De inzet van efficiëntieverhogende bestel- en betaalprocedures. Janne Van den Brande

Transcriptie

1 De inzet van efficiëntieverhogende bestel- en betaalprocedures Janne Van den Brande

2 BESTEL- EN BETAALPROCES Proces voor gunning - vastlegging Digitalisering van het bestel- en betaalproces Voordelen van de digitalisering van het proces van bestelling tot betaling

3 Vastlegging Voor gunning Gunning E-notification Vastlegging E-tendering Free market E-auction E-awarding

4 Vastlegging Vastlegging synoniem voor bestelling Meerdere bestellingen per vastlegging Vastleggingskrediet Vastleggingskrediet Bestellingen Vastleggingen Bestellingen

5 Interacties Leverancier Digitaal bestelproces E-invoice Overheidsinstelling E-invoice Centrale overheid

6 Proces van bestelling tot betaling Bestel- aanvraag

7 Proces van bestelling tot betaling Bestelaanvraag Digitale bestelling

8 Proces van bestelling tot betaling Bestelaanvraag Digitale bestelling Ontvangstregistratie

9 Proces van bestelling tot betaling Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling

10 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling Webshop leverancier Directe toegang tot webshop Gegunde artikelen en prijzen Goedkeuringsworkflow via financiële ERP

11

12

13

14

15

16 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling Webshop leverancier Interne webshop Leveranciersportaal Opladen bestand Manuele ingave

17

18

19

20 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling Webshop leverancier Interne webshop Digitale goedkeuring Workflow Proactieve budgetcontrole

21 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling Controle door aankoopdienst Verzenden e-order Elektronische verwerking door leverancier

22 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling Verwerking elektronische leverbon Bevestiging door ontvanger

23 Bestel- Digitale Ontvangst- E-invoice aanvraag bestelling registratie & betaling 3 way matching Automatische inboeking factuurhoofding- en lijnen Goedkeuringsworkflow Betaling

24 Voordelen voor alle medewerkers Registratie van eigen aanvragen Altijd inzicht in de status Geen opzoekwerk Snellere levering

25 Voordelen voor de beoordelaars Eenvoudig Overal en altijd toegang Inzichtelijk beoordelen Budget realisatie steeds inzichtelijk

26

27 Voordelen voor de aankoopdienst Altijd correcte & volledige informatie - foutvrije bestelbonnen & correcte leveringen Meer focus op controle Beperking van manuele interventies - alles digitaal beschikbaar Eenvoudige opvolging & evaluatie leveranciers

28 Voor de boekhouding en de begroting Automatisering van het proces - minder kans op fouten Enkel focus op uitzonderingen Steeds inzicht realisatie begroting, inclusief toekomstige verplichtingen Eenvoudige opvolging beoordelingen - geen verlies van facturen

29 Voordelen voor het management Altijd correcte & volledige informatie Helder inzicht in de realisatie van de begroting Kortere doorlooptijd leidt tot beperking verwijlintresten Continue opvolging van het volledige proces

30 Advies Gebruik geen losstaande modules voor de verschillende procesfasen Zorg voor intern draagvlak Processen goed in kaart brengen en optimaliseren