SMART MPS. Ontzorgt in beheer afdrukapparatuur

Transcriptie

1 Ontzorgt in beheer afdrukapparatuur

2 Digitalisering is een voorwaarde voor automatisering. Daarom hebben wij ons in de afgelopen jaren gespecialiseerd in Document Management. Bijna al onze machines kunnen worden voorzien van intelligente software waarmee systeembeheerders een complete applicatie in handen hebben voor toezicht, beheer en accounting. Met onze SMART Solutions dragen we ook bij aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. De traditionele manier Het proces van het verzamelen en doorgeven van tellerstanden, het bestellen van toners en doorgeven van een storing via antwoordkaarten, , fax of telefonische communicatie kan zeer tijdrovend, arbeidsintensief en foutgevoelig zijn. En de productiviteit van werknemers neemt af door afdrukapparatuur die zonder toner zit, of die een service of onderhoudsbeurt nodig heeft. Met SMART MPS wordt alles automatisch doorgegeven 1. Tellerstanden en printvolumes SMART MPS zorgt ervoor dat tellerstanden en printvolumes automatisch terechtkomen bij de Itec Server. De software haalt data uit alle machines van het netwerk en verzendt deze vervolgens via een beveiligde internetverbinding. De server zorgt vervolgens voor data en rapportage. Er zijn geen veranderingen nodig binnen uw netwerk. SMART MPS software is fabrikantonafhankelijk en ondersteunt bijna alle merken. Foutmeldingen Met behulp van SMART MPS is het mogelijk foutmeldingen bij machines te signaleren. Het op afstand bewaken van de machines zorgt ervoor dat proactieve service kan worden verleend. U hoeft niet te wachten op een oplossing, maar deze wordt direct aangeboden. Cartridge- en inktniveau Het systeem maakt het op afstand lezen van cartridge- en inktniveaus mogelijk. Hierdoor kunnen wij u tijdig nieuwe cartridges toesturen en hoeft u geen grote voorraden meer aan te leggen en te beheren. Indien u oud apparatuur vervangt door nieuw apparatuur, hoeft u dus ook geen merkspecifieke cartridges weg te gooien. 1

3 Voorbeeld scherm server Itec Klant X Bedrijf X 1234AB Omdat SMART MPS intelligent communiceert met al uw afdrukapparatuur in uw netwerk, kunnen de toners worden geleverd voordat de machines zonder zitten en service technici zijn soms al op de hoogte van een machine probleem, zelfs voordat uw medewerkers het hebben gemerkt. Er zijn dus minder telefonische service meldingen noodzakelijk. Dit alles betekent dat uw medewerkers zich kunnen richten op hun werk in plaats van op uw afdrukapparatuur en daarmee zal hun productiviteit toenemen. Omdat de gegevens van uw apparatuur automatisch en regelmatig worden verzameld, zal uw Itec accountmanager in staat zijn om u te adviseren middels gedetailleerde en nauwkeurige informatie. Daarmee zal het gebruik van uw apparatuur verder optimaliseren en stelt het u in staat een rendabele print strategie te hanteren. 2

4 Werkwijze Klant 1 Klant 2 Klant 3 Alleen Software installatie ERP Automatische meter export naar uw back office ERP systeem Uw PrintFleet Database Informatie beschikbaar op het web 24/7. Alarm en berichten worden automatisch verzonden via In samenwerking met uw IT-afdeling zal de DCA-software (gegevens agent) worden geïnstalleerd. Installatie en set-up duurt gewoonlijk minder dan 10 minuten en er is geen speciale hardware of wijzigingen aan uw printomgeving nodig. De DCA zal rechtstreeks communiceren met uw netwerk printers, copiers en multifunctionele apparaten op een regelmatige basis. Er worden geen gegevens van andere apparaten, gebruikers of documenten verzameld. Dan zullen de DCA gegevens automatisch worden verzonden en veilig overgebracht naar het beveiligde datacenter van Itec voor verdere verwerking en analyse. Uiteraard is er voor deze solution een security document opgesteld. Innovators in Printing 3

5 Overige Solutions Naast SMART MPS hebben we ook nog de volgende solutions: De SMART Follow-me oplossing, doet wat de naam eigenlijk al zegt, namelijk u volgen. Uw afdrukopdracht kunt u op ieder moment onbezorgd versturen, veilig en overal (op een machine in het netwerk) printen wanneer het u uitkomt. Daarnaast kunnen per gebruiker bepaalde restricties opgelegd worden (printbudgetten, kleur, beperking van gebruik scan/fax/copymodule). In het huidige bedrijfsleven gaat efficiency vooral over tijd besparen. Met de Follow-me oplossing zorgen wij ervoor dat beheerders, IT-specialisten en gebruikers hun werk kunnen stroomlijnen, hun inspanningen kunnen minimaliseren en meer kunnen presteren in minder tijd. Met onze SMART Scan oplossing, kunt u eenvoudig uw documenten digitaliseren. U kunt direct scannen naar de juiste locatie/map. Dit scheelt opslagcapaciteit en tijd en u heeft veel meer overzicht over waar documenten zijn. Afhankelijk van de netwerkomgeving, kan de opdracht ook direct afgeleverd worden in uw ERP- of CRM-applicatie. SMART Scan kan de documenten naar alle gangbare bestandsformaten converteren. Investeren in dure bulk scanoplossingen is niet meer voor de hand liggend. U kunt u bestaande MFP s die u gebruikt voor printen, kopiëren en scannen naar ook gebruiken om papieren documenten te scannen naar een voor u inzichtelijke folderstructuur of een willekeurig document management systeem. Dé specialist in het beheren van uw documentenstromen! Itec Sterk in totaaloplossingen op maat voor uw documentenstroom. Hiervoor zetten we multifunctionals, printers en solutions in. Ondersteund door onze serviceorganisatie. Wij ontzorgen uw organisatie! Onderscheidend Merkonafhankelijk Snelle levering uit voorraad Logistieke zelfstandigheid Sterke serviceverlening Docuflow concept Het bedrijf Ruim 25 jaar (sinds 1987) streven we al naar kwaliteit en maatwerk Vestigingen in Zaltbommel, Alphen a/d Rijn, Antwerpen en Kortrijk Aktiviteiten in Benelux Ruim 300 medewerkers machines in Benelux 2 miljard afdrukken per jaar Voor eenmanszaak tot multinational Voor bedrijven met laag-, midden en hoog volume gebruik SMART MPS 12_2013/2 Nederland Belgie Tel. +31 (0) Tel. +32 (0) info@itec.nl info@itec.be