Functionele Componenten

Transcriptie

1 Functionele Componenten 1

2 OCTOBOX is rule-based software die ingezet wordt voor de verwerking en afhandeling van inkomend berichtenverkeer. De software is voor meerdere doeleinden toepasbaar en richt de automatische verwerking van s effectief en efficiënt in. OCTOBOX leest functionele boxen uit (aantallen variërend van één tot oneindig) en analyseert alle inkomende berichten, inclusief bijlagen. Op basis van deze resultaten worden bewerkingen geautomatiseerd uitgevoerd; bijvoorbeeld vastlegging van metadata, converteren naar PDF of het versturen van een notificatie naar de verzender. OCTOBOX wordt ingericht op basis van vrij te definiëren businessrules. De resultaten na verwerking worden op gestructureerde wijze doorgegeven aan de achterliggende backend systemen, waar zij in behandeling kunnen worden genomen. Van ieder bericht wordt bovendien een gedetailleerde audit trail bijgehouden. Dit document geeft een overzicht van de standaard bouwstenen die gebruikt kunnen worden om de businessrules te definiëren. Voor het inrichten van OCTOBOX hoeft dus niet geprogrammeerd of gescript te worden. 2

3 IMPORTEREN Importeren vanaf IMAP Importeren vanaf Exchange Importeren in EML of MSG formaat Importeren van html/text body Ongelimiteerd aantal adressen Gebruik van black- en white lists Verplaatsen s naar een processed map Importeren van bestanden van het bestand systeem Importeren van bestanden en folders m.b.v. van trigger bestanden Recursief importeren van bestanden uit folders Importeren van specifieke (sub)mappen van een postbus Recursief importeren uit mappen Verplaatsen van s naar een fouten map Importeren van s als enkelvoudige bestanden uit het bestand systeem Importeren van bestanden uit folders volgens datum gewijzigd Importeren van bestanden via xml definities Behandelen van in Behandelen van klassieke bijlagen en inline bijlagen Behandelen van doorverwezen bijlagen Importeren en behandelen van (beschermde) zipbestanden als 1 enkel bestand Importeren en behandelen van (beschermde) zipbestanden als een lijst van bestanden Verhinderen van import van ongewenste bijlagen Opstellen van een lijst van toegelaten bijlagen Definiëren van (sub-)regels per postbus Opzetten van een zwarte-lijst Opzetten van een witte-lijst Detecteren van PDF/A, getekende, beschermde en doorzoekbare PDF bestanden Importeren op basis van resultaat van gecombineerde regels Importeren op basis van resultaat van hiërarchische regels Gebruik van AND/OR/NOT/MATCH voor het opstellen van complexe regels Verplaatsen van verwerkte s naar een verwerkte map Indicatie zetten dat een gelezen/ongelezen is Conditioneel verwijderen van berichten 3

4 CLASSIFICATIE Classificeren volgens metadata Classificeren volgens bestandsnaam, bijlagen Classificeren volgens inhoud Toewijzen van 1 of meerdere classificaties aan dezelfde documenten ANNOTATIES Toevoegen van 1D en 2D barcodes Toevoegen van document metadata Toevoegen van vaste tekst met/zonder autonummering Toevoegen van externe beelden Toevoegen van elementen op bestaande pagina's Toevoegen van elementen op tussen te voegen pagina's Instellen van grootte, leesrichting en positie BEELD BEWERKINGEN Uitvoeren van beeld opschonen Uitvoeren van beeld herschalen Toevoegen van een extern proces met bijkomende mogelijkheden Beeld compressie 4

5 DOCUMENT BEWERKINGEN Normaliseren van PDF documenten Converteren van beeld types (jpeg, png, tif, gif...) naar TIF/PDF Converteren van MS-Office documenten naar TIF/PDF Converteren van tekst bestanden (xml, csv, html) naar TIF/PDF Converteren van Excel bestanden naar csv Automatische herschalen van xls datasheets Opzetten regels voor algemene document conversie Opzetten regels voor specifieke bestandstypes Splitsen van documenten gebaseerd op classificatie Splitsen van documenten gebaseerd op uitgelezen waarden Splitsen van documenten gebaseerd op gevalideerde velden Splitsen van documenten gebaseerd op content type Samenvoegen van documenten gebaseerd op (ontbreken van) classificatie Samenvoegen van documenten gebaseerd op uitgelezen waarden Samenvoegen van documenten gebaseerd op gevalideerde velden Samenvoegen van documenten gebaseerd op bestandstype Toevoegen van externe documenten aan een Dupliceren van bestaande documenten in een Verwijderen van documenten van een bepaalde classificatie Verwijderen van pagina's van een bepaald content type Verwijderen van pagina's met bepaalde waarden Aanmaken van PDF/A bestanden Toevoegen van OCR aan PDF bestanden 5

6 (META) DATA BEWERKINGEN Toevoegen van bibliotheken om data mee te zoeken Gebruik van bibliotheken voor betere lokalisering en extractie van gezochte data Lezen van 1D en 2D barcodes Lezen van tekst, datums en getallen Lezen van data uit bijlagen Lezen van metadata van en bijlagen Lezen van data van specifieke pagina's en pagina zones Data formattering Data validatie Lezen van meerdere lijnen in 1 veld Splitsen van velden met meerdere lijnen in afzonderlijke velden Opzetten van document niveau velden Opzetten van batch niveau velden VALIDATIE Samenstellen lijst te valideren velden Aanduiden van verplichte velden Opzetten van validatie regels Opzetten van validatie formattering Groeperen van gerelateerde velden voor een meer gestructureerde validatie Ongelimiteerd aantal validatie stations Validatie onafhankelijk van het OCTOBOX platform Click en selecteer waarde van beeld naar veld (rubber banding) 6

7 NOTIFICATIES Stuur een aangepast bericht naar de verzender bij succesvol verwerken van een Stuur een aangepast bericht naar de verzender bij problemen met verwerken van een Verwittig de administrator bij problemen tijdens importeren, verwerken of export van s Verwittig de administrator bij het bereiken van de volume limieten Stuur een door met een aangepast bericht bij succesvol verwerken van een Stuur een door met een aangepast bericht bij problemen met verwerken van een Stuur een naar een specifiek adres bij succesvol verwerken van een Stuur een naar een specifiek adres bij problemen met verwerken van een WORKFLOW Bepaal de volgende stap op basis van de classificatie Bepaal de volgende stap op basis van de uitgelezen waarde op de Bepaal de volgende stap op basis van de waarde van een veld EXPORTEREN / ARCHIVEREN Archiveren van de originele Archiveren van de originele bijlagen Archiveren van de omgezette bestanden Archiveren van de verstuurde berichten Exporteren naar Kofax Capture Exporteren naar Alfresco Archiveren naar het bestand systeem Exporteren naar XML met behulp van XSL style sheets Exporteren van delen van een en/of bijlage naar verschillende bestemmingen Exporteren van de verzamelde data uit en bijlagen 7

8 Exporteren van de verzamelde data uit documenten LOGGING / STATISTIEKEN / RAPPORTAGE Logging van de serviceactiviteiten Logging van de fouten Logging van de processen Logging van de server activiteiten Rapportage tool type statistieken Proces en server statistieken Volume verbruik statistieken metadata statistieken 8

9 Colofon OCTOPBOX VERSIE januari 2017 Blauwborg B.V [email protected] 9