vakantie. Er is altijd bezetting en spoedeisende zaken worden zoals gebruikelijk opgelost.

5 Applicatie hosten Wat is dat? Er zijn in Nederland meerdere kleine SWO s en ondernemingen. Vaak zijn de kosten voor aanschaf van computers en een server (hardware) en software (Windows, Office) erg hoog. Ook het systeembeheer vallen vaak hoger uit dan normaal. Dankzij de ICT ontwikkelingen en sneller internet in Nederland is het vandaag de dag mogelijk om op een andere manier je bedrijf in te richten. Hoe werkt het? Op een speciale server, welke Centa in beheer heeft, hebben wij een stukje ruimte gereserveerd voor uw organisatie. Dit houdt in dat wij uw software hierop installeren. Het enige wat u nodig heeft is een (goedkope) pc en een monitor. Geen server, geen systeembeheer of andere dure zaken komen hier aan te pas. De software welke is geïnstalleerd, kunt u gewoon vanaf uw pc op werk, maar ook uw pc thuis of waar dan ook benaderen d.m.v. een website waar u uw naam en paswoord moet invullen. Hierna komt u direct op uw werkplek uit en kunt u aan de slag. Vooral voor kleinere organisaties met meerdere vestigingen kunnen hierdoor vele honderden euro s per jaar besparen. Kijkt u verder voor prijzen en meer voordelen van het online werken!! Overzicht Prijzen Applicatie hosten 25,00 euro per gebruiker per maand (alleen applicatie hosten) - Het hosten van de SWOffice applicatie. Dit houdt in dat alleen SWOffice en het MS Office 2003 (Word,Excel,Powerpoint) pakket online staan. Andere bedrijfssoftware en staan lokaal op de pc en zijn niet online benaderbaar. 50,00 euro per gebruiker per maand (complete server, webmail, terminal server buiten de deur) - Het hosten van alle bedrijfssoftware. SWOffice, en andere programma s staan online. Er hoeft lokaal niets meer geïnstalleerd te worden, nieuwe medewerkers zijn binnen 5 minuten compleet online. Er kan overal ter wereld via internet gewerkt worden en er hoeft geen (nieuwe) server te worden aangeschaft. Er hoeven geen nieuwe dure pc s te worden aangeschaft, goedkope thin client pc s zijn voldoende.

6 Applicatiehosting levert de volgende voordelen op: Alle vrijheid doordat u overal ter wereld toegang heeft tot uw bedrijfsgegevens. Hogere productiviteit doordat medewerkers overal kunnen werken. U hoeft geen bestanden meer per / usb-stick te versturen naar medewerkers. Nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag. Geen vaste netwerkbeheerder meer nodig. Werkstations hoeven minder snel vervangen te worden. Geen hoge investeringen in servers en netwerkapparatuur. Geen omkijken meer naar het maken/mee naar huis nemen van back-up's. Geen dure licenties vereist. Uw eigen bedrijfsapplicaties of maatwerk-applicaties kunnen gebruikt worden. Bedrijfszekerheid: 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot uw gegevens. Het aantal gebruikers en licenties kan eenvoudig worden uitgebreid of verminderd. Maandelijkse vaste kosten, geen onverwachte uitgaven op ITgebied. Verlies van gegevens door diefstal van laptop is verleden tijd.

7 FAQ Wat ben ik per maand kwijt aan Applicatiehosting? Afhankelijk van het aantal gebruikers, de programma's die u wilt gebruiken en de hoeveelheid data wordt er voor u vast maandtarief vastgesteld. Het is al mogelijk om met 1 gebruiker vanaf 25,00 per maand te werken. Hoe werkt applicatiehosting nu precies? Eenvoudig gezegd staan uw programma's en gegevens op een server, welke buiten uw organisatie is geplaatst en zodra u inlogt krijgt u uw eigen bureaublad te zien. Doordat alleen het "beeld" wordt overgestuurd blijven alle gegevens op de externe server. Doordat alles centraal wordt opgeslagen kunnen alle medewerkers inloggen vanaf welke locatie dan ook, en heeft u geen omkijken naar zaken als back-up, het aanschaffen van een server, onderhoud en dergelijke. Wat als mijn internetverbinding wegvalt? Met de techniek tegenwoordig komt het nauwelijks voor dat een ADSL- of Kabel internet verbinding nog uitvalt. Mocht dit wel gebeuren dan is het handig om te weten dat u altijd via een inbel- of mobiele internetverbinding zoals UMTS gebruik kunt maken van applicatiehosting. Voor wie is applicatiehosting geschikt? Applicatiehosting is voor elk bedrijf geschikt, zelfs voor ondernemers die alleen werken. U heeft geen om kijken meer naar uw back-up, hoeft geen licenties aan te schaffen voor bijvoorbeeld Microsoft Office en kunt mobiel werken. Denk ook aan medewerkers die 's ochtends liever thuis werken, de manager die 's avonds nog even wil doorwerken en verkopers die bij de klant prijzen/product/leverinformatie wil opzoeken. Applicatiehosting is voor iedereen geschikt. Wat gebeurt er met de back-up van mijn bedrijfsgegevens? Dagelijks wordt van al uw bedrijfsgegevens door ons een back-up gemaakt, deze wordt uiterst veilig, d.m.v. encryptie, opgeslagen. Alle backups worden 1 jaar bewaard zodat het mogelijk is verwijderde of oudere versies van bestanden terug te halen. Welke software kan ik gebruiken met Applicatiehosting? U heeft toegang tot standaardapplicaties zoals Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint ons softwarepakket SWOffice maar ook uw eigen applicaties

8 Is het mogelijk bestanden over te zetten van mijn computer of laptop naar de server? Dit is geen enkel probleem. Het is mogelijk om zowel van de server uw bestanden naar de computer/laptop te kopiëren als andersom. Dit kan bijvoorbeeld makkelijk zijn als u tijdelijk geen internetverbinding geeft, zoals bij het geven van een Powerpoint presentatie. Kan ik mijn printer gewoon gebruiken? U kunt uw huidige printer gewoon blijven gebruiken. Dankzij een "universeel" stuurprogramma kunt u alle printers die op uw lokale computer zijn geinstalleerd gebruiken. Hoe veilig is Applicatiehosting? Alle verbindingen naar onze servers toe zijn versleuteld waardoor het voor buitenstaanders onmogelijk is te zien wat u aan het doen bent. Dagelijks wordt er een back-up gemaakt van alle gegevens waardoor u nooit documenten zult kwijtraken. Hoe snel is Applicatiehosting? U zult geen verschil merken in het feit dat u op afstand aan het werken bent. Sterker nog, werken met Applicatiehosting is vaak nog sneller als wanneer u op uw eigen computer werkt! Wij maken gebruik van de allernieuwste servers met o.a. snelle SCSI harde schijven. Hierdoor is het starten van programma's en het opvragen van gegevens razendsnel. Wat heb ik nodig om met Applicatiehosting te kunnen werken? Elk werkstation moet beschikken over een internetverbinding en een Windows-, Linux- of Mac OS- besturingssysteem. Meer heeft u niet nodig. Applicatiehosting is uitstekend te gebruiken op een laptop met UMTS-verbinding, hierdoor kunt u echt overal aan het werk! Mocht u nog een vraag hebben die hier niet staat, dan horen wij dat graag! Mocht u zelf graag een ingezonden stuk willen plaatsen, of een onderwerp behandeld zien in onze volgende nieuwsbrief? Stuur dan een mail met uw reactie naar info@centa.nl