DBFACTw Integratie met SMARTdoc. <2010> TML bvba

Transcriptie

1 DBFACTw Integratie met 2/02/2010

2

3 Contents 3 Table of Contents Foreword Installatie... 6 Procedure PRO 7... SERVER 7 Template voor... DBFACT 8 2 Instellingen Licentie DBFACTw... PRO 13 Licentie DBFACTw... SERVER 15 Barcodes... (etiketten en layouts) 17 Instellingen... op docum ent-niveau 19 3 Werking Doorsturen... docum enten 21 Archiveren... gescande docum enten 24 Afdrukken... archiefetiketten 26 Archief database buiten DBFACTw 28 Archiveren... op CD/DVD 29 5 FAQ... 30

4 4 1 Digitaal Archief De DBFACTw- module is onze zogenaamde 'light' oplossing voor het verhaal omtrent het digitaal archiveren. Met deze module wordt het mogelijk om alle door DBFACTw aangemaakte documenten digitaal te gaan archiveren. Tevens wordt het mogelijk om beelden in te scannen (i.c.m. scanner) en deze te koppelen (digitaal) aan de door DBFACTw aangemaakte documenten. Met deze module voldoen we aan de wensen van KMO's die niet de zwaardere investering wensen te dragen die bij de implementatie van een digitale archiverings-oplossing zoals DocRoom komt kijken maar toch de stap willen nemen naar een digitaal archief. Wie met deze module wenst te werken kan dus: 1. Automatisch archiveren van door DBFACTw aangemaakte documenten Automatisch koppelen en archiveren van ingescande beelden aan documenten gegenereerd in DBFACTw Verschillen-MATRIX tussen DocRoom en DocRoom Bewaren van door DBFACTw gemaakte documenten Bewaren van gescande documenten op documentniveau Archiveren op artikel- en relatieniveau PRO Voorstelling van het archief in een virtuele folder Gebruik van het digitale archief buiten het netwerk Documenten te beveiligen met rechten op active directory OCR op documenten (server) onbeperkt (FULL SQL) 4 GIG (SQL Epress) of FULL SQL 4 GIG (SQL Epress) of FULL SQL Maken van backup op WORM Office integratie Verwittiging indien documenten aan archief toegevoegd OCR op documenten (scanner) Opslagcapaciteit van documenten SERVER 24

5 Afzonderlijke server vereist Drag & Drop functionaliteit naar het digitale Archief 5

6 6 1.1 Digitaal Archief Installatie De installatie van deze module dient altijd te worden uitgevoerd door ons of door een erkende Partner van ons. Voor de installatie zelf, het eventuele aanpassen van de gebruikte layouts en de korte opleiding in het gebruik van deze module mag u rekenen op een halve dag voor de PRO versie inclusief training in het gebruik hiervan. De installatie en training van de server toepassing neemt ongeveer een dag in beslag Nadien kan u volledig zelf aan de slag en kan u de functionaliteiten die u nodig heeft en die mogelijk zijn met deze module volledig zelf beheren. Binnen onderscheiden we 2 verschillende mogelijke manier van werken. Het gaat hier dan ook over 2 verschillende modules met elk hun eigen prijskaartje. 1. PRO: Deze licentie kan slechts op één PC in het netwerk worden geïnstalleerd. De gebruiker van deze PC is dan ook automatisch de beheerder van het digitale archief dat wordt aangemaakt door en DBFACTw. Op deze PC en enkel op deze PC kan het Digitale Archief worden gebruikt, dwz. het consulteren, het aanmaken en het beheren van het Digitale Archief kan enkel op deze PC. 2. SERVER: Met deze licentie kan je standaard met 5 PC's het Digitale Archief gebruiken. In de praktijk zal het scannen van de documenten meestal slechts op één PC gebeuren en dit betekent dus dat u nog op 4 andere geïnstalleerde PC's het Digitale Archief kan gebruiken. Het consulteren, het aanmaken en het beheren van het Digitale Archief kan op 5 PC's.

7 1.1.1 Procedure Hier wordt dan de installatieprocedure beschreven voor PRO gerefereerd naar een etern installatie-document en SERVER 7 of PRO Installeer PRO op het werkstation. Bij elke installatie van PRO zal, indien nog niet voorhanden, SQL Epress worden mee geïnstalleerd. Er zal worden gevraagd naar de licentie-sleutels en na ingave van deze zal PRO geïnstalleerd zijn SERVER Na de installatie van op de server is het van belang dat in de eigenschappen van de correcte gegevens worden ingevuld. IP Adres Hier wordt het lokale ip-adres ingegeven. In de meeste gevallen is dit LDAP Path Locatie waar de active directory gegevens kunnen worden teruggevonden. LDAP Username De gebruiker die rechten heeft om de active directory gegevens uit te lezen LDAP Password Het paswoord van die gebruiker

8 8 Digitaal Archief Na de installatie van PRO op de verschillende werkstations 7 in het netwerk is het nog van belang om te verwijzen naar het IP-adres van de server. Enkel op die manier zal er worden verwezen naar dezelfde databank wat enorm belangrijk is voor een correcte werking. Ook dient u hier nog de correcte 'WatchFolder' in te stellen en dit per werkstation Template voor DBFACT Het is noodzakelijk een template te gebruiken die de documenten op basis van de door DBFACTw gegenereerde barcode kan herkennen. Onderstaand een voorbeeld van deze XML file. Je kan deze bv. DBFACTw.ml benoemen en hem vervolgens slepen op de applicatie. Dit zou voldoende moeten zijn. Waarschijnlijk moet je nog wel een kleine aanpassing doen in deze XML file vermits de 2 directories waarvan hier sprake niet noodzakelijk op de 3de (directory = ) of 4de (directory = BARCODE) staan. Bv. Indien de directory 'BARCODE' niet op het 4de niveau staat dan dient het aantal directories te worden geteld en dient deze waarde te worden aangepast. Bij ons staat de BARCODE directory op het 4de niveau ( N: \TML DOCS\Overhead\Smartdoc\BARCODE) <?ml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <Template Name="DBfact documenten" Description="DBfact documenten" Type="Archive" Version="1"

9 Producer="" Author=" Team" Group="Archive"> - <Indees> - <Inde Name="Barcode" Description="" IsFlowTemplate="False" IsSecurityTemplate="False"> <Validation Type="Path" Data="4" /> </Inde> </Indees> - <Recognitions> - <Recognition Name="RecEt" Description=""> <Validation Type="Metadata" Data="file.etension" Content=".pdf" /> </Recognition> - <Recognition Name="Smartdoc" Description=""> <Validation Type="Path" Data="3" Content="Smartdoc" /> </Recognition> </Recognitions> </Template> 9

10 Digitaal Archief Instellingen Uiteraard is het van belang vooraleer u kan starten met deze module dat deze actief staat in uw licentie. In de licentie (direct-menu 580) wordt gewerkt met een module voor een PRO installatie en een module voor een SERVER installatie. Het is uiteraard belangrijk dat de correcte module wordt gekozen. Kies hieronder de gewenste koppeling. Licentie PRO 13 Licentie SERVER 15 Parameter Modules Vervolgens dient u in de Parameter Modules die u kan aanroepen via direct-menu 31 nog een instelling te doen. Hier dient u de locatie van de watchfolder te definiëren. De checkbo Archivering dient aan te staan in DBFACTw. Deze parameter zorgt ervoor dat bij elk document dat

11 11 wordt aangemaakt in DBFACTw een unieke key wordt weggeschreven in een bepaalde database die er op zijn beurt vervolgens voor zorgt dat een (latere) koppeling op document-niveau mogelijk wordt. Vervolgens dient u ook nog aan te geven welk type van archivering actief staat in uw dossier. Indien u heeft aangekocht dan dient dit hier ook te worden geselecteerd. Locatie watch-folder in deze directory worden de ingescande beelden geplaatst die worden afgeleverd door de scanner. Deze locatie kan u zelf bepalen maar is een directory op het netwerk. Deze locatie dient ook in zelf te worden ingesteld. Werkstation instellingen Voor het raadplegen van documenten in het Digitale Archief van is het noodzakelijk dat het programma actief is. Om dit niet altijd manueel te moeten doen kan het raadzaam zijn in te stellen dat moet worden opgestart bij het starten van DBFACTw. Via de Werkstation configuratie die u kan opstarten via direct-menu 25 kan u op het tabblad Algemeen behorend aan het correcte werkstation de checkbo behorend aan de omschrijving 'automatisch opstarten ' desgewenst aanvinken.

12 12 Digitaal Archief Locatie.ee Vul hier het path in van de installatiefolder van. Dit is belangrijk om in te geven zodanig dat DBFACTw dit programma apart kan starten indien dit noodzakelijk zou zijn. Het is van belang in een server-installatie dat op elke PC waar is op geïnstalleerd dat dit overal dezelfde locatie heeft!!!!!!!!!! C:\program files\smartdoc 2 Locatie automation-folder Deze folder wordt gebruikt om de activiteit voor het tonen van het gevraagde document te triggeren. Deze locatie dient te worden ingesteld op: C:\Program Data\\Automation (Windows VISTA en Windows 7) C:\documents and settings\all users\application data\smartdoc\automation (Windows XP) Let op: Het kan zijn dat deze folder standaard 'hidden' staat waardoor je deze niet kan selecteren.

13 Licentie DBFACTw PRO In het licentiescherm (direct-menu 580) dient u de module PRO te selecteren... Vervolgens dient u in de werkstationinstellingen in DBFACTw (direct-menu 25) in te stellen welk station in het netwerk moet fungeren als archief-pc. Dit is dus de computer waarop de installatie van PRO is uitgevoerd.

14 14 Digitaal Archief

15 Licentie DBFACTw SERVER In de licentie (direct-menu 580) dient u de module SERVER te selecteren. Bij een standaard installatie zullen 5 stations in het netwerk kunnen fungeren als ARCHIEF-PC. U kan dit uiteraard verhogen, maar weet dan dat deze etra stations supplementair zullen worden gefactureerd. Vervolgens dient u voor elke PC die zal worden gebruikt als archief PC de werkstation-instellingen aan te passen.

16 16 Digitaal Archief

17 Barcodes (etiketten en layouts) Een Archiefetiket is het etiket dat wordt gebruikt voor het digitale archief. Op dit etiket wordt ondermeer de barcode afgedrukt die de unieke link is tussen een bepaald object in DBFACTw (relatie, artikel, factuur, prijsofferte,..) en het digitale archief zelf. Door gebruik te maken van dit Archiefetiket en dit m.a.w. op een papieren document te kleven (of te voorzien) vertellen we eigenlijk aan het archief, of de scanner, om het document dat voorzien is van dit archiefetiket (met daarop de unieke barcode) te koppelen aan het daarop vermelde object in DBFACTw. Een archiefetiket kan er bv zoals onderstaand uitzien... Dit archiefetiket vertelt ons dat het gaat over document dat we willen koppelen aan het object, factuur (FAC) met nummer die is aangemaakt op 27/08/2008 op relatie 'Herr Seele'. Als we m.a.w. dit archiefetiket kleven op een papieren document en we scannen dit document vervolgens in dan zal dit ingescande document worden gekoppeld aan de hierboven vermelde factuur. Archiefetiketten kunnen dus m.a.w. worden gebruikt om eterne documenten, notities te koppelen aan verschillende objecten uit DBFACTw. Het afdrukken van deze archiefetiketten kan op 2 manieren: 1. Ofwel drukken we dit archiefetiket af vanuit het gewenste object in DBFACTw via de button <Archief> ofwel 2. Drukken we dit etiket of etiketten af via direct-menu 634. Deze optie laat toe om een serie van archiefetiketten af te drukken

18 18 Protip Digitaal Archief Soms is het ook aan te raden om onmiddellijk op uw gebruikte layouts de barcode die wordt gebruikt af te drukken. Dit kan nagenoeg in alle documenten in DBFACTw, maar is bv bijzonder handig om te voorzien op uw prijsoffertes of bestelbonnen klant. Indien deze dan bv voor akkoord opnieuw worden doorgefat en deze zijn ondertekend door de klant of voorzien van notities kunnen deze op die manier snel worden gekoppeld in DBFACTw via de scanner. Een document dat voorzien is van de archiefbarcode kan er bv zo uitzien (in dit voorbeeld onderaan de afgedrukte factuur voor de klant

19 Instellingen op document-niveau In de documenttypen die u kan aanspreken via direct-menu 11 kan u per document bepalen wat er dient te gebeuren indien een document wordt bewaard in DBFACTw. Automatisch bewaren van PDF Actief: De optie om automatisch een PDF van het document te archiveren is voorzien Default: Bovenstaande optie staat ook actief Deze instelling zal voornamelijk worden gebruikt indien het een noodzaak is om het originele beeld, zoals het bestaat in DBFACTw, door te sturen naar het Digitale Archief. Bv. Verkoopfacturen, Indien u bv. uw verkoopfacturen wenst te archiveren, of m.a.w. digitaal wenst te bewaren, dan kan het interessanter zijn dit te doen per periode (bv. per maand). Immers het wegschrijven van het PDFdocument neemt ook tijd in beslag die u misschien liever uitstelt naar een latere periode. U kan dit dan doen via de archiefwerklijst. Automatisch afdrukken van archiefetiket Actief: De optie om automatisch een PDF van het document te archiveren is voorzien Default: Bovenstaande optie staat ook actief Deze instelling zal voor heel wat documenten actief staan maar zal zeker actief staan voor het documenttype Aankoopfactuur vermits u na inboeking van uw aankoopfactuur automatisch een archiefetiket wenst af te drukken om dit te kunnen kleven op uw origineel van uw leverancier ontvangen aankoopfactuur.

20 Digitaal Archief Werking Indien deze module geïmplementeerd is in uw dossier dan kan u volgende zaken gaan gebruiken. 1. Doorsturen van documenten naar het digitale archief gegenereerd in DBFACTw Archiveren van gescande documenten aan documenten gegenereerd in DBFACTw 24

21 Doorsturen documenten Zoals vermeld kan u onmiddellijk documenten aangemaakt in DBFACTw doorsturen naar het digitale archief van. Om het uzelf gemakkelijk te maken kan u per document instellen wat er dient te gebeuren bij het bewaren van een document in DBFACTw. We nemen als voorbeeld een offerte aangemaakt in DBFACTw... Na het aanmaken van de offerte en het drukken op de button <Opslaan> kom je in een tussenliggend scherm waar je, afhankelijk van de document-instellingen 19, kan bepalen wat er moet gebeuren voor het digitale archief met. Na het bewaren van het document wordt er een PDF document weggeschreven naar het archief. Na het wegschrijven van het document naar het digitale archief van kan dit ook daar worden teruggevonden. Consulteren van het document in het digitale archief van Het document kan ondermeer worden geconsulteerd via de button <Verleden> op de relatie-fiche.

22 22 Digitaal Archief Na het kiezen voor Archief opvragen wordt het gevraagde document geopend. Indien er meerdere documenten zijn bewaard in het digitale archief dan worden deze allemaal geopend. U kan rechts onderaan uw scherm een overzicht zien in de interface van zelf. Meer uitleg over dit scherm volgt later.

23 23

24 Digitaal Archief Archiveren gescande documenten Om ingescande documenten te archiveren is het natuurlijk noodzakelijk dat deze zijn voorzien van een unieke barcode. Immers deze unieke barcode zal voor de foutloze koppeling zorgen in DBFACTw. Op alle documenten kan je werken met een archiefbarcode-etiket maar ook kan je op door DBFACTw afgedrukte documenten onmiddellijk de barcodes laten afdrukken. Meer informatie kan je hier 17 terugvinden. Laat ons er nu van uitgaan dat we geen barcode hebben voorzien op onze layout van ons document maar dat we een etern document wensen in te scannen en wensen te koppelen aan een bepaald document in DBFACTw om op die manier ook consulteerbaar te zijn in het digitale archief van. Vermits deze functionaliteit het meeste zal worden gebruikt in combinatie met de aankoopfacturen in DBFACTw nemen dit als voorbeeld. Koppelen van een originele aankoopfactuur (papieren versie) aan een aankoopfactuur gemaakt in DBFACTw. Uiteraard eerst en vooral moeten we starten met het boeken van een inkomende factuur. Vermits dit uitgebreid wordt uitgelegd in onze manual van de boekhouding blijven we hier niet te lang bij stilstaan (klik hier voor meer uitleg). Na het afsluiten van deze aankoopfactuur wordt onderstaand scherm geopend waarna ik het archiefetiket kan afdrukken. Hoe dit gedrag op niveau van dit document in te stellen kon je hier 19 nalezen.

25 25 Dit afgedrukte etiket wordt dan op de originele aankoopfactuur van de leverancier gekleefd en vervolgens ingescand Vervolgens wordt dit document ingescand op de documentscanner en wordt dit document doorgestuurd naar het digitale archief van.

26 Digitaal Archief Afdrukken archiefetiketten Via direct-menu 634 wordt het ook mogelijk om een reeks van archiefetiketten af te drukken. Deze functionaliteit is bv. bijzonder handig indien je met terugwerkende kracht bv. alle aankoopfacturen van vorig jaar nog wenst te gaan archiveren. Na het drukken op de button <Afdrukken> worden de volledige range van etiketten afgedrukt op de door u geselecteerde printer.

27 Archief database Via de archief database die u kan aanroepen via direct-menu 635 wordt mogelijk gemaakt om een volledige range van documenten door te sturen naar het digitale archief van. Indien wordt gewerkt met zal je zien dat enkel de optie 'documenten' actief staat en de rest van de opties niet kan worden gebruikt. In mijn gebruikte voorbeeld worden alle facturen van vorige maand doorgestuurd naar het digitale archief van.

28 Digitaal Archief buiten DBFACTw U kan PRO en SERVER ook buiten DBFACTw gebruiken voor het archiveren van niet gerelateerde DBFACTw documenten. Consulteer hiervoor de manual die beschikbaar is van. Manual in PDF

29 Archiveren op CD/DVD Wettelijk gezien dient u op regelmatige tijdstippen backups te nemen van al uw officiële documenten. Het gaat hier dan over de verkoopfacturen en over de originele aankoopfacturen. U kan dit rechtstreeks vanuit doen met de functie CD/DVD archivering.

30 Digitaal Archief FAQ Op welke manier kan ik bv. al mijn facturen van vorige maand naar het digitale archief sturen? Dit kan via het menupunt 'Archief Database' (direct-menu 635). Daar kies je voor het type 'facturen' en voor de datum 'Vorige maand'. Vervolgens selecteer je 'Informatie en document altijd doorsturen'. Het systeem zal vervolgens van elke factuur een PDF document aanmaken en dit doorsturen naar het archief.