Handleiding Mailstore Add-in voor Microsoft Outlook

Transcriptie

1 Handleiding Mailstore Add-in voor Microsoft Outlook versie: 30 januari 2012 Het snel terugvinden van automatisch gearchiveerde s Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 1 van 13

2 Inhoudsopgave 1. MailStore Add-in / Inloggen Bladeren in archief (Browse Archive) Bericht openen (Open Message) MailStore-zoekopdracht (MailStore Search) Geavanceerd zoeken (Advanced Search) Bericht terugzetten (Restore Message) Instellingen (Settings) Inleiding De omvang van uw mailbox in Microsoft Outlook groeit naarmate u meer s maakt en ontvangt. MailStore kan s uit Outlook verwijderen, bijvoorbeeld s die ouder zijn dan een aantal maanden. De door MailStore gearchiveerde s kunt u opvragen met behulp van de MailStore Addin voor Microsoft Outlook. In deze handleiding leest u de meest voorkomende handelingen die u met de MailStore Add-in voor Microsoft Outlook zult verrichten. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 2 van 13

3 1. MailStore Add-in / Inloggen Zodra de MailStore Add-in voor Microsoft Outlook geïnstalleerd is, moet er in Microsoft Outlook een werkbalk (tot versie 2007) of een tab (in Outlook 2010) zichtbaar zijn met de naam MailStore. MailStore toolbar in Microsoft Outlook 2007 MailStore tab in Microsoft Outlook 2010 Indien u op een van de knoppen van de MailStore Outlook Add-in klikt en deze nog niet is ingesteld, dan wordt u gevraagd om in te loggen op de MailStore Server. Vraag uw IT-coördinator welke servernaam en eventuele andere gegevens u moet invullen. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 3 van 13

4 2. Bladeren in archief (Browse Archive) Klik in de MailStore Outlook Add-in op Bladeren in Archief (Browse Archive) om binnen Outlook uw persoonlijke Mailstore archief op te roepen. Uw archief verschijnt onmiddellijk of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte. De map Persoonlijk archief (My Archive) bevat alle s die werden gearchiveerd vanuit uw Outlook mailbox. Om de s in een specifieke submap te kunnen zien klikt u op de naam van de submappen. Zodra u bij een map gekomen bent die s bevat, dan verschijnen deze s in het venster onder de mappen (zie ook: Bericht openen). Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 4 van 13

5 3. Bericht openen (Open Message) Om gebruik te kunnen maken van Microsoft Outlook-functies zoals afdrukken, doorsturen en beantwoorden, selecteert u een en klikt u op Bericht openen (Open Message). De wordt dan geladen uit het MailStore archief en weergegeven in Outlook, onmiddellijk of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte. Opmerking Wanneer u een selecteert zonder daarna op Bericht openen (Open Message) te klikken, dan wordt er alleen een preview van de weergegeven. Houd er rekening mee dat afbeeldingen en speciale opmaak in de preview niet worden weergegeven. s in preview kunnen ook niet worden doorgestuurd of beantwoord. PREVIEW Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 5 van 13

6 4. MailStore-zoekopdracht (MailStore Search) Voer in het veld MailStore-zoekopdracht (MailStore Search) één of meer trefwoorden in en druk op ENTER om specifieke s op te vragen die zich in MailStore bevinden en aan uw zoekopdracht voldoen. De resultaten van uw zoekopdracht worden dan weergegeven. Opmerking Deze functie is vooral geschikt voor eenvoudige zoekopdrachten. Als alternatief kan Geavanceerd zoeken (Advanced Search) worden gebruikt (zie hierna). Zoeken met woorden Om alle s te tonen die een woord bevatten dat begint met bepaalde karakters, gebruik het jokerteken (*). Bijvoorbeeld: auto* dit resulteert in: auto, automatic, automobile etc. Zoeken met zinnen Om te zoeken naar woorden die achter elkaar en in een bepaalde volgorde staan, gebruik aanhalingstekens (""). Bijvoorbeeld: "Microsoft Windows" Dit resulteert in s met Microsoft Windows maar niet met Microsoft Office of Windows Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 6 van 13

7 Beperken met velden Het zoeken met woorden of zinnen kan beperkt worden tot speciale velden. Bijvoorbeeld: subject:news only in Subject only in From only in To only in Cc only in Bcc Uitsluiten van woorden Het zoeken kan ook beperkt worden door specifieke woorden aan te geven die niet in de s mogen voorkomen. Gebruik hiervoor het minteken, bijvoorbeeld: ZDNet -download-tip Dit resulteert in alle s van ZDNet die niet het woord download-tip bevatten. Combineren van zoekopties Alle hiervoor beschreven zoekopties kunnen worden gecombineerd. Bijvoorbeeld: ZDNET -"Daily Update" Dit resulteert in alle s van ZDNet die niet de achtereenvolgende woorden Daily Update bevatten. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 7 van 13

8 5. Geavanceerd zoeken (Advanced Search) Klik op Advanced Search als u niet alleen wilt zoeken op de inhoud van archiveerde s in MailStore, maar bijvoorbeeld ook op parameters zoals datum, plek en grootte. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 8 van 13

9 Zoeken naar (Search for) Voor het veld Search For gelden dezelfde zoek-opties als hiervoor besproken bij MailStorezoekopdracht (MailStore Search). Zoek-opties onder "Uitgebreid zoeken (Extended Search) Onderwerp (Subject) Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in het onderwerp van een . Standaard staat deze optie aan. Afzender/Geadresseerde (Sender/Recipient) Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in de velden "From", "To", "Cc", and "Bcc". Standaard staat deze optie aan. Tekst van bericht (Message body) Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in het berichtveld van s. Standaard staat deze optie aan. Bestandsnaam van bijlage (Attachments File Names) Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in bestandsnamen van attachments (bijlagen). Standaard staat dit aan. Inhoud bijlage (Attachment Contents) Met deze optie kunt u aangeven te willen zoeken in de tekst van attachments (bijlagen). Standaard staat deze optie aan. Zoek-opties onder Algemeen (General) Map (Folder) Met deze optie kunt u een specifieke MailStore map selecteren waarin u naar e- mails wilt zoeken. Standaard wordt gekeken naar alle mappen. Inclusief submappen (Include subfolder) - Met deze optie kunt u aangeven of u tevens in sub-mappen van de hierboven genoemde MailStore map naar s wilt zoeken. Standaard wordt gekeken naar alle sub-mappen. Van (From) - Met deze optie kunt u gericht zoeken naar s met bepaalde informatie in het veld "From". Bij dit veld gelden dezelfde zoek-opties als besproken bij MailStore-zoekopdracht (MailStore Search). Aan/CC/BCC (To/Cc/Bcc) - Met deze optie kunt u gericht zoeken naar s met bepaalde informatie in de velden "Aan" (To), "CC", and "BCC". Bij dit veld gelden dezelfde zoek-opties als besproken bij MailStore-zoekopdracht (MailStore Search). Datum (Date) - Met deze optie kunt u een specifieke periode kiezen waarbinnen u naar s wilt zoeken. Bij de optie Aangepast (Custom) kunt u de start- en eindtijd handmatig invoeren. Standaard wordt gekeken naar s van elke datum. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 9 van 13

10 Zoek-opties onder "Uitgebreid (Extended) Berichten met/zonder bijlagen (Messages with/without attachments) Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken in s met attachments (bijlagen) of in s zonder attachments. Met beide opties geselecteerd (standaardinstelling) of beide opties nietgeselecteerd, heeft uw zoekopdracht betrekking op alle s in MailStore. Opmerking Achtergrondplaatjes in s kunnen ook door MailStore ook als attachments (bijlagen) worden beschouwd. Grootte (Size) - Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken naar s met een bepaalde grootte (size). Standaard wordt gekeken naar alle s ( Any Size ), maar u kunt ook een andere optie kiezen uit het menu, waarna u de minimale of maximale grootte kunt invoeren, of de twee waarden kunt invoeren waartussen de grootte van s mag liggen. Prioriteit (Priority) Met deze optie kunt u aangeven of u wilt zoeken naar s met een bepaalde prioriteit, ingesteld door de verzender. Start de Zoekopdracht Als u alle zoekcriteria heeft ingevuld dan klikt u onderaan op Zoeken ( Search ). De resultaten van uw zoekopdracht worden dan getoond in een lijst. Start een nieuwe zoekopdracht Om uw zoekinstellingen te wissen klikt u op Nieuwe zoekopdracht ( New Query). Alle zoek-opties worden dan op hun standaardwaarden gezet, waarmee alle s in uw archief worden doorzocht. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 10 van 13

11 Het opslaan van een zoekopdracht Zoekinstellingen die u vaker wilt gebruiken kunt u opslaan met Opslaan als (Save As) en vervolgens weer oproepen met Open. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 11 van 13

12 6. Bericht terugzetten (Restore Message) Voor het terugzetten van een gearchiveerde naar Outlook, gaat u als volgt te werk: 1. Zoek de in het archief en open het. 2. In de MailStore Outlook Add-in, klik op Bericht terugzetten (Restore Message). 3. Sleep het envelop-icoontje (zie onder) naar een Outlook map. (U kunt s ook naar een Windows Verkenner-map slepen) De wordt onmiddellijk in de map geplaatst, of na een paar seconden, afhankelijk van de grootte. Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 12 van 13

13 7. Instellingen (Settings) Standaard maakt de MailStore Outlook Add-in gebruik van dezelfde regionale instellingen als Outlook. De regionale instellingen kunnen ook handmatig door u worden ingesteld met de optie Instellingen (Settings). Zodoende kunt u bijvoorbeeld de gewenste taal van MailStore instellen of de gewenste datum-/tijdnotatie. Einde Handleiding Handleiding MailStore Add-in voor Microsoft Outlook Pagina 13 van 13